University Planner offre la possibilità di avvalersi del supporto di un algoritmo informativo per la generazione di un orario tipo nel rispetto di alcune condizioni di partenza.

L'algoritmo per funzionare correttamente richiede la presenza di alcune condizioni iniziali senza le quale il suo utilizzo sarebbe vano:

• FONDAMENTALE
  Tutte le attività che devono essere pianificate devono essere già state importate su University Planner, con o senza i docenti definitivi di copertura.
  E' fondamentale che, in assenza del docente di copertura, sia almeno indicato il totale delle ore per tipo attività che ciascuna attività prevede. Questo numero è necessario sia censito nel gestionale della didattica per essere importato in UP, sia esso GDA, ESSE3, UGOV-DI.
  Tutte le attività prive di monte ore (ossia con monte ore pari a 0) saranno escluse dalla pianificazione generata dal motore.
  
  
• FONDAMENTALE
  L'anagrafica degli spazi deve essere completa e aggiornata in termini di dotazioni, capienza e tipo di aula.
  L'anagrafica degli edifici deve avere valorizzato il campo "Sede" con le stessi sedi didattiche presenti in offerta (ossia dentro al dettaglio didattico degli eventi).
  Se vi sono corsi per i quali è necessario dirottare le attività su edifici specifici, questi devono essere indicati nei campi Edifici primari e secondari dell'Anagrafica dei corsi.

• FONDAMENTALE
  Tutte le attività che devono essere pianificate è fondamentale abbiamo valorizzato il dato dell'utenza prevista. Il dato può essere importato da ESSE3 (viene recuperato dai libretti) oppure importato da file xls direttamente dalla funzionalità EVENTI.
  Dato che la compilazione dei libretti spesso non viene completata con grande anticipo sicuramente la modalità di importazione manuale è più precisa. L'assenza di tale valorizzazione impedisce una assegnazione precisa degli spazi per cui è da ritenersi FONDAMENTALE.
  Le attività prive di tale dato NON saranno considerate dall'algoritmo. 

• OPZIONALE ma CONSIGLIATO
  E' possibile indicare per ogni attività (o per una parte di esse) se necessita per essere fruita di un particolare tipo di aula. Questo dato può essere inserito manualmente sul singolo evento oppure massivamente via xls.
  Laddove questo dato è valorizzato il motore ne terrà conto. Per singolo evento è possibile specificare anche la durata desiderata delle singole lezioni e l'intervallo di ripetizione che andrà in deroga al periodo didattico ufficiale (calendario). Se la durata non è specificata a livello di singolo evento verrà recuperata dalla coppia TIPO EVENTO / TIPO ATTIVITA' (presente in Anagrafiche > Tipi evento) e, se anche qui non fosse valorizzata, direttamente da "Configurazione generale". A breve sarà possibile indicare anche il numero ripetizioni per settimana.
  E' quindi molto importante che l'anagrafica dei TIPI EVENTO sia completa e mantenuta aggiornata (se vi sono tipi evento obsoleti è possibile disattivarli).
  
  
• E' possibile attivare il modulo di raccolta delle preferenze del docente. Questo modulo accessorio di UP consente a ciascun docente "titolare" di un attività di indicare le proprie disponibilità/non disponibilità di orario (certe/preferibili) e le proprie esigenze in termini di spazi in cui fare lezione.
  Il docente può anche perfezionare il dato dell'utenza prevista qualora ritenga che non sia correttamente definito. Le modifiche sono salvate tra le preferenze del docente e non impattano sull'evento specifico.
  
  Per utilizzare il modulo è fondamentale che l'accesso ad UP avvenga in SSO e che il docente sia abilitato ad utilizzare UP, ossia che abbia un proprio utente, importato dal gestionale della didattica (ESSE3, UGOV, Altro), con le seguenti informazioni:
  • username
  • email (è un dato fondamentale per poter ricevere le notifiche, non può essere un email condiviso tra più utenti, deve essere univoco)
  • ruolo (docente oppure creatoreImpegniPersonali+docente oppure consultaImpegniPersonali+docente oppure pianificatoreDocente+docente > il ruolo "docente" attiva l'accesso al modulo di raccolta)
  • contesto (ossia presenza nel tab UTILIZZATORI dei contesti che contengono le attività di cui è docente di riferimento)

Senza le condizioni etichettate come "FONDAMENTALE" l'utilizzo del motore di ottimizzazione è assolutamente inutile.

Nelle prossime pagine sono indicate le principali funzionalità coinvolte nell'utilizzo del motore: