Descrizione della funzione
La funzione in esame consente la gestione degli spazi (aule, laboratori) e i principali attributi connessi: responsabili, contatti, indirizzi e dotazione minima.
Come accedere alla funzione
Per accedere a questa funzione selezionare dal menu principale di U-GOV
Strutture organizzative e Spazi >> Spazi |
FIGURA A
Naturalmente il menu visualizza la sole funzioni per le quali sia stata ottenuta la necessaria autorizzazione all'uso: l'assenza di una voce di menu infatti ne indica la mancata autorizzazione.
Nell'ambito di una funzione l'utente con specifiche autorizzazioni può eseguire consultazioni ed operazioni differenti rispetto all’utente che disponga di credenziali diverse.
Il menu può essere chiuso e riaperto in qualsiasi momento premendo rispettivamente i pulsanti arancioni [Apri] e [Chiudi] posti immediatamente sopra il menu stesso (figura A).
Ogni funzione selezionata è richiamabile attraverso la tendina "Funzioni aperte" e può essere chiusa tramite il pulsante [Chiudi funzione].
Sottofunzioni
Consulta e gestisci Responsabili
Consulta e gestisci Unità Organizzativa
Occorre cliccare sulla voce “Spazi” per aprire il menu
FIGURA 1
N.B. Alla prima selezione è opportuno attendere il completo caricamento della pagina prima di eseguire qualsiasi altra operazione o cliccare su altri link. L’operazione di caricamento viene in ogni caso segnalata dalla presenza della progress bar color arancio.
La voce di menu "Spazi" (figura 2) permette la gestione degli Spazi di U-Gov.
FIGURA 2
Consultazione degli spazi
E’ possibile consultare gli spazi tramite una serie di operazioni.
- Selezionare gli spazi tramite l’icona (freccia blu) posta a sinistra di ogni riga; lo spazio è consultabile nella scheda ”Spazio” (parte inferiore della scheda);
- Tra i criteri di filtro è possibile scegliere selezionare i campi “Id spazio”, “Cd. spazio”, “Codice esterno”, “Descrizione”, “Modalità raggiungimento”, “Metri quadrati”, “Capienza”, “Capienza massima”, “Tipo spazio” [all’interno del campo “tipo spazio” è possibile selezionare tramite il menù a tendina il tipo spazio corrispondente], “Data dismissione”, “Note”. Al termine premere il tasto [Filtra]. Per togliere il filtro precedentemente impostato premere il tasto [Annulla filtro].
Nei campi testuali è sufficiente digitare anche solo una parte di testo preceduto/seguito dal simbolo “*”, per verificare la presenza di righe contenenti la descrizione indicata. Al termine premere il pulsante [Filtra].
Inserimento nuovo spazio
Per creare un nuovo spazio utilizzare il tasto [Nuovo] come da figura 3
FIGURA 3
Significato dei campi
FIGURA 4
Di seguito si descrivono i campi della maschera di inserimento nella scheda “Spazio”
| Id spazio | Generato in automatico dal sistema al salvataggio dello spazio. Non è modificabile. |
| Incluso in | Riferimento allo spazio padre che include lo spazio cha si sta inserendo. E’ selezionabile tramite una look up contenente il cd spazio e la descrizione dello spazio. |
| Codice spazio (Cd spazio) | Sigla dello spazio Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
|---|---|
| Codice esterno | Codice di sistema logistica nel caso di reperimento aula mediante ws |
| Tipo spazio | Menù a tendina dove selezionare il tipo spazio: edificio, aula etc |
| Piano | Menù a tendina dove selezionare il piano: primo piano, piano terra etc |
| Descrizione | Campo testuale dove inserire la descrizione dello spazio Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Modalità di raggiungimento | Campo testuale dove inserire le modalità di raggiungimento dello spazio |
| Metri quadrati | Numero in metri quadrati dello spazio |
| Capienza | Numero di persone che può contenere lo spazio |
| Capienza massima | Numero massimo di persone che può contenere lo spazio |
| Accesso disabili | Flag che indica se lo spazio è raggiungibile da disabili. Di default è “NO” Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Note | Campo testuale dove inserire note eventuali |
| Data dismissione | Data nel formato gg/mm/aaaa in cui lo spazio non fa più parte del patrimonio o ha subito una ristrutturazione ed è variato |
Salvataggio nuovo spazio
Dopo aver compilato i campi, per salvare lo spazio inserito utilizzare i pulsanti:
[Salva tutto]: Prevede il salvataggio della maschera
[Applica]: Applica il salvataggio o le modifiche e rimane in editing
[Annulla]: Annulla, ovvero interrompe la fase di inserimento e/o modifica
Qualora ci si posizioni su uno spazio incluso, gli spazi inclusi in quello correntemente selezionato sono consultabili tramite il tasto [Visualizza dettaglio] (fig 5) viene evidenziata una maschera dove si evidenziano gli attributi dello spazio padre. Per ritornare sullo spazio “figlio” premere il pulsante di dettaglio posto alla sinistra del campo di filtro dopo l’icona rappresentata dalla freccia blu nella sezione “Spazi inclusi”.
FIGURA 5
Consulta e gestisci Indirizzo
La scheda “Indirizzo” contiene eventualmente gli attributi relativi all’indirizzo dello spazio. Per l’inserimento dell’indirizzo è necessario selezionare lo spazio tramite l’apposita icona, freccia blu posto alla sinistra di ogni riga, premere il tasto [Modifica] e [Inserisci indirizzo] – figura 6.
FIGURA 6
Nella tabella sottostante sono indicati i campi relativi all’indirizzo parte integrante dello spazio.
| Nazione | è obbligatoria è valorizzata di default con la Nazione di Sistema (NS). È possibile modificarne il contenuto tramite la ricerca nel campo a tendina. Se lo Stato indicato non è quello corrispondente alla NS allora il sistema presenta campi differenti per l’immissione dell’indirizzo. Nello specifico l’utente deve compilare l’indirizzo, il numero civico, la città straniera ed il CAP straniero; scompaiono i dati per l’immissione del quartiere, della frazione, del comune, della provincia e della regione |
| Edificio | è un campo testuale da riempire nel caso si debba operare con unità abitative complesse con scale, piani, interni, palazzine di cui sia utile riportare indicazione |
| Indirizzo | è un dato obbligatorio e riporta l’indirizzo in via di definizione |
| Numero civico | riporta il civico dell’abitazione in oggetto |
| Quartiere | riporta eventuale indicazione del quartiere o del sestiere in cui si trova il dato in via di definizione |
| Frazione | specifica l’eventuale frazione |
| Comune | è un dato obbligatorio e riporta il comune di residenza (o sede legale). Il campo può essere riempito direttamente dall’operatore oppure dal sistema tramite scelta di un valore specifico precedentemente ricercato dall’utente con la funzione di [Ricerca Territorio] |
| CAP | è un dato obbligatorio e riporta il CAP di residenza. Il campo può essere riempito direttamente dall’operatore oppure dal sistema tramite scelta di un valore specifico precedentemente dall’utente con la funzione di [Ricerca Territorio] |
| Provincia | è un dato obbligatorio e riporta la provincia di residenza Il campo è obbligatoriamente riempito dal sistema tramite scelta di un valore specifico precedentemente ricercato dall’utente con la funzione di [Ricerca Territorio] |
| Regione | è un dato obbligatorio e riporta la regione cui appartiene l’indirizzo appena indicato. Il campo è riempito dal sistema tramite scelta di un valore specifico precedentemente ricercato dall’utente con la funzione di [Ricerca Territorio] |
| Latitudine | Campo testuale – dove indicare la latitudine dello spazio |
| Longitudine | Campo testuale – dove indicare la longitudine dello spazio |
Al termine utilizzare i pulsanti:
[Salva tutto]: Prevede il salvataggio della maschera
[Applica]: Applica il salvataggio o le modifiche e rimane in editing
[Annulla]: Annulla, ovvero interrompe la fase di inserimento e/o modifica
Per cancellare l’indirizzo inserito premere il tasto [Modifica] situato nella sezione spazi e successivamente [Cancella] situato sotto la scheda Indirizzo.
Consulta e gestisci le Dotazioni
La scheda “ Dotazioni” contiene eventualmente le informazioni relative alle dotazioni dello spazio. Per l’inserimento delle dotazioni è necessario premere il tasto [Modifica] e [Inserisci dotazione]. Nel dettaglio:
| Proiettore | Flag che se contrassegnato indica che nello spazio ci sono proiettori. Di default è no |
| Lavagna | Flag che se contrassegnato indica che nello spazio ci sono Lavagne. Di default è no |
| Call conference | Flag che se contrassegnato indica che nello spazio ci sono strumenti per attuare le call conference Di default è no |
| Audio | Flag che se contrassegnato indica che nello spazio ci sono sistemi audio. Di default è no |
| Rete | Flag che se contrassegnato indica che nello spazio è predisposta la messa in rete. Di default è no |
| Numero pc | campo testuale che indica eventualmente il numero di pc presenti nello spazio |
| Rilevatore presenze | Flag che indica se sono presenti i rilevatori di presenza |
| Note | Campo testuale per indicare eventuali note |
Al termine utilizzare i pulsanti:
[Salva tutto]: Prevede il salvataggio della maschera
[Applica]: Applica il salvataggio o le modifiche e rimane in editing
[Annulla]: Annulla, ovvero interrompe la fase di inserimento e/o modifica
Per cancellare le dotazioni inserite premere il tasto [Modifica] situato nella sezione spazi e successivamente [Cancella] situato sotto il tab Indirizzo.
Consulta e gestisci Responsabili
La scheda “ Responsabili” contiene eventualmente le informazioni relative ai responsabili dello spazio. Identificano le persone da contattare per poter prenotare lo spazio e/o le persone a cui fare riferimento per il suo utilizzo. Per l’inserimento del responsabili è necessario premere il tasto [Modifica] situato nella sezione spazi e [Nuovo] sotto la scheda “Spazio”.
Nel dettaglio verrà evidenziata una griglia contenente:
| Matricola | Matricola del responsabile selezionabile attraverso una look up contenente l’Id interno, Matricola, Cognome, Nome, Codice Fiscale |
| Nominativo | Nominativo del responsabile, COGNOME e Nome cui viene associato con l’identificativo della matricola |
| Data inizio | indica la data inizio in cui la persona abbinata è responsabile dello spazio (il formato è gg/mm/aaaa) Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Data fine | indica la data fine in cui la persona abbinata termina di essere responsabile dello spazio (il formato è gg/mm/aaaa) Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
Al termine utilizzare i pulsanti:
[Salva tutto]: Prevede il salvataggio della maschera
[Applica]: Applica il salvataggio o le modifiche e rimane in editing
[Annulla]: Annulla, ovvero interrompe la fase di inserimento e/o modifica
Per cancellare il responsabile attribuito allo spazio premere il tasto [Modifica] situato nella sezione spazi e successivamente l’icona rappresentata dal simbolo cestino situata nella parte sinistra della griglia.
Consulta e gestisci Contatti
La scheda Contatti contiene eventualmente i contatti relativi allo spazio e relativa priorità. Se il contatto non è più attivo è possibile intervenire con l’annullamento. Per l’inserimento del contatto è necessario premere il tasto [Modifica] situato nella sezione spazi e [Nuovo] sotto la scheda “Spazio”.
Nel dettaglio verrà evidenziata una griglia contenente:
| Tipo contatto | è un campo a tendina nel quale l’operatore indica il tipo di contatto che sta inserendo (es: telefono ufficio, posta elettronica, ecc…) Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Contatto | è un campo testuale nel quale l’utente specifica il contatto in via di definizione (es. il numero telefonico o di un fax) Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Prg priorità | specifica la priorità del contatto in esame rispetto ad altri contatti della stessa tipologia. Viene inserita di default - Si tenga conto del fatto che non possono esistere più contatti con la medesima tipologia Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Data di annullamento | dovrebbe permettere l’immissione della data (formato: gg/mm/aaaa) relativo all’annullamento del contatto precedentemente specificato |
Al termine utilizzare i pulsanti:
[Salva tutto]: Prevede il salvataggio della maschera
[Applica]: Applica il salvataggio o le modifiche e rimane in editing
[Annulla]: Annulla, ovvero interrompe la fase di inserimento e/o modifica
Per cancellare il contatto attribuito allo spazio premere il tasto [Modifica] situato nella sezione spazi e successivamente l’icona rappresentata dal simbolo cestino situata nella parte sinistra della griglia
Consulta e gestisci Servizi
La scheda “servizi” contiene eventualmente i servizi attivi sullo spazio. Per l’inserimento del contatto è necessario premere il tasto [Modifica] situato nella sezione spazi e [Nuovo] sotto la scheda “Spazio”.
Nel dettaglio:
| Descrizione | Campo testuale dove evidenziare la descrizione del servizio Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Pubblico | flag che se contrassegnato indica che il servizio è accessibile al pubblico. Di default è no Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Data dismissione | Indica la data formato gg/mm/aaaa qualora il servizio venga dismesso |
Al termine utilizzare i pulsanti:
[Salva tutto]: Prevede il salvataggio della maschera
[Applica]: Applica il salvataggio o le modifiche e rimane in editing
[Annulla]: Annulla, ovvero interrompe la fase di inserimento e/o modifica
Per cancellare il servizio attribuito allo spazio premere il tasto [Modifica] situato nella sezione spazi e successivamente il tasto [Cancella] situato sotto la scheda spazio.
Consulta e gestisci Unità Organizzativa
La scheda unità Organizzative contiene eventualmente le Unità Organizzative su cui lo spazio è stato assegnato ed il relativo periodo di impiego.
Per l’inserimento della UO è necessario premere il tasto [Modifica] situato nella sezione spazi e [Nuovo] sotto il la scheda spazio.
Nel dettaglio verrà evidenziata una griglia contenente:
| Struttura | Denominazione della Unità organizzativa selezionabile tramite una look up Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Codice | Codice unita organizzativa CSA – viene impostato di default dal sistema dopo la selezione della denominazione Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Data inizio | Indica la data inizio su cui lo spazio è stato assegnato nel formato gg/mm/aaaa Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Data fine | Indica la data fine su cui lo spazio è stato assegnato nel formato gg/mm/aaaa Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
Al termine utilizzare i pulsanti:
[Salva tutto]: Prevede il salvataggio della maschera
[Applica]: Applica il salvataggio o le modifiche e rimane in editing
[Annulla]: Annulla, ovvero interrompe la fase di inserimento e/o modifica
Per cancellare l’Unità Organizzativa premere il tasto [Modifica] situato nella sezione spazi e successivamente l’icona rappresentata dal simbolo cestino situata nella parte sinistra della griglia.
Consulta e gestisci Utilizzi
La scheda Utilizzi contiene eventualmente i tipi di utilizzo per cui lo spazio è stato usufruito ed il relativo periodo di impiego.
Per l’inserimento dell’utilizzo è necessario premere il tasto [Modifica] situato nella sezione spazi e [Nuovo] sotto la scheda “Spazio”.
Nel dettaglio verrà evidenziata una griglia contenente:
| Tipo utilizzo | Campo a tendina dove selezionare il tipo di utilizzo Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Data inizio | indica la data di inizio dell’utilizzo nel formato gg/mm/aaaa Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
| Data fine | indica la data di fine dell’utilizzo nel formato gg/mm/aaaa Attenzione! Questo campo è obbligatorio |
Al termine utilizzare i pulsanti:
[Salva tutto]: Prevede il salvataggio della maschera
[Applica]: Applica il salvataggio o le modifiche e rimane in editing
[Annulla]: Annulla, ovvero interrompe la fase di inserimento e/o modifica
Per cancellare l’Utilizzo premere il tasto [Modifica] situato nella sezione spazi e successivamente l’icona rappresentata dal simbolo cestino situata nella parte sinistra della griglia.
Modifica spazio
Per apportare modifiche ad uno Spazio occorre selezionarlo tramite l’icona freccia blu situata nella parte sinistra della griglia e premere il pulsante di modifica.
Ogni operazione sugli spazi può infatti essere eseguita solo previa pressione del tasto [Modifica]
È pertanto necessario essere in ‘Modifica’ dello spazio per apportare variazioni ai dati delle singole schede (figura 2).
Attenzione: La cancellazione di uno spazio non è consentita se questo abbia il Codice Esterno valorizzato
Eliminazione spazio
Per eliminare uno spazio occorre selezionarlo tramite l’icona freccia blu situata nella parte sinistra della griglia e premere l’icona a forma di cestino posta alla sinistra di ogni riga [Elimina].
All’utente apparirà un messaggio di richiesta di eliminazione dello spazio come da immagine seguente:
FIGURA 7
La cancellazione di uno spazio può essere eseguita solo se lo spazio è privo di legami con altri spazi.
Qualora si cerchi di eliminare uno spazio “padre” apparirà all’utente il seguente messaggio:
FIGURA 8
Informazioni spazio
Dopo aver selezionato lo spazio tramite l’icona freccia blu posta alla sinistra di ogni riga e possibile avere informazioni sull’utente che ha creato lo spazio, il giorno e l’ora; l’utente che lo ha modificato i giorno e l’ora. Per chiudere le informazioni relative allo spazio premere il pulsante chiudi come da immagine sottostante.
FIGURA 9