Attraverso questa funzionalità è possibile censire e gestire in IRIS tutte le iniziative di public engagement organizzate dalle strutture dell’Ateneo.
Il grafico mette in evidenza il flusso di validazione dell'entità "Public Engagement", gli attori coinvolti e i relativi permessi ad essi accordati.
I simboli geometrici, che accompagnano il grafico del flusso, rappresentano i permessi in scrittura e/o lettura sull'entità e possono variare a seconda dello stato di workflow in si trova l'entità.
Di seguito la legenda dei permessi:
- read
- write/read/delete
- read e write
Ai permessi indicati sopra se ne devono aggiungere altri due:
permesso di censire l'entità a sistema che è rappresentato da una "c"=create ;
permesso di cancellare l'entità che è rappresentato con una "d"= delete (vedi tabella "Attori, Visioni operative e permessi")
permesso di far transitare l'entità un altro stato che è rappresentato con "f"=forward.
Nella tabella riportata di seguito sono indicati gli attori che possono agire sull'entità, con quali permessi e in quale stati dell'entità è consentito loro intervenire.
Stato | Attore + visione operativa | Permessi |
|---|---|---|
Helpdesk - HD - (Visione Completa) Team con profilo "Profilo Helpdesk per le iniziative di public engagement" Organi dipartimentali - OD -(Visione dipartimentale) Utenti appartenenti al team "Profilo di dipartimento per XXX", dove XXX è il nome del dipartimento. Sono abilitati a questa visione tutti i dipartimenti presenti nella sezione "Dipartimenti di afferenza" Responsabili scientifici - RS ( Visione personale). Persona appartenente al team "Utenti", che compare tra i responsabili dell'iniziativa. Delegati - RD (Visione personale) Persona appartenente al team "Utenti", che compare tra i delegati alla compilazione dell'iniziativa Partecipante -PA (Visione personale) - Persona appartenente al team "Utenti" che compare tra i partecipanti all'iniziativa | ||
Censimento | Helpdesk - HD | "c"=create |
Organi dipartimentali - OD | "c"=create | |
Responsabili/proprietario - RS (owner) | "c"=create | |
Bozza | Helpdesk - HD |
"f"=forward |
Organi dipartimentali - OD |
"f"=forward | |
Responsabili/proprietario |
"f"=forward | |
Partecipante |
| |
Delegati - RD |
| |
Approvato | Helpdesk - HD | |
Organi dipartimentali - OD | | |
Responsabile/Proprietario (owner) |
| |
Delegati - RD |
| |
Partecipante |
| |
| In validazione | Helpdesk - HD |
|
Organi dipartimentali - OD |
| |
Responsabile/Proprietario (owner) | | |
Delegati - RD |
| |
Partecipante |
| |
Riaperto | Helpdesk - HD |
"f"=forward |
Organi dipartimentali - OD |
"f"=forward | |
Responsabile/Proprietario (owner) |
"f"=forward | |
Delegati - RD |
"f"=forward | |
Partecipante (contributor) |
| |
Non ammesso | Helpdesk - HD | "f"=forward
|
Organi dipartimentali - OD | "f"=forward
| |
Responsabile/Proprietario (owner) |
| |
Delegati - RD |
| |
Partecipante (contributor) |
|
Trattandosi di un flusso a prodotto è possibile effettuare delle personalizzazioni, per esempio è possibile abilitare/disabilitare la creazione dell'oggetto da parte dell'owner, di default la creazione viene consentita. Altro esempio, è possibile "saltare degli stati" per farlo è necessario introdurre le dovute configurazioni.
Le configurazioni associate a questo flusso sono disponibili alla seguente pagina: Produzione - IRIS AP-RM Configurazioni: Terza Missione (public engagement - PEN)
Per accedere alla funzionalità occorre posizionarsi sulla voce di menu "Terza missione" e cliccare "Public Engagement"
Al click sulla voce di menu "Public Engagement" si visualizza una pagina strutturata in due sezioni :
Nella sezione sono presenti i seguenti campi di ricerca:
Per eseguire l'inserimento di una nuova scheda di public engagement occorre cliccare il pulsante "Nuovo Public Engagement", posizionato in alto a sinistra nella pagina.
Al click sul pulsante si apre la pagina per un nuovo inserimento.
Di seguito i dettagli dei campi presenti nella pagina di censimento di una nuova iniziativa di public engagement:
Si tratta del personale interno recuperato dall'anagrafe "Persone". Le configurazioni applicate di default definiscono come persone interne tutte le persone che hanno o hanno avuto un rapporto di lavoro. E' possibile stabilire, tramite apposita configurazione, un comportamento diverso:
|
E' possibile definire, attraverso apposita configurazione, le tipologie delle unità organizzative ricercabili in questo campo. Le configurazioni applicate di default non prevedono alcun filtro sulla validità dell'unità organizzativa alla data di inizio dell'iniziativa; è possibile tramite apposita configurazione impostare un filtro per recuperare solo unità organizzative attive alla data di avvio dell'iniziativa. |
Su richiesta dell'ateneo è possibile chiedere l'attivazione della funzionalità "Copia iniziativa da esistente", che consente di creare una nuova iniziativa come copia di una scheda di una iniziativa già presente in IRIS.
Se attiva questa configurazione, in alto nella pagina di creazione compare il campo "Copia iniziativa da esistente".
Il flag di selezione si presenta preimpostato a "NO" di default. Scegliendo "SI" si visualizza un campo di ricerca "Attività esistente": si può cercare la scheda di interesse tramite identificativo IRIS o titolo.
Una volta selezionata l'iniziativa di interesse e cliccato su "Salva" viene creata una nuova iniziativa di public engagement copia dell' iniziativa originale, contenente le stesse informazioni della scheda iniziale eccetto i dati della scheda "Allegati e Log Transizioni" in cui sono raccolte le informazioni che fanno riferimento alla nuova iniziativa.
Inoltre, il sistema crea in automatico la relazione entità "padre-figlia", andando ad inserire nella sezione "Attività padre" della nuova scheda il link all'entità originale; mentre nella sezione "Iniziative figlie collegate" dell'iniziativa originale è presente il link alla nuova iniziativa (copia).
L'iniziativa di public engagement è strutturata in otto schede (o tab), all'interno delle quali sono raccolte le informazioni che la caratterizzano:
I dati in questa scheda sono distribuiti in tre sezioni:
Di seguito i dettagli dei campi presenti in questa sezione:
"Identificativo IRIS" - identificativo interno attribuito dal sistema all'iniziativa.
"Titolo Attività" - in questo campo viene riportato il titolo inserito in fase di creazione. Il si presenta comunque editabile.
"Edizione n°" - campo editabile in cui è possibile indicare il numero dell'edizione.
"Tipologia prevalente" - in questo campo viene indicata la scelta fatta in fase di creazione dell'iniziativa. Il si presenta comunque editabile.
"Descrizione (Italiano)" - campo di testo a libera composizione.
"Iniziativa istituzionale - SI/NO" - è possibile definire se trattasi di iniziativa istituzionale "SI" o "NO".
"Autorizzo a pubblicare la scheda - SI/NO" - attraverso questo flag è possibile definire la visibilità dell'iniziativa sui portali pubblici e l'esposizione via servizi ad altri sistemi di Ateneo. Il flag di questo campo si presenta preimpostato sulla scelta "NO".
In questa sezione è possibile associare all'iniziativa di public engagement le categorie secondarie.
Per eseguire l'inserimento di una categoria proposta nel menu a tendina, dopo averla selezionata, occorre cliccare sul pulsante 
(a destra del campo).
E' possibile creare un link tra le le iniziative di public engagement, con relazione "padre-figlia", andando a indicare l'iniziativa considerata "padre" di quella su cu si sta lavorando. E' possibile collegare un solo elemento.
Nella sezione vengono riportate le seguenti informazioni dell'entità collegata:
Per eseguire l'inserimento di una iniziativa, dopo averla selezionata, occorre cliccare sul pulsante (a destra del campo). E' possibile cercare l'iniziativa di interesse con l'ausilio dei suggerimenti forniti dall'autocomplete. Per avviare la ricerca avanzata, occorre cliccare l'azione 
(lente di ricerca) che apre la maschera di ricerca mostrata nell'immagine sottostante
Nella pagina della ricerca avanzata sono presenti i seguenti campi di ricerca:
La sezione è visibile quando sono presenti delle entità figlie collegate. Le informazioni esposte sono accessibili in sola lettura. L'inserimento di una nuova entità figlia è consentito dall'altro estremo della relazione.
In questa scheda sono raccolte le informazioni sulla durata dell'iniziativa ed altre informazioni di dettaglio.
In una scheda appena creata sono visibili i seguenti campi:
La corrente scheda è strutturata in cinque sezioni in cui sono raccolte le informazioni sui referenti dell'iniziativa e ulteriori dati a corredo.
Sezione "Responsabili scientifici"
Sezione "Delegati alla compilazione"
Sezione "Partecipanti"
Sezione "Enti/Aziende Partner"
La sezione si presenta precompilata con i dati indicati in fase di creazione dell'iniziativa. E' possibile intervenire in modifica o per aggiungere altre unità organizzative. Inoltre, quando si inseriscono dei nuovi partecipanti nell'omonima sezione, si assiste all'inserimento automatico delle unità organizzative di afferenza.
E' possibile definire, attraverso apposita configurazione, le tipologie delle unità organizzative ricercabili in questo campo. Le configurazioni applicate di default non prevedono alcun filtro sulla validità dell'unità organizzativa alla data di inizio dell'iniziativa. E' possibile tramite apposita configurazione impostare un filtro per recuperare solo unità organizzative attive alla data di avvio dell'iniziativa. |
Di seguiti sono descritti i campi visualizzati in questa sezione:
Attraverso apposita configurazione è possibile attribuire in automatico un ruolo definito dall'Ateneo; tale logica viene applicata solo in fase di creazione dell'entità. |
Per eseguire l'inserimento di una nuova unità organizzativa, occorre cliccare il pulsante 
(in basso a destra) che apre la pagina modale riportata di seguito.
La sezione si presenta precompilata con i dati indicati in fase di creazione dell'iniziativa. E' possibile intervenire in modifica o per aggiungere altri responsabili scientifici.
Si tratta del personale interno recuperato dall'anagrafe "Persone". Le configurazioni applicate di default definiscono come persone interne tutte le persone che hanno o hanno avuto un rapporto di lavoro. E' possibile stabilire, tramite apposita configurazione, un comportamento diverso:
|
Di seguiti sono descritti i campi visualizzati in questa sezione:
E' possibile, tramite apposita configurazione, fare in modo che si popoli con la data inizio di svolgimento dell'iniziativa; tale logica viene applicata solo in fase di creazione dell'entità. |
Attraverso apposita configurazione, è possibile attribuire in automatico al responsabile un ruolo che deve essere indicato dall'Ateneo. Tale logica viene applicata solo in fase di creazione dell'entità. |
Per inserire in sezione un nuovo responsabile occorre cliccare il pulsante (in basso a destra nella sezione)
In questa sezione è possibile indicare soggetti abilitati alla compilazione della scheda
Si tratta del personale interno recuperato dall'anagrafe "Persone". Le configurazioni applicate di default definiscono come persone interne tutte le persone che hanno o hanno avuto un rapporto di lavoro. E' possibile stabilire, tramite apposita configurazione, un comportamento diverso:
|
Per eseguire l'inserimento in sezione di un soggetto delegato, dopo aver cercato il nominativo di interesse, occorre cliccare su pulsante "pulsante (in basso a destra nella sezione)
In questa sezione è possibile indicare le persone interne che partecipano all'iniziativa di public engagement.
Si tratta del personale interno recuperato dall'anagrafe "Persone". Le configurazioni applicate di default definiscono come persone interne tutte le persone che hanno o hanno avuto un rapporto di lavoro. E' possibile stabilire, tramite apposita configurazione, un comportamento diverso:
|
Di seguiti sono descritti i campi visualizzati in questa sezione:
Per eseguire l'inserimento in sezione di una nuova persona , occorre cliccare il pulsante (in basso a destra) che apre la pagina modale riportata di seguito.
Sono presenti nella sezione informazioni che riguardano altre tipologie di partecipanti all'iniziativa di public engagement:
In questa sezione è possibile censire gli enti e aziende partner dell'iniziativa. Le organizzazioni esterne vengono recuperate dall'anagrafica degli enti esterni di IRIS RM (sincronizzata con l'anagrafica dei soggetti collettivi di UGOV). Nel caso non fosse presente l'ente di interesse è possibile effettuare richiesta di nuovo inserimento.
Affinché la procedura vada a buon fine è necessario che la persona che effettua la richiesta abbia una mail marcata come principale e che sia definita in apposita variabile di configurazione.
Di seguiti sono descritti i campi visualizzati in questa sezione:
Per eseguire l'inserimento in sezione di un nuovo partner, occorre cliccare il pulsante (in basso a destra) che apre la pagina modale riportata di seguito
Posizionandosi con il cursore nel campo "Ente/Azienda Partner" è possibile eseguire la ricerca dell'ente di interesse, anche con l'ausilio del sistema autocomplete che propone delle corrispondenze in base a quanto indicato nel campo. Per attivare la ricerca avanzata basta cliccare sul pulsante 
che apre la seguente pagina.
All'interno della pagina di ricerca avanzata sono presenti diversi filtri che possono facilitare l'utente nella ricerca dell'ente di interesse. Per inserire l'ente in sezione occorre cliccare sul pulsante 
(a destra della riga in cui è indicato l'ente).
Se nell'anagrafica non è presente l'ente di interesse, è possibile effettuare richiesta di censimento cliccando il pulsante 
. Al click sul pulsante si apre la pagina modale da compilare per richiedere il censimento in anagrafe dell'ente/azienda.
Sono presenti nella sezione informazioni che riguardano altre tipologie di partner coinvolti nell'iniziativa:
La corrente scheda è strutturata in otto sezioni nelle quali sono indicate le informazioni relative agli obiettivi dell'iniziativa e risultati ottenuti:
In alto nella sezione è presente il campo "Descrizione obiettivi " in cui è possibile indicare una descrizione di quelli che sono gli obiettivi che si vogliono raggiungere con l'iniziativa.
Di seguiti sono descritti i campi visualizzati nella sezione:
In questa sezione è possibile censire le varie tipologie di pubblico coinvolto specificando anche quante persone partecipano o parteciperanno.
Per inserire in sezione una tipologia di pubblico, occorre cliccare il pulsante 
che apre la pagina modale riporta di seguito:
Attenzione:
1) quando la tipologia dell'iniziativa è "Giornate organizzate di formazione alla comunicazione - rivolta a PTA o docenti" vengono visualizzate solo le seguenti voci:
2) per tutte le altre tipologie di public engagement le scelte possibili sono:
In questa sezione è possibile indicare informazioni riguardanti :
In questa sezione è possibile indicare quali sono gli indicatori di impatto utilizzati e il valore dell'impatto (in termini numerici o descrittivi)
Per inserire in sezione un indicatore, occorre cliccare il pulsante che apre la pagina modale riporta di seguito:
Nella sezione corrente è possibile indicare quali sono gli strumenti utilizzati (o che si utilizzeranno) per effettuare la valutazione.
Di seguiti sono descritti i campi visualizzati in questa sezione:
E' possibile tenere traccia in questa sezione di alcuni dati finanziari riguardanti l'iniziativa:
La corrente sezione e destinata ad accogliere informazioni sul tipo di finanziamento esterno. Attualmente le scelte possibili sono "Privato Nazionale", "Privato Internazionale" ,"Pubblico Nazionale" e "Pubblico Internazionale".
Vi è la possibilità di indicare anche eventuali link a siti web e inserire una descrizione a corredo.
In questa scheda è possibile indicare diverse classificazioni:
In questa sezione è possibile indicare le aree scientifiche di riferimento. La sezione si presenta popolata con l'area scientifica a cui fa riferimento l'unità organizzativa recuperata come afferenza del responsabile (sezione "Dipartimenti").
Per inserire in sezione una area scientifica, occorre cliccare il pulsante dopo aver individuato quella di interesse tra quelle proposte da sistema attraverso il sistema autocomplete.
L'Ateneo ha la possibilità di definire una propria classificazione attraverso la configurazione di un dizionario collegato a questa sezione.
Sezione in cui è possibile indicare Classificazioni ERC. Vengono recuperate le versioni configurate in apposita variabile.
Per inserire in sezione una classificazione ERC, occorre cliccare il pulsante dopo aver individuato quella di interesse tra quelle proposte da sistema attraverso il sistema autocomplete. In alternativa è possibile visualizzare l'elenco delle classificazioni per l'anno di interesse: cliccando sul pulsante 
(a destra del campo di ricerca) si apre la pagina riporta di seguito; al click sul pulsante 
la classificazione viene inserita in sezione.
Sezione dedicata alle parole chiave definite dall'utente.
Dopo aver individuato la parola di interesse, tra quelle proposte da sistema attraverso il sistema autocomplete che si attiva nel campo di ricerca, occorre cliccare occorre cliccare il pulsante .
La corrente sezione è dedicata alle classificazioni SDG .
Per inserire in sezione una classificazione SDG, occorre cliccare il pulsante dopo aver individuato quella di interesse tra quelle proposte nel menu a tendina.
Nella corrente scheda è possibile collegare all'iniziativa altre entità presenti nel sistema IRIS (gruppi di ricerca, piattaforme tecnologiche, centri di ricerca...)
Questa sezione consente la visualizzazione di un Gruppo di Ricerca collegati all'iniziativa. Il collegamento deve essere fatto accedendo all'enti gruppo di ricerca che si vuole collegare (Modulo RM)
In questa sezione è possibile creare un collegamento con centri di ricerca e piattaforme tecnologiche censite nel modulo RM di IRIS.
Per inserire in sezione un centro di ricerca, occorre cliccare il pulsante dopo aver individuato quello di interesse tra quelli proposti da sistema attraverso il sistema autocomplete . Oppure si può attivare la ricerca avanzata cliccando sul pulsante 
: l'inserimento in sezione del centro di ricerca di interesse avviene cliccando il pulsante 
Nella pagina di ricerca vengono proposti dei filtri preimpostati con dati presenti nell'iniziativa: unità organizzative indicate nella sezione "Dipartimenti" e nominativi dei soggetti indicati come responsabili dell'iniziativa.
In questa sezione è possibile agganciare i progetti di ricerca collegati all'iniziativa.
Per inserire in sezione un progetto, occorre cliccare il pulsante dopo aver individuato quello di interesse tra quelle proposte da sistema attraverso il sistema autocomplete. Oppure si può attivare la ricerca avanzata cliccando sul pulsante : l'inserimento in sezione del progetto di interesse avviene cliccando il pulsante .
Nella pagina di ricerca vengono proposti dei filtri preimpostati con dati presenti nell'iniziativa: unità organizzative indicate nella sezione "Dipartimenti" e nominativi dei soggetti indicati come responsabili dell'iniziativa
In questa sezione è possibile agganciare i contratti collegati a questa iniziativa.
Per inserire in sezione un contratto, occorre cliccare il pulsante dopo aver individuato quello di interesse tra quelle proposte da sistema attraverso il sistema autocomplete. In alternativa si può attivare la ricerca avanzata cliccando sul pulsante ; l'inserimento in sezione del progetto di interesse avviene cliccando il pulsante
In questa sezione è possibile allegare file che fanno riferimento all'iniziativa. Inoltre, sono tracciate tutte le transizioni di stato.
Per allegare un file occorre cliccare il pulsante (a destra della sezione allegati) che apre la pagina per l'upload del file. Nella pagina di caricamento dei file sono presenti i seguenti campi:
Ad ogni passaggio in stato approvato viene salvata una versione della scheda. Per accedere al dettaglio della versione cliccare il pulsante "Dettaglio......" (posizionato nella colonna "Operazioni").
E' possibile intervenire sulle informazioni indicate nelle diverse sezioni che caratterizzano le schede dell'iniziative di public engagement. Di seguito vengono descritte le azioni più comuni, attraverso le quali l'utente ha la possibilità di agire sugli elementi presenti nelle schede.
Di seguito l'elenco delle azioni possibili:
(Modifica), per apportare modifiche alle informazioni inserite.
(Visualizza dettaglio), per visualizzare le informazioni inserite.
(Elimina), per eliminare dalla sezione le informazioni inserite.
(Inserisci) per procedere con l'inserimento in sezione di un nuovo elemento.Di seguito sono descritte tutte le azioni possibili sull'entità. I pulsanti sono posizionati in basso a destra nella scheda.
Se tutte le informazioni necessarie sono complete, al click sul pulsante si assiste al salvataggio delle informazioni inserite nelle schede e al passaggio di stato (lo stato in cui transita l'entità è quello indicato dal nome del pulsante). L'assenza di informazioni nella scheda viene notificata all'utente attraverso apposita messaggistica esposta in alto nella pagina. Tale messaggistica rimane evidente fino a quando l'utente non avrà compilato i campi mancanti e non avrà cliccato uno dei pulsanti che determinano il cambio di stato. |
La presenza/assenza di alcune di esse dipende dallo stato di workflow in cui si trova l'iniziativa, dalla visione operativa e ruolo associato all'utente loggato (vedi "Grafico del flusso e attori")