1) I controlli sulla bontà dei dati inviati: file ERR e file ERR2
Quando l’Osservatorio riceve i dati inviati dalle nostre spedizioni, esso attiva due fasi di controllo, a fronte delle quali vengono restituiti due file detti "degli errori".
Nello specifico, quello che accade è che su ogni record inviato si operano due tipologie di controlli:
• un controllo “sintattico” → il risultato è il file ERR (detto degli errori)
• un controllo “semantico” → il risultato è il file ERR2 (detto file di coerenza).
La prima fase di controlli (ERR) è “sintattica”: subito dopo l’invio del file all’Osservatorio, vengono effettuati dei controlli sulla correttezza dei campi inviati per ogni record. In più, all’interno della stessa spedizione, si controlla l’eventuale ripetizione di un dato, da intendersi come la ripetizione di un intero record. Questo file viene prodotto dall'Osservatorio entro pochi minuti dall'invio della spedizione.
Per ogni record inviato vi possono essere associati più errori, sia bloccanti che avvertimenti. Il sistema di simboli utilizzato in Esse3 per la Fase 1 è quello dei semafori (verde, giallo, rosso).
Il record verrà rifiutato se vi è almeno un errore bloccante; se non vi sono errori bloccanti ma solo avvertimenti il record sarà CARICATO CON AVVERTIMENTI, altrimenti se non vi sono errori nel file ERR, il record non sarà presente in tale file degli errori e questo record verrà CARICATO senza errori.
In particolare, gli studenti che superano la fase 1 dell’ERR sono gli studenti entrati in Anagrafe Nazionale Studenti. SOLO di questi studenti verranno inviati i record di corredo di tutte le schede per tutti gli anni accademici successivi nei quali rimarranno “attivi” in Ateneo.
La seconda fase di controlli (ERR2) è “semantica” ed è detta di "coerenza": nel suo calcolo, che mediamente dura un intero fine settimana, vengono effettuati dei controlli globali inerenti la carriera dello studente, in termini di significato e di consistenza cronologica. La correttezza sintattica di un dato, infatti, non vuol dire che il dato sia coerente nel contesto. La fase di COERENZA si occupa proprio di mettere assieme le informazioni raccolte e verificarne l’attendibilità del record inviato nel contesto ricostruito.
Similmente alla fase 1, per ogni record inviato e che venga processato nella fase 2, vi possono essere associati più errori, sia bloccanti che avvertimenti.
Il record verrà rifiutato se viene restituito almeno un errore bloccante (faccina rossa in maschera Carica file degli errori > tab Riepilogo errori di coerenza); se non vi sono errori bloccanti ma solo avvertimenti il record sarà CARICATO CON AVVERTIMENTI (faccina gialla), altrimenti se non vi sono errori nel file ERR il record non sarà presente e questo verrà CARICATO senza errori (faccina verde). Le faccine sono i simboli per contraddistinguere i tre stati di coerenza.
La situazione ideale è quella di un file degli errori che non contenga errori stessi, soprattutto di tipo bloccante (semaforo rosso), i quali fanno sì che il dato venga scartato dall’Osservatorio.
Al termine dell’acquisizione del file degli errori, ogni record inviato assumerà uno stato che indica quanto sia il grado di superamento dei controlli del ministero: il dato è ACCETTATO se non si riscontrano errori bloccanti, è RIFIUTATO se vengono riscontrati errori bloccanti.
Solo quanto supera entrambe le fasi viene utilizzato dal MIUR.
2) Acquisizione del file degli errori
Dopo aver generato e spedito la scheda all’Osservatorio, è necessario (ed OBBLIGATORIO) acquisire in ESSE3 il file degli errori per avere un riepilogo della situazione e procedere, eventualmente, ad effettuare correzioni per produrre nuovamente il file oppure decidere di proseguire con gli invii. L'acquisizione è una tappa OBBLIGATORIA perché è il momento nel quale si comunica al sistema la bontà dei dati precedentemente trasmessi.
L’acquisizione del file di riepilogo può avvenire:
- In maniera automatica tramite webservice chiamato da batch
per chi ha il parametro di configurazione ANS_WEBSERVICE attivato (cfr. successivo paragrafo "Configurazione webservice ANS"); in questo caso, non c'è bisogno di effettuare alcuna operazione dopo l'invio della spedizione, e i file degli errori (sia fase 1 che 2) vengono incamerati, non appena disponibili, grazie al batch ANS_WS_ERR, che effettua in automatico una chiamata al servizio OSD. - "Forzando" manualmente la chiamata al webservice
per chi ha il parametro di configurazione ANS_WEBSERVICE attivato (cfr. successivo paragrafo "Configurazione webservice ANS"); è possibile forzare la chiamata al servizio OSD tramite un clic sul pulsante "Carica file degli errori da OSD" nella maschera Riepilogo Spedizioni ANS. La chiamata acquisirà, quando pronti, sia il file ERR che il file ERR2, quando il primo sia già stato acquisito.
Questo è possibile solo se il parametro di configurazione ANS_TEST = 0 (ci si trova in un ambiente di produzione) e il par_conf ANS_WEBSERVICE è valorizzato con val_num=1, val_alfa=DEF. - In maniera totalmente manuale
utile per chi non ha il parametro di configurazione ANS_WEBSERVICE attivato. Come prima operazione è necessario scaricare sul proprio disco locale il file (prima ERR, poi ERR2 quando pronto) appositamente da OSD ("Scarica dettaglio", come in Figura 2).
Figura 2
In seguito, nella maschera CARICA FILE DEGLI ERRORI di Esse3, si clicca sul pulsante Nuovo caricamento, tramite il quale è possibile selezionare dal file manager (Figura 3) il percorso del proprio computer in cui si trova il file (con estensione ERR o ERR2 a seconda del caso), e caricarlo.
Figura 3
In seguito a tale operazione, è possibile verificare il dettaglio degli errori restituiti dal file nei tab Riepilogo Errori, Riepilogo Errori di coerenza (Figura 4, successiva).
Configurazione Web Services
È presente dal 2011 un sistema di scambio tramite web service tra ESSE3 e l'Osservatorio studenti, che prevede l'invio delle schede Anagrafe dell’Ateneo e la possibilità di ricevere automaticamente i file degli errori e di coerenza. Per usufruirne, l'Ateneo dovrà alzare il parametro di configurazione 'ANS_WEBSERVICE'.
Inoltre, dall’autunno 2012 il medesimo servizio è il canale di comunicazione per ricevere dati sui titoli di scuola superiore (ANS ISTRUZIONE) e universitari (ANS UNIVERSITÀ).
Indipendentemente dal fatto che l’Ateneo usufruisca o meno del primo servizio, esso dovrà inserire in ESSE3 le credenziali di accesso al sito dell’Osservatorio Studenti nella nuova modalità attiva da settembre 2013 (utente del tipo “nome.cognome” e sua password).
Soltanto nel caso in cui l’Ateneo abbia il servizio ANS_WEBSERVICE attivato, da GENERAZIONE SPEDIZIONI ANS sarà sempre attiva una spunta “invia File ad OSD”.
Sempre in questa casistica, il servizio di ricezione del file degli errori (che comunque è automatico, richiamato ogni 60 minuti da un batch di sistema), è invocabile anche manualmente, "forzando" la chiamata, dalla maschera RIEPILOGO SPEDIZIONI. (cfr. Riepilogo Spedizioni ANS e Prospetto Spedizioni ANS ).
3) Dettaglio della maschera Carica file degli errori ANS
In qualunque delle tre modalità sopraindicate si sia acquisito il file degli errori (chiamata automatica al ws tramite batch; chiamata manuale al ws; acquisizione manuale del file), è possibile recuperare il dettaglio del file incamerato nella funzione Carica file degli errori.
Il dettaglio del file degli errori di una spedizione è accessibile anche tramite pulsante di navigazione dopo aver selezionato una specifica spedizione in Riepilogo Spedizioni ANS, cliccando su Carica file degli errori (cfr. Riepilogo Spedizioni ANS e Prospetto Spedizioni ANS).
La maschera CARICA FILE DEGLI ERRORI ANS presenta un blocco iniziale di scelta in cui definire se si intende Visualizzare gli errori di una spedizione di cui si sono già acquisiti gli errori, oppure Acquisire un nuovo file degli errori (se vi si accede da Riepilogo spedizioni ANS, si apre di default su "Visualizza Riepilogo Errori di una Spedizione").
Nel blocco DATI FILE, sono presenti i dati della spedizione per cui si è caricato tal file (id testata, anno accademico, tipo spedizione, tipo invio e altro).
Nel blocco finale, all'interno dei due tab Riepilogo errori e Riepilogo errori di coerenza, si può visualizzare il dettaglio degli errori riscontrati sui singoli codici fiscali della spedizione, di tipo ERR1 (errori sintattici) e gli ERR2 (errori semantici). È possibile ricercare le righe in errore per tutti i campi presenti. È possibile inoltre consultare nel dettaglio ciò che si è inviato in spedizione cliccando sul tasto "Lente", che porta al Visualizzatore di spedizioni ANS già filtrato per la riga di interesse, ed esaminare le carriere navigando a Carriera ANS, Libretto ANS, Gestione studenti tramite gli appositi pulsanti.
Figura 4
4) Analizzare i propri dati e prevenirne il rifiuto
Analizzare i dati
Per analizzare i propri dati a posteriori, dopo che si sono acquisiti i file degli errori, oltre alla funzione Carica file degli errori è possibile usufruire di questi strumenti:
- Analisi degli errori
Per un'analisi statistico-analitica, è a disposizione la funzione Analisi degli errori (Figura 5), per il dettaglio della quale si rimanda alla pagina dedicata.
Figura 5
- Riepilogo Carriera ANS
All'interno dei tab INVII IN ANS, ed ERRORI IN ANS, sono presenti tutte le informazioni sulla ricezione dei dati inviati in Osservatorio per singola carriera.
All'interno delle sezioni troviamo la classica simbologia di valutazione del dato (simbolo del semaforo verde, giallo, rosso per la Fase1; simboli della faccine per la Fase 2). Nel primo tab (Invii in ANS) troviamo i dati correttamente ricevuti e valutati dall'Osservatorio; nel secondo (Errori in ANS), troviamo gli avvertimenti e gli eventuali dati scartati.
Nella stessa funzione Riepilogo Carriera ANS, sono contrassegnati eventuali errori relativi alla singola carriera nel Deposito; è inoltre possibile eseguire il Check-UP dello studente ed inserire un "Referto".
Per maggiori dettagli, si rimanda alla pagina dedicata.
Prevenire il rifiuto dei dati
È consigliabile intercettare molti degli errori in una fase ANTECEDENTE alla generazione delle spedizioni, per diminuire riscontri inevitabili sui dati.
Prima di elaborare una scheda 1, ad esempio, è bene assicurarsi di avere il Potenziale Studenti dell’annata correttamente elaborato (se siamo ad un livello successivo, tipo lo studio della scheda 4 o della 6 o della scheda 7, ci rifaremo al riallineamento indicato RIALLINEAMENTO ISCRIZIONI OFF.F., RIALLINEAMENTO INSEGNAMENTI OFF.F., generazione EVENTI DI CARRIERA); è bene verificare inoltre di non avere studenti senza portfolio;
È utile inoltre ricorrere a questi altri strumenti:
- Potenziale studenti
Per prevenire il rifiuto dei dati inviati in ANS, è buona norma ricorrere ad uno studio del Potenziale per intercettare anche precedentemente all’invio delle schede, errori che diverranno bloccanti, come l’assenza di un Corso OFF.F. definito.
Il tab “ALLERTA NEL POTENZIALE” all'interno della funzione Potenziale studenti è concepito proprio per avere una visione di queste situazioni.
Per maggiori dettagli sulla funzione, si rimanda alla pagina dedicata.
- Controlli di congruenza
Anche i Controlli di congruenza sono uno strumento prezioso per avere un'idea degli errori che saranno restituiti da OSD in base allo stato dei record nella base dati.
I Controlli non solo individuano gli errori "sintattici", di facile recupero (ad esempio un codice fiscale formalmente non corretto), ma individuano anche casistiche di "ampio spettro", che ricadrebbero in errori di coerenza (come due carriere attive in Ateneo).
Per maggiori dettagli sulla funzione, si rimanda alla pagina dedicat.