Ordine

E’ il documento gestionale che attribuisce all’operazione rilevanza giuridica. Può essere successore di un altro documento gestionale (esempio un contratto passivo) e predecessore di un documento erogazione in entrata o di una fattura.

Ricerca

L'utente può ricercare all'interno del sistema un Ordine precedentemente compilato. Cliccare sul bottone [Ricerca], come mostrato in figura 1.

FIGURA 1

Per i dettagli dell’operazione di ricerca di un documento gestionale vedere il paragrafo dedicato nell’appendice.

Nuovo Documento

Per accedere alla creazione di un nuovo ordine cliccare sulla scritta Crea Nuovo posta a destra del tipo DG

FIGURA 1

Si apre la finestra "Scelta contesto": inserire i dati nei campi obbligatori, indicati con un asterisco rosso:

- "Anno"

- "Unità Organizzativa".

Per inserire una Unità Organizzativa cliccare sul bottone [...] a cui si accede a una nuova finestra con l'elenco delle Unità disponibili.

La ricerca interna può avvenire sia sfogliando una pagina alla volta sia con il bottone [Filtra].  

Il bottone [Filtra] viene utilizzato per restringere la ricerca, che può avvenire tipicamente per codice e denominazione. Nel Attributo Codice e Denominazione inserire parte del codice o denominazione, preceduto e seguito da asterisco [*]. Cliccare quindi sul bottone [Filtra].

Per eliminare il filtro cliccare su [Annulla Filtro]. Si torna alla visualizzazione dell'intero elenco delle Unità Organizzative presenti.

Dopo aver scelto l'Unità cliccare [OK] per continuare.

I campi posti nel riquadro superiore di ciascuna scheda sono comuni a tutte le schede

FIGURA 2

Descrizione dei campi delle figura 2

Il sistema propone le schede sovrapposte Testata, Commerciale, Indirizzo, Righe Dettaglio, IVA, Associazioni, Allegati ognuna con una serie di attributi.

La prima etichetta Testata, si apre di default, come si vede in figura 3

SCHEDA TESTATA

FIGURA 3

Descrizione dei campi dell'etichetta Testata, figura 3

Dopo aver compilato la prima scheda, l'utente deve compilare  la scheda Commerciale (figura 4)  per visualizzare tutti i  campi relativi alle informazioni di tipo commerciale

SCHEDA COMMERCIALE

FIGURA 4

Descrizione dei campi della scheda Commerciale

FIGURA 5

GESTIONE OPERAZIONI PROMISCUE

Nel caso di gestione di operazioni promiscue è possibile effettuare la gestione secondo due metodi alternativi:

1) Gestire  conti coge marcati come promiscui e avere sezionali ad hoc per gli acquisti in attività promiscua.

In questo caso, in fase di registrazione del documento gestionale (ordine e/o fattura), si dovrà scegliere nella Cartella Commerciale come Attributo attività = Promiscuo, e poi su ciascuna riga di dettaglio del documento gestionale si dovrà scegliere come Attributo Attività = Promiscuo.

In questo modo sull'estensione Iva il sistema mostrerà solo i sezionali definiti promiscui collegati a quella UE, sull'estensione Coge verranno mostrati solo le voci marcate come promiscue collegate al bene/servizio;

2)  Non gestire conti coge marcati come promiscui

In questo caso, in fase di registrazione del documento gestionale, SOLO nella cartella Commerciale si dovrà scegliere come Attributo attività = Promiscuo. La singola riga di dettaglio invece NON deve mai essere marcata come promiscua, e deve esistere almeno una riga con Attributo attività = Istituzionale e una riga con Attributo attività = commerciale.

Inserite almeno le 2 righe con Attributo attività differente, sull'estensione iva il sistema farà scegliere come sezionale il sezionale di tipo commerciale. Nell'estensione coge, per le righe istituzionali mostrerà i conti coge marcati istituzionali (o non marcati); per le righe commerciali mostrerà i conti coge marcati commerciali (o non marcati).

Dopo aver compilato la scheda Commerciale, l'utente passa alla successiva Indirizzo, figura 6

Vengono qui proposti i dati inseriti in anagrafica per il soggetto scelto relativi al domicilio fiscale.

Tutti i campi derivano dalla scelta del soggetto, l'utente può eventualmente selezionare dal menù a tendina il tipo di indirizzo (Domicilio fiscale o Residenza) e la modalità di pagamento se diversa da quella proposta di default per tale soggetto.

SCHEDA INDIRIZZO

FIGURA 6

SCHEDA DOCUMENTALE

Nella sezione documentale è possibile procedere alla fascicolazione automatica del documento gestionale.

Tale fascicolazione, permessa dalla versione 20.01.00.00 di U-GOV (e dalla versione 04.04.01.00 di Titulus), è consentita in base al settaggio del parametro  PRM_CONT/TIPO_FASCICOLAZIONE che sostituisce, dalla versione 22.50.00.00 il precedente PRM_CONT/FASCICOLAZIONE_ATTIVA.

Il parametro può assumere tre valori: “NESSUNO”, “CIG” (Con predecessore e CIG), “PRED” (Con Predecessore).

Se il valore è “NESSUNO” l’Ateneo sceglie di “non” attivare la fascicolazione; settando gli altri due valori l’Ateneo sceglie di avere la fascicolazione attiva in U-GOV.

La differenza tra i due valori “CIG” e “PRED” risiede nella diversità di comportamento nella gestione del documento singolo, ovvero privo di predecessori:

- se il valore del parametro è “CIG” → “U-GOV” eseguirà la fascicolazione anche per CIG e anche del singolo documento 

- se il valore del parametro è “PRED” → U-GOV “non” eseguirà la fascicolazione del singolo documento, anche nel caso in cui nello stesso sia stato valorizzato il CIG

Nel caso in cui la fascicolazione sia attiva, sia con valore del parametro “CIG” sia con valore “PRED”, se il documento ha dei predecessori → U-GOV eseguirà sempre la fascicolazione per predecessore

Nell’estensione documentale occorre profilarsi, scegliere  la VOCE DI INDICE salvare e successivamente premere il tasto REGISTRA.

L’operazione di Registrazione consiste nell’invio a Titulus di un documento digitale corredato da metadati ai fini dell’archiviazione.

Nell’invio a Titulus viene trasmesso anche il riferimento dell’id_documentale del documento gestionale o dei documenti gestionali predecessori (esempio il contratto passivo) affinchè Titulus possa verificare se per un dg predecessore esiste già il fascicolo e quindi aggiungere il dg corrente in quello specifico fascicolo.

Nel caso in U-GOV non sia presente il dg predecessore Titulus crea un fascicolo nel quale far confluire il dg corrente.

NOVITA': Dalla versione 21.34.00.00 è stata introdotta nel documentale una funzionalità aggiuntiva che permette all'utente di scegliere come predecessore, ai fini della fascicolazione,  un documento presente SOLO in Titulus. Il fine è quello di guidare l'archiviazione dell'ordine che si è appena  compilato facendolo confluire nel fascicolo del documento predecessore presente solo in TITULUS. Ad esempio su TITULUS è presente una determina. In Ugov creo un ordine e tramite questa nuova funzionalità archivio il mio ordine nel fascicolo creato dalla determina.

Per attivare questa funzionalità aggiuntiva il parametro PRM_CONT/TIPO_SISTEMA_DOCUMENTALE deve essere settato ad INTERNO

Successivamente alla fase di REGISTRA (già conosciuta) , si attivano i tasti INSERISCI PREDECESSORE e CANCELLA PREDECESSORE. Il primo, tramite un search permette di scegliere un documento di TiTULUS valorizzando i dati di protocollo e guidando dunque l'archiviazione del dg ordine che si sta compilando nel fascicolo creato dal documento presente solo in TITULUS. Il sistema procede in automatico: non è richiesto nessun salvataggio dell'operazione. Il secondo pulsante permette la cancellazione dell'associazione.

Se il dg ordine ha un predecessore di UGOV (contratto passivo o richiesta di acquisto) che presenta un'estensione documentale valorizzata, i due nuovi tasti resteranno inattivi. Questo perchè è già presente un fascicolo agganciato al predecessore pertanto il dg ordine appena creato va ad aggiungersi ad esso.

Figura-documentale

SCHEDA TRASPARENZA

In questa scheda occorre caricare i dati relativi alla trasparenza. U-GOV è in grado di fornire alcune delle informazioni richieste dalla Trasparenza, gestite all’interno di documenti e processi gestionali (Contratti, Compensi, Ordini,..), richieste da alcuni degli obblighi del dlgs 33/2013. Le informazioni sono disponibili tramite alcune viste di frontiera.

U-GOV non gestisce il processo di pubblicazione stesso, ma è una fonte autoritativa per i dati.

Per caricare i dati dell’estensione trasparenza che già non sono presenti negli specifici documenti gestionali premere il pulsante [Crea], e poi completare glia attributi dell’estensione (Figura 7)

Non è possibile caricare i dati della trasparenza se un documento successore del ciclo ha già i dati della trasparenza caricati ( esempio se esiste un ordine successore del contratto).

FIGURA 7

L’estensione trasparenza contiene i seguenti attributi

Nel caso il contratto sia derivante da gara o appalto, occorre premere [Nuovo dettaglio] e completare i seguenti attributi.

FIGURA 8

Per inserire una nuova riga di dettaglio, premere [Nuovo dettaglio] per ogni operatore che partecipa alla gara.

: cliccando questo bottone viene selezionata la riga e il sistema visualizza nelle tabelle sottostanti gli attributi propri di quella riga.

: cliccando questo bottone si cancella la riga corrispondente

: cliccando questo bottone si duplica la riga corrispondente. Tutti gli attributi di una riga vengono duplicati in una nuova riga creata dal sistema

Una volta salvato il documento occorre effettuare la pubblicazione; nella macchina stati si deve eseguire l’operazione “Pubblica”; e lo stato del documento passa da ‘Da pubblicare’ a ‘Pubblicato’ ed il documento è estraibile dalle viste

FIGURA 9

E’ possibile rientrare nel documento gestionale contratto in modifica e inserire i dati della trasparenza e pubblicare il documento. Dopo la pubblicazione è permessa l’azione di annulla la pubblicazione, infatti nella macchina stati è presente l’operazione ‘Annulla pubblicazione’

FIGURA 10

E’ bene precisare che UGOV non gestisce il processo di pubblicazione dei dati; esso è invece fonte autoritativa dei dati. Per i dettagli relativi agli obblighi normativi sulla trasparenza vi consigliamo di prendere visione della documentazione messa a disposizione da Cineca nelle sezioni dedicate della piattaforma elearning.

La scheda successiva è Righe Dettaglio, dove si possono inserire le righe di dettaglio del DG. In questa scheda l'utente trova sei sottoschede nominate Riga, Commerciale, COGE, COAN, nelle quali si possono compilare gli attributi del Dettaglio Riga e delle estensioni COGE e COAN, e Inventario; è sempre necessario premere il bottone [Nuovo], presente all'interno della scheda selezionata, per poter accedere alla pagina di immissione dei dati.

SCHEDA RIGHE DETTAGLIO - Sottoscheda Riga

FIGURA 8

Una generica nuova riga del DG contiene gli attributi mostrati in tabella

Per ogni nuova riga che si crea sono disponibili i seguenti bottoni

: cliccando questo bottone viene selezionata la riga e il sistema visualizza nelle tabelle sottostanti gli attributi propri di quella riga

: cliccando questo bottone si cancella la riga corrispondente

: cliccando questo bottone si duplica la riga corrispondente. Tutti gli attributi di una riga vengono duplicati in una nuova riga creata dal sistema.

Cliccare l'etichetta Commerciale, posta accanto a Riga per aprire la scheda corrispondente

SCHEDA RIGHE DETTAGLIO - Sottoscheda Commerciale

FIGURA 9

Nella scheda Commerciale si trovano i seguenti attributi

Dopo aver compilato tutti i campi descritti nella tabella, l'utente deve cliccare il bottone [Calcola Valori], affinchè il sistema possa quantificare prezzi, sconti e iva.

All'acquisizione di tutti i campi delle righe di dettaglio, il sistema riassume i valori delle n righe di dettaglio create in una tabella, visibile nella figura 10

FIGURA 10

Nel caso l’utente scelga di caricare il documento in una valuta diversa rispetto a quella di sistema, la maschera proporrà anche i campi relativi al cambio, e ai valori espressi in valuta.

L’utente inserisci i valori monetari in valuta nel Attributo Unitario (esempio in USD) e poi preme [Calcola valori], gli Attributi Prezzo Totale Valuta, Sconto Valuta, Imponibile Valuta sono anch’essi espressi in valuta; viceversa gtli attributi Prezzo Totale, Sconto, Imponibile, Non imponibile ex art 72, Iva, Totale sono espressi nella valuta di sistema (esempio EUR).

FIGURA 11

SCHEDA IVA

Questa scheda si utilizza solo se:

- nella scheda commerciale l’attributo Tipo attività è commerciale oppure

- nella scheda commerciale l’attributo Tipo attività è istituzionale e stiamo registrando un acquisto da fornitore non nazionale

FIGURA 12

Per visualizzare i campi illustrati nella figura 13, l'utente deve necessariamente cliccare sul bottone [Crea Iva]

FIGURA 13

Descrizione dei campi dell'estensione Iva

N.B. in caso di attività commerciale o promiscua e’ necessario compilare la scheda IVA altrimenti non si possono creare l’estensioni COGE E COAN tantomeno procedere con il [Calcola valori] sopra descritto

Dopo aver indicato UE e Sezionale Iva, l'utente deve ora tornare nella scheda denominata Righe Dettaglio per poter compilare le sottoschede COGE e COAN.

SCHEDA RIGHE DETTAGLIO - Sottoscheda COGE

FIGURA 14

Come detto già precedentemente, è necessario cliccare sul bottone [Crea Estensioni].

Solo nel caso di attivazione della gestione dell'Attività Siope ( ovvero ATTIVITA_SIOPE_X_SCR_OBBL = Y ) ed esercizio < 2018  il sistema presenta una maschera in cui si chiede all'utente di valorizzare questo attributo sull'estensione coge.

Dall'introduzione della nuova normativa sul glossario Siope (quindi per esercizi >= 2018) l'attributo viene imputato sull'estensione coge.

Si ricorda che l'introduzione del nuovo glossario Siope fa si che sia visibile solamente nei documenti che individuano una spesa e che dall'esercizio 2018 sia recuperato dalla tabella associativa Attività Siope - Codice Siope.

Dopo avere premuto Crea estensioni se tutte le configurazioni sono corrette il sistema presenta un messaggio di avvenuta creazione dell’estensione COGE.

FIGURA 15

La scheda che il sistema propone è la seguente

FIGURA 16

Alcuni campi sono già valorizzati dal sistema perchè derivati dalle informazioni immesse nelle sezioni precedenti. I singoli campi vengono descritti nella tabella seguente.

E' possibile attivare una funzione [Copia voce coge] che copi i valori di una estensione Coge su tutti gli altri dettagli del DG non associati a estensioni Coge

In fase di salvataggio il sistema applica agli attributi dei controlli. In primo luogo, verifica la quadratura degli ammontari rispetto a:

- estensione commerciale testata: il sistema considera le estensioni Coge del DG e confronta la somma delle est Coge con amm. imponibile scontato con iva + abbuono - arrotondamento della estensione comm. testata: se i due valori non sono uguali il sistema blocca il processo;

- ogni estensione commerciale dettaglio: il sistema considera le estensioni Coge del dettaglio DG e confronta la somma delle estensioni Coge con l’amm imponibile scontato con iva  della estensione comm dettaglio corrispondente al dettaglio DG: se i due valori non sono uguali il sistema blocca il processo.

Il sistema effettua inoltre i seguenti controlli aggiuntivi sugli attributi contabili:

- se l’esercizio non è lo stesso in tutte le estensioni Coge, il sistema blocca il processo. Deve sussistere un esercizio corrispondente all’anno di riferimento del documento (anno di contesto);

- se la UE non è la stessa in tutte le estensioni Coge, il sistema blocca il processo;

- per ogni estensione Coge del DG corrente associata a estensione Coge di DG predecessore il sistema verifica che i valori delle coordinate Coge siano uguali: in caso affermativo prosegue il processo, altrimenti emette un messaggio di conferma con il quale chiede all’utente se vuole proseguire.

E’ possibile associare ad una riga di dettaglio commerciale N estensioni di COGE

Per fare questa operazione occorre creare una prima estenzione coge,  diminuire l’ammontare proposto e duplicare l’estensione utilizzando il pulsante  posto nella singola riga dell’estensione

FIGURA 17

Il sistema duplica i dati dell’estensione coge e l’utente effettua le modifiche opportune prestando particolare attenzione all’ammontare perché il saldo delle sottoschede Coge dovrà essere a quadratura con l’ammontare della riga di dettaglio.

In caso contrario non sarà possibile procedere con il salvataggio del DG. Il sistema emette infatti un messaggio bloccante del tipo ‘ la somma degli imponibili delle estensioni Coge non è uguale al totale imponibile del dettaglio commerciale.

FIGURA 18

Compilata la scheda COGE, l'utente deve cliccare sul bottone [Applica] e poi può provvedere alla compilazione della sezione COAN.

Cliccando sull'etichetta Coan si apre la seguente scheda (figura 15):

SCHEDA RIGHE DETTAGLIO - Sottoscheda COAN

FIGURA 19

Come precedentemente detto, per aprire la scheda l'utente deve cliccare sul bottone [Crea Estensioni]. Completare e cliccare su Applica. Appare l’estensione Coan come illustrato dalla figura 20

FIGURA 20

Poi si aggiorna l’estensione Coan, con i relativi attributi

FIGURA 21

Descrizione dei campi della scheda COAN

Il bottone [Saldi] (figura 22) serve per visualizzare una ricapitolazione dei campi che sono stati compilati e riporta le seguenti voci obbligatorie:

- esercizio;

- unità analitica di budget;

- unità analitica;

- voce coan;

- progetto;

- dimensione analitica.

Sulla base di queste variabili il sistema crea il disponibile anticipato, che è pari alla differenza tra lo stanziamento assestato (imputazione iniziale di budget + ammontare variazioni di budget) e tutte le scritture COAN (anticipate e libere) imputate a quella voce COAN.

Il disponibile viene controllato ad un livello configurato del piano dei conti. Se il dettaglio di scrittura rende questo disponibile negativo, il sistema blocca il processo.

Per quanto riguarda il controllo del saldo dei progetti, nel parametro di configurazione si è stabilito di effettuare il controllo sulla disponibilità del progetto in modo sintetico. Il Disponibile Anticipato Sintetico di progetto è la somma di tutti i disponibili stanziati sul progetto indipendentemente dalla voce di costo e, pertanto, il sistema considera la sommatoria degli stanziamenti per determinare la disponibilità.

Per chiudere la scheda cliccare sul bottone [Chiudi]

FIGURA 22

Come per l'estensione COGE, anche per l'estensione COAN è possibile attivare una funzione che copi i valori delle estensioni COAN su tutti gli altri dettagli in cui non sia presente alcuna valorizzazione di estensioni Coan.

Il funzionamento e l’utilizzo delle ultime due schede Associazioni e Allegati comuni a tutti i documenti gestionali sono spiegate nel dettaglio in appendice 10.

In esse l'utente non può modificare nè aggiungere dati o informazioni al documento compilato

FIGURA 23

SALVATAGGIO DG

Dopo la compilazione delle varie estensioni si passa al salvataggio del DG, cliccando sul bottone [Salva].

Il sistema attribuisce un codice DG, visualizzato nell'apposito campo e salva in bozza la registrazione. L'utente deve cliccare quindi sul bottone [Completa] e il sistema attribuisce il numero di registrazione e salva l’operazione in modalita’ Completo per poter poi passare alla contabilizzazione del DG.

CONTABILIZZAZIONE DG

L'operazione di contabilizzazione da effettuare (scrittura COAN anticipata) è indicata nel menù a tendina Operazioni, figura 24.

SCHEDA OPERAZIONI Crea Scritture: Coan Anticipata

FIGURA 24

Tra le operazioni è possibile scegliere una delle opzioni:

Crea scritture - COAN anticipata: genera una nuova scrittura coan di tipo anticipato

Crea scrittura Coan anticipata per dettaglio dg: genera tante scritture coan di tipo anticipato per ogni detttaglio

Associa scrittura coan anticipata per dg: associa al dg una scrittura anticipata precedentemente creata

Associa scrittura coan anticipata per dettaglio dg: associa ad un singolo dettaglio ad una scrittura precedentemente creata

cliccare sul bottone [Esegui].

Per ritornare alla schermata del menù principale cliccare sul bottone [Chiudi funzione], posto in alto a destra.

Creazione di un ordine dal documento predecessore: funzione Crea e Associa

Per la creazione di un ordine l'utente può ereditare gli attributi dal DG predecessore mediante la funzione "Crea & Associa", figura 25. In questo modo, l'utente recupera i dati della richiesta di acquisto (o del contratto passivo) che ha precedentemente compilato, senza dover ricompilare tutti i campi.

FIGURA 25

Cliccando su "Crea & Associa" l'utente visualizza la finestra riportata sotto:

SCHEDA CRITERI GENERALI

FIGURA 26

Per prima cosa selezionare il tipo documento di origine dal campo Tipo Documento Origine.

Scendendo con la scroolbar posta a destra della finestra, l'utente può accedere alla sezione di recupero, selezionabile tramite l'apposito bottone [Recupera], come mostrato in figura 26. Se l'utente non sceglie un documento dall'elenco, il sistema riporta l'errore "E' necessario selezionare almeno un documento sorgente per poter procedere!". L'utente deve quindi ricordarsi di scegliere un documento dall'elenco proposto.

Si può inoltre circoscrivere la ricerca, inserendo delle condizioni di ricerca nell’apposito pannello di ricerca

I campi da utilizzare per restringere il Attributo della ricerca sono:

- num reg (da) >> (a): criterio di ricerca per visualizzare solo i dg con il num reg compreso nell’intervallo numerico impostato;

- anno rif (da) >> (a): da utilizzare per visualizzare i dg registrati in un determinato arco temporale;

- data registrazione (da) >> (a): da utilizzare per visualizzare i dg registrati in un determinato arco temporale;

- descrizione: da utilizzare per un ricerca ad hoc molto più ristretta, perché permette di recuperare il solo dg con la descrizione inserita.

Nella successiva scheda CRITERI COMMERCIALI la ricerca può avvenire per tipologia di soggetto o altro attributo

SCHEDA CRITERI COMMERCIALI

FIGURA 27

SCHEDA RECUPERA

FIGURA 28

Cliccando sul bottone [Recupera] si apre la lista dei documenti precedentemente compilati e ordinati in modo temporale dai più recenti ai più vecchi.

Cliccare sopra il simbolo con la spunta verde per selezionare uno o n documenti e in automatico il sistema li posiziona nella parte bassa della maschera. Nel caso sia stato recuperato un unico documento il sistema lo posiziona in automatico nella parte bassa della maschera e possiamo creare il documento da questo.

FIGURA 29

Premere quindi il tasto [Avanti] verificare i dati del dettaglio origine poi [Crea documento].

FIGURA 30