Ogni volta che si debba pagare al percipiente un compenso e/o un rimborso spese per le prestazioni svolte, si dovrà creare un incarico a partire dall'autorizzazione incarico.
Per creare un nuovo Incarico è necessario seguire il seguente percorso:
Documenti gestionali --> Accesso per cicli (figura 1).
Figura 1
Aprire la cartella Ciclo Incarichi e scegliere nella riga relativa all'Incarico 'Crea e Associa' (figura 2).
Figura 2
Entrati nella funzione 'Crea e Associa' il sistema mostra un pannello intermedio in cui selezionare l'autorizzazione incarico di cui si vuole creare l'incarico, come mostrato in figura 3.
Figura 3
Nella funzione Crea e Associa il sistema presenterà solo le autorizzazioni incarico in stato aperto. Se non si vogliono impostare condizioni di ricerca per estrarre l'elenco delle autorizzazioni incarico, si deve digitare sul pulsante RECUPERA. Altrimenti si possono impostare delle condizioni di ricerca.
E' possibile ricercare i contratti per percipiente, in tal caso si deve inserire il codice anagrafico del percipiente o parte della denominazione, o ricercarlo. Oppure si possono impostare altre condizioni di ricerca inserendo le informazioni presenti nella testate del DG: data registrazione, numero registrazione, descrizione, numero rif. Data rif. Ecc.
Recuperato l'elenco delle autorizzazioni incarico, estratte secondo le condizioni di ricerca impostate, è necessario evidenziare l'autorizzazione incarico, per cui si vuole creare l'incarico, digitando sul primo campo della riga dell'autorizzazione incarico, quello con la spunta verde, il campo se selezionato si grigia, come mostrato in figura 4.
Figura 4
Si deve poi digitare sul pulsante AVANTI.
Il sistema presenta un pannello intermedio in cui deve digitare sul pulsante CREA DOCUMENTO, come mostrato in figura 5.
Figura 5
Il sistema crea il documento incarico con tutti i campi che può ereditare dall'autorizzazione incarico già valorizzati.
Dati di testata
Nel pannello testata bisognerà valorizzare la data di scadenza dell'incarico. Inoltre sarà possibile modificare la descrizione oppure aggiungere altri dati facoltativi. (Fig. 6)
.
Fig 6.
Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Testata.
IDDG | Assegnato dal sistema al primo salvataggio del DG. |
Num.Doc.Rif. | Campo facoltativo in cui si può indicare il numero dell'eventuale protocollo esterno assegnato all'incarico che si sta inserendo. Tale campo sarà richiesto come obbligatorio dal sistema solo in caso di incarico a lavoratore autonomo abituale (Ruolo PR). |
Data Doc.Rif. | Campo facoltativo in cui può essere inserita la data del documento esterno eventualmente indicato nel campo precedente. Tale campo sarà richiesto come obbligatorio dal sistema solo in caso di incarico a lavoratore autonomo abituale (Ruolo PR). |
Num.Protocollo | Campo facoltativo in cui si può indicare il numero dell'eventuale protocollo interno assegnato all'incarico che si sta inserendo. |
Data Protocollo | Campo facoltativo in cui può essere inserita la data del documento interno eventualmente indicato nel campo precedente. |
Anno | Campo obbligatorio. Anno di riferimento del DG, derivato dal contesto. |
UO Origine | Campo obbligatorio. È l'unità organizzativa derivata dal contesto, che origina il DG |
UO Numerante | Campo assegnato dal sistema. È l'unità organizzativa (solitamente una UO padre della UO_ORIGINE) che determina il numero di registrazione del documento. |
Nr. Registrazione | Numero progressivo assegnato dal sistema al completamento del DG, quando il documento assume stato "Completo". Tale campo presenta una numerazione alternativa del documento (specifica per ogni tipo di DG), secondo una logica selezionata in fase di configurazione. Il numero di registrazione è diverso dall'identificativo numerico progressivo assegnato dal sistema al primo salvataggio del DG. |
Data registrazione | Campo obbligatorio. Data di registrazione del documento, inserita automaticamente dal sistema. Viene proposta la data del giorno. |
Data scadenza | Campo obbligatorio. Data entro la quale deve essere effettuato il pagamento. |
Stato | Campo assegnato dal sistema. È lo stato corrente del documento rispetto alla sua macchina a stati predefinita, valida per tutti i tipi di DG. Può assumere gli stati "BOZZA", "COMPLETO", "ANNULLATO". All'atto della compilazione di un nuovo DG, il sistema assegnerà la lettera B (BOZZA); dopo aver completato il DG, il campo presenterà la lettera C (COMPLETO). |
Descrizione | Campo obbligatorio. Descrizione libera del documento ereditata dall'autorizzazione incarico. |
CUP | Campo facoltativo. Codice Unico di Progetto a cui si riferisce il progetto, che caratterizza in maniera univoca ogni progetto di investimento pubblico. È un codice cumulativo, che raggruppa più progetti di investimento pubblico. Tale attributo compare sia in testata che in dettaglio ed è un'informazione sempre derivata dal progetto. Tale campo non è mai modificabile dall'operatore. |
Cig | Campo facoltativo. Codice identificativo di gara, per il caso di contratti pubblici per i quali la legge prevede l'identificazione della gara attraverso questo codice. |
Progetto | Campo facoltativo. Se nell'autorizzazione incarico si era inserito un progetto il sistema lo eredita automaticamente nell'incarico. |
Unità di lavoro | Campo facoltativo. Rappresenta un ulteriore dettaglio (Workpackage) relativo al progetto selezionato. L'elenco delle unità di lavoro, da cui selezionare quella relativa al progetto, può essere filtrato solo dopo aver selezionato il progetto. |
Note | Campo facoltativo. Note estese associate al documento. |
Nel pannello percipiente i dati vengono recuperati da quanto specificato nell'autorizzazione incarico. Sarà possibile eventualmente modificare la modalità di pagamento.
Si completeranno poi le informazioni successive prima di completare il documento.
Dati relativi all'incarico
Una volta verificati i dati della testata e del percipiente, si deve richiamare l'etichetta posta a fianco, 'Incarico' e si apre la pagina riportata in figura 7.
Figura 7
I dati di questo pannello sono già tutti precompilati dal sistema, che li ha ereditati dall'autorizzazione incarico.
Si dovranno modificare la data inizio incarico e la data fine incarico, che il sistema precompila con la data inizio e fine dell'autorizzazione incarico, inserendo il periodo di competenza a cui si riferisce l'incarico che si vuole liquidare.
Il sistema verificherà che il periodo di competenza indicato sia compreso nel periodo di durata dell'autorizzazione incarico.
I campi: 'attività INPS' ed 'assicurazione previdenziale', vengono mostrati di colore rosato, quando sono previsti obbligatori.
Qualora la posizione inserita preveda l'INAIL (ruolo CC) bisogna compilare i dati relativi all'inail nel pannello Incarico, a meno che non sia stata inserita nell'autorizzazione incarico.
Tab Incarico:
Data Inizio incarico | Campo obbligatorio, indica la data di inizio dell'incarico. Il sistema precompila il campo con la data inizio indicata nell'autorizzazione incarico, modificabile da parte dell'operatore. |
Data Fine incarico | Campo obbligatorio, indica la data di fine dell'incarico. Il sistema precompila il campo con la data fine indicata nell'autorizzazione incarico, modificabile da parte dell'operatore. |
Regolamento | Campo obbligatorio. Il sistema propone il regolamento configurato come principale, modificabile da parte dell'operatore nel caso l'Ente abbia in vigore più regolamenti. |
Oggetto | Campo obbligatorio. Indica una classificazione delle tipologie di incarico, utile ai fini statistici, l'operatore può scegliere un valore tra quelli proposti nella tendina. |
Tipo Campo di attività | Campo obbligatorio. Sul tipo DG incarico, il sistema presenta i valori ISTITUZIONALE, COMMERCIALE e l'operatore ne sceglie uno. |
Gruppo | Campo valorizzato dal sistema in base alla posizione selezionata per il soggetto e alla durata della incarico. Indica il raggruppamento che si utilizza per controllare gli eventuali limiti fissati dal regolamento selezionato e per attribuire il corretto importo di diaria se prevista. |
Capitolo | Campo obbligatorio. Indica la tipologia di incarico a cui poi saranno collegate anche le relative voci di contabilità economica. |
Previdenziali per Cassa | Campo che serve ad indicare se si vogliono calcolare i contributi previdenziali secondo il principio di Competenza, o di Cassa. |
Tipo Tassazione | Campo che può assumere i valori ordinaria – separata. Il sistema propone ordinaria, sarà da modificare solo nei casi in cui si dovessero liquidare delle somme in tassazione separata. |
Data Validazione | Campo valorizzato dal sistema quando l'ordinativo di pagamento collegato all'incarico viene inserito in distinta. Solo quando tale data sarà valorizzata, l'incarico sarà compreso negli adempimenti mensili/annuali previsti dalla normativa |
Data adempimenti | Campo valorizzato dal sistema quando l'incarico viene compreso nel primo adempimento previsto dalla normativa. Se tale data è valorizzata l'incarico non è più modificabile. |
Data Versamenti | Campo valorizzato dal sistema l'incarico viene compreso nei versamenti del mese di riferimento, determinato in base alla data di validazione. Se tale data è valorizzata l'incarico non è più modificabile. |
Attività INPS | Campo richiesto dall'INPS nell'UNIEMENS. Il sistema lo richiederà come obbligatorio solo se la posizione selezionata per il percipiente prevede l'assoggettazione a INPS (es. CC). |
Assicurazione prev. | Campo richiesto dall'INPS nell'UNIEMENS. Il sistema lo richiederà come obbligatorio solo se nelle voci di trattamento è prevista l'applicazione della contribuzione INPS ad aliquota ridotta, perché il percipiente è già iscritto ad altra forma previdenziale (voce 01439). |
Mesi Inail | Campo valorizzato in automatico dal sistema. Qualora la posizione inserita preveda l'INAIL (ruolo CC), il sistema, al calcolo delle rate, determinerà il numero di mesi da considerare ai fini del corretto calcolo dell'imponibile INAIL. I mesi sono calcolati considerando la data inizio e fine contratto, ed anche un solo giorno di un mese viene conteggiato come mese intero. |
Pat Inail | Campo obbligatorio, da compilare qualora la posizione inserita preveda l'INAIL (ruolo CC). Indica la posizione assicurativa territoriale a cui è collegata la tipologia di rischio in cui rientra la prestazione per la quale si sta inserendo il contratto. Per selezionare la corretta PAT INAIL è necessario attivare la funzione di ricerca digitando sul pulsante |
Dati relativi alle Spese
Modificati i dati dell'incarico, se si devono rimborsare delle spese è necessario spostarsi nel tab 'Spese' .
Per inserire una nuova spesa è necessario prima digitare sul pulsante NUOVO, il sistema proporrà il pannello mostrato nella figura 8.
Figura 8
Tab Spese:
Tipo Spesa | Dato obbligatorio. Va indicato il tipo spesa che corrisponde alla spesa che si deve inserire, si può digitare direttamente il codice del tipo spesa, altrimenti si può attivare la ricerca, tramite l'utilizzo del simbolo posto sulla destra del campo stesso |
Data Sostenimento | Campo obbligatorio. E' la data di sostenimento della spesa. Il sistema propone il giorno di inizio della incarico. L'operatore potrà modificare il dato proposto aprendo la tendina, in cui saranno mostrati tutti i giorni di durata della incarico. |
Dal/Al | Campi facoltativi. Indicano la data di arrivo e quella di partenza. Se il tipo spesa selezionato è di tipo Alloggio il sistema li propone precompilati con la data inizio e fine incarico, modificabili da parte dell'operatore |
Importo in Valuta | Campo obbligatorio. E' l'importo della spesa. |
Valuta spesa | Campo obbligatorio, il sistema propone EUR modificabile da parte dell'operatore. Se viene indicata una valuta diversa da EUR il sistema allora attiva i successivi 4 campi che altrimenti non sono visibili: Cambio Manuale, Data Cambio, Rapporto di Cambio, Importo in Euro |
Cambio Manuale | Campo facoltativo, va attivato il flag solo se si vuole utilizzare un cambio diverso da quelli previsti in tabella cambi. L'operatore dovrà compilare il campo Rapporto di Cambio, per indicare il cambio che vuole sia utilizzato per la spesa. |
Data Cambio | Il sistema propone la data della valuta più vicina alla data di inizio incarico presente in tabella cambi, modificabile da parte dell'operatore attivando la ricerca e scegliendo una data di cambio diversa tra quelle presenti per quella valuta in tabella cambi. |
Rapporto di Cambio | Campo non modificabile se non è stato attivato il flag Cambio manuale. Il sistema mostra il rapporto di cambio che corrisponde alla data di cambio indicata. |
Importo in Euro | Campo valorizzato dal sistema, è l'importo in Euro che il sistema ha calcolato, applicando il cambio selezionato, all'importo in valuta. |
Modalità di sostenimento spesa | Campo obbligatorio. Aprendo la tendina vengono proposti i valori: Spesa sostenuta dal percipiente - SPESA PREPAGATA. Il sistema presenta come default: SPESA SOSTENUTA DAL PERCIPIENTE. Va selezionato SPESA PREPAGATA, se la spesa che si sta inserendo non è stata sostenuta dal percipiente ma è stata pagata direttamente dall'Ente. |
Non Documentata | Campo facoltativo. Flag da attivare se la spesa che si sta inserendo è priva di documentazione di appoggio. E' un campo informativo che non ha altre ricadute nel calcolo dell'incarico. |
Tassata | Campo valorizzato dal sistema, nel caso, secondo quanto previsto dal TUIR, la spesa inserita debba essere tassata. |
Fattura | Campo facoltativo attivabile solo per incarichi commerciali in caso per la spesa che si sta inserendo, se è di tipo vitto o alloggio, il percipiente abbia presentato fattura intestata all'ente. |
Descrizione Spesa | Campo facoltativo. Descrizione libera della spesa. |
Codice IVA | Campo facoltativo. E' possibile indicare il codice IVA relativo all'aliquota presente in fattura. |
Importo IVA | Campo facoltativo. E' possibile indicare l'importo dell'IVA relativo alla spesa. |
Codice Fornitore | Campo facoltativo. E' possibile indicare il codice del fornitore indicato sulla ricevuta/fattura della spesa, si può digitare direttamente il codice, altrimenti si può attivare la ricerca, tramite l'utilizzo del simbolo posto sulla destra del campo stesso |
Importo Imponibile | Campo facoltativo. E' possibile indicare l'imponibile IVA relativo alla spesa. |
Importo Regolamento | Campo valorizzato dal sistema dopo l'elaborazione della incarico, in base ai limiti e alle regole di rimborso fissati dal regolamento, per quel tipo spesa in base all'area geografica e al gruppo di appartenenza del soggetto. |
Rimborso effettivo | Campo valorizzato dal sistema. E' l'importo che verrà erogato al soggetto per la spesa inserita. In caso di spese prepagate o pagate con carta di credito tale campo sarà valorizzato a zero. Tale campo sarà forzabile da parte dell'operatore solo in caso si attivi il campo successivo 'Rimborso Effettivo Manuale' |
Rimborso Effettivo Manuale | Campo facoltativo. E' da attivare solo se in alcune condizioni particolari è necessario modificare l'importo effettivo della spesa calcolata dal sistema in base a quanto definito nel regolamento. |
Inserita la spesa, se se ne devono inserire ulteriori, si deve digitare nuovamente sul tasto NUOVO .
Per modificare una spesa già inserita, è necessario posizionarsi nella griglia riepilogativa delle spese sulla riga che corrisponde a quella spesa (la riga diventa rosa) e nella parte bassa del pannello il sistema presenterà i dati di quella spesa e si potranno modificare per intero.
Se si deve cancellare una delle spese inserite, è necessario posizionarsi nella griglia riepilogativa delle spese sulla riga che corrisponde a quella spesa (la riga diventa rosa) e digitare sull'icona cancella 
posta all'inizio della riga.
Se si devono inserire molte spese dello stesso tipo, o con dati simili, è possibile utilizzare il tasto duplica 
. E' necessario posizionarsi nella griglia riepilogativa delle spese sulla riga di spesa che si vuole duplicare (la riga diventa rosa) e digitare sull'icona duplica posta all'inizio della riga. Il sistema proporrà una nuova riga con gli stessi dati della riga da cui si è attivato il duplica, che si potranno modificare/integrare.
Dati relativi al Trattamento economico
Se oltre a rimborsare delle spese si deve corrispondere anche un compenso/gettone, si deve richiamare l'etichetta posta a fianco, 'Trattamento Economico' e si apre la pagina riportata in figura 10.
In questo Tab vanno inserite le voci di compenso e di trattamento previdenziale/fiscale che permetteranno il corretto calcolo dell'incarico.
NB. Anche se nell'autorizzazione incarico è stata già inserita la voce di compenso, essa non verrà ereditata nel trattamento economico dell'incarico associato, perché l'autorizzazione incarico non ha le rate (come nel contratto a personale) e il sistema non può conoscere l'importo del singolo incarico da associare.
La voce di compenso è quella che definisce la tipologia della prestazione. E' sempre necessario sia presente almeno una voce di compenso. Si possono però inserire anche più voci di compenso assieme. Nelle voci di compenso è obbligatorio inserire l'importo, che verrà utilizzato dal sistema come imponibile nei calcoli. Nella voce di compenso è presente anche il campo capitolo, che serve per individuare le corrette voci Coge a cui imputare l'imponibile e i contributi e ritenute a carico ente determinati nel compenso. Il capitolo sarà compilato dal sistema, col capitolo indicato nell'autorizzazione incarico, non modificabile da parte dell'operatore.
Oltre alla voce di compenso si possono inserire delle voci di trattamento previdenziale/fiscale.
Figura 10
Nel pannello il sistema presenterà già compilate le eventuali voci di trattamento previdenziale/fiscale inserite per quel percipiente nella scheda dei dati fiscali, che siano compatibili con la posizione selezionata nel compenso. Tali voci non sono modificabili da parte dell'operatore.
In questa fase, se per il ruolo selezionato rileva la contribuzione assistenziale INAIL, il sistema inserisce automaticamente nel tab trattamento Economico anche la voce 04478 (Imponibile Teorico Automatico INAIL), che si ricorda, non viene né inserita, né elaborata in fase di DG Autorizzazione Incarico.
Per inserire una nuova voce è necessario prima digitare sul pulsante NUOVO DETTAGLIO.
Poi si dovrà: o digitare il codice della voce, o attivare la ricerca, tramite l'utilizzo del simbolo posto sulla destra del campo stesso 
per selezionarla.
Nel pannello di ricerca il sistema presenta l'elenco delle voci di compenso e di trattamento previste per la posizione indicata, come indicato nell'esempio riportato in figura 11.
Figura 11
Per assegnare una voce al documento, si deve digitare su uno qualunque dei campi relativi alla riga individuata.
A seconda delle caratteristiche della voce selezionata, il sistema, se necessario, chiederà di indicare un importo, o un aliquota e il capitolo (la riga diventa rosa).
Inserita la voce di compenso, se se ne devono inserire ulteriori, si deve digitare nuovamente sul tasto NUOVO DETTAGLIO .
Inserite le voci di trattamento, è possibile salvare e completare la incarico, digitando sul tasto COMPLETA posto in alto a destra, come mostrato in figura 12.
Figura 12
Completato il documento, il sistema attribuisce il numero di registrazione progressivo per quella Unità Organizzativa e anno per quel tipo documento, e lo stato del documento passa da 'Bozza' a 'Completo', come mostrato in figura 13.
Figura 13
Elabora e calcola incarico
Inseriti i dati della incarico, si deve attivare l'elaborazione e il calcolo della incarico, scegliendo in alto a destra l'operazione 'Elabora e Calcola' digitando sul tasto ESEGUI, come mostrato in figura 14.
Figura 14
Il sistema presenterà sempre il pannello intermedio, come mostrato in figura 15, sia se nell'incarico sono state inserite delle spese da rimborsare che non; questo perché per quella posizione saranno sempre previste da configurazione più voci di rimborso spese a seconda della situazione previdenziale o fiscale del percipiente.
Ad es. per i lavoratori professionisti (ruolo PR) sono previste voci di rimborso spese specifiche per i professionisti esordienti, o per i contribuenti minimi.
Si dovrà selezionare la voce corretta, in modo che la riga diventi blu e poi procedere con il calcolo digitando OK.
Nelle voci calcolate verrà evidenziato il risultato del calcolo comprensivo della voce di rimborso, se effettivamente sono state inserite spese da rimborsare; in caso contrario, non verranno calcolate alcune spese.
Figura 15
Con l'operazione Elabora e Calcola, il sistema farà due diverse operazioni:
- Elaborerà l'importo delle spese da rimborsare al soggetto, tenendo conto di eventuali abbattimenti previsti dal regolamento per le varie tipologie di spesa.
- Una volta determinato l'importo delle spese da rimborsare, verificherà se in tutto o in parte ci siano delle spese da considerare tassate, secondo quanto previsto dal TUIR. Si precisa che, per incarichi a professionisti e lavoratori autonomi occasionali, il rimborso delle spese sarà sempre considerato tassato.
- Calcolerà l'imponibile totale da sottoporre a tassazione ed in base alla posizione previdenziale e fiscale del percipiente calcolerà i contributi e ritenute sia a carico ente che a carico percipiente.
Nel tab trattamento economico al termine del calcolo il sistema riepiloga le voci di spesa determinate col calcolo, come mostrato in figura 16
Figura 16
Nel pannello spese il sistema, accanto all'importo della spesa, indica l'importo che sarebbe da rimborsare secondo quanto previsto dal regolamento (come mostrato in figura 17) e l'importo effettivamente da rimborsare, tale valore potrebbe essere diverso dal precedente nel caso venga forzato dall'operatore utilizzando il flag 'Rimborso effettivo manuale'. Si rammenta che le colonne Importo regolamento e Rimborso effettivo vengono valorizzate dal sistema solo con l'elaborazione dell'incarico, se quindi si modificano delle spese, tali importi saranno aggiornati non al salvataggio delle modifiche ma dopo aver rielaborato e l'incarico.
Figura 17
L'esito del calcolo sarà mostrato nel Tab 'Voci calcolate', come mostrato in figura 18.
Nell'esempio sotto riportato si evidenziano i calcoli per un incarico ad un lavoratore autonomo occasionale a cui si rimborsano spese per 282, che il sistema considera tutte tassate e gli si eroga un compenso per 1.000 euro.
Figura 18
Calcolo con conguaglio
Nel caso in cui l'operatore stia registrando un incarico per un ruolo CC, l'operazione "elabora e calcola" presenterà, in automatico, l'applicazione del conguaglio (figura 19).
Fig. 19
Se non ci fosse necessità di applicare il conguaglio si dovrà togliere la spunta dal quadratino "con conguaglio" e premere OK.Inserimento Dati INTRASTAT
Inserimento Dati INTRASTAT
Ove si registri un incarico ad un professionista (ruolo PR) estero, residente in uno stato UE, è possibile inserire direttamente sul compenso/incarico interessato i dati statistici 'INTRASTAT', che confluiranno nei relativi adempimenti INTRASTAT assieme a tutte le fatture di acquisto/vendita di servizi da fornitore o a cliente intra-ue, registrate nel mese interessato.
La gestione dei dati INTRASTAT sui compensi/incarichi si attiva nel momento in cui, oltre ad avere inserito come percipiente, un soggetto residente fiscalmente in un paese estero della UE, si scelga nella relativa estensione 'IVA' la tipologia IVA 'Acquisto ist.le di servizio da soggetto intra-ue', o 'acquisto comm.le di servizio da soggetto intra-ue. In tale situazione, una volta creata l'estensione IVA del compenso/incarico, sarà possibile andare nel tab 'Intrastat' e compilare i relativi dati Intrastat come mostrato in figura 20
Figura 20
In caso si generi un incarico a professionista UE, con le caratteristiche sopra indicate, senza inserivi i dati Intrastat, al salvataggio dell'incarico il sistema genererà un messaggio informativo per ricordare di effettuare tale inserimento.
Ove si ritenga di non volere inserire i dati Intrastat su queste tipologie di incarichi, è possibile disabilitare tale operazione attivando l'apposito flag 'Escludi Intrastat', posto nell'estensione IVA del compenso/incarico interessato.
Si segnala che l'inserimento dei dati Intrastat sarà possibile effettuarlo solo su compensi e incarichi di ammontare positivo, mentre non sarà possibile effettuare tale operazione su compensi e incarichi a rettifica, di importo negativo, generati ad esempio da una nota di credito emessa dal professionista interessato. In tali situazioni si consiglia di gestire questi casi non inserendo i dati Intrastat anche sull'incarico 'rettificato', attivando il flag 'escludi Intrastat', in modo da non effettuare nessuna comunicazione di dati Intrastat relativi ad incarichi poi successivamente 'rettificati'.
Inserimento coordinate contabili
Per poter fare le scritture contabili dalla incarico è necessario prima inserire le coordinate contabili.
Indicando i corretti dati contabili da tale documento gestionale sarà possibile fare la scrittura prima di COGE e la scrittura normale di COAN. Il sistema richiederà di compilare sia le informazioni di Coge, che di Coan.
Le voci Coan sono recepite in base alle voci Coge e normalmente coincidono con le voci di costo - ricavo di esercizio e pluriennali del piano dei conti Coge.
Tab Coge
Per inserire l'estensione Coge è necessario posizionarsi nel Tab COGE e cliccare sul pulsante 
oppure sul pulsante 
(Fig. 21).L'utente decide come operare in base alle necessità che si riscontrano in contabilità. 
Figura 21
Il pulsante Crea Estensioni passate genererà le estensioni nell'esercizio precedente e anche la contabilizzazione coge e coan dovrà avvenire nell'esercizio precedente. Tale opzione è possibile solo se il compenso ha competenza passata (data di inizio compenso nell'esercizio precedente).
Di contro, il pulsante Crea Estensione presenti genererà le estensioni nell'esercizio presente e anche la contabilizzazione coge e coan dovrà avvenire nell'esercizio presente.
Una volta premuto il tasto "crea estensioni passate" o "crea estensioni presenti", se il sistema non dovesse riuscire a derivare in automatico la voce di contropartita (debito) collegata al percipiente a cui è intestata la missione, verrà proposto un pannello di passaggio in cui indicare la voce Coge di contropartita.
Per indicare il conto di contropartita occorre: o digitare la chiave del conto, se la si ricorda, o attivare la ricerca 
. Il sistema presenterà solo le voci di contropartita collegate a quell'anagrafica. Selezionata una delle voci proposte, si dovrà cliccare sul pulsante"Applica".
Il sistema presenterà una finestra intermedia in cui avvisa che le estensioni Coge sono state correttamente create, come mostrato in Fig. 22. Per chiudere il pannello, si dovrà cliccare sul pulsante "OK".
Figura 22
Con la funzione crea estensioni, il sistema creerà tutte le righe di estensione: sia quella principale, che tutte le estensioni secondarie, in cui proporrà sia una riga passiva per ogni voce di costo c/Ente a contabilizzazione separata, sia delle righe attive per le voci di contributi e ritenute c/Percipiente e c/Ente, per le quali si aprirà il debito in c/liquidazione, in attesa del successivo versamento (Fig. 23). Tutti i campi delle estensioni saranno derivati dal sistema: sia in base alle configurazioni definite, sia in base ai dati inseriti nella incarico (eventuale progetto, capitolo ecc.).
Figura 23
Si veda la tabella sottostante per i dettagli dei singoli campi.
Numero estensione | Numero progressivo assegnato dal sistema, non modificabile. |
Ammontare principale | Il valore è posto dal sistema, per l'estensione principale è pari all'ammontare imponibile della incarico aumentato degli eventuali contributi/ritenute a carico ente configurati a contabilizzazione cumulata |
Iva esigibile | Viene valorizzato dal sistema nel caso in cui il documento sia in ambito commerciale e sia prevista l'IVA (parcelle professionisti). |
Esercizio | Il sistema pone l'esercizio uguale all'anno di riferimento della testata dg e l'operatore non può modificarlo. |
Unità economica (UE) | Obbligatorio, modificabile dall'operatore. |
Voce Coge | Obbligatorio. Il sistema presenta le voci Coge compatibili con le informazioni inserite nella incarico (posizione, capitolo, voce di incarico). |
Voce Coge contropartita | Obbligatorio. |
Codice Siope | Obbligatorio. |
Data inizio | Obbligatorio, assegnato dal sistema ma modificabile e corrisponde alla data di inizio della incarico. |
Data fine | Obbligatorio, assegnato dal sistema ma modificabile e corrisponde alla data di fine della incarico. |
Stato | Obbligatorio, non modificabile. |
Flag escludi Coge | Il sistema lo pone a falso e l'operatore può porlo a vero. |
TAB COAN
Per inserire l'estensione Coge è necessario posizionarsi nel Tab COGE e cliccare sul pulsante oppure sul pulsante (Fig. 24).L'utente decide come operare in base alle necessità che si riscontrano in contabilità.
Figura 24
Il sistema presenterà una finestra intermedia in cui avvisa che le estensioni Coan sono state correttamente create, come mostrato in Fig. 25 . Per chiudere il pannello, si dovrà cliccare sul pulsante "OK".
Figura 25
Il sistema creerà le varie estensioni Coan in base alle voci indicate nelle estensioni Coge e ai dati analitici inseriti nella rata del contratto da cui si è creato il compenso, come mostrato in Fig. 26.
Figura 26
Si veda la tabella sottostante per i dettagli dei principali campi.
UA | Obbligatorio. Il sistema identifica la UA dell'estensione Coge associata al dettaglio dg selezionato: se questa UE è associata ad una sola UA, il sistema presenta questa UA e l'operatore non può modificarla; se questa UE è associate a n UA, il sistema presenta queste UA e l'operatore ne sceglie una. |
Tipo Dimensione Analitica | Facoltativo Facoltativo. Se configurata a sistema, rappresenta una ulteriore dimensione di analisi utile alla contabilità analitica. Il sistema permette che su diversi tipi di dimensione analitica si possa ripartire l'intero costo. |
Dimensione analitica | Obbligatorio. Presenta le voci di dettaglio che specificano il tipo dimensione analitica. |
Progetto | Il sistema presenta il progetto inserito nella testata dg, se già compilato. In ogni caso, può essere scelto ora. |
Unità lavoro | Il sistema presenta l'unità lavoro, se già scelta in testata. In ogni caso, può essere indicata ora. |
Salvare il documento digitando sul tasto SALVA posto in alto a sinistra.
Con la versione DG 22.48.00.00 è stato implementato un controllo informativo all'interno dei documenti gestionali nei seguenti casi:
- quando nelle estensioni coan viene utilizzato un progetto anagrafato nel nodo progetto con CUP, ma nelle estensioni coge non risulta presente alcun CUP.
- quando nelle estensioni coan viene utilizzato un progetto anagrafato nel nodo progetto con un determinato CUP, ma nelle estensioni coge risulta un CUP diverso da quello inserito nel nodo progetto.
Creazione scritture contabili
Inserite le coordinate contabili si possono creare le scritture Coge e Coan direttamente dal documento. Per farlo è necessario scegliere l'operazione 'Crea scritture: Coge Prima- Coan Normale' digitando sul tasto ESEGUI, (figura 27).
Figura 27
Il sistema richiederà eventualmente l'indicazione dell'anno di registrazione e dell'UE e UA da utilizzare nella scrittura e poi appariranno due pannelli, in cui il sistema comunicherà il numero della scrittura salvata (figura 28). Per uscire dal pannello sarà necessario digitare alternativamente sul tasto ok, o sul tasto CHIUDI FUNZIONE.
Figura 28
Create le due scritture contabili, è possibile creare l'ordinativo di pagamento per pagare il netto calcolato dal sistema al percipiente. Per la creazione dell'ordinativo si veda l'apposita scheda del manuale.
Report del DG
ALL'INTERNO DEL DG
Dal DG Incarico è possibile estrarre la stampa :
- Stampa Incarico: per la stampa dei dati relativi all'Incarico creato(fig. 29) .
Figura 29
- Stampa cedolino Incarico montanti: per la stampa dei dati relativi all' Incarico e l'indicazione dei montanti previdenziali e fiscali di quanto percepito nell'anno fino a quel momento da parte del percipiente(fig. 30) .
Figura 30
Scelta la tipologia di stampa che si vuole estrarre, e selezionato il formato di visualizzazione (Adobe PDF o Rich Text Format), è necessario cliccare sul pulsante 
Il sistema, quindi, mostrerà un pannello intermedio in cui l'operatore potrà decidere se visualizzare o annullare la visualizzazione della stampa selezionata.
NELLE FUNZIONI DI RICERCA DEL DG
Nelle funzioni di ricerca dell' incarico, dopo aver indicato gli opportuni criteri di ricerca è possibile estrarre la stampa (Fig. 31):
- Stampa elenco: per la stampa con i dati dell'incarico e con il dettaglio delle seguenti voci:
- Totale spese rimborsate
- Totale spese prepagate
- Totale somme imponibili
- Netto a pagare
- Costo totale
Figura 31