1) Introduzione
Gli strumenti RIEPILOGO SPEDIZIONI ANS e PROSPETTO SPEDIZIONI ANS sono utili per ottenere un riepilogo delle spedizioni elaborate in Esse3 ed inviate in Osservatorio Studenti.
Le due funzionalità sono accessibili a partire dalla maschera Riepilogo Spedizioni ANS.
Accedendo da Esse3 al modulo Anagrafe Nazionale Studenti > Elaborazioni file ANS > Riepilogo Spedizioni ANS, si apre una modale di scelta (Figura 1) da cui è possibile proseguire con il Riepilogo Spedizioni ANS (dettaglio delle spedizioni elaborate) oppure visualizzare il Prospetto Spedizioni ANS (dettaglio numerico dei dati delle spedizioni).
Figura 1.
RIEPILOGO SPEDIZIONI ANS e PROSPETTO SPEDIZIONI ANS sono due funzionalità "gemelle". È sempre possibile, infatti, dal Riepilogo accedere al Prospetto, e viceversa (Figure 2 e 3).
Figure 2 e 3.
Veniamo ora al dettaglio delle singole funzionalità.
2) Riepilogo Spedizioni ANS
La funzione RIEPILOGO SPEDIZIONI ANS per Anno Accademico è uno strumento dinamico di utilità che ha come scopo quello di fornire una panoramica dello stato di tutte le sette spedizioni ANS.
Selezionando un Anno Accademico, è possibile visualizzare i dettagli delle spedizioni prodotte divise per POST, ANTE, PL e, all'interno di tali sezioni, per le sette tipologie (Figura 4).
Figura 4.
Di default, il recupero dei dati avviene basandosi sull’ultima spedizione inviata.
È possibile avere il dettaglio di una singola spedizione (N. File) agendo sull’apposito flag "seleziona il file" e selezionando la spedizione desiderata dal menù a tendina (Figura 5).
Figura 5.
Da RIEPILOGO SPEDIZIONI ANS è possibile inoltre contrassegnare le Spedizioni "VIP": quelle escluse, cioè, da tutti i meccanismi di storicizzazione ed eliminazione, sia automatici che manuali, in essere nel sistema (Figura 6). Un conteggio di quante siano le spedizioni "VIP" nel sistema è disponibile nel Pannello di Controllo ANS.
Figura 6.
Da RIEPILOGO SPEDIZIONI ANS è possibile, attraverso i pulsanti nella parte inferiore della maschera, navigare a quattro altre funzioni relative alle spedizioni generate:
Carica file degli errori da OSD
Attraverso il pulsante, Carica file degli errori da OSD, è possibile acquisire manualmente i file ERR ed ERR2.
Figura 6. Questa situazione si ha nel caso in cui si sia generata una spedizione ma non si sia acquisito il file ERR.
La maschera mostra, in proposito, un riepilogo dello "stato dell'arte" su tali caricamenti (Figura 6).
È fondamentale controllare lo stato delle elaborazioni in caso di problemi nella generazione delle schede. Il caso tipico è il blocco della base dati dovuto al mancato caricamento dei file ERR di spedizioni precedenti. Il database si blocca perché non trova non solo dati caricati, ma si accorge che quanto precedentemente inviato è stato annullato da un Rinvio successivo.
Queste situazioni vanno evitate, avendo cura di incamerare il file ERR per ogni spedizione generata ed inviata in Osservatorio, oppure, se non si vuole inviare in Osservatorio una spedizione generata, avendo cura di annullarla (Figura 8).
Finché non si è acquisito il file ERR (cioè dal momento dell'elaborazione della spedizione, passando per la generazione, fino all'acquisizione del file ERR) è possibile procedere all'Annullamento della spedizione. In tal caso, verrà riattivata l'ultima spedizione valida trovata nello storico di quell'Anno accademico e quel Tipo spedizione (Figura 7 ed 8).
Figura 8.
Carica file degli Errori (cfr Carica file degli Errori ANS)
Una volta caricato il file ERR/ERR2, si utilizza per visionare il dettaglio degli errori restituiti dall'Osservatorio.
Visualizzatore di spedizioni ANS
Serve per visualizzare il dettaglio delle righe del file inviato, per i dettagli sulla maschera richiamata si veda Visualizzatore di spedizioni ANS)
Rigenera file
Il tasto permette di:
- rigenerare il file txt di una determinata spedizione
Nota: il file rigenerato conterrà una prima linea, con informazioni sul file generato, da rimuovere nel caso in cui si voglia utilizzare la scheda per un invio all’Osservatorio Studenti, sia di test che di produzione. Questo si è reso necessario per rendere più sicura l’azione di rigenerazione ed invio del file , evitando accidentali rinvii di schede rigenerate.
Acquisizione file ERR
Ricordiamo che per ogni file generato ed inviato in Osservatorio, deve essere acquisito a sistema il relativo file ERR, che fornisce un primo riscontro sugli errori "di sintassi" presenti nel file. Il file ERR viene elaborato dopo pochi minuti dall'invio in Osservatorio della spedizione.
Per acquisirlo, nel caso in cui l’Ateneo abbia il servizio ANS_WEBSERVICE attivato, il servizio di ricezione del file degli errori è automatico. Da RIEPILOGO SPEDIZIONI ANS, è contemplata anche la ricezione manuale, cliccando sul bottone Carica File Errori da OSD per invocare il servizio e, quando pronto, ricevere il file ERR disponibile in Osservatorio per la spedizione selezionata.
È possibile anche acquisire il file ERR in maniera totalmente manuale(ad esempio per chi non abbia il servizio ANS_WEBSERVICE attivato).
Una volta scaricato il file ERR dal sito dell'Osservatorio, si accede alla funzione Carica file degli errori, e si clicca sul pulsante "Nuovo caricamento". A questo punto è possibile selezionare dal file manager il file ERR da caricare, e verranno popolati automaticamente i dati su anno, tipo spedizione e id della testata per cui si sta caricando il file.
Acquisizione file ERR2
In seguito all'acquisizione del primo file ERR ("di sintassi"), è necessario incamerare anche il file ERR2, contenente gli errori "di coerenza", che operano dei controlli a grana più fine sui dati inviati in Osservatorio.
È possibile acquisirlo anche manualmente tramite lo stesso pulsante "Carica file Errori da OSD" presente in Riepilogo spedizioni ANS.
Analogamente all'acquisizione del file ERR, anche per l'ERR2 nel caso in cui l’Ateneo abbia il servizio ANS_WEBSERVICE attivato, il servizio di ricezione del file degli errori di coerenza è automatico e non è necessario invocarlo tramite alcun pulsante.
3) Prospetto Spedizioni ANS
È presente infine in ESSE3 anche un PROSPETTO SPEDIZIONI che dà evidenza riepilogativa dei risultati numerici riportati nel prospetto triplo dell’Osservatorio Studenti. Interrogatelo con frequenza per avere una visione d’insieme di come appare l’Ateneo nei confronti dell’ANS.
Di seguito tre immagini che mostrano le diverse tipologie di dati indagabili, oltre al numero di record inviati sempre visibile (Invio totale dei dati; Controlli di coerenza; Percentuale record caricati rispetto alla coerenza).
Figure 9, 10, 11
Da questa funzione è possibile vedere dunque, per tutti gli Anni Accademici e tutte le spedizioni:
- il numero di record inviati
- quanti di questi hanno passato la prima fase,
- quanti sono coerenti,
- la percentuale dei record entrati in banca dati rispetto a quanto inviato.
Come detto nel paragrafo "Introduzione", la funzione è disponibile dal RIEPILOGO SPEDIZIONI ANS (la quale ci mostra, per un Anno Accademico, il dettaglio di tutte le 7 schede).