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1.1 Breve definizione del processo
I responsabili possono essere coinvolit nel processo di autorizzazione in due momenti diversi: o per autorizzare il richiedente ad andare in missione, o per autorizzare il rimborso delle spese sostenute alla
Una volta inserita la richiesta missione, o la richiesta di rimborso da parte del richiedente, il sistema, in base a quanto previsto dal regolamento missioni selezionato e alle informazioni inserite nel documento stesso, individua i responsabili coinvolti, che dovranno autorizzare il documento.
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Oltre al Responsabile dell’area di afferenza del richiedente, il sistema può individuare altri responsabili coinvolti nel processo di autorizzazione (es. Responsabile del progetto, Responsabile dell’area didattica); concorrono infatti al rilascio dell’autorizzazione uno, o più corresponsabili, che intervengono nel processo, se la natura e le caratteristiche della missione lo richiedano.
Ogni Responsabile coinvolto nell’autorizzazione della missione o del rimborso, deve decidere se autorizzare, o rifiutare, o solo per la richiesta di missione dedicere di chiedere di rivalutare la richiesta di missione per la parte di sua competenza.
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Dopo l’autenticazione, deve selezionare la funzione 'Autorizzazioni in Attesa', come mostrato in figura 1.
Figura 1
Entrati nella funzione, il sistema presenta: nella parte alta del pannello, le condizioni di ricerca impostabili e nella parte bassa del pannello, l’elenco delle richieste in attesa di autorizzazione, recuperate secondo le condizioni di ricerca impostate, come mostrato in figura 2.
Figura 2
Il sistema preimposta sempre come condizione di ricerca, quella relativa al Periodo, indicando come periodo ‘Ultimi 3 mesi’. In questo modo, quando si entra nella funzione ‘Da Evadere’‘Autorizzazioni in Attesa’, saranno sempre mostrate le richieste in attesa di autorizzazione con data inizio missione compresa negli ultimi 3 mesi.
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Nei campi Motivazione e Destinazione si può indicare anche solo un pezzo della dicitura che si vuole ricercare, sarà possibile ricercare anche per Tipo Autorizzazione (Richiesta o Rimborso), come mostrato in figura 3.
Il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita.
In caso il sistema mostri più valori se ne dovrà selezionare uno, tra quelli proposti
Figura 3
Prima di autorizzare il documento, se il Responsabile ha la necessità di verificare nel dettaglio i dati della richiesta, può entrare nel documento, cliccando sull’icona 
‘Apri’
‘Apri’, presente in fondo nella riga della richiesta da controllare, oppure utilizzando il tasto 
presente dentro il pannello di autorizzazione.
Entrati in visualizzazione della richiesta, il sistema presenterà il riepilogo del documento, come mostrato in figura 4.
Figura 4
Per tornare all’elenco delle richieste da autorizzare, si deve digitare sul tasto 
‘Torna tasto 
‘Torna indietro’, posto in alto a sinistra, come evidenziato in figura 4..
Se, da dentro la richiesta, si vuole passare al pannello di autorizzazione, si deve digitare sul tato 
'Autorizza/Rifiuta', posto in alto a sinistra.
Per autorizzare una singola richiesta dalla griglia, si deve digitare sull’icona 
Autorizzainvece digitare sull’icona 
Autorizza/Rifiuta, presente nell'elenco delle Autorizzazioni in attesa, in fondo alla riga della richiesta da autorizzare, oppure digitare sul tasto Autorizza/Rifiuta presente in alto a sinistra all'interno della richiesta..
In entrambi i casi, il Il sistema aprirà il pannello mostrato in figura 5.
Figura 5
Nel pannello in alto viene indicato il cognome e nome del soggetto che richiede l’autorizzazione e subito sotto nella sezione Missione sono riportati i dati principali della sua richiesta: destinazione, data ed ora di inizio e data e ora di fine missione, motivazione.
Nella sezione Autorizzazioni il sistema mostrerà i tipi di autorizzazione in attesa di decisione da parte del Responsabile. Potranno essere presenti più tipi di autorizzazione per un singolo Responsabile, ad esempio se il richiedente ha richiesto l’uso di un mezzo straordinario, il Responsabile della missione dovrà decidere se autorizzare, o rifiutare o far rivalutare, rifiutare l’uso del mezzo e se Autorizzare, o rifiutare, o far rivalutare lo svolgimento della missione, come mostrato in figura 5.
Il Responsabile sceglierà 'Da rivalutare', nel caso ritenga che il richiedente debba modificare/integrare alcuni dati nella richiesta prima di poterla autorizzare. Il Responsabile dettaglierà al richiedente i dati da modificare/integrare nel campo Nota, che in questo caso diventa un campo obbligatorio, come mostrato in figura 6.
Figura 6
Nel caso il Responsabile debba dare l’autorizzazione per l’uso di Fondi di progetto, nella sezione Missione verranno presentati anche i seguenti ulteriori campi, come mostrato in figura 67:
Progetto: campo da valorizzare con il progetto su cui graverà il costo della missione. Il sistema presenterà il progetto eventualmente selezionato dal richiedente, che il Responsabile di progetto potrà modificare.
Budget Disponibile: campo che riporta il disponibile sintetico, presente in Ugov, del progetto selezionato
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Unità Lavoro: il campo sarà presente solo se il progetto selezionato ha delle Unità di Lavoro associate.
Figura 67
Il Responsabile sceglierà 'Da rivalutare', nel caso ritenga che il richiedente debba modificare/integrare alcuni dati nella richiesta prima di poterla autorizzare. Il Responsabile dettaglierà al richiedente i dati da modificare/integrare nel campo Nota, che in questo caso diventa un campo obbligatorio, come mostrato in figura 7.
Nel caso il Responsabile debba dare l’autorizzazione al rimborso, il pannello di autorizzazione presenterà l'elenco delle spese per cui è stata evidenziata dall'ufficio missioni, la necessità di avere la sua autorizzazione, come mostrato in figura 8.
Figura 8
Il responsabile se vuole vedere la nota dell'ufficio deve digitare sull'icona 
e si aprirà il fumetto con la nota come mostrato in figura 9.
Per autorizzare una spesa il responsabile deve attivare il flag nella colonna Autoizz., attivando il flag, il sistema compilerà l'importo proposto a rimborso per quella spesa nella colonna 'Rimborso Autoriz', tenendo conto dell'eventuale massimale previsto dal regolamento, il responsabile potrà modificare l'importo proposto dal sistema. Potrà compilare una nota per il richiedente andando ad aprire l'icona della colonna Nota.
Figura 9
Se il responsabile vuole visualizzare le ulteriori spese richieste a rimborso per cui l'ufficio non ha richiesto l'autorizzazione, dovrà attivare il flag 'Visualizza altre spese', posto in fondo al pannello. Tale flag sarà presente solo se ci sono delle spese per cui l'ufficio non ha richiesto l'autorizzazione del responsabile.Figura 7
Dopo aver scelto ‘Autorizzo’, o ‘Rifiuto’‘Rifiutato’, o 'Da Rivalutare' per la richiesta missione ed aver ‘Autorizzo’, o ‘Rifiutato' le spese da autorizzare al rimborso, per confermare la scelta si deve digitare sul tasto ‘Procedi’ .
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Nel caso il Responsabile voglia verificare le richieste già Evase, dovrà scegliere dal Menù Autorizzazioni, la Funzione Evase, come mostrato in figura 810.
Figura 810
Entrati nella funzione, il sistema presenta: nella parte alta del pannello le condizioni di ricerca impostabili e nella parte bassa del pannello l’elenco delle richieste Autorizzate, recuperate secondo le condizioni di ricerca impostate, come mostrato in figura 9.
Figura 9
Il sistema preimposta sempre come condizione di ricerca, quella relativa al Periodo, indicando come periodo ‘Ultimi 3 mesi’. In questo modo, quando si entra nella funzione ‘Evase’‘Storico Autorizzazioni’, saranno sempre mostrate le richieste autorizzate con data inizio missione compresa negli ultimi 3 mesi.
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Se il Responsabile ha la necessità di verificare nel dettaglio i dati della richiesta evasa, può entrare nel documento, cliccando sull’icona ‘Apri’sull’icona 
‘Apri’, presente in fondo nella riga della richiesta da controllare.
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