Premessa

Il documento ha lo scopo di descrivere come è stata implementata e come configurare l'integrazione tra sistema di segreteria e sistema documentale.

ATTENZIONE, L'ABILITAZIONE DI QUESTA INTEGRAZIONE NECESSITA DI ATTIVITA' DI COORDINAMENTO E CONFIGURAZIONE DA PARTE DEI REFERENTI INTERNI DI KION.

NON E' PERTANTO POSSIBILE ATTIVARE IN AUTONOMIA LE INTEGRAZIONI CON IL SISTEMA DOCUMENTALE, MA SARA' NECESSARIO CONTATTARE IL VOSTRO REFERENTE KION CHE CONCORDERA' CON I REFERENTI DEI MODULI INTERESSATI L'ATTIVAZIONE DELL'INTEGRAZIONE IN AMBIENTE DI PREPRODUZIONE E PRODUZIONE.

Configurazione Integrazione Fascicolo Studente

Attivazione consultazione fascicolo

Lato area amministrativa per abilitare la gestione del fascicolo è necessario impostare il parametro di configurazione  'ABIL_FASCICOLO_STU' a 1.

Sarà così attivato il blocco 'Fascicolo Studente' presente sulla funzionalità 'Gestione studenti'.

Da qui si potrà visualizzare in numero di fascicolo associato alla carriera dello studente e sarà possibile navigare contestualmente sul sistema documentale premendo l'URL visualizzato.

Dalla versione 12.02.00 è stata inoltre introdotta la visualizzazione del numero di documenti notificati al sistema documentale e del numero di documenti presenti nel fascicolo sul sistema documentale.

Come dettaglio è stata introdotta la visualizzazione di tutti i documenti associati alla carriera dello studente dettagliati per:

• indicazione se documento correttamente notificato e presente sul fascicolo del documentale
• documento
• data di protocollo del documento (riportati dal documentale)
• numero di protocollo del documento (riportati dal documentale)
• classificazione del documento (riportati dal documentale)
• numero di repertorio (riportati dal documentale)
• data di protocollazione defferita
• motivazione di protocollazione differita.

Configurazione servizi di replica

L'attivazione del servizio di replica può essere gestita dalla funzionalità 'Servizio di Replica'.

I contesti che gestiscono l'integrazione con il sistema documentale sono:

- TITULUSWSFASCICOLO: servizio di replica carriere verso il sistema documentale. All'atto del perfezionamento dell'immatricolazione il sistema di segreteria notificherà al sistema documentale la replica dei dati anagrafici e di carriera.

- TITULUSWSCHIUDIFASC: servizio di replica di chiusura del fascicolo studente. All'atto della chiusura della carriera dello studente il sistema di segreteria notificherà al sistema documentale la chiusura del fascicolo. Eventuali notifiche di inserimento di documenti al'interno del fascicolo comporteranno la riapertura del fascicolo, l'inserimento del documento al suo interno e la successiva richiusura del fascicolo.

- TITULUSWSDOCFASC: servizio di replica di inserimento di documenti all'interno del fascicolo studente. All'atto della stampa di un documento configurato per essere inserito all'interno del fascicolo dello studente il sistema di segreteria notificherà al sistema documentale la registrazione e la copia della stampa effettuata. Per ottimizzare la gestione della notifica di replica della domanda di immatricolazione, abbreviazione, immatricolazione a seguito di rinuncia e a seguito di decadenza e mobilità in ingresso e trasferimento in ingresso il sistema, se configurato forzerà la stampa della domanda all'atto del perfezionamento dell'immatricolazione.

- TITULUSWSVERB: servizio di replica di inserimento dei verbali all'interno del fascicolo studente.

- TITULUSWSVERB_CT: servizio di replica di inserimento dei verbali di laurea all'interno del fascicolo studente.

Per procedere all'attivazione è necessario:

1. abilitare il servizio di replica ed i relativi dettagli:

2. configurare i parametri del servizio di replica:

definire nei parametri "WS_NAME" e "WS_PROVIDER_URL" l'URL dei WS esposti dal sistema documentale.

Ricordiamo che per procedere con l'abilitazione delle repliche verso il sistema documentale è necessario concordare l'attivazione con i referenti KION del sistema documentale, dell'area amministrativa e dell'area carriera.

Configurazione replica documenti

Dalla funzionalità 'Anagrafica dei certificati e dei documenti' selezionare il certificato che si vuole configurare come da inserire nel fascicolo studente tra quelli attualmente abilitati:

- DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE

- DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE A SEGUITO DI ABBREVIAZIONE DI CARRIERA

- DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE A SEGUITO DI RINUNCIA AGLI STUDI

- DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE A SEGUITO DI DECADENZA

- DOMANDA DI TRASFERIMENTO IN INGRESSO

- DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE PER MOBILITA' IN INGRESSO

- LETTERA DI CONGEDO

- FOGLIO DI CONGEDO

- CERTIFICATO DI DECADENZA

- CERTIFICATO DI RINUNCIA

- CERTIFICATO DI LAUREA

-DOMANDA DI CHIUSURA CARRIERA

-DOMANDA DI SOSPENSIONE CARRIERA

-DOMANDA DI MODIFICA DATI ISCRIZIONE ANNUALE (SCELTA SEDE)

-ALLEGATI AL TRATTO DI CARRIERA

Nel blocco 'Configurazione Registrazione Documenti' sarà possibile associare il certificato con l'evento di stampa per cui definire la configurazione di replica associata.

Associando la configurazione 'REG_PDF_ARCH' si abiliterà la replica verso il sistema documentale.

 Le configurazioni possibili sono:

Per ogni associazione sarà quindi necessario definire la tipologia di documentazione documentale (Documento in partenza / Documento in arrivo):

- DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE: documento in arrivo (lo studente lo consegna alla segreteria)

- DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE A SEGUITO DI ABBREVIAZIONE DI CARRIERA: documento in arrivo (lo studente lo consegna alla segreteria)

- DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE A SEGUITO DI RINUNCIA AGLI STUDI: documento in arrivo (lo studente lo consegna alla segreteria)

- DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE A SEGUITO DI DECADENZA: documento in arrivo (lo studente lo consegna alla segreteria)

- DOMANDA DI TRASFERIMENTO IN INGRESSO: documento in arrivo (lo studente lo consegna alla segreteria)

- DOMANDA DI IMMATRICOLAZIONE PER MOBILITA' IN INGRESSO: documento in arrivo (lo studente lo consegna alla segreteria)

- LETTERA DI CONGEDO: documento in partenza (la segreteria lo invia all'ateneo di destinazione del trasferimento)

- FOGLIO DI CONGEDO: documento in partenza (la segreteria lo invia all'ateneo di destinazione del trasferimento)

- CERTIFICATO DI DECADENZA: documento in partenza (la segreteria lo consegna allo studente)

- CERTIFICATO DI RINUNCIA: documento in partenza (la segreteria lo consegna allo studente)

- CERTIFICATO DI LAUREA: documento in partenza (la segreteria lo consegna allo studente)

-DOMANDA DI CHIUSURA CARRIERA: documento in arrivo (lo studente lo consegna alla segreteria)

-DOMANDA DI SOSPENSIONE CARRIERA: documento in arrivo (lo studente lo consegna alla segreteria)

-DOMANDA DI MODIFICA DATI ISCRIZIONE ANNUALE (SCELTA SEDE): documento in arrivo (lo studente lo consegna alla segreteria)

-ALLEGATI AL TRATTO DI CARRIERA: documento in arrivo (lo studente lo consegna alla segreteria).

Ogni documento inserito nel fascicolo dello studente sarà corredato di informazioni relative al suo contenuto.

Le informazioni a corredo del documento saranno calcolate in fase di stampa in base a una serie di operandi associati all'evento di stampa:

- ARGOMENTO: Argomento dei documenti da inviare a Titulus per il fascicolo studente

- DATA_PROT_DIFF: Data dell'invio a Titulus di documenti in differita

- DESTINATARIO_ATE_ID: Destinatario della stampa

- DESTINATARIO_ID: Destinatario della stampa

- MITTENTE_ID: Mittente della stampa

- MOTIVO_PROT_DIFF: Motivo dell'invio a Titulus di documenti in differita

- NOME_FILE: Nome dei documenti da inviare a Titulus per il fascicolo studente

- NOME_FILE_ALLEGATO: Nome del documento allegato da inviare a Titulus per il fascicolo studente

- NOTE_ALLEGATI: Nota da allegare ai documenti da inviare a Titulus per il fascicolo studente

- OGGETTO: Oggetto dei documenti da inviare a Titulus per il fascicolo studente

- REPERTORIO: Repertorio legato ai documenti da inviare a Titulus per il fascicolo studente

- TIPO_DOC_ARCH_ID: Tipologia di archiviazione di stampa.

Un'errata configurazione di tali informazioni e delle relative associazioni lato documentale (es. argomento differente per dipartimento di afferenza) inficerebbe la corretta replica verso il sistema documentale.

E' pertanto necessario concordare la configurazione con i referenti del sistema documentale.

Configurazione replica allegati

E' possibile configurare il sistema in modo tale che venga inserito all'interno del fascicolo studente ogni singolo allegato caricato dallo studente durante i processi on-line o inserito dalla segreteria da client all'atto del suo caricamento a sistema.

All'atto del caricamento di un nuovo allegato, questo viene  notificato al sistema documentale come stampa singola.
Sono gestiti unicamente allegati di tipo:

• pdf
• pdf/A
• jpg
• bmp
• png.

E sono gestiti allegati associati a:

• tratto di carriera, gestiti nella funzione Gestione studenti e Upload allegati matricola da processo on-line
• documento di identità, gestiti dalla funzione Persona (blocco Documenti di Identità) e Upload allegati al Documento di Identità caricati on-line
• permesso di soggiorno, gestiti dalla funzione Persona (blocco Permessi di Soggiorno) e Upload allegati al Permesso di Soggiorno caricati on-line
• dichiarazioni di invalidità, gestiti dalla funzione Persona (blocco Invalidità) e Upload allegati alla Dichiarazione di Invalidità caricati on-line
• domanda di passaggio, gestiti dalla funzione Gestione Domande di Passaggio e Upload allegati alla Domanda di Passaggio caricati on-line
• domanda di trasferimento in uscita, gestiti dalla funzione Gestione Domande di Trasferimento in Uscita e Upload allegati alla Domanda di Trasferimento in Uscita caricati on-line
• domanda di sospensione carriera, gestiti dalla funzione Gestione Domande di Sospensione Carriera e Upload allegati alla Domanda di Sospensione Carriera caricati on-line
• domanda di chiusura carriera, gestiti dalla funzione Gestione Domande di Chiusura Carriera e Upload allegati alla Domanda di Chiusura Carriera caricati on-line.

Gli allegati sono inviati unicamente nel caso in cui sia presente una carriera associata all'anagrafica, in quanto inseriti all'interno del Fascicolo Studente.
Nel caso degli allegati al tratto di carriera, domanda di passaggio, domanda di trasferimento in uscita, domanda di sospensione carriera e domanda di chiusura carriera vengono inseriti nel fascicolo relativo alla carriera in cui le domande risultano presentate.
Nel caso degli allegati a documento di identità, permesso di soggiorno e dichiarazioni di invalidità vengono inseriti nel fascicolo dell'ultima carriera associata all'anagrafica.

Gli eventi predisposti per questo tipo di invio sono:

• PERF_ALLEGATI_MAT: evento per stampare allegato al tratto di carriera in fase di caricamento allegato
• PERF_ALL_DOC_PERS: evento per stampare allegato al documento di identità in fase di caricamento allegato
• PERF_ALL_PERM_SOGG: evento per stampare allegato al permesso di soggiorno in fase di caricamento allegato
• PERF_ALL_DIC_HAND: evento per stampare allegato alla dichiarazione di invalidità in fase di caricamento allegato 
• PERF_ALL_DOM_PASS: evento per stampare allegato alla domanda di passaggio in fase di caricamento allegato 
• PERF_ALL_DOM_TRU: evento per stampare allegato alla domanda di trasferimento in uscita in fase di caricamento allegato
• PERF_ALL_DOM_SOSP: evento per stampare allegato alla domanda di sospensione carriera in fase di caricamento allegato
• PERF_ALL_DOM_CHI: evento per stampare allegato alla domanda di chiusura carriera in fase di caricamento allegato.

Per configurare l'invio al documentale, come per ogni altro evento di notifica al documentale sarà necessario configurare la sua attivazione dalla funzione 'Anagrafica dei certificati e dei documenti:':

Aprendo il dettaglio di configurazione dell'evento (nell'esempio Stampa allegato Matricola, ma la logica è identica per tutti i nuovi certificati relativi alla stampa allegati):

Si dovrà configurare nel blocco 'Configurazione Registrazione Documenti':

• l'associazione della stampa con il relativo evento
• l'attivazione della stampa da client, web e totem
• l'attivazione della configurazione 'REG_PDF_ARCH' (che attiva l'invio del certificato al documentale)
• l'indicazione del tipo documento in partenza.

Sarà inoltre necessario aggiungere i nuovi eventi di stampa nella gestione dell'operando che attribuisce Argomento (voce di indice di Titulus) e Oggetto.

ABIL_STAMPA_ALL_SENZA_TIPO:

Attraverso il parametro di configurazione ABIL_STAMPA_ALL_SENZA_TIPO si potrà definire se la stampa allegato debba essere sono inviata per documenti con tipologia allegato configurata come stampabile.

Se impostato a 1, all'inserimento di un allegato con tipologia stampabile (campo "Def. abil. stampa" della finestra "Tipologia allegati"):

verrà automaticamente eseguita la stampa dell'allegato.

Se impostato a 1, all'inserimento di un allegato con tipologia NON  stampabile (campo "Def. abil. stampa" della finestra "Tipologia allegati"), NON verrà automaticamente eseguita la stampa dell'allegato.

Se impostato a 1, all'inserimento di un allegato senza tipologia, verrà automaticamente eseguita la stampa dell'allegato.

Se impostato a 0, all'inserimento di un allegato con tipologia stampabile (campo "Def. abil. stampa" della finestra "Tipologia allegati"), verrà automaticamente eseguita la stampa dell'allegato.

Se impostato a 0, all'inserimento di un allegato con tipologia NON stampabile (campo "Def. abil. stampa" della finestra "Tipologia allegati"), NON verrà automaticamente eseguita la stampa dell'allegato.

Se impostato a 0, all'inserimento di un allegato senza tipologia stampabile (campo "Def. abil. stampa" della finestra "Tipologia allegati"), NON verrà automaticamente eseguita la stampa dell'allegato.

Configurazione replica allegati in fase di chiusura carriera o trasferimento in uscita:

E' possibile attivare la notifica degli allegati all'atto della chiusura carriera o del suo trasferimento in uscita.

Il parametro di configurazione CHICAR_INVIA_ALL_DOC attiva la replica degli allegati in fase di chiusura della carriera e il parametro di configurazione TRU_INVIA_ALL_DOC abilita la replica degli allegati in fase di trasferimento in uscita dall'ateneo.

Tramite il parametro di configurazione  ABIL_STAMPA_ALL_UNICA si potrà definire la modalità dell'invio, se il parametro è impostato a 1, verrà inviato un unico documento contenente tutti gli allegati stampabili, se il parametro è impostato a 0 verrà inviato (e pertanto protocollato) un documento per ogni allegato definito come stampabile.

Attraverso il parametro di configurazione ABIL_STAMPA_ALL_SENZA_TIPO si definirà aggiungere all'invio gli allegati senza tipologia di allegato.

Il sistema all'atto della chiusura della carriera o del trasferimento in uscita invierà gli allegati a:

• tratti di carriera dello studente
• documenti di identità
• dichiarazioni di invalidità
• permessi di soggiorno
• titolo di scuola superiore
• titolo universitario italiano
• titolo universitario straniero

dichiarati come stampabili o senza tipologia (se il parametro  ABIL_STAMPA_ALL_SENZA_TIPO è abilitato).

Configurazione eventi di stampa se ABIL_STAMPA_ALL_UNICA impostato a 1:

Se si attiva la modalità di invio di un unico documento sarà necessario attivare l'evento di stampa NOT_ALL_CHIU_CARR al certificato "Allegato all'atto di chiusura carriera" (M9377), attivando la modalità di invio al documentale.

Sarà inoltre necessario impostare nella configurazione degli operandi ARGOMENTO e OGGETTO il nuovo evento di stampa per determinare quale stringa inviare al documentale.

Configurazione eventi di stampa se ABIL_STAMPA_ALL_UNICA impostato a 0:

Se si attiva la modalità di invio di un documento per ogni allegato sarà necessario attivare i documenti:

- M9368 - Allegato documenti di identità (evento PERF_ALL_DOC_PERS)
- M9367 - Allegato dichiarazioni handicap (evento PERF_ALL_DIC_HAND)
- M9369 - Allegato ai permesso di soggiorno (evento PERF_ALL_PERM_SOGG)
- M9382 - Allegato ai titoli di maturità (evento PERF_ALL_MATUR)
- M9383 - Allegato ai titoli italiani (evento PERF_ALL_TIT_IT)
- M9384 - Allegato ai titoli stranieri (evento PERF_ALL_TIT_STRA)
- M2522 - Stampa allegato matricola (evento PERF_ALLEGATI_MAT)

associati ai relativi eventi, attivando la modalità di invio al documentale.

Sarà inoltre necessario impostare nella configurazione degli operandi ARGOMENTO e OGGETTO i nuovi eventi di stampa per determinare quale stringa inviare al documentale.

E' necessario inserire un limite nell'upload degli allegati in modo che siano transitabili sul documentale.

Consultazione Fascicolo onLine

La voce a menù online “Consultazione Fascicolo” è abilitata se il parametro di configurazione “ABIL_CONSULTAZ_FASCICOLO_STU_WEB” è impostato a 1 e se per lo studente è stato replicato il fascicolo sul sistema documentale.

La voce a menù sarà visualizzata al percorso "Segreteria Studenti/Consultazione Fascicolo".

La consultazione prevede la visualizzazione del numero di fascicolo associato alla carriera dello studente ed in dettaglio i dati relativi ad ogni documento in esso inserito.

Tramite apposito pulsante sarà possibile visualizzare in dettaglio la copia conforme del documento.

Il processo, come tutti i nuovi processi online, sarà configurabile dalla funzione 'Template di navigazione web' selezionando il processo "CONSFASC".

Azioni / Pagine

Le azioni e relative pagine previste nel processo di gestione delle Consultazione Fascicolo web sono:

Console fascicolo studente

Con la versione 12.20.00 è stata rilasciata la nuova funzione 'Console Fascicolo Studente'.

La funzione è presente a menù al percorso Amministrazione/Fascicolo Studente/Console Fascicolo Studente.

Da questa funzionalità sarà possibile verificare per ogni anno / corso di studio l'andamento delle notifiche di creazione fascicolo e/o inserimento di documenti nel fascicolo elettronico dello studente.

I criteri di ricerca predisposti sono:

• anno accademico di immatricolazione degli studenti
• facoltà / dipartimento di ultima iscrizione degli studenti
• corso di studio di ultima iscrizione degli studenti
• tipologia di corso di studio di ultima iscrizione degli studenti

Processo - Gateway per i servizi documentali

Visibilita - clienti

DOCUMENTO Gateway per i servizi documentali