Dalla versione 4.2.7 di Titulus è stata introdotta la possibilità di inviare in conservazione l’impronta dei file allegati ai documenti.                                                                                              

In caso l’ateneo decida di adottare questa opzione, la sezione “Documenti informatici” -nella quale vengono allegati file ai documenti registrati in Titulus-, diventa immodificabile a tutti gli utenti a partire dal giorno successivo alla protocollazione, cioè successivamente alla produzione del registro informatico giornaliero di protocollo che li contiene.

Qualora l’ateneo scelga di inviare in conservazione l’impronta degli allegati ai documenti di Titulus, può fare richiesta di tale opzione al nostro supporto.

Cos’è l’impronta dei file? L’impronta è la rappresentazione digitale del file, è composta da una sequenza di simboli di lunghezza fissa ed è ottenuta attraverso l’applicazione di una specifica funzione di calcolo. È del tutto paragonabile all’impronta digitale di un essere umano.

Ricordiamo sotto la logica che regola la compilazione della sezione “Documenti informatici” in fase di registrazione e in modifica successiva alla protocollazione:

• utente base, con diritti di associazione di file e immagini ai documenti: questo utente può associare allegati ai documenti di Titulus sia in fase di registrazione sia dopo la protocollazione. Dopo la protocollazione del documento, può associare uno o più file o una o più immagini andando in prima modifica del documento. In seconda modifica può associare file solo nella sezione non toccata in precedenza: se aveva associato immagini in prima modifica, in seconda potrà associare solo file; viceversa, se aveva associato file, in seconda modifica potrà associare solo immagini.                                                                             
  In seguito a prima modifica per ciascuna sezione, non può più associare alcun tipo di file o immagine. Tale diritto sarà consentito solo agli amministratori di sistema.

• amministratore di sistema, provvisto del flag “Aggiunta/rimozione file a documenti protocollati”: oltre a poter aggiungere allegati un numero indefinito di volte su tutti i documenti, ha anche facoltà di eliminare quelli già presenti.

Original post date: July 15, 2016