In questa funzione l'utente recupera i documenti gestionali che devo essere pagato o incassati e genera l'ordinativo di pagamento.
Sottofunzioni
Associazione ordinativi di incasso
Cliccando su Selezione dg per ordinativo, l'utente apre la schermata mostrata nella figura seguente:
FIGURA 1
L'utente deve inserire il contesto definito da:
- Esercizio
- Unità Economica
Per procedere cliccare sul bottone [OK]. Per annullare il contesto cliccare su [Annulla].
Si apre così la schermata rappresentata in figura 2, nella quale l'utente deve scegliere il tipo di ordinativo (di pagamento o di incasso) che vuole registrare.
Solo nel caso in cui si stia registrando un ordinativo di pagamento, è possibile circoscrivere la ricerca dei dg in scadenza in uno specifico periodo, compilando i campi Data inizio e Data fine (intendendo con queste date l’attributo della data scadenza dei documenti che sono ordinati al pagamento).
Il check con visore permette di visualizzare in anteprima il documento.
Infine l'utente deve scegliere i tipi di documenti gestionali per i quali emettere l’ordinativo.
A questo punto, è necessario cliccare sul pulsante [Recupera] per visualizzare tutti i Dg che soddisfano i criteri di ricerca impostati.
FIGURA 2
Il sistema propone il risultato delle condizioni impostate in un pannello, rappresentato in figura 3.
In tale pannello è possibile filtrare ulteriormente i documenti estratti: occorre valorizzare i dati del pannello di filtro posto in testa alle colonne con le condizioni di ricerca desiderate, poi premere il bottone [Filtra] in alto a sinistra. Per filtrare i documenti è possibile utlizzare la funzione [RICERCA AVANZATA], il cui funzionamento viene spiegato nell’ambiente elearning.
L'utente deve apporre l’apposito flag a fianco dei dg da inserire nell’ordinativo.
Cliccando sulla freccia accanto al flag si può visualizzare il dettaglio delle estensioni cogve del documento. Dopo aver selezionato i singoli documenti si può premere il pulsante in alto a sinistra [Proponi selezionati] (figura 4).
FIGURA 3
FIGURA 4
N.B. Il bottone [Escludi selezionati] permette di eliminare dalla selezione i dg che inavvertitamente possono essere stati proposti al sistema.
I dg vengono così spostati nella parte bassa del pannello e vengono scomposti nelle loro righe di dettaglio (Figura 5).
FIGURA 5
Nella parte bassa del pannello si vede il totale dei documenti selezionati e il check crea ordinativo per il netto:
- se valorizzato permette di creare per i documenti gestionali di area RU (compensi, stipendio…) due distinti ordinativi di pagamento, uno di ammontare pari all’ordinativo di incasso generato dai componenti attivi del dg, e un ordinativo di pagamento per il netto.
- se non valorizzato permette di creare per i documenti gestionali di area RU (compensi, stipendio…) ordinativo di pagamento per il totale e uno di incasso. Il netto sarà dato dalla differenza.
INCASSO /PAGAMENTO PARZIALE
E’ possibile registrare un pagamento (o incasso) parziale rispetto al totale proposto nei singoli documenti: è sufficiente rettificare manualmente il campo Quota Aperta, editabile se seleziono la specifica riga del documento (figura 6)
Cliccare infine sul bottone [Registra].
FIGURA Il sistema crea l’ordinativo (Figura 7), ereditando alcuni dati dai documenti gestionali predecessori e il completamento degli attributi mancanti; l’ordinativo è composto da una testata e da tanti dettagli chiamati ordinativi soggetto.
Nella testata dell'ordinatico sono presenti le seguenti informazioni:
Tipo | Attivo/Passivo a seconda che l’ordinativo sia di incasso o pagamento |
| Numero registrazione | Numero progressivo attribuito dal sistema al termine della creazione e dopo la sua registrazione |
| Ammontare lordo | Ammontare lordo somma di (amm lordo +/- amm utile perdita cambi) delle est ordinativo soggetto |
| Ammontare netto | Ammontare netto delle estensioni ordinativo soggetto inseriti nell’ordinativo |
| UE Autonoma | Codice dell’Unita economica con autonoma di bilancio definita per la UE di contesto |
| UE | Codice dell’Unita economica definita per la UE di contesto |
| Descrizione | Campo facoltativo |
| Stato trasmissione | Stato dell'ordinativo per trasmissione. Gli stati possibili sono: N = Nuovo, TE = Trasmesso Equitalia, EE = Esente Equitalia, SE = Sospeso Equitalia, VE = Validato Equitalia, I = Inserito in distinta, T = Trasmesso, M = Modifica dopo la trasmissione, X = da Ritrasmettere, PF = Predisposto Firma digitale, TF = Trasmesso Firma digitale, MF = Modifica dopo la trasmissione Firma digitale, XF = da Ritrasmettere alla Firma digitale |
| Data trasmissione | Data trasmissione ovvero data di trasmissione della distinta |
| Tipo bollo | Indica a chi e in carico il bollo posto sull'ordinativo. Puo assumere i valori B: carico Beneficiario, E: carico Ente, I: carico Istituto bancario, S: standard secondo convenzione, N: no spese in quanto esente |
| Ammontare bollo | Ammontare eventuale bollo |
| Data annullamento | Data annullamento |
| Cassa | Indica il tipo di cassa. Può assumere i valori L = Libera, V= Vincolata |
| Conto | Indica il tipo di conto. Può assumere i valori: F = Fruttifero, I = Infruttifero |
| Coordinate di pagamento | Coordinata bancaria della Unita Organizzativa che emette l'ordinativo |
| Modalità di pagamento | Codice della modalita di pagamento dell' Unita Organizzativa che emette l'ordinativo. Banca, quietanza, posta, banca estera, ... |
| ABI | ABI |
| CAB | CAB |
| IBAN | IBAN |
| TI_POST_INVIO | Indica la tipologia dell'invio dell'ordinativo dopo l'invio alla firma digitale o al cassiere. Può assumere i valori: FIRMA = Trasmesso alla firma digitale, TRASM = Trasmesso al cassiere |
Nel dettaglio dell’ordinativo sono definiti gli attributi
| Numero dettaglio | Numero dettaglio dell’ordinativo soggetto |
| Soggetto | Identificativo univoco dell'elemento della rubrica. |
| Ammontare | Ammontare lordo del dettaglio |
| Ammontare netto | Ammontare netto del dettaglio |
| Ammontare utile perdita cambi | Ammontare utile perdita cambi |
| Descrizione | Descrizione |
| Commissioni | Indica se ci sono le commissioni del cassiere e nel caso a chi sono in carico. Normalmente o sono a carico del beneficiario o non ci sono. Puo assumere i valori: N = Nessuna commisione, B= a carico del Benficiario, E = a carico dell'Ente, C = secondo Convenzione |
| Info tesoriere | Campo descrittivo contenente le informazioni per il tesoriere |
| Codice siope | Codice siope dell’ordinativo soggetto |
| Modalità pagamento | Codice modalità di pagamento del soggetto intestatario |
| ABI | ABI |
| CAB | CAB |
| CIN | CIN |
| Numero Conto | Numero Conto |
| IBAN | IBAN |
| Tipo imputazione | Codice del tipo di imputazione |
| CUP | CUP |
| CIG | CIG |
| Tipo indirizzo | Tipo indirizzo |
| Indirizzo soggetto | Indirizzo soggetto |
| Data valuta ente | Data valuta dell’Ateneo |
| Data valuta beneficiario | Data valuta in cui il soggetto intestatario dell’ordinativo verrà liquidato |
| Descrizione progetto | Descrizione dei progetti da comunicare al cassiere |
| Conto ausiliario | Codice del conto ausiliario. Nella creazione dell’ordinativo il sistema legge il parametro che identifica se sul dettaglio dell’ordinativo l’attributo conto ausiliario è obbligatorio. Tale parametro può assumere i valori non obbligatorio, obbligatorio su ordinativo di incasso, obbligatorio su ordinativo di pagamento oppure obbligatorio su entrambi |
La maschera principali dell'ordinativo è poi articolata in sotto-schede:
- DATI PRINCIPALI: i dettagli dei dg inseriti nell’ordinativo vengono aggregati in righe di dettaglio a parità di beneficiario, coordinate di pagamento e codice gestionale di riclassificazione. Per ciascun dettaglio, sono riepilogati il soggetto, l’ammontare, la descrizione, il codice gestionale, le commissioni, le modalità di pagamento, l’intestazione e i dati bancari.
- ASSOCIAZIONI DG: per ogni riga di dettaglio di ordinativo sono mostrati i collegamenti con i dg relazionati. I dati riportati sono: il tipo dg, la data e il numero di registrazione del dg ed il numero del dettaglio coge del dg. È necessario selezionare il singolo dettaglio nella cartella Dati principali e poi entrare nella cartella Associazione dg per visualizzare le informazioni di sintesi del dg associato.
- ASSOCIAZIONI ORDINATIVI INCASSO: in questa cartella è possibile associare un ordinativo di incasso ad un ordinativo di pagamento. Il funzionamento verrà spiegato più avanti nell'help.
- ASSOCIAZIONE SOSPESI: in questa cartella è possibile associare i sospesi ricevuti tramite flusso cassiere. Il funzionamento verrà spiegato più avanti nell'help.
- ASSOCIAZIONE RISCONTRI: in questa cartella sarà indicata la data e il numero di registrazione del riscontro dell’ordinativo, e sarà valorizzata dal sistema dopo la ricezione del file avvenuto pagamento o incasso dalla banca
- ASSOCIAZIONE DISTINTE: questa cartella sarà valorizzata dal sistema quando l’ordinativo è inserito in distinta.
- ESTENSIONI COGE: Nella cartella vengono visualizzate le estensioni coge associate ai dettagli degli ordinativi generati
Nella maschera principale dell’ordinativo è possibile modificare, prima del salvataggio, alcuni dati di testata proposti come la descrizione, il tipo conto o la cassa (figura 7).
FIGURA 7
Il pulsante ‘Valorizza dettagli’ consente di valorizzare, con selezione multipla di dettagli, gli attributi: data valuta ente, data valuta beneficiario, tipo commissioni (figura 7 bis).
FIGURA 7 bis
Per registrare l’ordinativo si può procedere cliccando sul bottone in basso a sinistra [Procedi registrazione], come illustrato in figura 8.
FIGURA 8
Per terminare la registrazione l'utente deve cliccare sul bottone [Ok] (figura 9).
Si precisa che al termine della registrazione il sistema attribuisce la numerazione che è progressiva per ordinativi di pagamento e incasso e non distinta.
FIGURA 9
Gli ordinativi di pagamento sono creati in stato ‘Nuovo’ o ‘Esente equitalia’:
- ‘Nuovo’ se di ammontare maggiore del valore definito nel parametro di configurazione per definire l’ammontare del limite di equitalia ( ad oggi euro 10000), questi ordinativi non sono infatti direttamente inseribili a distinta, prima occorre farli passare per la gestione equitalia.
- ‘Esente equitalia’ se di ammontare inferiore a 10000 oppure anche se supera i 10.000 euro ed è valorizzato l'apposito flag nel tab indirizzo del DG predecessore
Associazione ordinativi incasso
E’ possibile associare ad un ordinativo di pagamento un ordinativo di incasso. Questa operazione è necessaria, ad esempio, nel caso in cui si debba collegare l’ordinativo di incasso generato dal documento gestionale Nota di Credito all’ordinativo di pagamento generato dal dg Fattura di acquisto: collegando i due ordinativi, e poi viene dato mandato alla banca di pagare la differenza. E' possibile fare l'associazione solo finchè lo stato di trasmissione è in NUOVO, ESENTE EQUITALIA o VALIDATO EQUITALIA.
Nella maschera dell’ordinativo deve essere selezionato il dettaglio a cui associare l’ordinativo di incasso (Figura 10 e 11).
FIGURA 10
FIGURA 11
SCHEDA ASSOCIAZIONI DG
Accanto, l'utente trova la scheda ASSOCIAZIONI DG, in cui viene visualizzato l'elenco dei documenti inseriti nell’ordinativo (figura 12)
FIGURA 12
Nella scheda ASSOCIAZIONI ORDINATIVI INCASSO, riportata in Figura 11, l'utente può impostare una condizione di filtro nei riquadri gialli e poi deve cliccare sul bottone [Filtra], posto in basso a sinistra: si visualizza così l’elenco degli ordinativi di incasso dai quali selezionare quello da associare e, selezionare quelli che vogliamo associare premere [Crea associazione] per completare l’operazione
N.B. Per i contributi e ritenute di documenti di tipo compensi missioni o stipendi l’associazione è automatica.
Associazioni sospesi
I sospesi ricevuti dalla banca e caricati in procedura per mezzo del flusso cassiere possono essere associati ai dettagli dell’ordinativo mediante la funzione Associazione sospesi. E' possibile fare l'associazione sospesi solo finchè lo stato di trasmissione è in NUOVO, PREDISPOSTO ALLA FIRMA, ESENTE EQUITALIA o VALIDATO EQUITALIA.
N.B.: in un ordinativo non ci possono essere contemporaneamente dettagli di un dg associati a sospesi e dettagli dello stesso dg non associati. Ogni ordinativo soggetto deve essere associato al sospeso (tutto l'importo deve essere coperto dal sospeso)
Nella scheda DATI PRINCIPALI deve essere selezionato il dettaglio a cui associare i sospesi. L'utente si deve poi spostare sulla scheda ASSOCIAZIONE SOSPESI: qui è possibile valorizzare uno dei campi di filtro nel riquadro ‘Sospesi associabili’ e poi premere il bottone [Filtra] (figura 13).
SCHEDA ASSOCIAZIONE SOSPESI- SOSPESI ASSOCIABILI
FIGURA 13
Una volta individuato il sospeso da associare al dettaglio, bisogna selezionarlo e premere [Crea associazione] (Figura 14), il dato viene portato nella parte bassa della maschera in Sospesi associati, l’attributo Ammontare associato è editabile.
Premere [Salva tutto] per completare l’associazione.
Il sospeso è visibile nella parte bassa del pannello all’interno del riquadro ‘Sospesi associati’. Ciò sta ad indicare che è stato associato correttamente.
FIGURA 14
Con la funzione di Gestisci associazione multipla possiamo associare un sospeso a più dettagli di ordinativo.
FIGURA 15
Per effettuare l’operazione premere il pulsante [Gestisci associazione multipla], e filtrare il sospeso da associare (figura 16).
FIGURA 16
Premere [Crea associazione], e quindi [Procedi] per completare l’associazione
FIGURA 17
E’ inoltre possibile importare da file i sospesi da associare a singolo dettaglio (figura 16).
E' necessario premere il pulsante [ Importa da excel ] selezionare il file che deve essere in formato .cvs e valorizzare le colonne : NUMERO RIGA ORDINATIVO SOGGETTO, CODICE SOSPESO ( NUMERO SOSPESO), AMMONTARE ASSOCIAZIONE. Si precisa che il formato della associazione deve avere valorizzato il . (punto) come separatore di migliaia senza il separatore di migliaia esempio 1250.55
Nella scheda ASSOCIAZIONI RISCONTRI sarà indicata la data e il numero di registrazione del riscontro dell’ordinativo, e sarà valorizzata dal sistema dopo la ricezione del file avvenuto pagamento o incasso dalla banca (Figura 18)
FIGURA 18
Nel tab ASSOCIAZIONI DISTINTE (figura 19) saranno visibili i riferimenti alla distinta in cui l’ordinativo è inserito.
FIGURA 19
Infine nel tab ESTENSIONI COGE è possibile vedere le estensioni coge relative ai dettagli dg inseriti in ordinativo (figura 20).
FIGURA 20