Di seguito il workflow per creare il calendario appuntamenti di un ufficio da zero, assieme agli sportelli e alle disponibilità di apertura al pubblico.
1. Chi può creare calendari, sportelli e orari
Solo un utente che ha permessi "alti" può creare e modificare i calendari di un ufficio, gli sportelli di quell'ufficio, e stabilire quando e come l'ufficio è aperto ad accogliere prenotazioni.
Queste funzioni sono riservate agli utenti Amministratori oppure agli utenti Manager di calendari (relativamente ai calendari che crea e ai calendari su cui altri Manager o Amministratori gli hanno concesso i permessi).
Si tratta degli utenti che vedono l'icona della "matita" accanto ai calendari creati, e il pulsante "Crea calendario".
Si veda Formazione/Avvio del sistema#PermessidegliutentiBackoffice
Icona "matita" e pulsante "Nuovo calendario" visibili.
Nell'immagine il calendario è anche stato messo tra i "preferiti" dall'utente, quindi comparirà in una card in alto.
2. Creazione di un nuovo calendario
Cliccando su "Nuovo calendario" si accederà ad una pagina in cui è possibile inserire tutti i dati descrittivi dell'ufficio che si vuole aprire al pubblico; la durata prevista degli appuntamenti; l'eventuale area di afferenza del calendario; i motivi di prenotazione (opzionali, con relativa durata diversa dal default in base al motivo); la visualizzazione al pubblico; la visualizzazione al backoffice.
2.1 Dati descrittivi
Pagina di inserimento dati calendario (inizio)
2.2 Motivi prenotazione
Accanto a ogni motivo di prenotazione, nel box "Motivi prenotazione" può essere eventualmente specificata una durata diversa rispetto a quella di default (campo "Durata appuntamenti (minuti)" nel box Calendario). In questo modo gli appuntamenti presi con tale motivazione avranno la durata specificata sulla singola motivazione.
Campi in cui specificare la durata degli appuntamenti, anche differenziata in base al motivo
2.3 Visualizzazione al pubblico
Nel box "Visualizzazione al pubblico" si potranno decidere eventuali restrizioni alla prenotazione di appuntamenti con l'ufficio.
La visualizzazione del calendario potrà essere di diversi tipi, a seconda che l'ateneo abbia scelto di avere alcuni calendari prenotabili anche in area completamente pubblica (cioè a chiunque semplicemente compili una form con pochi dati essenziali), oppure al contrario abbia scelto di permettere la prenotazione ai soli utenti autenticati esse3/SPID.
Box "Visualizzazione al pubblico"
2.4 Visualizzazione al backoffice
Nel box "Visualizzazione al backoffice" si potrà decidere a chi, dei nostri colleghi in Ateneo, sarà visibile questo calendario. Ogni collega a cui sarà visibile, poi, potrà operarci secondo il proprio ruolo.
Box "Visualizzazione al backoffice"
Calendario visibile a tutti gli operatori calendario: sia tutti gli operatori di sportello che tutti i manager di calendari
Calendario visibile solo ad alcuni operatori: operatori di sportello (semplice visualizzazione degli appuntamenti settimanali) o manager di calendari (funzioni di modifica). Gli altri utenti amministratori di calendario sono implicitamente autorizzati.
Tutte le impostazioni dell'ufficio sono sempre rivedibili dal pulsante con l'icona dell'ingranaggio all'interno del calendario:
Richiamare le impostazioni dall'interno del calendario
Al termine dell'inserimento dei dati, cliccare su Salva:
Salva le impostazioni calendario
3. Creazione sportelli
Automaticamente dopo il salvataggio del calendario si viene portati alla pagina di creazione degli sportelli di quel calendario.
È possibile creare gli sportelli in modi diversi in base alle esigenze dell'ateneo.
Il numero degli sportelli dipende da quanti operatori svolgono gli appuntamenti in quell'ufficio e dalla modalità di svolgimento (online o in presenza). Tendenzialmente l'ideale sarebbe associare uno sportello ad un operatore.
Se lo sportello svolge appuntamenti online, è importante che la mail censita nello sportello sia autorizzata a creare dei meeting sulla piattaforma online scelta dall'ateneo.
Elenco sportelli
Crea/modifica sportello
Dopo aver censito gli sportelli si può cliccare su Vai al calendario.
Gli sportelli sono sempre modificabili dal pulsante con l'icona della finestrella all'interno del calendario:
Richiamare gli sportelli
4. Creazione orari di apertura
Una volta censiti gli sportelli, cliccando su Vai al calendario si accederà ad un planner settimanale in cui è possibile inserire gli orari di apertura dell'ufficio. Si può interagire direttamente con la tabella visualizzata cliccandoci sopra per creare una nuova disponibilità o cliccando/trascinando una disponibilità esistente per modificarla.
Gli orari di apertura possono essere di tipo:
- solo in presenza
- solo online
- a scelta dello studente se in presenza o online
- accesso libero senza appuntamento
Ad ogni sportello può corrispondere solamente un orario di apertura.
Gli orari di apertura sono ripetibili in serie e modificabili fintanto che le modifiche non impattano prenotazioni già prese dagli studenti.
Se è necessario modificare un turno, si possono eliminare le prenotazioni in essere dello studente (avvertendoli con un messaggio).
Gli orari di lavoro possono svolgersi su appuntamento in presenza; su appuntamento online; ad accesso libero. A breve implementeremo anche la modalità ibrida per cui si potranno prendere appuntamenti o in presenza o online su uno stesso orario di lavoro.
Esempio di orari di apertura configurati. Viola=a scelta; Arancione=in presenza; Blu=Online; Verde=Accesso libero.
Il calendario viene creato in "Bozza" e non è visibile al pubblico. Per completare la visibilità al pubblico, è necessario pubblicare il calendario mettendolo in stato "Attivo" dalle impostazioni o dal banner arancione che compare in alto (Immagine 8).
Gli utenti Manager o Amministratori inoltre possono configurare Blacklist e Chiusure.
5. Aree
L'area è un attributo del calendario tramite cui i vari calendari esistenti possono essere categorizzati e messi all'interno di un unico "contenitore".
Mettiamo ad esempio che uno studente voglia immatricolarsi. L'ateneo ha diversi calendari di tipo "immatricolazioni", uno sotto Lettere e uno sotto Economia. Invece che censire 2 calendari chiamati "Lettere - Immatricolazioni" e "Economia - Immatricolazioni", per disambiguare, grazie alle Aree può censire un'area "Immatricolazioni" e dentro metterci entrambi i calendari; oppure censire un'area "Lettere" e un'altra "Economia", ognuna con al suo interno tutti i calendari afferenti a quell'area (immatricolazioni, supporto studenti, mobilità ecc).
Un altro esempio utile può essere quello di categorizzare i diversi uffici a seconda della sede.
La configurazione delle Aree è a libera discrezione dell'Ateneo, che può creare i raggruppamenti che ritiene più utili.
Lato backoffice il vantaggio è quello di ordinare meglio i calendari/gli uffici per area di competenza.
Lato studente/cittadino il vantaggio è quello di essere meglio indirizzato verso il servizio di suo interesse, perché quando clicca su "Prenota appuntamento" non si trova una lista infinita di calendari ordinati in ordine alfabetico, ma una serie di card con le diverse aree censite che contengono i calendari ad esse afferenti.
La gestione delle Aree è accessibile da Home>Appuntamenti>3 pallini>Aree, si può decidere se le Aree dovranno essere:
- Disabilitate;
- In bozza - configurabili lato backoffice, non visibili lato frontoffice - in questo caso il raggruppamento è visibile solo lato backoffice e il comportamento agli studenti è esattamente uguale a prima (Home> Prenota appuntamento > Elenco di calendari).
- Attive - configurabili lato backoffice, visibili lato frontoffice - in questo caso gli studenti, al clic su Prenota appuntamento, non troveranno più un lungo elenco di calendari in ordine alfabetico, bensì delle card che raggruppano i vari calendari secondo le Aree definite da backoffice.
Raggiungere la configurazione delle Aree
Una volta che la gestione è attiva, le aree si possono definire anche dall'interno delle impostazioni del singolo calendario.
Creare nuova area a partire direttamente dalle impostazioni calendario
Gli utenti frontoffice vedranno in questo modo gli uffici a loro disponibili:
Se le Aree non sono attive, gli utenti frontoffice vedranno invece un semplice elenco di uffici in ordine alfabetico.
6. Blacklist
La segreteria può decidere se attivare, sui calendari dei propri uffici, una funzionalità per cui dopo un certo numero di volte (configurabile) che un utente prenotato viene segnalato come "assente" all'appuntamento dall'operatore di sportello, l'utente viene bloccato e non potrà inserire nuovi appuntamenti per un certo numero di giorni (configurabile).
Gli studenti verranno avvertiti con un'email dell'ingresso e dell'uscita dalla blacklist.
La configurazione della blacklist da Backoffice si fa dall'elenco Calendari, cliccando sull'icona dei "tre pallini" in alto a destra. Da lì si accede a una pagina di riepilogo degli utenti bloccati/recentemente sbloccati, in cui si può intervenire anche manualmente sul blocco/sblocco degli utenti. Dalla stessa pagina si può cliccare sul pulsante Configurazione per definire il numero di assenze per finire in blacklist e il numero di giorni di permanenza nella blacklist.
Gli Amministratori hanno accesso alle configurazioni della blacklist. I Manager alla sola visualizzazione.
Di seguito delle immagini sulla funzionalità Blacklist:
Accesso alla funzionalità di Blacklist
Accedendo a "Blacklist" dall'elenco calendari, si arriva a una pagina di riepilogo in cui si vedono gli utenti al momento bloccati e quelli recentemente sbloccati. È possibile visualizzare le assenze per cui gli utenti sono stati bloccati ed eventualmente bloccare/sbloccare manualmente.
Da qui si può cliccare sul pulsante "Configurazione" per definire il numero di assenze che fanno scattare la blacklist e il numero di giorni di permanenza nella blacklist.
Configurazione della blacklist
Lo studente, finché è nella blacklist, non potrà accedere alle funzionalità di prenotazione del Calendario appuntamenti
7. Chiusure
Gli utenti Amministratori (MOD_SBK_CAL_APP_AMM) possono inserire le chiusure di Ateneo pianificate. Le chiusure possono essere valide per tutti i calendari o solo per alcuni.
È possibile usare le Chiusure dei calendari per mostrare esplicitamente agli studenti che un ufficio in una o più giornate è chiuso (l'eventuale "nota" inserita verrà visualizzata dagli studenti).
Se invece non è interessati a segnalare esplicitamente la chiusura dell'ufficio, è possibile direttamente eliminare l'orario di apertura dal calendario e la zona corrispondente sarà visualizzata dagli studenti grigia, non cliccabile (come gli orari in cui non c'è alcuna apertura).
Se si inserisce una chiusura in un giorno per cui sono presenti delle prenotazioni, queste verranno eliminate (i prenotati verranno avvertiti via email).
Accesso al menù generale "Chiusure"
Accesso alternativo al menù chiusure, dal singolo ufficio col bottone "Chiudi ufficio"
Immagine 16. Salvataggio di una chiusura che include giorni su cui erano già state inserite prenotazioni. Viene chiesto di confermare. Se si sceglie di salvare, le prenotazioni esistenti verranno eliminate.
Visualizzazione lato studente di una chiusura