In questa funzione è possibile definire lo stato contabile dell'esercizio per una singola unità economica (UE).
Gli stati che sono gestiti sono APERTO - CHIUSO PROVVISORIO - CHIUSO DEFINITIVO
L’apertura dell’esercizio coge di una UE è condizione necessaria per potere eseguire operazioni contabili (registrazioni coge) sulla UE. La chiusura provvisoria impedisce la possibilità di registrare operazioni se l'utente non ha il diritto specifico (CO02CSSHPR_CRUD). La chiusura definitiva dell’esercizio COGE di una certa UE produce l’effetto di impedire a tutti gli utenti l’esecuzione di operazioni contabili (registrazioni coge) sulla UE.
FIGURA 1
L’operatività nella funzione è possibile solo se l’esercizio coge di Ateneo non è aperto in definitivo.
APERTURA DI UE
La maschera propone l’elenco delle UE dell’esercizio di contesto e le UE figlie. Non è possibile avere più di 2 esercizi aperti consecutivamente.
L’operazione di apertura è possibile premendo il pulsante Mostra UE da aprire. Il sistema presenta le UE che hanno l’esercizio coge mai aperto. L’utente seleziona le UE che intende aprire, poi occorre preme il pulsante Salva Tutto per completare l’operazione; se la UE selezionata ha delle UE figlie e almeno una delle UE figlie non è selezionata il sistema impedisce l’esecuzione dell’operazione.
CHIUSURA PROVVISORIA DI UE
La maschera propone gli n esercizi della UE che hanno esercizio uguale a quello di contesto, UE uguale o figlia della UE di contesto e stato uguale ad Aperto.
L’operazione di chiusura è possibile premendo il pulsante Mostra UE da chiudere in provvisorio, questa operazione è possibile solamente se tutti i dg sono stati contabilizzati in coge. Per verificare quali documenti sono da contabilizzare occorre premere Mostra dg non contabilizzati
La chiusura provvisoria comporta che solamente gli utenti dotati di specifico diritto (CO02CSSHPR_CRUD) possono effettuare registrazioni.
CHIUSURA DEFINITIVA DI UE
Per chiudere definitivamente una UE è necessario premere Mostra UE da chiudere in definitivo, selezionare le UE da chiudere e poi premere Salva Tutto; se abbiamo scelto di chiudere una UE autonoma il sistema controlla che sia presente la scrittura coge di chiusura delle attività.
Nel caso la UE selezionata ha delle UE figlie e almeno una delle UE figlie non è selezionata il sistema blocca e impedisce l’esecuzione dell’operazione.
Nel caso la UE selezionata ha un periodo dell’esercizio di contesto che non è l’ultimo periodo e questo periodo è in stato di Aperto il sistema blocca. Dopo avere effettuato l’operazione il sistema sulla UE selezionata pone l’esercizio di contesto in stato Chiuso; sulla UE selezionata pone l’ultimo periodo dell’esercizio di contesto in stato Chiuso.
Per chiudere una UE in modo definitivo prima occorre chiuderla in modo provvisorio.