Descrizione della funzione
Attraverso questa funzionevengono definiti gli obiettivi da attribuire alle risorse oggetto di valutazione
Processo di riferimento
Sottofunzioni
Consultazione delle schede obiettivi
Consulta e gestisci scheda obiettivi collaboratori
- Dettaglio scheda
- Obiettivi
Definizione scheda obiettivi da proporre al proprio responsabile
Monitoraggio avanzamento scheda obiettivi
Consolidamento scheda obiettivi
Stato di avanzamento obiettivi
Come accedere alla funzione
Dopo aver immesso le proprie credenziali si ha accesso al menu relativo, contenente l'opzione
Valutazione Individuale >> Definizione obiettivi |
attraverso cui effettuare la valutazione.
All’avvio della funzione il sistema si predispone in modalità di consultazione degli obiettivi.
In questa fase in testata, sotto la voce “Utente”, viene visualizzata la matricola ed il nominativo della persona che ha avuto accesso al sistema.
FIGURA 1
Consultazione delle schede obiettivi
Nella griglia sottostante sono disponibili sia le schede per le quali l'utente è responsabile sia quelle per le quali sarà sottoposto a valutazione.
E' possibile effettuare un filtro per i campi presenti in griglia e premere il tasto [Filtra].
Per togliere il/i filtro/i impostato/i è necessario premere il pulsante [Annulla Filtro].
FIGURA 2
Consulta e gestisci scheda obiettivi collaboratori
Per creare una nuova scheda comprensiva degli obiettivi utilizzare il tasto [Nuovo] (figura 2): il sistema si predispone alla compilazione degli attributi principali.
FIGURA 3
La finestra si suddivide in due pannelli: DETTAGLIO SCHEDA e OBIETTIVI.
DETTAGLIO SCHEDA
FIGURA 4
Contiene l’elenco degli attributi che caratterizzano la testata della scheda. In particolare:
| Anno di riferimento | indica l’anno di attribuzione dell’obiettivo, viene compilato di default con l’anno corrente |
| Stato | durante l’inserimento degli obiettivi lo stato della scheda è sempre in “via di definizione” (contrassegnato da D nel campo a tendina della griglia “Stato”) |
| Approvata il | Data di approvazione della scheda |
| Valutato | permette la selezione del soggetto valutato. La selezione del valutato può avvenire: - mediante ricerca della Posizione Organizzativa ricoperta dal collaboratore. Per la selezione utilizzare il simbolo posto accanto al campo (figura 4) e ricercare la risorsa indicando il testo desiderato all'interno del campo opportuno. La PO deve essere quella ricoperta alla data di definizione della scheda; se la copertura ricopre due posizioni deve essere evidenziata quella ricoperta come afferenza principale alla data di definizione della scheda. Se la copertura ricopre due PO alla data di definizione della scheda viene impostata la PO con percentuale di utilizzo maggiore. La data di definizione della scheda deve essere inclusa nel periodo di validità della Posizione Organizzativa indicata. In caso contrario il sistema , al salvataggio, evidenzia il seguente messaggio: “ L'intervallo di validità della posizione scelta non include la data di definizione della scheda" - Matricola: selezione della matricola della risorsa umana a cui verrà associata la scheda degli obiettivi. La selezione può avvenire o digitando nell'apposito campo il numero di matricola o premendo il campo valori, rappresentato dal simbolo posto accanto al campo (figura 4) e ricercare la risorsa indicando il testo desiderato all'interno del campo opportuno. Al termine dell'operazione premere il pulsante [Filtra]. Contestualmente alla scelta della matricola viene associato il nominativo della risorsa umana. Nel caso in cui associata alla Posizione Organizzativa non risulti nessuna matricola contattare l'ufficio preposto per segnalare l'anomalia. Alla data di definizione della scheda devono essere presenti coperture sulla posizione scelta per il valutato indicato. In caso contrario il sistema al salvataggio evidenzia il seguente messaggio: “Alla data di definizione della scheda non sono presenti coperture sulla posizione scelta per il valutato indicato” |
| Copertura annuale | Nel caso in cui il valutato non ricopra la medesima P.O. nel corso di un anno solare, l’informazione viene posta nella testata della scheda degli obiettivi. Tale informazione è altresì condizione di filtro (Di default è no). |
| Responsabile scheda | indica il numero di matricola, il nominativo della risorsa umana che ha assegnato gli obiettivi individuali al sottoposto. Il sistema propone come valore di default il responsabile dell’unità organizzativa di responsabilità di livello superiore. |
| Media ponderata | flag che indica se è necessario esprimere un peso in fase di definizione obiettivi; di default è no. Qualora sia stata effettuata la parametrizzazione tale campo non risulta editabile. |
| Verifiche intermedie | Flag che indica se sono previste delle verifiche intermedie (di default è no). Qualora sia stata effettuata la parametrizzazione tale campo non risulta editabile. |
| Numero verifiche | Numero delle verifiche previste (di default è no). Qualora sia stata effettuata la parametrizzazione tale campo non risulta editabile. |
In fondo alla sezione “Dettaglio scheda”, sono inseriti dei campi testuali facoltativi.
“Note Resp. Pos. Org” dove il Responsabile della PO può inserire note eventuali;
“Note Resp”, dove il Responsabile scheda può inserire eventuali note;
“Note ufficio sviluppo” dove il Responsabile ufficio sviluppo può inserire eventuali note”
Durante la fase di inserimento dell’obiettivo è possibile selezionare [Applica] per salvare i dati inseriti e mantenere la scheda attiva per ulteriori modifiche/inserimenti; terminate le operazioni si dovrà selezionare [Salva tutto] per salvare i dati inseriti.
La scheda obiettivi con lo stato “Scheda in via di definizione” può essere sempre modificata, premendo il tasto [Modifica], o cancellata premendo il tasto [Cancella]. Il sistema in fase di cancellazione chiedere un’ulteriore conferma:
FIGURA 5
OBIETTIVI
FIGURA 6
Contiene le informazioni necessarie per la definizione dell’obiettivo. Alla pressione del pulsante [Nuovo] si accede alla finestra di immissione di un nuovo obiettivo.
Di seguito vengono descritte le operazioni da eseguire per completare correttamente l’attribuzione di un obiettivo individuale.
| Tipo | campo a tendina per la definizione del “tipo obiettivo” (ad esempio il tipo potrà essere funzionale, di processo, strategico etc) |
| Descrizione | campo testuale per la descrivere l’obiettivo |
| Peso | Se spuntato il flag “media ponderata” è necessario specificare il relativo peso per ogni obiettivo, se non contrassegnato verrà di default immesso il peso 0. Il peso relativo al singolo obiettivo può contenere decimali. |
| KPI/KGI | campo testuale per definire il criterio di misurazione, indicatore di performance a cui il valutatore farà riferimento in fase di valutazione |
| Ordine | indica l'ordinamento degli obiettivi in fase di stampa |
| Data inizio validità obiettivo | Campo che evidenzia che l’obiettivo è stato assegnato in corso d’anno. La data di inizio obiettivo deve essere precedente alla data di scadenza dell’obiettivo medesimo. Di default viene impostata dal sistema con data 01/01/aaaa (anno corrente). |
| Scade il | Data scadenza obiettivo; la data sarà impostata dal sistema con la data di fine anno di riferimento |
| Budget | se l’obiettivo prevede lo stanziamento di un budget vi è un flag da contrassegnare (di default è No). |
Durante la fase di inserimento dell’obiettivo è possibile selezionare [Applica] per salvare i dati inseriti e mantenere la scheda attiva per ulteriori modifiche/inserimenti; terminate le operazioni si dovrà selezionare [Salva tutto] per salvare i dati inseriti.
Dovrà essere reiterato il processo per inserire ulteriori obiettivi nella scheda.
Stampa report
La funzione è disponibile per stampare le schede degli obiettivi associate alle risorse umane.
Per accedervi utilizzare il tasto [Stampa report]. In "scheda obiettivi" (figura 2) la funzione si attiverà per tutti i valutati presenti nella griglia; per ogni singolo valutato (figura 4) la funzione si attiverà premendo lo stesso pulsante nel dettaglio scheda.
Un messaggio segnalerà se scaricare il file oppure annullare la richiesta di stampa. Il file scaricato, prodotto in formato .pdf, verrà visualizzato a video e potrà essere stampato.
Qualora fosse presente il dettaglio scheda senza la definizione dell'obiettivo nella stampa saranno presenti le seguenti informazioni:
- Valutato
- Unità Organizzativa
- Posizione Organizzativa
- Responsalbile
Nella scheda obiettivi premendo il tasto [Esporta elenco] verrà prodotto in formato excel un report contenente le informazioni relative alla scheda obiettivi (responsabile, valutato, U.O. di riferimento).
Definizione scheda obiettivi da proporre al proprio responsabile
Per proporre la propria scheda al responsabile il processo di definizione è identico a quello descritto precedentemente, con una variante importante: in fase di selezione della matricola, il collaboratore selezionerà se stesso e il proprio responsabile.
Monitoraggio definizione scheda obiettivi
Nella sezione "Schede obiettivi" si dispone di filtri predefiniti per visualizzare i dati in base alle varie fasi del processo di definzione degli obiettivi utilizzando i menu a tendina e/o i campi posti nella griglia sottostante alla "scheda obiettivi".
Saranno disponibili sia le schede per le quali l'utente è responsabile sia quelle per le quali sarà sottoposto a valutazione.
E' possibile effettuare un filtro per i campi presenti in griglia e premere il tasto [Filtra].
Per togliere il/i filtro/i impostato/i è necessario premere il pulsante [Annulla Filtro].
FIGURA 7
Stato di avanzamento obiettivi
Il monitoraggio dello stato di avanzamento degli obiettivi, prevede che il titolare della scheda-obiettivi, possa inserire delle verifiche intermedie. È necessario che la scheda sia stata consolidata.
Sarà necessario compilare la data della verifica intermedia e la percentuale di raggiungimento.
Un eventuale commento sarà facoltativo (figura 11).
FIGURA 8
N.B. Sarà possibile inserire delle verifiche intermedie:
- nel caso in cui la scheda sia consolidata (stato C) e siano previste nella parametrizzazione le verifiche intermedie.
Per ogni verifica intermedia si richiede la data della verifica; percentuale di raggiungimento ed eventualmente il commento.
- Nel caso in cui, per l’anno di riferimento, siano da effettuare delle verifiche intermedie e è disponibile il sollecito alla verifica intermedia sulle schede degli obiettivi in stato “C” qualora il valutatore non abbia ancora espresso una valutazione. E’ possibile sollecitare l’attività tramite il pulsante [Sollecita verifica intermedia] che permette l’invio di mail ai responsabili\valutatori delle schede. L’azione è possibile sia su una singola scheda che sulla lista delle schede filtrate (figure 2,3,4 e 7). È possibile estrarre l’elenco delle persone “sollecitate” (matricola, cognome, nome, email, esito spedizione). L’elenco delle persone da sollecitare deve comunque essere sempre estraibile tramite il tasto [Esporta sollecito verifica intermedia] a prescindere dal fatto che si voglia inoltrare o meno la notifica.
- Per il sollecito delle verifiche intermedie deve essere abilitato il template RU03_SVIND
Al termine dell’inserimento della verifica intermedia da parte del valutatore utilizzare i pulsanti [Applica] per salvare i dati inseriti e mantenere la scheda attiva per ulteriori modifiche/inserimenti; terminate le operazioni si dovrà selezionare [Salva tutto] per salvare i dati inseriti.
Sollecita cosolidamento
In fase di definizione degli obiettivi è possibile inviare una richiesta di sollecito ai valutatori attraverso il pulsante [Sollecita consolidamento] (fig 2, 3 4, 7).Il pulsante genera la produzione di una e-mail il cui messaggio potrà essere personalizzabile dall’ufficio preposto. Il sollecitò è possibile solo sulle schede in stato D. Sulle schede consolidate non sarà possibile il sollecito. L’azione è disponibile con il ruolo autorizzativo (RU03OBIETTIVI_SOLLECITI)
Il pulsante è presente sia in griglia che nella singola scheda. Entrmabi saranno visibili solo se opportunamente autorizzati.
(Per l’inoltro della comunicazione deve essere attivo il template RU03_SCOBC)
Consolidamento scheda obiettivi
Terminata la fase di definizione degli obiettivi il Responsabile potrà consolidare la scheda con il pulsante [Consolida].
Si dovrà procedere:
• Impostando il Filtro responsabile con “SI” (figura 9)
• Controllare ed eventualmente modificare la scheda
• Consolidare la scheda (pulsante [Consolida])
Avvenuto il Consolidamento della scheda lo stato sarà “Scheda consolidata" (figura 9). Il responsabile della scheda attraverso il pulsante [Invia scheda] può inviare una notifica al valutato con la scheda di valutazione (deve essere abilitato il template RU03_CONOB).
Nei criteri di filtro, se la ricerca della scheda avviene per “Stato” (figura 2) bisognerà impostare “C”
Nel caso in cui la scheda sia consolidata e sia attivo il flag di verifica data di consolidamento non deve essere più possibile intervenire in modifica su nessun dato eccetto le eventuali verifiche intermedie previste.
Se assenti le verifiche intermedie il tasto di modifica dovrà essere disattivato.
FIGURA 9
Se l’obiettivo sarà immesso dal Responsabile della Scheda il consolidamento sarà solitamente contestuale alla definizione.
In caso contrario, scheda proposta, il consolidamento avverrà da parte del responsabile dopo aver verificato ed eventualmente modificato gli obiettivi.
Lo stato della scheda obiettivi se associata ad un evento di valutazione sarà “Scheda in valutazione”
(funzione)Obiettivo collegato
Per accedere alla funzione è necessario premere il tasto [Nuovo] all’interno del pannello “Strutture coinvolte” (figura 10)
In fase di attribuzione di un obiettivo è possibile coinvolgere un’altra struttura organizzativa.
Nello specifico la matricola a cui è stato attribuito un obiettivo collegato “eredita” un nuovo obiettivo nella scheda che riporta di default gli attributi definiti per l’obiettivo “principale” (figura 10).
FIGURA 10
Lo stato dell’obiettivo “ereditato” in fase di attribuzione sarà in stato “P” ossia proposto (figura 10)
L’attività di collegamento genera quindi un nuovo obiettivo che riporta come dati di default gli attributi definiti per l’obiettivo principale.
Nella fattispecie erediterà:
- Tipo
- Descrizione
- KPI/KGI
- Ordine
- Note su obiettivi
- Budget
- Euro
La matricola potrà accettare o rifiutare l'obiettivo, dopo aver inserito la data di definizione della scheda.
FIGURA 11
In caso di accettazione lo stato dell’obiettivo passerà da “P” a “C” ossia “collegato”; in caso di rifiuto da “P” a “R” ossia rifiutato.
In caso di rifiuto è obbligatorio registrare la mancata attribuzione esplicitandone il motivo come in figura 12.
FIGURA 12
La scheda può comunque essere consolidata (dopo aver inserito la data di definizione) e l’obiettivo essere accettato o rifiutato successivamente.
Al termine utilizzare [Applica] per salvare i dati inseriti e mantenere la scheda attiva per ulteriori modifiche/inserimenti; terminate le operazioni si dovrà selezionare [Salva tutto] per salvare i dati inseriti.
N.B. È possibile l’attribuzione di un obiettivo collegato tramite il pannello strutture organizzative coinvolte. In questo caso sarà disponibile per il responsabile della scheda obiettivi della posizione organizzativa coinvolta la possibilità di aggiungere o meno l’obiettivo alla scheda.
Il coinvolgimento può essere attivato solo se nella configurazione dei parametri individuali nel menù a tendina viene selezionato nel filtro “Strutture” il parametro “non inibite”