Il fondo economale deve essere chiuso, non necessariamente alla fine dell’anno di apertura, attraverso la creazione e la contabilizzazione di un apposito documento gestionale denominato “Doc. chiusura fondo economale”.
Il documento serve per restituire il fondo cassa alla banca, una volta completate le operazioni di reintegro di tutte le spese sostenute.
Dalla versione 17.08.01 è possibile riaprire nello stesso esercizio un fondo economale già chiuso ed è possibile chiudere in esercizio successivo un fondo aperto nell'esercizio corrente.
Il sistema permette di contabilizzare la registrazione di chiusura fondo economale di un ammontare pari alla quota reintegrata.
Nella creazione del documento gestionale è richiesta la compilazione da parte dell'utente delle cartelle TESTATA, COMMERCIALE, INDIRIZZO, RIGHE DETTAGLIO.
- SCHEDA TESTATA:
- SCHEDA COMMERCIALE: inserire il Soggetto, che corrisponde al Responsabile Fondo indicato in sede di configurazione
- SCHEDA INDIRIZZO: inserire il Fondo economale che si vuole chiudere richiamandolo dal menù a tendina
- SCHEDA RIGHE DETTAGLIO:
SOTTOSCHEDA RIGA: è possibile inserire una descrizione
SOTTOSCHEDA COMMERCIALE: inserire l'ammontare per cui è stato definito il fondo e cliccare poi sul pulsante [Calcola valori].
SOTTOSCHEDA COGE: ricercare e inserire la Voce coge del conto di risparmio CASSA
A questo punto si può procedere al salvataggio del dg e alle contabilizzazioni:
- scrittura in COGE di registrazione della restituzione di cassa: Crediti diversi (Dare) a Cassa (Avere);
- scrittura di chiusura del fondo che può essere visualizzata nelle registrazioni del fondo economale.
Quando si contabilizza nel fondo il sistema effettua i seguenti controlli:
- La scrittura di chiusura deve avere data scrittura successiva a qualunque altra scrittura registrata sul fondo
- L'ammontare della scrittura di chiusura NON può essere <> ammontare residuo del fondo
- Non ci siano spese o entrate che non siano da reintegrare
Dopo aver contabilizzato coge è possibile creare l'ordinativo di incasso della chiusura da Contabilità generale – registrazioni- seleziona dg per ordinativo (indicando "di incasso).