SOMMARIO

PANORAMICA

Breve descrizione

La rilevazione delle presenze è sempre stata, tradizionalmente, gestita dal docente in aula durante la lezione e tipicamente con un elenco sulla cattedra dove gli alunni firmavano vicino al loro nome.

Nel 2017 l’esigenza espressa da diversi Atenei di dematerializzazione di tale processo è confluita nell’istituzione in CINECA di un focus-group, al fine di approfondire le tematiche e problematiche del processo, e definire le specifiche iniziali di un sistema informativo a supporto.

Il modulo “Rilevazione Presenze” (nel seguito semplicemente RILFREQ) è la risposta realizzativa di CINECA per il gruppo di atenei afferenti al focus-group che prima in via sperimentale nel 2018, e successivamente in via definitiva, hanno adottato tale soluzione.

Brevemente il concept dell’applicazione descritto successivamente è quello di dematerializzare la rilevazione delle presenze in aula degli studenti e memorizzarle all’interno di un database che si compone, a grandi linee, di elenchi di lezioni effettuate e partecipanti, cioè degli studenti presenti.

Il tutto mediante l’utilizzo di dispostivi “mobile” (smartphone e tablet) da parte dello studente e docente, o, in maniera sporadica, collegandosi ad un’applicazione web tramite un normale pc.

Il funzionamento generale del sistema è presto detto: il docente, una volta in aula, utilizza il proprio cellulare per generare il codice IUL della lezione da comunicare agli studenti.

Questi dovranno inserirlo a loro volta nei loro cellulari per confermare di essere in aula.

L'idea di base è quindi piuttosto semplice ma consente di trarre, da subito, gli stessi benefici di un sistema di marcatura con badge, pur se con gli stessi problemi poiché potrebbe consentire agli studenti di compiere azioni improprie (non esiste un sistema per evitare raggiri), ma minor costi, poiché non saranno necessari apparati fisici come le macchine marcatempo.

Per migliorare questo aspetto RILFREQ, già dalla sua versione iniziale, supporta la funzionalità di geo localizzazione del dispositivo, sia in fase di generazione dello IUL da parte del docente e sia durante la marcatura dello studente. Questo consente al docente di avere a disposizione una funzionalità per effettuare controlli sul posizionamento dello studente in aula. 

Ad esempio In futuro il sistema potrà essere esteso e prevedere il supporto di meccanismi più sofisticati di rilevamento, quali l’utilizzo di beacon nell’ambito dei trend tecnologico di evoluzione dei sistemi di rilevamento della posizione.

Principali caratteristiche e funzionalità

Il modulo di Rilevazione Frequenze è integrato nell'app di ateneo disponibile per dispositivi Apple ed Android. E' fruibile anche come applicazione stand alone via browser, cui si fa riferimento come PWA, dall'origine dell'applicazione stessa strutturata come una Progressive Web App con riferimento ad applicazioni web che vengono sviluppate e caricate come normali pagine web, ma che si comportano in modo simile alle applicazioni native quando utilizzate su un dispositivo mobile (cellulare o tablet).

La didattica può essere recuperata sia da UGOV che, in alternativa, da Esse3. Sono disponibili integrazioni con altri prodotti CINECA quali University Planner (UP), per la creazione delle rilevazioni dagli impegni presenti in tale sistema e Student Booking (SBK), per l'acquisizione delle liste di prenotati alle lezioni. 

I profili di utenza principali di RILFREQ con il relativo set di funzionalità disponibili, sono:

• Il Docente:
  • avvia la rilevazione,
  • richiede la verifica delle presenze,
  • inserisce manualmente una presenza laddove necessario,
  • verifica il posizionamento delle presenze rilevate e geolocalizzate,
  • chiude la rilevazione,
  • visualizza e gestisce lo storico delle rilevazioni,
  • delega la rilevazione ad un altro docente,
  • effettua la rilevazione tramite delega;
  • estrae la lista dei presenti in formato Excel;
  • stampa elenchi e riepiloghi contestuali in pdf 
  • invia le idoneità di frequenza ad Esse3
• Lo Studente:
  • inserisce la marcatura della presenza,
  • conferma la presenza all’atto della richiesta di verifica,
  • visualizza lo storico delle marcature.
• PTA (Personale Tecnico di Ateneo)
  • impersonifica docente per gestione presenze, con funzionalità estese per correggere eventuali inserimento da parte dei docenti e dagli studenti 
  • estrae la lista delle rilevazioni e dei presenti in formato Excel;
  • invia le idoneità di frequenza ad Esse3

Accesso

L’autenticazione degli utenti avviene mediante protocollo OAuth2 e rende possibile integrare RILFREQ in modo semplice con l’infrastruttura di gestione delle identità in uso presso l’ateneo.

Le credenziali di accesso a RILFREQ sono le stesse che il docente o studente utilizzano per accedere normalmente ai servizi web ESSE3 in ateneo. 

Funzionalità Docente

Il Docente ha a disposizione un ampio spettro di azioni possibili riguardanti la rilevazione delle presenze:

• avvia la rilevazione: selezionando un’attività didattica di sua competenza ne avvia la rilevazione essendo aggiornato in tempo reale delle presenze marcate;
• richiede la verifica delle presenze: per una rilevazione in corso il docente può richiedere la verifica delle presenze e gli studenti presenti dovranno inviare la conferma entro un certo tempo;
• inserisce manualmente una presenza laddove necessario: può inserire una presenza manualmente nel caso in cui lo studente sia impossibilitato a farlo;
• verifica il posizionamento delle presenze rilevate e geo localizzate: ha la possibilità di visualizzare una mappa Google con le presenze degli studenti che sono state geo localizzate;
• segnala un abuso: può inserire una segnalazione di abuso relativa ad uno degli studenti che sono presenti;
• chiude la rilevazione: effettua la chiusura della rilevazione;
• delega la rilevazione ad un altro docente: emette un codice che un altro docente potrà utilizzare per gestire la rilevazione in sua vece;
• effettua la rilevazione tramite delega: utilizza il codice emesso da un altro docente per gestire la relativa rilevazione;
• visualizza e gestisce lo storico delle rilevazioni: può visualizzare la lista delle rilevazioni che ha effettuato e che sono state effettuate su delega;
• invia le idoneità di frequenza ad Esse3

Di seguito una serie di immagini che evidenziano le funzionalità sopra descritte.

Docente – Report ed Estrazioni dati delle rilevazioni

Per il profilo di utenza Docente sono disponibili funzionalità per l’estrazione dei dati delle rilevazioni studenti in formato Excel (file .CSV) unitamente ad una serie di stampe (report PDF) di riepilogo disponibili anche da APP mobile.

Nello specifico:

• Stampa scheda rilevazione
• Stampa cronologia rilevazioni docente
• Stampa scheda Studente

Idoneità di Frequenza

L’invio dell’idoneità di frequenza, ad Esse3, serve per far si che lo studente possa sostenere l'esame, nel caso di esami con frequenza obbligatoria

Per poter inviare l’idoneità delle frequenze, è necessario raggiungere il 100% di ore erogate (ovvero concludere le ore di rilevazione indicate per il docente)

Accesso con docente: selezionare “Idoneità di frequenza”

Si visualizzano 2 tab: “per Insegnamento” e “per insegnamento integrato”

Per insegnamento

La freccia per entrare nel dettaglio, si abilita per le sole attività che hanno la percentuale erogata >=100%

Dettaglio per assegnazione dell’idoneità

In questa sezione è possibile:

• Decidere l’ordinamento cliccando sulla label corrispondente al campo in base al quale si vuole ordinare l'elenco e utilizzando le frecce al lato dellla label
• Visualizzare:
  • Informazioni aggiuntive, relative all’attività didattica
  • Percentuale di ore erogate (progress bar)
  • Studenti presenti alla rilevazione (progress bar)
  • Numero totale di presenze (progress bar)
  • Giorni e ore erogate (progress bar) 

Cliccando nella freccia in corrispondenza di uno studente, si visualizzano le rilevazioni in cui lo studente è presente o assente, la percentuale di presenza i giorni di presenza/assenza, la percentuale di assenza. Il docente avrà quindi la possibilità di esaminare nel dettaglio le lezioni seguite per ogni singolo studente

Attraverso il cursore è possibile modificare la percentuale di frequenza minima obbligatoria, e l’idoneità sarà assegnata solo quando la percentuale di frequenza è maggiore o uguale al valore impostato.

In base alla percentuale di frequenza minima impostata, ci saranno studenti idonei e non idonei. La legenda, espandibile, mostra nel dettaglio il significato delle icone presenti nell'elenco degli studenti.. Il sistema, cliccando sulla stella ti comunica se lo studente è idoneo, cliccando sul cappellino ti comunica se lo studente ha l’AD a libretto, e cliccando sulla X rossa o sulla V verde comunica l’esito del trasferimento dati. Quest’ultima informazione la si ottiene solo dopo aver trasferito i dati: 

Dopo aver salvato i dati è possibile procedere con il trasferimento ad Esse3 delle idoneità di frequenza

Dopo aver inviato i dati, tornando alla pagina “Idoneità di frequenza – assegnazione”, si visualizza l’esito del trasferimento, con il dettaglio per ogni singolo studente

Per insegnamento Integrato

La freccia per entrare nel dettaglio, si abilita per le sole attività che hanno la percentuale erogata >=100%. Si può procedere con l'invio delle idoneità di frequenza per i moduli integrati solo nel caso in cui per tutti i moduli che compongono l'integrato stesso sia stataa completata l'erogazione delle ore previste. 

E' possibile visualizzare i moduli che compongono l'integrato tramite la freccia posta accanto alla label Moduli Integrati

Per ciascun modulo viene presentata la progress bar con le stesse informazioni descritte nella sezione ‘Per insegnamento’

Entrando nel dettaglio di una AD con moduli integrati si visualizzano gli stessi dati presenti nel tab ‘Per Insegnamenti’ e si possono effettuare le stesse operazioni

Per ulteriori dettagli MOBRP-146

Funzionalità STUDENTE

Lo studente ha a disposizione le seguenti azioni:

• inserisce la marcatura: utilizzando il codice fornito dal sistema e condiviso dal docente, lo studente effettua la marcatura;
• conferma la presenza: quando il docente richiede la verifica della presenza, lo studente deve utilizzare l’apposita funzionalità per confermare la sua presenza. Lo stato della sua presenza verrà evidenziato al docente.
• visualizza lo storico delle marcature: le marcature effettuate saranno visualizzate insieme ad una serie di informazioni utili a verificare lo stato della frequenza unitamente ai dati di assenza.

Di seguito una serie di immagini che evidenziano le funzionalità sopra descritte.

Menù
Le funzionalità disponibili per lo studente.
2.      Marcatura
Lo studente mediante la funzione Marcatura segnala la sua presenza alla lezione, inserendo il relativo codice univoco di identificazione (IUL) generato dal docente, oppure recuperandolo in automatico se disponibile la funzione Ricerca IUL.[1] Inserendo il codice viene visualizzata la rilevazione aperta dal docente ovvero tutte le informazioni ad esso collegata. Se il docente ha fornito il consenso alla geolocalizzazione del proprio dispositivo, viene fornita allo studente anche le informazioni di relativa posizione. Premendo il pulsante “Segui” lo studente invia al docente la marcatura di conferma della presenza alla lezione. Se attivata la geolocalizzazione del dispositivo viene rilevata la posizione dello studente, unitamente all’istante di presenza. La marcatura di presenza viene visualizzata in primo piano allo studente mediante la scheda “Marcatura Attiva”. L’eventuale segnalazione “In Ritardo”, indica allo studente la marcatura effettuata oltre un tempo di ritardo ammesso. L’icona consente allo studente di conferma la sua presenza al termine della lezione, ovvero quando il docente avvierà l’eventuale azione di AVVIA VEFIFICA di presenza in uscita (contro appello).
3.      Storico presenze
Lo studente mediante la funzionalità Storico accede al riepilogo delle giornate di frequenza, raggruppate nelle due viste di aggregazione dati per DATA o per INSEGNAMENTO. PER DATA Il raggruppamento PER DATA visualizza allo studente tutte le date di frequenza alle lezioni, ovvero tutte le rilevazioni aperte dai docenti quelle per le quali è rilevata la marcatura di presenza dello studente. PER INSEGNAMENTO Il raggruppamento delle lezioni per INSEGNAMENTO aggrega le date di presenza dello studente per relativo insegnamento di riferimento. Viene inoltre fornita allo studente una “progress bar” di sintesi della situazione del monte ore frequenza accumulato rispetto alle giornate di lezione erogate dal docente. Selezionando il singolo insegnamento allo studente viene visualizzata la vista di dettaglio delle date di presenza ovvero quelle assenza.
Filtro - Assenze	Filtro – Tutte le date

[1] Richiede l’abilitazione delle “Location permissions” ovvero accesso ai dati di geolocalizzazione dei dispositivi del Docente e dello Studente.

Studente – Monte ore Frequenza VS Assenza

In-App lo studente visualizza le informazioni del totale ore di frequenza accumulate ovvero il dettaglio delle giornate di assenza con la relativa percentuale raggiunta.

Tali informazioni vengono visualizzate in-App allo studente mediante il widget “Progress Bar”.

Funzionalità Personale Tecnico

Il personale tecnico di ateneo è una sorta di profilo Super User che può impersonare qualsiasi docente potendo quindi effettuare tutte le azioni a sua disposizione per il dettaglio delle quali vi riportiamo a quanto descritto precedentemente.

Geolocalizzazione

L’APP Rilevazione Frequenza sfrutta, se attivata, la caratteristica di geolocalizzazione dei dispositivi mobile (smartphone o tablet) utilizzati dagli studenti e dal docente, per offrire, a quest’ultimo, un servizio “in-app” di ausilio per il riscontro della presenza in aula degli studenti.

La possibilità di accedere, da parte dell’APP, ai dati di geolocalizzazione del dispositivo è collegata alle rispettive impostazioni definite di location permission.

In tal senso, il consenso all’utilizzo dei dati di geolocalizzazione può essere sempre, ed in qualsiasi momento, concesso, ovvero negato, da parte del docente o degli studenti, agendo sulle rispettive impostazioni delle location permission del proprio dispositivo.

Di seguito vengono evidenziate le caratteristiche di geolocalizzazione della APP Rilevazione Frequenze.

Consenso informato dell’utente per accesso ai dati di geolocalizzazione del dispositivo

Docente

Scheda “Rilevazione Attiva”

Al docente vengono presentate le informazioni di localizzazione degli studenti, che hanno attivato il tracciamento della posizione del relativo dispositivo, in ultimo fornita, al docente, la rappresentazione in-Maps del relativo posizionamento, mediante i servizi di Google Maps implementati in-App.

Se anche il docente ha attivato il tracciamento della posizione del relativo dispositivo, il dettaglio della relativa posizione verrà fornito mediante il click sull’icona verde Locate, posta di fianco al Codice univoco della lezione.

Rispetto al totale dei presenti viene indicato anche il totale degli studenti localizzati (icona Locate sulla riga dei totalizzatori dei presenti).

Il bottone Localizza Presenze consente, al docente, di visualizzare in-Maps la posizione degli studenti geolocalizzati.

Scheda “Lista Presenti”

Il docente visualizza la lista di dettaglio di tutti gli studenti che si sono marcati alla lezione, indipendentemente dalla tracciatura della posizione del relativo dispositivo con cui hanno attestato la presenza in aula.

La posizione di localizzazione degli studenti, che hanno dato il consenso per la geolocalizzazione del proprio dispositivo, viene indicata, al docente, mediante l’icona Location  , collocata sulla riga del singolo studente.

Cliccando sull’icona Locate al docente viene visualizzata in-Maps la posizione dello studente, rilevata dalla geolocalizzazione del relativo

Studente

Scheda “Marcatura Attiva”

Lo studente, qualora abbia fornito il consenso all’uso dei dati di geolocalizzazione del proprio dispositivo, visualizzerà mediante la funzione in-Maps (icona ), la posizione rilevata all’atto della marcatura iniziale.

In aggiunta, di fianco all’orario di marcatura iniziale è stato posto un ulteriore indicatore, che evidenzia lo stato delle location permission del dispositivo ovvero il consenso espresso dallo studente, per l’uso dei dati di geolocalizzazione.

Nello specifico:

• rilevamento della posizione del dispositivo abilitato (icona in verde )
• rilevamento della posizione del dispositivo disabilitata (icona in giallo )

Utility ricerca “Codice Rilevazione Attiva”

La funzionalità sfrutta le caratteristiche di geolocalizzazione del dispositivo del Docente e dello Studente, per presentare allo studente il codice lezione aperto dal docente in prossimità della sua posizione.

Per essere utilizzata sia il docente che lo studente devono aver conferito il permesso (consenso) all’APP Rilevazione Frequenze per l’utilizzo dei dati di geolocalizzazione del proprio dispositivo.

La funzionalità di Ricerca, per presentare allo studente i codici rilevazione attivi di “suo riferimento”, si basa sui seguenti filtri:

• calcolo della distanza dei “marker” di geolocalizzazione tra il dispositivo del docente e quello studente, in un raggio di prossimità di circa 150m (parametro di sistema).
• lista delle rilevazioni aperte dai docenti per attività didattiche presenti nel libretto dello studente.

Allo studente viene presentata la lista delle schede “Rilevazioni Attive” che rispondono ai filtri di ricerca sopra menzionati. La scheda rilevazione attiva riporta tutti i dati di dettaglio della rilevazione unitamente alla distanza calcolata e la posizione del dispositivo del docente.

Lo studente verifica la lista e seleziona, in ultimo, il codice della rilevazione di suo interesse, confermando la relativa marcatura di presenza mediante il bottone “Segui”.

Se la Ricerca non da nessun esito viene visualizzato un messaggio informativo ed invitato lo studente ad inserire manualmente il codice rilevazione comunicato dal docente per il quale confermare la marcatura di presenza.

Parametri di configurazione

Diversi parametri di configurazione consentono di specificare il comportamento del modulo e dell'app. Di seguito l'elenco dei parametri disponibili, una breve descrizione del loro ambito di utilizzo e dei valori che possono assumere. I parametri possono essere attualmente modificati solo tramite l'apertura di un ticket di richiesta.

(*) In fase di rilascio