L’Ateneo spesso ha la necessità di creare massivamente un certo numero di documenti, a partire da una lista. Tali liste, che potranno essere importate anche dall’esterno, dovranno avere una loro numerazione e dovranno poter essere autorizzate da un responsabile individuato, dove necessario.
Operativamente possiamo riassumere il processo nelle seguenti fasi:
- creazione la lista, anche attraverso l'importazione da modello
- completamento con tutte le informazioni gestionali e contabili necessarie per creare i documenti gestionali
- validazione della lista
- elaborazione della lista con conseguente generazione dei documenti gestionali
Il sistema crea i documenti in maniera asincrona, per cui l’operatore nel frattempo può continuare ad operare in procedura utilizzando le altre funzionalità U-GOV.
Al termine dell’elaborazione, il sistema produce un log con l’esito della stessa.
I documenti creati massivamente dal sistema sono già in stato completo, calcolati e con le estensioni contabili inserite, pronti quindi per essere contabilizzati.
Per l'area contabilità ( CO ) i documenti gestionali che si possono creare massivamente sono i generici di entrata, generici entrata solo coge, generici uscita e generici uscita solo coge
Attivazione processo
Prima di attivare la procedura è necessario accertarsi che le funzionalità che permetteranno di lanciare il processo asincrono siano attive.
Il percorso da seguire è: Documenti gestionali - Amministrazione - Servizi Temporizzati
Entrati nella funzione, se la riga relativa ai Processi asincroni è in Stato Esecuzione ‘Disattivo’, allora bisogna attivare il processo cliccando sull’icona ‘Avvia servizio’ posta all’inizio della riga. Digitando ‘Avvia servizio’, lo stato da ‘Disattivo’ passerà ad ’Attivo’ e sarà permessa l'operatività nella funzione delle liste parametriche.
Creazione lista anagrafica
Per creare la lista parametrica da cui generare i documenti massivamente è necessario seguire il seguente percorso:
Documenti gestionali - Procedure - Liste parametri generazione DG
Entrati nella funzione, il sistema presenterà un pannello intermedio che permette: o di selezionare liste già esistenti, oppure di crearne di nuove.
Per ricercare liste parametriche già presenti, si possono impostare i criteri di ricerca presenti nel pannello e poi digitare sul tasto RECUPERA.
Le liste possono essere create anche importandole da file excel (tasto IMPORTA).
Il tasto MODELLI permette di scaricare un template in cvs del file da importare, con la decodifica degli attributi che devono essere compilati.
completare il caricamento premendo IMPORTA nel pannello che si apre recuperare il file tramite il Scegli File e poi premere IMPORTA per completare il processo
E' possibile generare una singola lista parametri cliccando sul tasto NUOVO, il sistema presenterà un pannello intermedio in cui indicare il tipo di lista che si vuole creare.
Si deve selezionare il tipo lista (per l’area contabilità sono proposte le liste relative a generici entrata, uscita e generici solo coge) e attivare il flag ‘Richiede autorizzazione’ nel caso la lista debba essere autorizzata prima della sua elaborazione, poi si potrà digitare sul tasto CREA LISTA.
Entrati nella creazione della lista, il sistema presenterà il pannello
Il pannello si compone di due parti, in alto vengono presentati i dati di testata della lista e in basso quelli di dettaglio.
DATI DI TESTATA DELLA LISTA
Id lista | E’ il numero identificativo della lista, verrà attribuito dal sistema al salvataggio della lista. |
Tipo lista | E’ il tipo lista selezionato, in base al documento gestionale che si vuole creare. |
Categoria | Campo facoltativo. Dato libero di Ateneo (non tabellizzato) che permette di raggruppare liste dello stesso tipo e di ricercarle. |
Descrizione | Campo facoltativo in cui inserire la descrizione della lista. |
Stato elaborazione | Campo di sistema. E’ lo stato che indica se la lista è stata elaborata o meno. Gli stati possibili sono: - ‘Da elaborare’ se nessuna riga della lista è stata elaborata; - ‘Elaborata’ se tutte le righe della lista sono state elaborate; - ‘Parzialmente elaborata’ se solo alcune righe della lista sono state elaborate. |
Stato validazione | Campo di sistema. E’ lo stato che indica se la lista è elaborabile, o meno. Una lista non validata non potrà essere elaborata. |
Richiede autorizzazione | Se il campo è valorizzato a sì, i campi successivi saranno obbligatori. |
Autorizzatore | Campo obbligatorio se la lista è da autorizzare. Va indicato il soggetto che dovrà autorizzare la lista. L’autorizzatore dovrà essere presente nella rubrica di UGOV. |
Email di notifica | Campo obbligatorio se la lista è da autorizzare, si deve indicare l’indirizzo e-mail dell’ufficio che deve ricevere la notifica dell’avvenuta autorizzazione della lista. |
Stato autorizzazione | Assumerà i seguenti valori: - ‘Da non autorizzare’ se la lista non prevede l’autorizzazione, - ‘Da autorizzare’, se la lista prevede l’autorizzazione e non è ancora stata autorizzata - ‘Autorizzata’ se la lista prevede l’autorizzazione ed è stata autorizzata - ‘Rifiutata’ se la lista prevede l’autorizzazione e l’autorizzatore ha rifiutato l’autorizzazione |
Data autorizzazione | Campo di sistema. Verrà valorizzata con la data in cui è stata data l’autorizzazione |
Descrizione autorizzazione | Inserita dall’autorizzatore al momento dell’autorizzazione, o rifiuto di autorizzazione della lista. |
Dopo avere inserito tutti i dati di testata, si potranno inserire i dati di dettaglio, digitando sul tasto NUOVO posto sotto i dati di testata. Digitando sul tasto nuovo, il sistema inserirà nella griglia una riga di dettaglio in cui dovranno essere valorizzati i dati gestionali e contabili.
Ci si può spostare da un campo all’altro usando il tasto TAB.
Il pulsante APRI consente di visualizzare i dati da inserire con una visualizzazione più agevole per l’utente, il pulsante DUPLICA genera una copia della lista selezionata, il pulsante PROPAGA copia gli attributi dalla lista selezionata alle altre liste, il pulsante ELIMINA cancella la lista se non elaborata infine il pulsante STAMPA genera un report con i dati del dettaglio della stampa.
DATI DI DETTAGLIO DELLA LISTA
Nr riga | Campo valorizzato dal sistema, indica il numero progressivo della riga di dettaglio. |
Stato | Campo valorizzato dal sistema, indica lo stato della riga. Lo stato può assumere i valori: ‘Da validare’, ‘Validata’, ‘Elaborata’. |
Descr. Errore | Campo valorizzato dal sistema (nel caso la validazione della riga non vada a buon fine) in cui viene riportato il motivo dell’errore. |
Id Processo | Campo valorizzato dal sistema, quando si elabora la lista, indica l’id del processo asincrono in cui tale riga è stata elaborata |
Id DG generato | Campo valorizzato dal sistema, quando si elabora la lista, indica l’id DG del documento, che il sistema ha creato con il processo asincrono da tale riga |
Data registrazione | Campo obbligatorio. Va indicata la data di registrazione dei documenti che si vorranno creare. |
UO | Campo obbligatorio. Va indicata l’Unità Organizzativa in cui deve essere creato il documento. In questo campo va indicato il codice anagrafico della UO. Nel caso non lo si conosca, lo si potrà ricercare attivando l’apposita look up . Selezionata la UO, il sistema valorizzerà i due campi successivi: codice e denominazione. |
Data Scadenza | Campo facoltativo. |
Descrizione | Campo obbligatorio. E’ la descrizione che verrà riportata nel documento |
Soggetto | Campo obbligatorio. In questo campo va indicato il codice anagrafico del soggetto (ID AB). Nel caso non lo si ricordi si dovrà attivare la funzione di ricerca . Selezionato il percipiente, il sistema compilerà i due campi successivi: matricola e nome. |
Nome esteso | Descrizione del soggetto recuperata dall’anagrafica. |
Indirizzo | Campo obbligatorio. Attivare la funzione di ricerca e selezionare l’indirizzo che si vuole compaia nel documento. Selezionato l’indirizzo, il sistema compilerà il campo successivo: indirizzo completo. |
Modalità di pagamento | Campo obbligatorio. Attivare la funzione di ricerca e selezionare la modalità di pagamento che si dovrà utilizzare nel documento. Selezionato il metodo di pagamento, il sistema compilerà il campo successivo: descrizione. |
Coordinate di pagamento | Campo obbligatorio. Attivare la funzione di ricerca e selezionare le coordinate di pagamento che si dovranno utilizzare nel documento. Selezionate le coord. di pagamento, il sistema compilerà il campo successivo: intestatario. |
Campo Attività | Campo obbligatorio. Si dovrà scegliere tra: istituzionale, commerciale e promiscuo. |
Bene servizio | Campo obbligatorio. Si deve indicare la voce di documento da utilizzare. E’ possibile attivare la funzione di ricerca . Il sistema presenterà solo le voci di documento attivate per il ruolo selezionato. Selezionata la voce, il sistema compilerà il campo successivo: descrizione. |
Ammontare | Campo obbligatorio. Si deve indicare l’importo da liquidare al percipiente. Si precisa che il separatore dei decimali qui va indicato col punto e non con la virgola |
Data inizio | Campo obbligatorio. Si deve indicare la data inizio competenza del documento. |
Data fine | Campo obbligatorio. Si deve indicare la data fine competenza del documento. |
Codice UE | Campo obbligatorio. Va indicata l’UE in cui deve essere creato il documento. Si potrà ricercarla attivando l’apposita look up . Selezionata la UE, il sistema valorizzerà il campo successivo: denominazione. |
Voce coge | Campo obbligatorio. Va indicata la voce coge su cui deve gravare il costo principale. Si dovrà aprire l’apposita look up e selezionare la voce coge proposta. Selezionata la voce coge, il sistema valorizzerà i campi successivi: codice e denominazione. |
Voce coge contropartita | Campo obbligatorio. Si dovrà aprire l’apposita look up e selezionare la voce coge di contropartita proposta. Selezionata la voce, il sistema valorizzerà i campi successivi: codice e denominazione. |
Siope Coge | Campo obbligatorio. Si dovrà aprire l’apposita look up e selezionare il codice Siope corretto. Selezionato il codice siope, il sistema valorizzerà i campi successivi: codice e denominazione. |
Attività Siope | Campo obbligatorio se attivato nell’Ateneo. Si dovrà aprire l’apposita look up e selezionare l’attività Siope tra quelle proposte. Selezionata l’attività siope, il sistema valorizzerà i campi successivi: codice e denominazione. |
Cup | Campo facoltativo. Si dovrà aprire l’apposita look up e selezionare il CUP tra quelli proposti. Selezionata il Cup, il sistema valorizzerà il campi successivo: denominazione. |
UA | Campo obbligatorio. Va indicata l’UA in cui deve essere imputato il costo. Si potrà ricercarla attivando l’apposita look up . Selezionata la UA, il sistema valorizzerà il campo successivo: denominazione. |
Voce Coan | Campo obbligatorio. Va indicata la voce coan su cui deve gravare il costo principale. Si dovrà aprire l’apposita look up e selezionare la voce coan proposta. Selezionata la voce coan, il sistema valorizzerà i campi successivi: codice e denominazione. |
Voce riclassificato | Campo obbligatorio se attivato nell’Ateneo. Si dovrà aprire l’apposita look up e selezionare la voce di riclassificato tra quelle proposte. Selezionata la voce, il sistema valorizzerà i campi successivi: codice e denominazione. |
Dimensione analitica | Campo obbligatorio se attivato nell’Ateneo. Si dovrà aprire l’apposita look up e selezionare dimensione analitica tra quelle proposte. Selezionata la dimensione, il sistema valorizzerà i campi successivi: codice e denominazione. |
Progetto | Campo facoltativo. Si dovrà aprire l’apposita look up e selezionare il progetto tra quelli proposti. Selezionato il progetto, il sistema valorizzerà i campi successivi: codice e denominazione. |
Unità Lavoro | Campo facoltativo. Si dovrà aprire l’apposita look up e selezionare l’unità lavoro tra quelle proposte. Selezionata l’unità, il sistema valorizzerà i campi successivi: codice e descrizione. |
Cofog | Campo obbligatorio se attivato nell’Ateneo. Si dovrà aprire l’apposita look up e selezionare il cofog tra quelli proposti. Selezionato il cofog, il sistema valorizzerà i campi successivi: codice e descrizione. |
Impatto genere | Visibile e Obbligatorio se attivato parametro di configurazione. Il sistema propone il valore di default ma è modificabile scegliendo dal menu' a tendina tra quelli caricati nelle configurazioni coan. |
Obiettivo | Obbligatorio se attivato parametro di configurazione e sceglibile dal menù a tendina solo se la voce COAN e' di Costo o Costo Pluriennale. Il nuovo attributo è visibile nelle tipologie GENERICO USCITA, GENERICO ENTRATA. |
Man mano che si inseriscono i dati nella riga conviene salvare utilizzando il tasto ‘SALVA’ posto in alto a sinistra.
Terminato l’inserimento dei dati di dettaglio, è necessario validarli per verificare che tutti i dati selezionati siano corretti e congruenti.
Si deve cliccare sul tasto SALVA e poi VALIDA posto in alto a destra.
Prima della validazione lo stato della riga di dettaglio è ‘DA VALIDARE’
Se la validazione va a buon fine lo stato della riga passa in DA_ELABORARE, nel caso invece ci siano degli errori lo stato passa a NON_VALIDA e la descrizione dell’errore sarà mostrata nel campo ‘Descr. Errore’.
Corretto l’errore segnalato dal sistema si potrà rivalidare la riga.
Per inserire nuove righe di dettaglio, si deve digitare sul tasto ‘NUOVO’, posto subito sopra la riga.
Nel caso le righe successive abbiamo delle informazioni simili a quella già compilata, è possibile duplicare una riga a partire dalla precedente, utilizzando il tasto ‘DUPLICA’.
Nella riga duplicata, se si modifica il percipiente sarà necessario andare a rivalorizzare i campi: indirizzo, modalità di pagamento e coordinate di pagamento.
Una volta che si sia terminato l’inserimento delle righe di dettaglio e che tutte le righe siano passate in stato ‘DA ELABORARE’, si potrà lanciare la creazione dei documenti digitando sul tasto ‘ELABORA’ posto in alto a destra.
Il tasto ‘ELABORA’ si attiverà solo se tutte le righe presenti nella lista sono in stato DA_ELABORARE.
Nel caso poi la lista sia da autorizzare tale tasto si attiverà solo dopo che la lista sia passato in stato AUTORIZZATA.
Digitato il tasto ‘ELABORA, il sistema presenterà un pannello in cui viene indicato l’Identificativo del processo asincrono (Codice Processo), che il sistema ha attivato per la creazione massiva dei documenti da lista.
Controllo processi asincroni
Per verificare lo stato del processo asincrono che è stato attivato con l’elaborazione da lista parametrica, è necessario seguire il seguente percorso:
Documenti gestionali - Amministrazione Processi asincroni
Entrati nella funzione il sistema mostrerà l’elenco dei processi asincroni elaborati fino a quel momento tra cui sarà presente anche quello indicato al lancio della generazione massiva dei documenti da lista. Si precisa che in questa funzionalità vengono mostrati tutti i processi asincroni elaborati nell’ateneo, indipendentemente dall’UO, o dal tipo di processo.
Si potrà filtrare per l’ID processo che interessa.
Il processo asincrono della generazione del dg potrà assumere i seguenti stati:
1- WAITING quando il processo non ha ancora iniziato l’elaborazione,
2- RUNNING quando ha iniziato l’elaborazione, in questo caso comparirà anche la % di avanzamento dell’elaborazione e la data e l’ora in cui è iniziata l’elaborazione,
3- ENDED quando il processo è terminato, in questo caso comparirà anche la data e ora di fine processo e nelle note verrà indicato se il processo si è concluso con successo o meno.
Nel caso si debba interrompere un processo in elaborazione (Stato RUNNING), si deve cliccare sulla prima icona posta a sinistra all’inizio della riga.
Nel caso si debba riprendere un processo interrotto (Stato SHUTDOWN), si deve cliccare sulla terza icona posta a sinistra all’inizio della riga.
Terminata l’elaborazione del processo asincrono (Stato ENDED) sia che l’elaborazione sia terminata con successo, sia che si sia terminata con errori nel campo Note verrà riportato un riepilogo dell’esito dell’elaborazione
Per consultare il dettaglio dell’esito del processo è possibile consultare il log dell’elaborazione. Per aprire il log è necessario cliccare sulla seconda icona posta a sinistra all’inizio della riga.
Per una migliore lettura è possibile aprire il file di log con excel. Per aprirlo con excel bisogna prima rinominare il file prodotto, modificando l’estensione da txt a csv e poi si può apre da excel. Per fare questo invece di scegliere di aprire direttamente il file, si deve selezionare ‘Salva file’
Il sistema presenta un pannello intermedio in cui si può selezionare dove salvare il file e lo si può rinominare. Qui sarà necessario modificare l’estensione del file da txt a csv, come mostrato in
Aprendolo da excel, il sistema riporta le informazioni di ogni singolo documento calcolato in colonna.
Nell’ultima colonna sarà riportato l’esito della creazione del documento:
1- OK se è andato a buon fine,
2- KO se non è andato a buon fine ed accanto comparirà il messaggio di errore che dettaglio il motivo del fallimento.
Rielaborazione lista anagrafica
Al termine dell’elaborazione, lo stato della lista cambia a seconda dell’esito. La lista può assumere gli stati:
- DA ELABORARE se non è ancora stata lanciata l’elaborazione
- TOTALMENTE ELABORATA se a tutte le righe della lista è associato il documento
- ELABORATA CON ERRORI se l’elaborazione è terminata con errori e solo alcune righe della lista sono associate a documento
Lo stato della lista è visibile già nel pannello di ricerca delle lista
Entrando poi in visualizzazione della singola lista, il sistema riporterà in alto lo stato della lista e nel dettaglio di ogni riga lo stato della singola riga.
Se la riga è in stato ELABORATA nelle due colonne successive verrà indicato il numero del processo asincrono con cui si è generato il documento e l’IDDG del documento creato.
Nel caso tutta l’elaborazione sia andata a buon fine e la lista sia in stato TOTALMENTE ELABORATA, tale lista non sarà più rielaborabile, di conseguenza il pulsante ELABORA non sarà più attivo,
Da ciò ne deriva che, una lista sia utilizzabile una volta sola (o più volte solo per le righe di dettaglio non associate a documento gestionale). Non potrà quindi essere modificata e riutilizzata per produrre un nuovo elenco di documenti.
Sarà quindi necessario produrre una nuova lista, magari utilizzando la funzione di duplicazione, se si debbano creare altri documenti allo stesso elenco di percipienti che abbiano le stesse coordinate contabili.
Nel caso invece, l’elaborazione non sia andata a buon fine per alcune righe di dettaglio, il log del processo ne evidenzierà le motivazioni.
Lo stato della lista in questo caso sarà ELABORATA CON ERRORI ed entrando in visualizzazione della lista, lo stato delle righe la cui elaborazione è fallita sarà: ERRORE, accanto allo stato verrà indicato il motivo dell’errore
Dopo aver eventualmente modificato e validato le righe, a seconda del tipo di errore evidenziato dal sistema, sarà possibile rilanciare l’elaborazione.
Il tasto elabora in questo caso è ancora attivo. Lanciando l’elaborazione, il sistema comunicherà un nuovo Identificativo del processo asincrono (Codice Processo).
Il sistema processerà solo le righe di dettaglio della lista non associate a documento.
Gestione modifiche lista anagrafica
E’ possibile modificare in tutte le sue parti una lista che risulti ancora da elaborare. Se la lista deve essere autorizzata, si potrà modificare in tutte le sue parti qualora sia ancora da autorizzare. In caso di lista da non autorizzazione parzialmente associata a documenti, sarà possibile modificare solo i dati di dettaglio delle righe non associate a documento gestionale. E’ possibile cancellare una lista solo se non elaborata. In caso di lista parzialmente elaborata, sarà possibile cancellare solo le righe di dettaglio non associate a documento. Se la lista deve essere autorizzata, si potrà cancellare solo se ancora da autorizzare.
Contabilizzazione documenti derivanti da lista
Tutti i documenti derivanti da liste, saranno completati, calcolati e presenteranno già create le estensioni contabili COGE e COAN propedeutiche alla contabilizzazione attraverso l’esecuzione della funzione Crea scritture Coge prima e Coan Normale.
Onde evitare di contabilizzare singolarmente i documenti, è possibile utilizzare la funzione di contabilizzazione di contabilità generale e contabilità analitica. Nello specifico, occorrerà prima contabilizzare in COGE poi in COAN.