Per creare un nuovo documento di autorizzazione incarico è necessario seguire il seguente percorso: Documenti gestionali --> Accesso per cicli (figura 1).
Figura 1
Aprire la cartella Ciclo Incarichi e scegliere nella riga relativa all'Autorizzazione Incarico 'Crea Nuovo' (figura 2).
Figura 2
Dati di testata
Entrati nel documento i primi dati da compilare sono quelli relativi alla testata (figura 3); il dettaglio dei campi viene riportato nella tabella sottostante.
Figura 3
TAB TESTATA
ID DG | Assegnato dal sistema al salvataggio con il tasto APPLICA. |
Anno | Anno di riferimento del DG, derivato dal contesto. Obbligatorio. |
UO Origine | È l'unità organizzativa che origina il DG, derivata dal contesto. |
UO numerante | È l'unità organizzativa (solitamente una UO padre della UO_ORIGINE) che determina il numero di registrazione del documento. Campo assegnato dal sistema. |
Nr. registrazione | Progressivo assegnato dal sistema al salvataggio del DG, quando il documento assume stato "Completo". Presenta una numerazione alternativa del documento (specifica per ogni tipo di DG), secondo una logica selezionata in fase di configurazione, diversa dall'identificativo numerico progressivo assegnato dal sistema a tutti i DG. |
Data reg. | Campo obbligatorio. |
Stato | È lo stato corrente del documento rispetto alla sua macchina a stati predefinita valida per tutti i tipi di DG. Può assumere gli stati: BOZZA, COMPLETO, ANNULLATO. È un campo obbligatorio, assegnato dal sistema. All'atto della compilazione di un nuovo DG, il sistema assegna la lettera B (bozza); dopo aver completato e salvato il DG, il campo presenterà la lettera C (completo). |
Descrizione | Campo obbligatorio. Descrizione libera del documento. |
CUP | Codice Unico di Progetto a cui si riferisce il progetto, che caratterizza in maniera univoca ogni progetto di investimento pubblico. È un codice cumulativo che raggruppa più progetti di investimento pubblico. Tale attributo compare sia in testata che in dettaglio ed è un'informazione sempre derivata dal progetto. Non è mai modificabile dall'operatore. |
CIG | Codice identificativo gara: dato facoltativo per il caso di contratti pubblici per i quali la legge prevede l'identificazione della gara attraverso questo codice. |
Progetto | Progetto a cui si riferisce il documento. Campo non obbligatorio selezionabile da un elenco dei progetti catalogati nell'anagrafica progetti, filtrato in base all'UO corrente del documento. Se il documento si riferisce univocamente ad un progetto, è opportuno inserire già in testata quest'informazione. Altrimenti il progetto può essere associato ad un singolo dettaglio del documento, in tutto o in parte |
Unità di lavoro | Rappresenta un ulteriore dettaglio (Workpackage) relativo al progetto selezionato. L'elenco delle unità di lavoro, da cui selezionare quella relativa al progetto, deve essere filtrato sul progetto già selezionato. Non si può selezionare un'unità di lavoro se non è stato prima selezionato un progetto. |
Note | Note estese associate al documento. Campo non obbligatorio. |
Si precisa che gli attributi UO_ORIGINE e UO_NUMERANTE consentono di riferire il documento alla struttura organizzativa. Esiste una tabella di configurazione in cui sono definite le corrispondenze tra UO_ORIGINE ed UO_NUMERANTE per ANNO e TIPO DG. Non si prevede l'obbligatorietà delle associazioni: data una UO di origine, il tipo DG e l'anno del documento, il sistema valorizza l'UO numerante interrogando la tabella di associazione. Se non esiste corrispondenza nella tabella di configurazione (per quell'anno e tipo DG), si assume che la UO numerante coincida con la UO origine.
È prevista una funzione applicativa per la gestione di queste associazioni.
Dati del percipiente
Una volta compilata la testata, si deve richiamare l'etichetta posta a fianco, 'Percipiente' (Figura 4).
Questo Tab contiene i campi relativi al soggetto a cui è intestato il documento di autorizzazione incarico.
Figura 4
TAB PERCIPIENTE
Soggetto | Campo obbligatorio. |
Figura 5
Posizione | Campo obbligatorio. Si compone di due valori comparto e ruolo. Il comparto è sempre valorizzato con 1, codice corrispondente al comparto università. Il ruolo è diverso a seconda dell'inquadramento normativo della prestazione, che il soggetto deve eseguire. |
Figura 6
Indirizzo e modalità di pagamento | Indicato il percipiente, il sistema compila i dati relativi all'indirizzo con il domicilio fiscale presente in rubrica e le modalità di pagamento riportando la modalità definita di default nella rubrica. E' possibile modificare tali dati nel documento aprendo le rispettive tendine 'Indirizzo', 'Modalità di pagamento. Il sistema propone precompilato anche il campo tipo bollo, modificabile da parte dell'operatore. |
Dati per la richiesta di autorizzazione
Inseriti i dati del percipiente, si deve richiamare l'etichetta posta a fianco "Richiesta aut." e si apre la pagina riportata in figura 7.
Figura 7
| |
Costo Presunto | Campo di sistema. Viene valorizzato dopo che è stata effettuata la stima dei costi presunti. E' dato dalla somma tra le voci di imponibile e i contributi e ritenute carico ente. |
Lordo percipiente Presunto | Campo di sistema. Viene valorizzato dopo che è stata effettuata la stima dei costi presunti. E' dato dalla somma delle voci di imponibile. |
Data Inizio | Campo obbligatorio, indica la data di inizio dell'incarico. |
Data Fine | Campo obbligatorio, indica la data di fine dell'incarico. |
Regolamento | Campo obbligatorio. Il sistema propone il regolamento configurato come principale, modificabile da parte dell'operatore nel caso l'Ente abbia in vigore più regolamenti. |
Gruppo manuale | Campo facoltativo. Va attivato se il sistema non riesce a precompilare in automatico il campo gruppo. |
Gruppo | Campo valorizzato dal sistema in base alla posizione selezionata per il soggetto e alla durata dell' incarico. Indica il raggruppamento che si utilizza per controllare gli eventuali limiti fissati dal regolamento selezionato e per attribuire il corretto importo di diaria se prevista. |
Oggetto | Campo facoltativo. Indica una classificazione delle tipologie di incarico, utile ai fini statistici, l'operatore può scegliere un valore tra quelli proposti nella tendina. |
Campo di attività | Campo obbligatorio. Sul tipo DG incarico, il sistema presenta i valori ISTITUZIONALE, COMMERCIALE, o PROMISCUO e l'operatore ne sceglie uno. |
Sede di servizio | Campo obbligatorio. Indica la sede per la quale il percipiente eseguirà la prestazione. Per il personale strutturato verrà proposto un default (modificabile da parte dell'operatore), in base alle informazioni presenti nella procedura stipendi. |
Mezzo di trasporto | Campo facoltativo. Da valorizzare nel caso il percipiente debba utilizzare un mezzo straordinario. La tabella conterrà i tipi di mezzi di trasporto considerati straordinari per il regolamento dell'ente e può prevedere tra i mezzi straordinari ad esempio: USO AUTO NOLEGGIO- USO AUTO AMMINISTRAZIONE- USO AUTO PROPRIA. |
Trattamento dei dati personali | Si indica se il soggetto autorizza al trattamento dei dati personali |
Capitolo | Campo obbligatorio. Indica la tipologia di incarico a cui poi saranno collegate anche le relative voci di contabilità economica. |
Numero protocollo documento di nomina | Campo facoltativo. Indica l'eventuale protocollo del documento con cui il percipiente è stato nominato per l'incarico. |
Data protocollo documento di nomina | Campo facoltativo. Indica l'eventuale data del protocollo del documento con cui il percipiente è stato nominato per l'incarico. |
Relativamente al gruppo, nel caso il percipiente non abbia altri rapporti nel periodo indicato, e comparirà quindi il messaggio: Errore nel calcolo del gruppo, viene settato a NULL.
In questo caso per poter proseguire è necessario attivare il flag 'Gruppo Manuale' 
e a quel punto la tendina relativa al Gruppo sarà selezionabile, si potrà scegliere il gruppo a cui il soggetto deve essere parificato, come mostrato sotto. Scelto il gruppo si potrà proseguire nell'inserimento dell'autorizzazione incarico.
Si può utilizzare il gruppo manuale anche nel caso il percipiente debba essere parificato ad un gruppo diverso da quello proposto dal sistema.
Si precisa che il gruppo verrà ereditato in successive autorizzazioni Incarico fatte dallo stesso soggetto, nel medesimo periodo delle precedenti autorizzazioni Incarico, solo se è attiva la corretta configurazione in tabella GRUPPI POSIZIONI relativa all'inquadramento della persona e suo collegamento con il gruppo.
Dati per adempimenti
Inseriti i dati della richiesta, si deve passare al Tab 'Dati per adempimenti', in cui vanno inserite le informazioni necessarie per poter compilare correttamente gli adempimenti, in cui tale incarico dovrà essere comunicato (es. anagrafe delle prestazioni, UNIEMENS) in figura 8.
Figura 8
Tipo Contratto | Campo obbligatorio. La tabella indica una classificazione dei tipi contratto che può essere utile ai fini statistici, definisce inoltre quali tipi contratto vanno considerati ai fini dell'anagrafe delle prestazioni. |
| Struttura Afferenza | Campo obbligatorio. Indica la sede di afferenza del percipiente. Il sistema mostra l’elenco delle UO provenienza associate alla Uo origine del DG da poter scegliere; in caso il sistema estragga un’unica Uo, allora precompilerà il campo. |
| Fondo Finanziamento | Campo obbligatorio. Attualmente contiene i valori FFO, FUORIFFO, MISTO. A partire dalla versione 15.07.01.00 la tabella Fondo Finanziamento è diventata una tabella personalizzabile per ogni Ateneo. E' stata aggiunta la possibilità di associare al tipo finanziamento una voce CSA relativa al tipo di finanziamento da inserire ai fini della BDM. L'ateneo può decidere di associare ai valori presenti nella tabella 'fondo finanziamento' la voce BDM corretta. Le voci di CSA che permettono di indicare, ai fini della Banca Dati Dalia, se un contratto è stato finanziato da enti esterni o per fini di ricerca sono 2: 14097 - Attribuzione compensi u-gov BDM enti 14242 - Attribuzione compensi U-GOV BDM RICF Se si sceglie un tipo fondo finanziamento, per cui è stata opportunamenete configurata, su esplicita richiesta dell'Ateneo, l'informazione della voce BDM valorizzata, questa verrà inserita automaticamente nel pannello trattamento economico, al salvataggio del documento. In questo caso il sistema verificherà automaticamente che sia stato correttamente valorizzato il pannello ENTI FINANZIATORI. Chi fosse interessato ad implementare la nuova gestione, dovrà contattare il servizio di consulenza, in modo da poter attivare le configurazioni necessarie. In caso di mancata comunicazione, nessuna voce valida ai fini della BDM sarà più inserita in automatico dal sistema. |
Attività Economica | Campo necessario ai fini dell'anagrafe delle prestazioni. Il sistema lo richiederà come obbligatorio solo se il tipo contratto selezionato è valido ai fini dell'Anagrafe delle Prestazioni. |
Modalità di acquisizione | Campo necessario ai fini dell'anagrafe delle prestazioni. Il sistema lo richiederà come obbligatorio solo se il tipo contratto selezionato è valido ai fini dell'Anagrafe delle Prestazioni. |
Tipo Rapporto | Campo necessario ai fini dell'anagrafe delle prestazioni. Il sistema lo richiederà come obbligatorio solo se il tipo contratto selezionato è valido ai fini dell'Anagrafe delle Prestazioni. |
Tempo det./part-time o Docenze e Ricerca Scient | Campo necessario ai fini dell'anagrafe delle prestazioni. Deve essere selezionato solo se il percipiente è un dipendente pubblico di altra Amministrazione che dichiari di essere assunto a tempo determinato o part-time (inferiore al 50%), o nei casi di contratti di ricerca scientifica, o di docenza affidati a dipendenti di altre pubbliche amministrazioni, che si vogliano comunicare all'anagrafe delle prestazioni nella sezione 'Consulenti'. Tale campo ora sarà abilitato solo nel caso in cui sia stato valorizzato l'Ente di Appartenenza e questo sia un ente pubblico. Nel caso si attivi il flag "Tempo det./PART-time/Docenze e Ricerca Scient.", allora il sistema NON richiederà la compilazione dei campi num autorazzazione ente appartenenza e data autorizzazione/conferimento, non dovendo tale documento essere comunicato all'ente di appartenenza che per questi casi non deve dare autorizzazione. |
| Relazione di accompagnamento | Campo necessario ai fini dell'Anagrafe delle Prestazioni. Va indicata la relazione d'accompagnamento legata all'incarico autorizzato/conferito al percipiente dal suo Ente di appartenenza, per poter svolgere l'incarico presso l'Ateneo. |
| Data estrazione anagrafe | Campo necessario ai fini dell'Anagrafe delle Prestazioni. Campo compilato da CSA, quando il contratto viene incluso nell'estrazione periodica del file da caricare sulla piattaforma PERLA PA ai fini dell'Anagrafe delle Prestazioni. Non è mai modificabile dall'operatore. |
N° Autorizzazione ente Appartenenza | Campo facoltativo. E' il n. dell'autorizzazione data al percipiente dal suo ente di appartenenza, per poter svolgere l'incarico presso l'Ateneo |
Data Autorizz./Conferimento | Campo facoltativo. E' la data dell'autorizzazione/conferimento dell'incarico dato al percipiente dal suo Ente di appartenenza, per poter svolgere l'incarico presso l'Ateneo. |
Ente Appartenenza | Campo facoltativo. Indica l'eventuale Ente di appartenenza del soggetto. Deve essere compilato qualora il contratto sia stipulato con un dipendente pubblico di altro Ente, in modo da poter poi inviare all'Ente la certificazione relativa agli incarichi corrisposti. Tale Ente deve essere presente nella Rubrica comune. Si può inserire sia indicando direttamente il codice, sia ricercandolo con l'apposita funzione di ricerca |
Attività INPS | Campo richiesto dall'INPS nell'UNIEMENS. Il sistema lo richiederà come obbligatorio solo per il ruolo CC. |
| Altra copertura prev. | Campo richiesto dall'INPS nell'UNIEMENS. Il sistema lo richiederà come obbligatorio solo se nelle voci di trattamento è prevista l'applicazione della contribuzione INPS ad aliquota ridotta perché il percipiente è già iscritto ad altra forma previdenziale (voce 01439). |
| Pat Inail | Campo obbligatorio, da compilare qualora la posizione inserita preveda l'INAIL (ruolo CC). Indica la posizione assicurativa territoriale a cui è collegata la tipologia di rischio in cui rientra la prestazione oggetto dell'incarico. Per selezionare la corretta PAT INAIL è necessario attivare la funzione di ricerca digitando sul pulsante NB: Rispetto al contratto al personale nell'autorizzazione incarico non si conosce con esattezza né il periodo di competenza preciso in cui il percipiente opererà, né soprattutto quale sarà l'importo lordo reale da erogargli (informazioni che si conosceranno solo man mano che gli si liquideranno i singoli incarichi). In assenza di queste informazioni il sistema non è in grado di effettuare i calcoli INAIL nell'autorizzazione incarico.
La voce 04478 (Imponibile Teorico Automatico INAIL) per innescare il calcolo della contribuzione assistenziale, infatti, sarà inserita automaticamente dal sistema in sede di Dg Incarico, se per il ruolo del percipiente rileva l'INAIL. |
Dati Trasparenza
Qualora il Documento Gestionale contenga dati che devono essere pubblicati per adempiere agli obblighi di trasparenza, è necessario compilare il Tab Dati Trasparenza (Fig. 9).
La compilazione dei dati relativi la trasparenza sarà richiesta obbligatoriamente dal sistema, se il tipo di contratto selezionato nel documento è uno di quelli per cui l'Ente prevede la pubblicazione sul portale d'Ateneo.
Posizionandosi nel Tab Dati Trasparenza e cliccando sul pulsante 
, il sistema predisporrà una serie di campi in cui inserire le informazioni necessarie (Fig. 9). Analogamente, per eliminare completamente le informazioni inserite, sarà necessario cliccare sul pulsante 
.
Figura 9
Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Trasparenza.
Codice | Campo obbligatorio. Va indicato il responsabile del procedimento amministrativo, da ricercare nella Rubrica, attivando la funzione di ricerca |
Ufficio | Campo obbligatorio. Va indicato l'ufficio responsabile del procedimento amministrativo. |
Norma/Titolo attribuzione | Campo obbligatorio. Va indicato la norma o il titolo in base a quale è stato attribuito l'incarico o la fornitura. |
Modalità di individuazione | Campo obbligatorio. Va indicata la modalità di selezione. Tale informazione è selezionabile da un elenco, personalizzabile per ogni ente. |
Sussidi/sovvenzioni | Campo facoltativo. Va attivato il flag quando il documento si riferisce ad un provvedimento di ausilio finanziario consistente in sovvenzioni, contributi, sussidi e attribuzioni di vantaggi economici a favore del percipiente, secondo quanto previsto dall'art.26 del Dlgs 33/2013 |
Gara/appalti | Campo facoltativo. Va attivato il flag quando il documento si riferisce ad una gara o appalto e si vogliano estrarre le informazioni secondo quanto previsto all'art 37 del Dlgs 33/2013. Nel caso tale flag venga attivato, il sistema richiederà di compilare obbligatoriamente la sezione sottostante denominata "Elenco operatori invitati" |
Motivazione variazione | Campo facoltativo. Da utilizzare nel caso in cui intervengano modifiche al documento, successive alla sua pubblicazione, per pubblicare la motivazione delle modifiche stesse. |
Note | Campo facoltativo. E' un ulteriore campo descrittivo da utilizzare nel caso il campo descrizione ed il campo note della testata del DG, non contengano la descrizione che si vuole venga pubblicata sul portale e si voglia quindi inserire una descrizione alternativa specifica per la pubblicazione. |
Date posticipate | Campo facoltativo. Tale campo va attivato nel caso la data inizio e/o fine lavori differiscano dalla data inizio e fine competenza indicate nell'autorizzazione incarico. |
Data effettiva inizio lavori | Campo facoltativo. Il campo si abilita solo se si attiva il flag 'Date posticipate'. |
Data effettiva fine lavori | Campo facoltativo. Il campo si abilita solo se si attiva il flag 'Date posticipate'. |
Nel caso si attivi il flag 'Gara/appalti', il sistema richiederà di compilare obbligatoriamente la sezione denominata "Elenco operatori invitati", si dovrà digitare sul tasto nuovo dettaglio e si dovranno compilare i relativi campi (Figura 10).
Si dovrà inserire una riga di dettaglio per ogni operatore invitato alla gara/appalto.
Figura 10
Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Elenco operatori invitati.
Operatore | Campo facoltativo. Se l'operatore è presente in rubrica Ugov, si potrà ricercare ed inserire, in questo caso il sistema precompilerà i 3 campi successivi: nome esteso, codice fiscale e Partita IVA |
Nome esteso | Campo obbligatorio. Vanno indicati: Cognome, nome e/o ragione sociale del soggetto invitato: se il soggetto non è presente in rubrica Ugov si indicherà direttamente la denominazione del soggetto, senza doverlo necessariamente inserire in rubrica |
Codice Fiscale | Campo obbligatorio. Precompilato dal sistema se il soggetto è presente in rubrica di Ugov. |
Partita IVA | Campo obbligatorio. Precompilato dal sistema se il soggetto è presente in rubrica di Ugov. |
Codice fiscale estero | Campo facoltativo da valorizzare se l'operatore invitato non risiede in Italia. Precompilato dal sistema se il soggetto è presente in rubrica di Ugov |
Raggruppamento temporaneo di Impresa (RTI) | Campo facoltativo. Indica se l'operatore fa parte di un raggruppamento di impresa. |
Ruolo RTI | Campo facoltativo. Indica il ruolo dell'operatore all'interno del RTI e può assumere i valori: mandante, mandatario, associata, capogruppo, consorziata |
Codice Raggruppamento | Campo facoltativo. Indica il codice raggruppamento da valorizzare manualmente, serve per differenziare i vari raggruppamenti, nel caso ad una gara/appalto partecipino diversi raggruppamenti temporanei di impresa. |
Aggiudicatario | Campo facoltativo. Indica se l'operatore invitato si è aggiudicato la gara/appalto. |
E' inoltre possibile allegare i documenti relativi a: progetto selezionato, curriculum del soggetto incaricato, contratto e capitolato della prestazione, fornitura o servizio.
Per allegare questi documenti occorrerà aprire il Tab Allegati (Fig. 11) e cliccare su 
.
Figura 11
Il sistema presenterà un pannello intermedio in cui l'operatore potrà selezionare la tipologia del documento che vuole allegare, ed il cui caricamento deve essere confermato cliccando sul pulsante "Upload" (Fig. 12).
Figura 12
Tale operazione dovrà essere effettuata tante volte quanti sono i documenti da allegare. Terminata tale operazione, per chiudere il pannello sarà necessario cliccare sul pulsante "Chiudi" posto in alto a sinistra.
Dati Trattamento economico
Inseriti i dati relativi alla trasparenza, occorre richiamare il Tab Trattamento Economico (Fig. 13).
In questo Tab vanno inserite le voci di compenso e/o di rimborso spese e di trattamento previdenziale/fiscale che permetteranno il corretto calcolo del costo presunto dell'autorizzazione incarico.
Figura 13
La voce di compenso è quella che definisce la tipologia della prestazione.
Per inserire una voce è necessario innanzitutto cliccare sul pulsante 
. Il sistema creerà una nuova riga di dettaglio e l'operatore dovrà attivare la ricerca, tramite l'utilizzo della funzione di ricerca 
posta sulla destra del campo "Voce".
Nel pannello di ricerca il sistema presenta l'elenco delle voci di compenso e di trattamento coerenti con la posizione indicata nel Tab Percipiente, come mostrato in Fig. 14.
Figura 14
Per assegnare una voce al documento, si deve digitare su uno qualunque dei campi relativi alla riga individuata.
Si sottolinea che è possibile inserire più voci di compenso, per poter gestire il caso in cui al soggetto si liquidino sia compensi che rimborsi spese (Figura 13)
Inserita la voce di compenso, per inserire ulteriori voci occorrerà digitare nuovamente sul pulsante "Nuovo Dettaglio".
E' possibile, inoltre, cancellare una Voce erroneamente inserita o duplicarla, tramite gli appositi pulsanti 
e 
, posti in corrispondenza di ciascuna riga di dettaglio.
Nel Tab Trattamento Economico il sistema presenterà precompilate le eventuali voci di trattamento previdenziale/fiscale, inserite per quel percipiente nella Scheda dei dati fiscali e previdenziali, che siano compatibili con la posizione del percipiente selezionata nel contratto. Tali voci non sono mai modificabili (all'interno della gestione del DG) da parte dell'operatore. Infatti, nel caso in cui, dopo la creazione del contratto, dovesse nascere la necessità di apportare modifiche/integrazioni alle informazioni inserite nella Scheda dati fiscali e previdenziali, per aggiornare le voci di trattamento economico nel contratto occorrerà digitare sul pulsante 
.
Nell'esempio riportato in Fig. 13, il sistema ha recuperato dalla scheda dati fiscali del percipiente la voce che permetterà di applicare l'aliquota INPS da gestione separata in misura ridotta (01439).
Dati relativi all'IVA
Nel caso in cui si stia inserendo un'autorizzazione incarico ad un lavoratore autonomo abituale (Ruolo PR) in attività commerciale, sarà necessario compilare anche il Tab Iva, in cui inserire i dati relativi all' IVA, che saranno poi ereditati negli incarichi creati dall'autorizzazione incarico (Fig. 22).
Figura 22
Posizionandosi nel Tab Iva e cliccando sul pulsante 
, il sistema predisporrà una serie di campi in cui inserire le informazioni necessarie (Fig. 23). Analogamente, per eliminare completamente le informazioni inserite, sarà necessario cliccare sul pulsante 
.
Figura 23
Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Iva.
Unità economica (UE) | Campo obbligatorio, modificabile dall'operatore. |
Tipo operazione IVA | Campo obbligatorio. Il sistema propone di default "Acquisto com.le da soggetto residente", da selezionare tramite il menù a tendina, e da modificare solo nel caso in cui la parcella per cui si sta creando il compenso sia stata emessa da un PR non residente in Italia. |
Sezionale Iva | Campo obbligatorio. Il sistema presenta i sezionali che per l'esercizio dell'estensione Iva sono associati alla UE selezionata e sono compatibili con il tipo operazione Iva selezionata. In particolare il sistema presenta i sezionali che hanno il tipo attivo passivo, il campo attività e il flag attivo uguali a quelli del tipo operazione Iva selezionato. |
Dati relativi agli eventuali Enti finanziatori
La valorizzazione dei campi è obbligatoria a seconda delle configurazioni richieste dall'Ateneo. In base al tipo fondo finanziamento indicato potrà essere richiesta la compilazione dell'ente finanziatore. (Fig.24)
Figura 24
Qualora l'autorizzazione incarico sia stata finanziata in tutto, o in parte, da soggetti terzi, è possibile compilare il Tab Enti Finanziatori contenente le informazioni relative agli eventuali enti esterni che hanno, in tutto, o in parte, finanziato tale incarico, con la possibilità di indicare anche l'importo finanziato e/o la % di finanziamento.
Nel caso si voglia indicare nella banca dati MIUR (BDM) che l'incarico è finanziato in tutto o in parte da soggetti terzi, in tale pannello deve essere compilato l'ente/i che finanzia l'incarico (l'ente deve essere presente nella rubrica Ugov) e la percentuale di finanziamento.
Valorizzando il pannello enti finanziatori, al salvataggio, il sistema inserirà nel pannello trattamento economico la voce 14097: 'Attribuzione compensi u-gov BDM enti', o la voce 14242 - Attribuzione compensi U-GOV BDM RICF che permetterà di avere la corretta informazione per la BDM.
L'ente finanziatore verrà precompilato dal sistema, nel caso nel pannello testata del contratto si sia indicato un progetto, che abbia valorizzato nella sua anagrafica uno o più enti finanziatori.
Completamento del DG autorizzazione incarico
Dopo l'inserimento delle voci nel trattamento economico, è possibile cliccare su 
(figura 25) per completare il documento di autorizzazione incarico.
Figura 25
Completato il documento, il sistema attribuisce il numero di registrazione progressivo per quella Unità Organizzativa e anno per quel tipo documento, e lo stato del documento passa da 'Bozza' a 'Completo', come mostrato in figura 25B.
L'autorizzazione incarico al completamento passa negli stati Applicativi, in stato Aperto. Fino a che l'autorizzazione incarico è in stato Aperto sarà sempre possibile creare da questa un incarico per un periodo di competenza compreso nella durata dell'autorizzazione.
Figura 25B
Al completamento il sistema calcola la stima dei costi dell'autorizzazione incarico, per poter opportunamente impegnare il budget. Si tratta di una stima dei costi, perché i conteggi sono fatti considerando la normativa e le informazioni note al momento della creazione dell'autorizzazione incarico.
Tali informazioni potranno variare quando si andrà successivamente a calcolare l'incarico o gli incarichi. I dati della stima saranno salvati dal sistema in automatico nel Tab Voci Calcolate come mostrato in Fig. 26 e nel tab Richiesta Autoriz. Fig. 27.
Figura 26
Figura 27
Dopo avere completato il documento, nel caso si modifichino dei dati nel trattamento economico, sarà necessarior ricalcolare le voci e quindi ristimare i costi dell'autorizzazione incarico. Per ricalcolare i costi stimati, dopo aver salvato le modifiche apportate al documento, occorre cliccare sul pulsante STIMA COSTI , come mostrato in Fig. 27B.
Fig. 27B
Inserimento coordinate contabili per l'accantonamento del budget
Per poter fare la scrittura anticipata di COAN, al fine di accantonare il budget direttamente dall'autorizzazione incarico, sarà necessario inserire le coordinate contabili (estensioni).
Il sistema richiederà di compilare sia le informazioni di Coge che di Coan.
In Coge l'autorizzazione incarico non genera alcuna registrazione vera e propria, perché quest'ultima avverrà, nella fase successiva di creazione della incarico, dopo l'inserimento della richiesta di rimborso da parte del percipiente.
L'inserimento dei dati contabili in questo documento (Autorizzazione) ha quindi valore informativo ed è propedeutico alle successive registrazioni in Coan.
In Coan si genera una scrittura Anticipata che serve ad attivare preventivamente un impegno di budget sulla base del costo presunto calcolato. Infatti, la contabilizzazione dell'autorizzazione incarico decurta la disponibilità di budget dell'unità analitica con la registrazione di una scrittura Anticipata, mediante la quale viene effettuato un controllo preventivo vincolante sull'eventuale disponibilità di fondi o sul progetto cui l'autorizzazione incarico farà riferimento.
Le voci Coan sono recepite in base alle voci Coge e normalmente coincidono con le voci di costo - ricavo di esercizio e pluriennali del piano dei conti Coge.
TAB COGE
Ci si deve posizionare nel TAB COGE, cliccare su Modifica e generare le estensioni COGE cliccando sull'apposito tasto 
(Figura 28).
Figura 28
Il sistema creerà la riga di estensione principale pari al costo presunto dell'autorizzazione incarico, reperendo la corretta voce coge dal capitolo indicato nel Tab Richiesta Autor., come mostrato in Figura 29
Figura 29
Si veda la tabella sottostante per i dettagli dei singoli campi.
Numero estensione | Numero progressivo assegnato dal sistema, non modificabile. |
Ammontare principale | Il valore è posto dal sistema, per l'estensione principale è pari all'ammontare del costo presunto dell'autorizzazione incarico. |
Iva Detraibile | Viene valorizzato dal sistema nel caso in cui il documento sia in ambito commerciale e sia prevista l'IVA (missioni in attività commerciale) |
Esercizio | Il sistema pone l'esercizio uguale all'anno di riferimento della testata DG e l'operatore non può modificarlo. |
Unità economica (UE) | Obbligatorio, modificabile dall'operatore. |
Voce Coge | Obbligatorio. Il sistema presenta le voci Coge compatibili con le informazioni inserite nella incarico (posizione, capitolo). |
Voce Coge contropartita | Obbligatorio. |
Codice Siope | Obbligatorio. |
Data inizio | Obbligatorio, assegnato dal sistema ma modificabile e corrisponde alla data di inizio dell'incarico. |
Data fine | Obbligatorio, assegnato dal sistema ma modificabile e corrisponde alla data di fine della incarico. |
Stato | Obbligatorio, non modificabile. |
TAB COAN
Per inserire l'estensione COAN è necessario digitare sul pulsante CREA ESTENSIONI presente all'interno del TAB COAN.
Figura 30
Il sistema presenterà una finestra apposita per la compilazione dei dati COAN, in cui sarà necessario indicare: l'UA e la dimensione analitica. Inserite le informazioni necessarie si dovrà digitare sul tasto APPLICA (Figura 31).
Figura 31
La procedura creerà le varie estensioni COAN, in base alle voci scelte nell'estensione COGE, (Figura 32).
Figura 32
Si veda la tabella sottostante per i dettagli dei singoli campi.
Nr. Estensione | Numero progressivo, non modificabile, assegnato dal sistema in questo modo: il sistema valorizza il primo contatore con il progressivo del dettaglio e il secondo contatore con il progressivo della scomposizione Coan di dettaglio. |
Attivo/Passivo | Il valore è posto dal sistema. Assume sempre valore Passivo, a meno che non vi sia un valore a recupero. |
Percentuale | Il valore è posto dal sistema. |
Ammontare | Campo obbligatorio. |
Esercizio | Il sistema pone l'esercizio uguale all'anno di riferimento del Tab Testata. Campo non modificabile dall'operatore. |
UA Budget | Campo obbligatorio, non modificabile. Il sistema naviga la struttura analitica e inserisce la UA di budget associata alla UE di riferimento. |
UA | Campo obbligatorio. Il sistema identifica la UA dell'estensione Coge associata al dettaglio DG selezionato: se questa UE è associata ad una sola UA, il sistema presenta questa UA e l'operatore non può modificarla; se questa UE è associate a n UA, il sistema presenta queste UA e l'operatore ne sceglie una, tramite la funzione di ricerca |
Voce Coan | Campo obbligatorio, valorizzato dal sistema, in base alle scelte di configurazione effettuate dall'Ateneo. |
Voce riclassificato | Campo da compilare obbligatoriamente solo qualora l'Ateneo abbia deciso di attivare tale parametro. È un valore che si riferisce alla riclassificazione del Piano dei conti Coan. |
Tipo Dimensione Analitica | Campo facoltativo. Se configurata a sistema, rappresenta una ulteriore dimensione di analisi utile alla contabilità analitica. Il sistema permette che su diversi tipi di dimensione analitica si possa ripartire l'intero costo. |
Dimensione analitica | Campo obbligatorio. Presenta le voci di dettaglio che specificano il "Tipo dimensione analitica". |
Progetto | Campo facoltativo, derivato dal sistema dal progetto eventualmente indicato nel Tab Rata e modificabile da parte dell'operatore. In ogni caso, può essere inserito in questo momento, tramite la funzione di ricerca |
Unità lavoro | Campo facoltativo, derivato dal sistema dall'unità di lavoro eventualmente indicata nel Tab Rata e modificabile da parte dell'operatore. In ogni caso, può essere inserita in questo momento, tramite la funzione di ricerca |
Descrizione | Campo facoltativo. Descrizione associata alla rata del contratto per la quale si sta creando l'estensione contabile. |
Data Inizio | Campo obbligatorio, assegnato dal sistema. Corrisponde alla data di inizio della rata di cui si stanno inserendo le estensioni contabili. |
Data Fine | Campo obbligatorio, assegnato dal sistema. Corrisponde alla data di fine della rata di cui si stanno inserendo le estensioni contabili. |
Tipo | Campo facoltativo. Tale campo va valorizzato qualora si debbano associare al contratto delle scritture predecessore. |
Scrittura predecessore | Campo facoltativo. Tale campo va valorizzato qualora si debbano associare al contratto delle scritture predecessore. |
Stato | Campo obbligatorio, non modificabile. Il sistema propone lo stato Non Contabilizzato. Nel momento in cui si effettuerà la contabilizzazione Coan del DG, lo stato varierà in Contabilizzato. |
Infine sarà necessario salvare le estensioni COGE-COAN con il tasto SALVA.
Con la versione DG 22.48.00.00 è stato implementato un controllo informativo all'interno dei documenti gestionali nei seguenti casi:
- quando nelle estensioni coan viene utilizzato un progetto anagrafato nel nodo progetto con CUP, ma nelle estensioni coge non risulta presente alcun CUP.
- quando nelle estensioni coan viene utilizzato un progetto anagrafato nel nodo progetto con un determinato CUP, ma nelle estensioni coge risulta un CUP diverso da quello inserito nel nodo progetto.
Creazione scrittura anticipata per l'accantonamento del budget
Inserite le coordinate contabili si può creare la scrittura anticipata di Coan direttamente dal documento, in modo da impegnare il budget per il costo presunto dell'autorizzazione incarico. Per farlo è necessario scegliere l'operazione 'Crea scrittura Coan Anticipata per DG' digitando sul tasto ESEGUI, (figura 33).
Figura 33
Il sistema richiederà eventualmente l'indicazione dell'anno di registrazione e dell'UA da utilizzare nella scrittura e presenterà un pannello intermedio, in cui si potrà scegliere se fare la registrazione con visore (visualizzando prima i dati della scrittura che il sistema salverebbe) o senza.
In questo pannello si deve attivare il flag nella riga relativa all'autorizzazione e poi digitare sul tasto PROPONI SELEZIONATI (figura 34).
Figura 34
Nella parte bassa del pannello, verrà riportata la riga dell'autorizzazione incarico e si potrà procedere digitando sul tasto CONTABILIZZA (fig. 35)
Figura 35
Se si è scelto di fare la scrittura senza visore, il sistema comunicherà il numero della scrittura salvate; se invece si è scelto di farla con visore, apparirà prima un pannello in cui sarà mostrata la scrittura che verrà salvata e per salvarla sarà necessario digitare su PROCEDI CONTABILIZZAZIONE.
Negli stati applicativi a questo punto comparirà la descrizione "Contabilizzata Coan" (come mostrato in figura 36).
Figura 36
Chiusura incarico
Nell'autorizzazione incarico non essendo previste rate, o altre informazioni specifiche relative ai pagamenti, visto che non si conoscono al momento della definizione dell'autorizzazione incarico, il sistema non può mai sapere in automatico quando tale autorizzazione sia da considerarsi chiusa, perché si è concluso il rapporto con il percipiente e non si hanno ulteriori pagamenti da liquidargli, dovrà quindi essere l'operatore a dare questa informazione, attraverso l'operazione di chiusura.
Per farlo è necessario scegliere l'operazione 'Chiudi' digitando sul tasto ESEGUI, come mostrato in figura 37.
Figura 37
Una volta eseguita l'operazione 'Chiudi', lo stato dell'autorizzazione incarico passerà da Aperto a Chiuso (come mostrato in figura 38) e da tale autorizzazione non sarà più possibile creare degli incarichi.
Figura 38
Nel caso la chiusura dell'autorizzazione incarico sia stata fatta per errore, è possibile riaprire l'autorizzazione incarico scegliendo l'operazione 'Riapri' digitando sul tasto ESEGUI.
Per liberare i fondi occorre aprire la barra delle operazioni ed eseguire la funzione: "Crea scrittura anticipata di rettifica" (fig. 39)
Figura 39
La funzione "Cancella Associazioni Scr Coan Anticipata" (fig 40) consente di cancellare l'associazione tra documento e scrittura coan anticipata.
Figura 40
L'uso di questa funzione consente di decontabilizzare il documento senza cancellare/annullare la relativa scrittura coan anticipata.
Così facendo, la scrittura COAN anticipata diventerà una scrittura COAN di tipo 'libero' e potrà essere gestita in 2 modi alternativi:
- se è una scrittura generata originariamente nell'esercizio corrente, è possible cancellarla o modificarla nell'importo;
- se invece è una scrittura che deriva da riporti da esercizi precedenti si può utiizzare l'apposita funzione di rettifica: Contabilità analitica » Registrazioni » Rettifica scrittura anticipata di riporto.
Tab documentale
L’estensione ‘Documentale’ presenta i dati protocollari (numero e data protocollo) del documento (Figura 41).
La valorizzazione di tali campi è fondamentale per il corretto funzionamento della fatturazione elettronica e per l'adempimento della PCC.
Figura 41
La valorizzazione degli attributi è diversa se nella configurazione è presente l’integrazione con il sistema documentale Titulus o meno.
In caso l'ateneo utilizzi Titulus tale pannello verrà valorizzato utilizzando le funzioni per ricercare il protocollo associabile.
Dove l'ateneo abbia un altro sistema documentale tali campi saranno da valorizzare a cura dell'utente.
Incarico a rettifica
Può accadere che si renda necessario rettificare un incarico pagato ad un percipiente sbagliato oppure con valori non dovuti.
Se l'incarico è già stato pagato dalla banca e/o è già stato incluso in un adempimento, allora in U-GOV non potrà essere effettuata alcuna modifica a quell'incarico.
In questi casi sarà sempre necessario creare un Incarico a rettifica per sistemare l'errore commesso.
E' possibile, a partire dal DG Autorizzazione Incarico, gestire la creazione di un incarico con voci ad importo negativo. Tale funzionalità è attivabile direttamente dall'autorizzazione incarico tramite il pulsante 'incarico a rettifica' (figura 42)
Figura 42
Dopoa vere cliccato sul pulsante 'incarico a rettifica' il sistema presenterà un pannello intermedio in cui l'operatore potrà selezionare l'anno e l'UO in cui deve essere creato l'incarico.
Nel pannello verrà proposto dal sistema l'anno, che corrisponde all'esercizio corrente, retrodatabile da parte dell'utente, il quale potrà quindi inserire un anno precedente a quello proposto, ma mai un anno futuro.
Si dovranno poi valorizzare i campi: data inizio e data fine. La data inizio e la data fine corrispondono alla data inizio e fine dell'incarico che occorre rettificare. (figura 43)
Figura 43
Cliccando su "Ok", il sistema controlla che le date inizio e fine indicate, siano comprese nel periodo di competenza dell'autorizzazione incarico e creerà un DG Incarico, non relazionato all'autorizzazione Incarico (fig. 44), ricercabile tramite la funzione di ricerca dei DG Incarichi.
Figura 44
La descrizione del DG Incarico sarà "Rettifica aut. incarico n. xx del gg/mm/aa" – Descrizione dell' Aut. Incarico".
Il sistema creerà l'incarico a rettifica in stato BOZZA e recupererà dall'autorizzazione incarico le relative informazioni nei TAB testata, percipiente e incarico.
L'operatore dovrà inserire le spese o le voci di trattamento economico da rettificare/integrare nelle relative estensioni.
Le voci possono avere sia segno positivo, che segno negativo, a seconda del tipo di rettifica che si debba operare.
Completato il documento ed effettuato il calcolo dell'incarico a rettifica, la creazione delle estensioni contabili seguirà le regole di creazione di un normale DG incarico
Se l'incarico da rettificare era calcolato con conguaglio, il sistema al momento del calcolo propone in automatico l'opzione per applicare il conguaglio (Figura 45)
Figura 45
Incarico voci variabili
Analogametne a quanto avviente nel contratto a personale, anche nell'autorizzazione incarico è possibile creare un incarico di sole voci variabili, qualora sia necessario recuperare delle voci variabili in stato "X", create da CSA (ad esempio voci di assistenza fiscale).
Tale funzionalità è attivabile direttamente dall'autorizzazione incarico tramite il pulsante ' INCARICO VOCI VAR.' solo se esiste per il percipiente almeno una voce variabile in stato "X" e il percipiente non ha posizioni aperte per ruoli strutturati alla data inizio dell'autorizzazione incarico.
Figura 46
Cliccando su "Incarico voci var", il sistema aprirà un pannello intermedio (Fig. 47) in cui l'utente potrà selezionare le voci in stato "X" per quel percipiente, da agganciare all'incarico voci var. ed indicare l'anno in cui deve essere creato l'incarico voci var.
Nel pannello verrà proposto dal sistema l'anno, che corrisponde all'esercizio corrente, retrodatabile da parte dell'utente, il quale potrà quindi inserire un anno precedente a quello proposto, ma mai un anno futuro.
Figura 47
Dopo avere selezionato le voci variabili interessate e avere Cliccando su "Ok", il sistema creerà un DG INCARICO in stato "Completo", non relazionato al contratto (Fig. 48), ricercabile tramite la funzione di ricerca dei DG Compenso.
Figura 48
La descrizione del DG Incarico sarà "Recupero voci variabili aut. inc n. xx del gg/mm/aa" – Descrizione dell'autorizzazione incarico".
Per liquidare le voci, sarà necessario calcolare il documento. La creazione delle estensioni contabili seguirà le regole di un normale incarico.