TITULUS ORGANI è un add-on di TITULUS che mira all’organizzazione ed alla razionalizzazione delle attività inerenti la gestione di proposte, sedute, delibere e verbali degli organi accademici.
Il presente documento si prefigge lo scopo di descrivere le attività necessarie per l’avviamento di TITULUS ORGANI presso un generico ateneo.
Per l’avviamento di TITULUS ORGANI è indispensabile che presso l’Ateneo sia già in uso la versione 4 di TITULUS.
Per gli atenei che intendessero attivare sia TITULUS che TITULUS ORGANI, si ritiene che l’avviamento di TITULUS ORGANI dovrebbe aver luogo solo dopo aver completato e consolidato l’avviamento di TITULUS.
Prima di poter attivare TITULUS ORGANI è necessario compiere una serie di attività di analisi e configurazione.
Di seguito si descrivono le diverse attività necessarie per portare a termine il progetto:
Premesso che i requisiti hardware per attivare TITULUS ORGANI sono gli stessi di TITULUS, e pertanto non è necessario alcun upgrade per avviare TITULUS ORGANI, questa attività si rende necessaria per verificare quelli che sono i requisiti dell’Ateneo in merito a:
Al termine dell’analisi, viene prodotto un documento che riassume le attività che saranno compiute in fase di configurazione, in particolare sarà indicato:
Solo dopo l’approvazione del documento di analisi, da parte del responsabile del progetto presso l’Ateneo, si procederà con la configurazione dell’ambiente di test.
Una volta approvato il documento di analisi, personale KION provvederà alla configurazione, da remoto, dell’ambiente di test.
Completata la configurazione ed eseguito un primo test funzionale dell’applicativo, potrà essere pianificata la formazione del personale di Ateneo all'uso del software. La formazione è differenziata fra personale dell’Ufficio Organi Collegiali ed altro personale:
I referenti dell’Ufficio Organi Collegiali sono solitamente candidati all’amministrazione di TITULUS ORGANI. Fra le competenze dell’ufficio ricadono le seguenti attività:
Oltre alla consueta attività di:
per le quali è agevolato dalle funzioni messe a disposizione da TITULUS ORGANI.
Pur essendo uno strumento nato principalmente a supporto dell’Ufficio Organi Collegiali TITULUS ORGANI vede coinvolti anche altri uffici dell’Ateneo, nella fase di predisposizione e nell’iter di approvazione della proposta.
Obiettivi di questo corso, normalmente diviso in sessioni di mezza giornata ciascuna, sono:
Completata la formazione, l’ambiente di test viene lasciato a disposizione degli utenti per dar loro modo di provare le funzioni mostrate in sede di formazione. L’abilitazione degli utenti sarà a cura dei responsabili di TITULUS ORGANI.
Il periodo di test sarà concentrato in due settimane, trascorse le quali, se non verranno evidenziate particolari problematiche, si procederà all’attivazione definitiva su ambiente di esercizio.
Eventuali problematiche legate alla configurazione di TITULUS ORGANI saranno risolte con massima priorità, per rispettare, se possibile, i termini per l’avviamento concordati con l’Ateneo.
Entro i termini stabiliti per l’avviamento KION attiverà TITULUS ORGANI sull’ambiente di esercizio dell’Ateneo, riportando tutte le configurazioni impostate sull’ambiente di test. Non sarà fatto il porting dei profili utente e di organi, proposte, sedute, delibere o verbali prodotte sull’ambiente di test durante la fase di test.
In corrispondenza dei primi giorni di avviamento della nuova versione, si propone l’affiancamento di un nostro consulente applicativo.
Il consulente sarà a disposizione dei responsabili applicativi di TITULUS ORGANI per assistere gli utenti nelle prime giornate di utilizzo della nuova versione del programma.
In particolare si suggerisce la presenza del consulente applicativo in due momenti distinti delle attività gestite da TITULUS ORGANI:
Di seguito si riporta un gantt di esempio che descrive un arco temporale adeguato per il completamento del progetto di avviamento:
Descrizione attività | Sett. 1
LMMGVSD | Sett. 2
LMMGVSD | Sett. 3
LMMGVSD | Sett. 4
LMMGVSD | Sett. 5
LMMGVSD | Sett. 6
LMMGVSD |
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Analisi requisiti e produzione documento di analisi | █████ | |||||
Approvazione documento di analisi | █████ | |||||
Configurazione ambiente di test | █████ | |||||
Formazione | ███ | |||||
Test | ████ | ███████ | ███ | |||
Porting configurazione in ambiente ufficiale | ███ |
Si propone quindi un arco temporale di sei settimane per portare a termine il progetto di avviamento di TITULUS ORGANI.
In grassetto vengono evidenziate le attività di competenza dell’Ateneo dalle quali dipenderanno le fasi successive. Eventuali ritardi in queste attività comporteranno uno slittamento di tutte le attività successive.
A completamento e integrazione del progetto di avviamento di TITULUS ORGANI, possono essere avviati altri due progetti di:
Entrambi i progetti non vengono erogati direttamente da personale KION.