La procedura si compone di tre fasi:
Fase 1: chiusura della tipologia di prodotto da cancellare;
Fase 2: creazione della nuova tipologia di prodotto;
Fase 3: migrazione degli item dalla “vecchia” tipologia alla “nuova”.
Di seguito il dettaglio delle varie fasi.
Al fine di garantire uno storico delle operazioni fatte sui prodotti, in IRIS non si possono cancellare fisicamente le tipologie di prodotto. Si deve quindi procedere alla disattivazione della tipologia.
La tipologia non sarà più utilizzabile in fase di submission, tuttavia continuerà a comparire nell’albero delle tipologie (Configurazione > Prodotti > Albero delle tipologie). Allo stesso modo il relativo set di metadati definito nel file input-form.xls sarà mantenuto nello storico dell’archivio e pertanto continuerà a essere visibile nelle sezioni attivazione input-form (Configurazione > Prodotti > Attivazione input-form) e layout scheda (Configurazione > Prodotti > Attivazione Layout scheda).
Innanzitutto occorre fare in modo che nella tipologia da disabilitare non possano più essere censiti nuovi prodotti:
- andare in Configurazione > Prodotti > Albero delle tipologie
- selezionare la tipologia interessata e cliccare sul pulsante Modifica.
Attraverso la form successiva si deve eliminare il gruppo dei submitter e salvare le modifiche attraverso il tasto Aggiorna posto in fondo alla pagina.
Portarsi in Configurazione > Prodotti > Albero delle tipologie e cliccare su Crea macrotipologia di primo livello. Compilare la form successiva e salvare.
È possibile spostare gruppi di prodotti da una tipologia ad un'altra attraverso la funzionalità "operazioni massive" accessibile dal menu Prodotti -> Tool di manutenzione -> Operazioni massive.
Questo tool di IRIS si avvale di un file in cui sono descritte le modifiche da apportare ai prodotti.
Per costruire il file che deve essere caricato nel sistema, le operazioni da eseguire sono le seguenti:
Entrare nell’Albero delle tipologie (Menu Configurazione -> Prodotti -> Albero delle tipologie) e cliccare su Export Metadata, che si trova nel box degli Strumenti di amministrazione (si veda l'esempio della figura seguente, dove sono stati cerchiati in rosso i tasti a cui ci si riferisce)
Il file csv che si scarica contiene un item per ogni riga, mentre i metadati sono le colonne.
Aprire il file e modificare i valori della colonna B in cui è contenuto handle della collection a cui appartengono i prodotti.
ATTENZIONE In questa colonna va inserito l’handle della collection di destinazione. Se ad esempio voglio spostare dei prodotti che appartengono alla collection A con handle 1234/1111 alla collection B con handle 1234/2222, all’apertura del file tutte le celle della colonna B avranno il valore 1234/1111 che dovrà essere sostituito con 1234/2222.
Andare in Prodotti -> Tool di manutenzione -> Operazioni massive selezionare il file modificato precedentemente e cliccare su “Carica il file”.
Possono essere aggiunti 20 elementi per volta. Quindi, ad esempio, se si deve intervenire su settanta pubblicazioni sarà necessario creare tre file con 20 items e un file con gli ultimi 10.
È necessario che il file sia in formato CSV e la struttura dati sia composta da colonne identificate da id/collection/metadata secondo questo schema:
id: id dell'item
collection: id della collezione
dc.authority.academicField2000[en]: valore del settore scientifico disciplinare
Viene proposta un'anteprima delle modifiche che verranno apportate.
Cliccando su Applica l’operazione viene eseguita e al termine di essa viene mostrato il riepilogo delle modifiche effettuate.
N.B. Sconsigliamo di provare a effettuare un export dei metadata di collezioni con molti item (ad esempio Articolo su periodico) perché l'operazione potrebbe impattare negativamente sulle performance del sistema a causa della quantità di oggetti contenuti.
La cancellazione fisica e logica (previste dalla funzionalità DSpace) non sono attualmente supportate in IRIS e potrebbero generare errori applicativi, poiché in IRIS la cancellazione è gestita in una maniera più articolata. Il supporto per la cancellazione sarà ripristinato nella versione 4.4.0.0.