WORKFLOW DEL PROGETTO FORMATIVO

  • La candidatura ad una opportunità di stage viene confermata, oppure viene scelto uno studente dalla funzione di Avvio stage diretto.
  • Il progetto formativo nasce in stato DC (da compilare) e può essere compilato dall’azienda, oppure dall’operatore di ateneo da backoffice.
  • Il progetto formativo compilato definitivamente (‘Salva e invia’ da parte dell’azienda, oppure scelta esplicita da backoffice) è in stato C (compilato) e deve essere accettato da azienda, ateneo e studente tirocinante, secondo la configurazione.
  • L’operatore di backoffice completa i dati di sua competenza per il progetto formativo (anche nel caso in cui i contenuti principali siano stati compilati dall’azienda), ed in particolare la ‘Tipologia di esperienza stage’, con le conseguenti impostazioni per i questionari, ed il layout di stampa (senza questa informazione sarà impossibile per studente e azienda stampare il documento di progetto formativo).
  • L’azienda accetta il progetto formativo implicitamente se è stato l’utente aziendale a compilarlo ed inviarlo all’Ateneo, esplicitamente con il pulsante ‘Accetta’ se è stato compilato da backoffice. Il sistema memorizza la data di accettazione.
  • Lo studente accetta il progetto formativo con il pulsante ‘Accetta’.
  • Lo studente, se ne ha le caratteristiche, richiede il riconoscimento dei crediti tramite apposito pulsante sulla pagina del progetto.
  • L’operatore di backoffice avvia effettivamente lo stage con il pulsante ‘Avvia domanda’ dalla maschera ‘Domanda di stage e progetti formativi’
  • Azienda, studente e ateneo possono inserire ed eventualmente approvare le richieste di azione sui periodi secondo quanto configurato dall’ateneo
  • Azienda, studente e ateneo possono caricare allegati e visionare quelli caricati dagli altri utenti
  • Quando il periodo temporale corrisponde a quanto impostato per i questionari, studente e tutor compilano i questionari di valutazione dell’esperienza di stage
  • L’operatore di backoffice può esplicitamente modificare lo stato della domanda di stage a CHIUSA dopo il termine dello stage



COMPILAZIONE DEL PROGETTO FORMATIVO: lato azienda frontoffice

I miei stagisti

L’utente aziendale vedrà nella sua pagina ‘I miei stagisti’ una riga per ogni candidatura in stato: CONFERMATA, AVVIATA o CHIUSA, di studenti a opportunità di tipo Stage su cui ha diritto di accesso.


Anche il docente può accedere alla pagina se risulta impostato a 1 il parametro di configurazione TIST_DOC_ABIL_FUNZ_AZI.

Tale accesso è limitato alla gestione del registro presenze, delle proroghe e sospensioni, del progetto formativo e dei questionari.

Il progetto formativo, al momento, è disponibile in sola visualizzazione.


Qualora il numero di stage sia elevato [valore di soglia configurabile tramite parametro di configurazione TIST_WPFAZI_MAX_STAGE], il sistema automaticamente presenta un form per la ricerca, in modo da filtrare i dati ai quali si è interessati ed evitare, ad ogni accesso alla pagina, di ricaricare tutti gli stage presenti.


Il form di ricerca è in linea con quelli già presenti per la ricerca aziende/opportunità ed è configurabile dal template WPFAZI. A seconda della valorizzazione del parametro TIST_WPFAZI_FORCE_FILTER, il sistema mostra una parte dei risultati, invitando l'utente a raffinare la ricerca.


 

I semafori in questa area indicano l’utente da cui sono attese delle azioni:

Semaforo giallo indica che l’utente è in attesa di azioni da parte di altri utenti.

Semaforo rosso indica che l’utente deve compiere un’azione per portare avanti il processo.

Semaforo verde indica che non ci sono operazioni in sospeso.

Semaforo grigio indica che non ci sono questionari da compilare.


L’opportunità è indicata – includendo anche il link all’opportunità stessa – solo nel caso in cui  NON vi sia una opportunità fittizia.


 Progetto formativo: lato azienda frontoffice

Nella pagina del progetto formativo, l’azienda può compilare quanto di sua competenza, come  impostato sul processo configurabile WPFAZI.

E’ possibile configurare la condizione Standard CHECK_COND_PF (se non presente va creata), tramite cui far effettuare al sistema dei controlli di carattere generale sulla compilazione del progetto formativo. Se la condizione non è verificata, viene mostrato all'utente aziendale un messaggio di errore che riporta il testo del requisito non soddisfatto associato alla regola di applicabilità.


L’azienda, una volta compilato il progetto formativo, può scegliere ‘Salva e invia’ per sottoporre all’ateneo il progetto formativo. In questo caso – a differenza di ‘Salva in bozza’– lo stato del progetto formativo passa a C (compilato) e viene segnato come accettato dall’azienda (flag omonimo) con la rispettiva data.


Dopodichè il progetto formativo deve essere accettato dallo studente e avviato dall’ateneo.

Viene mostrato lo stato del progetto formativo nei confronti di ogni attore. La riga col semaforo rosso indica l’azione che deve essere compiuta per sbloccare gli altri utenti.














 

 

Riepilogo dati studente

Si consiglia di condizionare alcuni dati relativamente allo stato dello studente, mostrando ad  esempio data e appello di laurea solo per i laureati.


Riepilogo dati azienda

  Per le aziende italiane viene mostrato il settore ATECO, per le straniere la Categoria.



Informazioni aggiuntive azienda

Responsabile amministrativo: a scelta fra tutti i contatti aziendali. Corrisponde al campo Amministratore stage nel tab ‘Progetto formativo’ della maschera ‘Domanda di stage’ e progetti formativi’.

Telefono, mail e contratto del responsabile amministrativo: vengono recuperati i dati relativi al contatto scelto.

Fascia di dipendenti e Numero tirocinanti: viene richiesto di scegliere fra le fasce configurate nella maschera ‘Fasce addetti aziende per stage’: per ogni fascia si può impostare, oltre alla descrizione che viene mostrata su web, il numero minimo e massimo di addetti ed il numero massimo di tirocinanti corrispondenti.


    Maschera ‘Fasce addetti aziende per stage’: lato back-office

Se nella compilazione del progetto formativo, l’azienda valorizza una fascia con il Numero massimo di addetti, allora viene richiesto di compilare anche il numero di tirocinanti ed il sistema verifica che questo non superi quanto impostato nel Numero massimo stagisti. Se invece viene selezionata una fascia con il Numero massimo di addetti nullo, l’utente aziendale deve inserire il numero complessivo di addetti ed il numero di tirocinanti. Il sistema verifica che il numero tirocinanti sia inferiore alla percentuale del numero addetti individuata nel parametro di configurazione TIST_MAX_TIR_PERC. Se il parametro è nullo, non viene effettuato nessun controllo.

Firmatario: deve essere scelto fra i contatti aziendali di tipo RLG o DLG. Viene proposto solo se il sistema è configurato per gestire le convenzioni uninominali, ovvero col parametro TIST_CNVZ_BILAT_OBBL =0

Informazioni sullo stage

Alcuni dati sono necessariamente a cura dell’ufficio stage: l’utente aziendale può solo visualizzarli una volta compilati

  • Natura dello stage: corrisponde a Tipologia di esperienza stage nel tab ‘Dettagli’ della maschera ‘Domanda di stage e progetti formativi’.
  • Responsabile della gestione del tirocinio: corrisponde al Referente Ufficio Stage nel tab ‘Generale’ della maschera ‘Domanda di stage e progetti formativi’.

Gli altri dati sono compilabili dall’utente aziendale:

  • Convenzione: è la convenzione di riferimento. La gestione di tale informazione avviene tramite il parametro di configurazione TIST_PF_GEST_CNVZ, in base al quale è possibile stabilire se la convenzione è di sola visualizzazione o può essere In quest’ultimo caso, oltre alla convenzione, viene mostrata anche l’opportunità in quanto se viene modificata la prima è necessario selezionare anche la nuova opportunità ad essa collegata. In questa fase vengono visualizzate tutte le convenzioni stipulate dall’azienda (valide e fittizie) e tutte le opportunità (valide e fittizie) legate alla convenzione e inerenti all’area dello studente.
  • Sede: è la sede scelta per l’opportunità, o in fase di avvio stage diretto
  • Data inizio e data fine: quando vengono compilati questi due campi ed il progetto formativo viene salvato, vengono effettuati diversi controlli
    • La data di avvio dello stage dipende dai vincoli associati all’azienda (maschera ‘Vincoli partenza stage’ ed associazione all’azienda sulla maschera ‘Aziende ed enti esterni, tab ‘Dettaglio’, campo ‘Vincolo inizio stage’.

Viene quindi proposta la prima  data in cui è possibile avviare lo stage, sia in base a questa condizione, sia a quella sotto descritta.

  • Viene verificato che lo studente non abbia altri stage attivi nel periodo individuato

-Tramite il parametro di configurazione  TIST_CHECK_DISP_STAGE_PT_STU è possibile disabilitare questo controllo, solamente per gli studenti Part Time. In questo caso il parametro dovrebbe essere impostato al valore 1.




-Tramite il parametro di configurazione TIST_TIPOPRES_STAGE_COMPATIBILI è possibile gestire più stage in contemporanea per uno stesso studente (quindi più domande avviate), a patto che siano tutti di tipologia censita nel parametro. La caratteristica di stage compatibili viene individuata tramite l'attributo ‘Presenza richiesta’ presente sulla maschera ‘Domanda di stage e progetti formativi’ tab ‘Generale’, e corrisponde come anagrafica a quanto gestito dalla maschera ‘Tipologia presenza’.

-Tramite il parametro di configurazione TIST_STAGE_IN_PERIODO_SOSP, con val. num. a 1, si può gestire l’avvio di un nuovo stage, se il nuovo periodo indicato ricade in un eventuale sospensione da altro stage.

  • corrisponda alle condizioni indicate nella condizioni SQL personalizzabile CHECK_DISP_STAGE
  • attivo o cessato per conseguimento titolo
  • non abbia una penalty attiva
    • La differenza fra data fine e data inizio non può essere superiore alla durata massima

prevista per gli stage.  La durata massima è configurabile tramite 4 parametri di configurazione, che consentono di indicare in modo separato per gli stage curriculari ed extracurriculari la durata massima prevista ed il numero di giorni di tolleranza previsti. Dal computo vengono sottratti i giorni corrispondenti a periodi di sospensione.

I parametri di configurazione sono:

  • TIST_DURATA_MAX_STAGE_CURR (180 giorni di default)
  • TIST_DURATA_MAX_STAGE_EXTRACURR (180 giorni di default)
  • TIST_TOLLERANZA_DURATA_STAGE_CURR (0 giorni di default)
  • TIST_TOLLERANZA_DURATA_STAGE_EXTRACURR (0 giorni di default)


  • Durata prevista (mesi/settimane/giorni): l’ateneo può scegliere cosa mostrare, eventualmente anche in base a caratteristiche dell’azienda, o dello
  • Durata in ore: contiene inizialmente il valore inserito in fase di compilazione del progetto formativo. Quando vengono approvati tutti i periodi, il campo viene aggiornato con il valore ottenuto dalla somma di tutte le ore inserite nel registro arrotondata all’ora. L’informazione su quale sia il valore visualizzato è dato dalla label del campo:

o Prevista: il valore è quello inserito in fase di compilazione del progetto formativo;

  • Allineata: il valore coincide con il totale delle ore del registro presenze;
  • Non allineata: il valore non coincide con il totale delle ore del registro presenze;
  • Modalità di svolgimento: sono i dati definiti nella maschera ‘Tipologie’.
  • Tutor aziendale: permette di selezionare fra tutti i contatti aziendali. Inoltre tramite la configurazione dell’attributo abil_ins_nuovo_tutor_azi nel template WPFAZI è possibile inserire un nuovo

Se l’attributo è abilitato e se il profilo dell’utente collegato lo consente (permesso ‘CONTAZI_ADD - Contatti Aziendali: inserimento’), nell’elenco dei tutor aziendali dovrebbe comparire la nuova voce Inserisci un nuovo tutor:

  • I dati richiesti sono cognome, nome ed

o In fase di salvataggio viene comunque ricercato un contatto aziendale coi dati inseriti, prima di procedere alla creazione di un nuovo soggetto.

  • Se il contatto esiste, ma non è legato alla sede selezionata nel PF, viene automaticamente associato ad essa
  • Telefono e mail del tutor aziendale: vengono recuperati i dati relativi al contatto aziendale selezionato


Contenuti del progetto formativo

Se il progetto formativo deriva da una opportunità, vengono anche mostrati gli obiettivi formativi che erano stati impostati sulla opportunità.


L’area funzionale di riferimento è inizialmente quella impostata sulla opportunità; può poi essere modificata relativamente al singolo progetto formativo.


È possibile permettere all’azienda – abilitando l’apposito pulsante sul template web –di stampare il progetto formativo una volta che questo sia stato confermato dall’ateneo con apposito flag su backoffice, ed in stato C (compilato) o A (avviato).

NB Deve anche essere stato selezionato il layout di stampa.


Template di progetti formativi

È possibile attivare tramite la configurazione dei template di navigazione web, l’attributo ABIL_TEMPLATES_PF, che abilita la gestione completa dei ‘template di progetto formativo’.


Così facendo l’utente aziendale, in fase di compilazione di un progetto formativo, ha la possibilità di gestire le seguenti operazioni:


  • Salva come nuovo template: consente di memorizzare i dati ‘testuali’ del progetto formativo come template, per futuri

Viene richiesto all'utente di scegliere un nome con il quale memorizzare il template.



Template da front-office


Maschera ‘definizione template PF’





PROGETTO FORMATIVO: lato studente frontoffice

Anche lo studente vede nella sua pagina ‘Gestione tirocini’ una riga per ogni sua candidatura a opportunità di tipo stage in stato CONFERMATA, AVVIATA o CHIUSA.

Entrando nella pagina del progetto formativo, lo studente può visionarlo esattamente come è stato compilato dall’azienda e validato dall’ateneo, con la stessa struttura usata per l’azienda.  Anche questa pagina è un template web personalizzabile: WPFSTU.


Anche per lo studente è possibile permettere – abilitando l’apposito pulsante sul template web

–di stampare il progetto formativo una volta che questo sia confermato dall’ateneo con apposito flag su backoffice, ed in stato C (compilato) o A (avviato).


NB Deve anche essere stato selezionato il layout di stampa.


Accettazione del progetto formativo

Se il progetto formativo è in stato C, lo studente deve accettarlo, tramite il pulsante presente in fondo alla pagina del progetto formativo.


[…]



Tramite template di navigazione web è possibile in questa fase abilitare la scelta del Tutor accademico.

La scelta del tutor avviene tra l’anagrafica dei docenti che hanno un incarico di qualsiasi genere nell’anno accademico corrente, verificato in base alla data dell’operazione rispetto alle date di inizio-fine anno accademico, e nell’anno accademico precedente.


Richiesta di riconoscimento crediti: backoffice

Lo studente può chiedere il riconoscimento crediti se:

  • Sulla domanda di tirocinio è alzato il flag ‘Richiesta preventiva di riconoscimento crediti’


nel tab ‘Dettagli’ della maschera ‘Domanda di stage e progetti formativi’.

 

  • Corrisponde ai requisiti impostati nella condizione SQL eventualmente inserita nella

‘Condizione libera’ nel tab ‘Dettagli’ della maschera ‘Domanda di stage e progetti formativi’.

  • La durata dello stage (data inizio / data fine) è superiore alla ‘Durata minima’ (giorni)

impostata nel tab ‘Dettagli’ della maschera ‘Domanda di stage e progetti formativi’.

  • L’anno di corso dello studente è pari o superiore all’Anno di corso minimo impostato nel tab ‘Dettagli’ della maschera ‘Domanda di stage e progetti formativi’.
  • La data odierna è inferiore alla ‘Data di riferimento’ impostata nel tab ‘Dettagli’ della maschera ‘Domanda di stage e progetti formativi’.

 

Lo stato della specifica domanda di tirocinio rispetto al riconoscimento crediti viene anche indicato nel semaforo studente all’interno della pagina del progetto formativo, posto che non ci siano altre attività in carico allo studente (es. accettazione).

Viene quindi esplicitato, con anche un messaggio diverso associato al semaforo,se:

  • Lo studente ha già fatto domanda di riconoscimento crediti (semaforo verde)
  • Lo studente deve fare domanda di riconoscimento crediti (semaforo rosso)
  • Non è possibile richiedere il riconoscimento crediti per questo tirocinio (semaforo verde)
  • Non sono verificati i requisiti necessari per poter richiedere il riconoscimento crediti

 

NB: lo stesso messaggio con le stesse etichette viene mostrato anche all’azienda relativamente al semaforo studente per il progetto formativo.


Oltre al pulsante ‘accetta progetto formativo’ è possibile abilitare anche il pulsante di ‘Richiesta  riconoscimento crediti’, gestito dal parametro GEN_ATTO_TIRO_PF_ACC_STU_WEB (indica se in fase di accettazione del progetto formativo da parte dello studente dovrà essere generato l'atto di carriera di tirocinio). Valori possibili:

  • 0 -> atto di carriera non generato;
  • 1 -> atto di carriera generato;
  • 2 -> atto di carriera generato solo in caso di tirocinio curriculare.



Richiesta riconoscimento crediti: lato studente front-office

Una volta effettuata la richiesta, questa viene generata come potenziale Atto di carriera e  

presentata al docente con ruolo di Tutor accademico per il progetto formativo (tab ‘Generale’ nella maschera ‘Domanda di stage e progetti formativi’). Lo studente può verificarne l’andamento dalla voce di menu Atti di carriera o seguendo il link che compare in fondo al progetto formativo.


Lo studente accede alla pagina ‘Valutazione PF e riconoscimento crediti’ attraverso il dettaglio del campo ‘Valutazione progetto formativo e riconoscimento crediti’.















Pagina ‘Valutazione PF e riconoscimento crediti’: lato studente front-office


 



Nelle annotazioni studente-tutor è anche possibile intraprendere una chat con il docente responsabile inserendo le proprie considerazioni.







Area docente web: frontoffice

Sulla pagina di gestione delle domande riconoscimento crediti è presente un motore di ricerca ed il docente può:

  • vedere un riepilogo dei dati per ciascuna
  • accedere al dettaglio
  • accedere alle considerazioni inserite dallo studente.


Pagina ‘Valutazione PF e riconoscimento crediti’: lato tutor frontoffice

 



Attraverso il dettaglio delle ‘azioni’, il docente entra nella pagina delle ‘Valutazioni PF e riconoscimento crediti’ della matricola a cui deve approvare/rifiutare il progetto formativo.







Nella sezione annotazioni tutor-studente, il tutor visualizza il messaggio inviato dallo studente e una volta che ha preso visione, viene alzato il flag sul campo ‘presa visione’. Ha la possibilità di inviare a sua volta un messaggio allo studente, dal pulsante +.


Nella sezione ‘valutazione progetto formativo’, il tutor valuta i contenuti del PF: in caso di valutazione positiva accetta il PF [se esiste la richiesta di riconoscimento, approva contestualmente anche quella scegliendo l’AD per il riconoscimento]; in caso di valutazione negativa è invitato a proporre dei contenuti alternativi e obbligato a specificare un motivo di rifiuto [se esiste la richiesta di riconoscimento, questa viene rifiutata contestualmente]. Il PF torna nello stato DC=Da compilare ed è nuovamente sottoposto all’azienda. L’effetto è quello di fare ricompilare il progetto formativo al tutor aziendale.


Dopo l’approvazione da parte dell’azienda, il progetto per tornare in stato ‘C’ (compilato) deve essere approvato sia dallo studente che dall’ateneo.

Quando il progetto formativo torna in stato C (compilato), se previsto, sulla domanda di stage è possibile generare una nuova richiesta di riconoscimento crediti associata allo studente.


Per l’ufficio stage deve essere sempre possibile effettuare operazioni sulla richiesta, a prescindere dal superamento dei vincoli definiti nelle regole di transizione di stato.











Scelta AD da riconoscere/Ad eventualmente scelta

Se al progetto formativo è legata una richiesta di riconoscimento crediti e questa si trova in uno dei seguenti stati PRE, APP oppure R, il tutor può selezionare l’attività didattica sulla quale sarà previsto il riconoscimento dello stage.

Le AD da riconoscere che il tutor può scegliere sono quelle con tipologia di credito ‘STA’,’STE’ o ‘STI’ presenti nel libretto dello studente oppure nell’offerta didattica corrente del corso dello studente.

Se non è previsto un riconoscimento crediti, il docente seleziona dalla tendina la voce ‘Nessun riconoscimento previsto’.


Quando la pratica si trova nello stato APP, l’ufficio stage ha il compito di certificare e validare il periodo che lo studente ha svolto. Formalmente per tracciare questa attività sulla richiesta di riconoscimento è sufficiente farla transitare in stato R (domanda validata dall’ufficio stage).

                                  …


Non appena l’atto transita in stato R, se è previsto un riconoscimento di crediti in carriera, ovvero se il docente da web aveva scelto l’AD da riconoscere ed era alzato il flag di riconoscimento crediti previsto sulla pratica, il Tutor che deve approvare definitivamente la pratica e il riconoscimento. In caso contrario, il docente non dovrà più fare nulla. Se non è previsto il riconoscimento dei CFU la pratica, quando viene fatta transitare in stato R dall’ufficio stage, passa automaticamente in stato ‘AN’ (attivata senza riconoscimento) perché formalmente non sarà più necessaria l’approvazione finale del docente. L’attivazione dell’atto chiude formalmente la domanda di stage.


GESTIONE DEI PERIODI

Inserimento e gestione delle richieste: lato frontoffice

Le richieste sui periodi sono gestibili dagli utenti web secondo quanto configurato nella maschera ‘Tipologia richieste’:

 


Per ogni richiesta viene impostato:

  • un richiedente, ovvero l’utente che può iniziare la richiesta;
  • delle informazioni richieste a corredo, ovvero:
  1. data inizio
  2. data fine
  3. motivazione
    • uno o più utenti che devono approvare le richieste di questo tipo;
    • la durata massima in giorni accettata per una singola richiesta;
    • la durata massima in giorni accettata per il totale delle richieste approvate di quel

Un esempio per quanto riguarda i valori di durata massima: se per una tipologia di richiesta, ad esempio la ‘Proroga’ inseribile dall’azienda, la ‘Durata massima richiesta’ viene impostata a ‘12’ e la ‘Durata massima totale richieste’ viene impostata a ‘50’, allora l’azienda non può richiedere proroghe che siano più lunghe di 12 giorni, e la somma delle proroghe richieste e approvate non può superare i 50 giorni totali.


Inoltre è possibile impostare che per un determinato tipo di richiesta vengano specificati dei  dettagli (ad es. i mezzi di trasporto per una richiesta di trasferta).

Se per una richiesta viene impostata la richiesta dei dettagli, questi possono essere definiti come a scelta singola o a scelta multipla, e nella parte inferiore della schermata possono essere inserite le diverse opzioni.



In base a queste configurazioni e allo stato dello stage, ogni utente può vedere valorizzata opportunamente la tendina della pagina ‘Proroghe e sospensioni’ sui propri stage.


Proroghe lato web studente




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