LETTURA RENDICONTAZIONE INCASSI
Questa funzione permette di acquisire, all’interno del sistema, i dettagli relativi a tutti i pagamenti effettuati dagli studenti mediante un file di rendicontazione fornito dalla Banca o dalle Poste.
In particolare si possono acquisire tre principali tipologie di file di rendicontazione:
- Banca MAV (standard MAV CBI o MAV personalizzato per Ateneo)
- Banca non MAV (flusso di rendicontazione bancaria non MAV.(Es: bonifici o pagamenti allo sportello bancario)
- Poste Italiane (flusso di rendicontazione di POSTEL)
- Rapporto interbancario diretto
E’ possibile richiedere l’addebito automatico di eventuali more nel caso i pagamenti rendicontati risultassero in ritardo rispetto alla scadenza (check box Addebitare eventuali more).
Per queste ultime possono anche essere generati i relativi bollettini (check box Rendere pagabili eventuali more).
NB: è possibile caricare un file soltanto una volta.
Al termine dell’elaborazione viene proposta una finestra che ne mostra l’esito, dalla quale è possibile navigare attraverso il pulsante di Visualizza errori verso la funzione di Gestione incassi sospesi.
DEFINIZIONEN LAYOUT FILE INCASSI
La maschera permette di configurare il layout del file che ci fornisce l’ente cassiere, al fine di acquisirlo all’interno del sistema e di caricarne i pagamenti sulle carriere degli studenti.
La maschera si presenta come di seguito:
Le informazioni contenute in testata servono per definire la provenienza del layout, la validità e la posizione del tipo record all’interno del file.
Nella sezione blocchi, vanno definiti i vari tipi record contenuti nel file e la lunghezza di ciascuna riga; il flag ‘Salva?’ serve per definire qual è il tipo record da salvare con dettaglio del pagamento (e non come testata o coda).
Nel dettagli occorre definire, per ciascuna riga del tipo record, che informazioni sono contenute e in che posizioni, attribuendovi un Codice dato univoco.
Nel blocco in basso, per ciascun dettaglio e nel caso sia utile, occorre definire in quale campo della tabella contenente gli incassi sospesi occorre salvare l’informazione letta.
Attraverso una formula sql (esplicitamente scritta nel campo ‘Formula SQL alternativa'), è possibile valorizzare i campi della tabella degli incassi con informazioni non contenute nel file ma desunte dalle informazioni del file.
GESTIONE INCASSI SOSPESI
Questa funzione permette di gestire manualmente l’associazione degli incassi rendicontati dalla banca ai relativi bollettini, rimasta in sospeso a causa della mancata corrispondenza di:
- identificativo pagamento (fatt_id)
- matricola/codice fiscale, anno e importo
Per ognuno degli incassi presenti nel blocco in alto a sinistra, è possibile eseguire una serie di azioni:
1) ricerca per matricola o codice fiscale. Abilitata se l’ente cassiere nel file di rendicontazione ha indicato la matricola oppure il codice fiscale dello studente. In questo vengono mostrati, nel quadro in alto a destra,
tutti i bollettini associati allo studente dell’incasso selezionato nel riquadro in alto a sinistra
2) associazione con un bollettino non ancora convalidato emesso per lo studente (possibile solo se sono presenti i dati anagrafici dello studente; ad esempio matricola e/o codice fiscale). L’incasso viene comunque sempre associato
all’intero bollettino e non solo alle singole voci selezionate. In caso di associazione di un incasso con un bollettino di importo diverso, viene eseguita in automatico la funzione di errato pagamento che crea lo storno in positivo/negativo nel quadro addebiti dello studente.
3) associazione con un capitolo di bilancio di ateneo (voce). In questo caso non siamo in grado di risalire allo studente e l’incasso risulterà genericamente associato alla voce; questa operazione è però necessaria per gli Atenei che effettuano la chiusura contabile
4) ricerca per fattura. Abilitata se l’ente cassiere nel file di rendicontazione ha indicato l’identificativo del bollettino (fatt_id).
5) identificarlo come versamento non dovuto. In questo caso verrà registrato il pagamento relativo all’incasso rendicontato e generato, automaticamente, il rimborso di pari importo (possibile solo se è stata definita la tassa generica di rimborso associata al processo RIMB).
6) annullamento dell’incasso selezionato. Annulla logicamente l’incasso che non verrà più preso in considerazione in una futura operazione di associazione incassi sospesi
Gli incassi non abbinati in automatico recano il motivo della mancata associazione nel campo Causale sospensione.
Il check box Mostra addebiti legati a persone permette di visualizzare nella parte in alto a destra tutti gli addebiti legati alla persona (e non studente!) dell’incasso selezionato, per permettere l’eventuale
associazione degli incassi sospesi rispetto ai bollettini relativi, ad esempio, alle tasse di iscrizione ai test di ammissione o agli esami di Stato.