Questa funzionalità consente di scambiare documenti tra AOO di uno stesso Ateneo.
Il breve documento che segue ne spiega il funzionamento. La funzionalità è attualmente in stato beta e può essere soggetta a revisioni sia funzionali che tecniche. L'ultimo paragrafo del documento racchiude le proposte da discutere con gli Atenei che ne fossero interessati. Le informazioni per la configurazione della funzionalità e gli interventi lato server sono contenute in altro documento e non saranno trattati in questo.Un documento prodotto da un qualsiasi ufficio dell'amministrazione può essere rivolto a:
Ad oggi un utente di Titulus, nella maggior parte degli atenei, per inviare un documento ad altra AOO della stessa amministrazione:
A sua volta, l'ufficio protocollo dell'AOO destinataria:
Quando la funzione “Corrispondenza tra AOO di Ateneo” è attiva, la maschera di compilazione di un documento in partenza è arricchita di un'ulteriore sezione: “Destinatari interni all'ateneo (altre AOO)” (si veda immagine sottostante). Nella nuova sezione è possibile inserire persone destinatarie del documento che soddisfino due requisiti:
Le persone inserite nella nuova sezione sono trattate come destinatari normali quindi:
La sezione “Destinatari interni all'ateneo (altre AOO)” supporta l'utilizzo della funzione look-up. Per inserire un destinatario interno occorre compilare l'Ufficio destinatario o parte di esso ovvero il cognome o parte di esso ovvero entrambi. È importante sapere che a livello informatico i dati pescati dalla sezione “Destinatari interni all'ateneo (altre AOO)” provengono dalla base dati di “Strutture Interne” e “Persone Interne” e non dagli utenti esterni.
Indicando solamente la struttura l'applicativo proporra di default la persona, indicata in ACL, responsabile della struttura.
Figura: Individuazione della struttura
È altresì possibile selezionare una struttura interna all'amministrazione, cliccando sul campo “Ufficio” e successivamente su “Elenco”.
Figura: Dettaglio del pulsante “Elenco”
ottenendo così l'elenco di tutte le strutture dell'amministrazione (se non si è inserito alcun termine di ricerca) oppure l'elenco delle strutture che corrispondono al termine di ricerca, esattamente come per la ricerca tramite funzione di look-up. Una volta selezionata la struttura, o le strutture, individuate come destinatarie interne, e compilata la maschera di registrazione con i consueti campi obbligatori, sarà possibile procedere alla registrazione del documento in partenza.
Se il documento necessita della registrazione di più destinatari interni, è possibile ottenere ulteriori stringhe di inserimento cliccando su “Ufficio” e successivamente su “Aggiungi istanza in coda”.
Figura: Dettaglio pulsante “Aggiungi Istanza in coda”
La funzione “Corrispondenza AOO di Ateneo” non va a modificare la normale prassi di inserimento dei destinatari. Quindi un documento può avere: Uno o più destinatari esterni; Uno o più destinatari interni; Una combinazione delle due soluzioni precedenti.
Nel caso due o più persone figuranti tra i destinatari interni appartengono alla stessa AOO il sistema mette la prima persona come RPA del documento in arrivo e le successive in CC. Nel documento c'è evidenza immediata dalla situazione sopra descritta.
Figura: Evidenza del copia conoscenza
Nell'esempio sopra riportato Grillini e Ballarini appartenenti ad AOO diverse divengono responsabili dei rispettivi documenti. Diletti, appartenente alla stessa AOO di Grillini, viene riportato in CC della bozza con responsabilità Grillini, come riporta la scritta in calce al suo nome. Una volta inviato il documento apparirà l'immagine della Segnatura a testimoniarla l'invio.
Figura: Evidenza dell'avvenuto invio
Ci sono alcuni casi che differenziano la funzionalità “Corrispondenza tra AOO” dalle normali funzionalità dei destinatari interni e che producono messaggi d'errore. In particolare due:
È comunque possibile tornare in “Modifica” del documento associare file alla registrazione e successivamente rinviare il tutto.
Registrato il documento in partenza è possibile inviare il documento cliccando “Invia a tutti i destinatari” che compare sopra l'elenco dei destinatari interni
Figura: Dettaglio del pulsante “Invio a tutti i destinatari”
Dopo la registrazione il software chiede una conferma sull'Invio. Per inviare clikkare su “OK”
Figura: Dettaglio pulsante “Ok”
Al termine delle operazioni il software indicherà la buona riuscita della medesima
:documentazione:manuale_utente_titulus:interop10.png| Figura: Dettaglio del messaggio di buona riuscita dell'operazione
Una volta inviato il documento il “Destinatario interno” lo trova a sua disposizione nella cartella “Bozze”
Figura: Arrivo del messaggio nella cartella “Bozza”Il documento si può protocollare automaticamente clikkando in visualizzazione del documento nel Menù a sinistra sul pulsante “Protocolla”. Figura: Dettaglio del pulsante “Protocolla”
Altrimenti si può entrare in modifica del documento e modificarlo nella sua quasi totalità. I dati relativi al mittente non sono modificabili (Mittente, Data doc. e Prot. Mitt.)
Figura: Dettaglio della “Bozza” del documento
Terminata la modifica si può protocollare il documento, cancellarlo o trasformarlo in un documento non protocollato. La registrazione del documento viene noticata al mittente interno (colui che spedisce) e immediatamente riportata nel documento di partenza.
Figura: Conferma protocollazione nel messaggio di partenza
In caso di trasformazione in documento non protocollato della Bozza il passaggio viene comunicato al mittente.
Figura: Mancata registrazione a protocollo del documento. Messaggio nel documentoAnche in caso di annullamento a seguito di una protocollazione il mittente sarà informato.
Selezionando una qualsiasi delle icone si apre una finestra che contine tutte le ricevute del documento in formato XML.
Lo scenario descritto sopra riguarda la configurazione standard della funzionalità corrispondenza tra AOO. Abbiamo però la possibilità di avviare un workflow automatico all'atto della ricezione della bozza in arrivo. Tramite il workflow possiamo soddisfare qualsiasi richiesta dell'Ateneo sulla bozza ricevuta, riporto due esempi di quello che si può fare automaticamente sulla bozza in arrivo:
I due casi riportati sopra sono solo alcuni esempi contattateci per avere maggiori informazioni sulla funzionalità.
Per esemplificare meglio il servizio di “Corrispondenza tra AOO”, abbiamo creato un piccolo tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=Gs1KV7I3GYo