Introduzione

In IRIS esiste il workflow di validazione che consente, tipicamente ai bibliotecari, di verificare i dati inseriti per la qualità e la coerenza dal punto di vista bibliografico (ad esempio che i prodotti inseriti siano completi di abstract, keywords, etc). Il controllo dei dati permette all'Ateneo di garantire un livello alto della qualità dei dati esposti sul portale pubblico. 

Ogni Ateneo può scegliere di attivare o meno il workflow di validazione per le pubblicazioni; tuttavia occorre precisare che la sua attivazione ha delle ripercussioni funzionali che interessano diversi aspetti della gestione delle pubblicazioni, la visibilità delle stesse sul portale pubblico e l'interazione con altri portali: 

• Trasferimento su Sito Docente: l'invio delle pubblicazioni al Sito Docente (o anche Login Miur) avviene per ogni pubblicazione che si trova nello stato definitivo/validato o in validazione. 
• Utilizzo all’interno di campagne di valutazione interna: tutti i prodotti che sono stati resi definitivi da un docente possono essere utilizzati per le campagne di valutazione, quindi  sono ammissibili anche i prodotti in workflow di validazione.
• Visibilità sul portale pubblico: gli Atenei, che hanno attivato il workflow di validazione, possono scegliere di pubblicare anche prodotti che sono nello stato "in validazione". 

Panoramica sul workflow di validazione delle pubblicazioni

IRIS supporta fino a un massimo di 3 step di workflow (wfs1, wfs2, wfs3) che possono essere attivati insieme o singolarmente. Una volta attivati sono sempre proposti in ordine sequenziale (wfs1 --> wfs2 --> wfs3). I vari step si differenziano per le operazioni consentite sulla pubblicazione: 

Ogni step è caratterizzato da specifici interventi che determinano i passaggi di stato della pubblicazione: 

• step1 (accetta/rifiuta):  il soggetto autorizzato alla gestione della pubblicazione può accettare la pubblicazione così come è stata inserita e farla avanzare di stato. Allo stesso modo, se la pubblicazione non risulta conferme ai criteri previsti, l'utente può rifiutare la pubblicazione che torna in gestione del submitter per eventuali correzioni/integrazioni.
• step2 (accetta/rifiuta/modifica): il soggetto autorizzato alla gestione della pubblicazione può accettare la pubblicazione così come è stata inserita e farla avanzare di stato. Allo stesso modo, se la pubblicazione non risulta conferme ai criteri previsti, l'utente può rifiutare la pubblicazione che torna in gestione del submitter per eventuali correzioni/integrazioni. Inoltre, è previsto per le pubblicazioni in questo step la possibilità di modificare i metadati presenti.
• step3 (modifica/concludi): il soggetto autorizzato alla gestione della pubblicazione può apportare modifiche alla pubblicazione, se necessarie, oppure decidere di pubblicare il prodotto. 

Il workflow di validazione deve essere associato alla tipologia (vedi Community & Collection (in corso); pertanto, il workflow definito per una tipologia può differire da quello definito per un'altra tipologia (es. si può attivare il workflow con due step per la tipologia articolo e attivare il workflow con tre step per la tipologia tesi di dottorato. Solitamente, gli Atenei che attivano il workflow di validazione scelgono il secondo step (wfs2) in quanto sono permesse più azioni (accetta/rifiuta/modifica). 

Chi sono i "validatori"

Attraverso il modulo RM (Resource Management) è possibile definire dei team di persone che si occupano della validazione dei prodotti (per maggiori informazioni sulla creazione dei team si rimanda a Gestione dei permessi). 

La scelta di come devono essere strutturati i team e quali competenze attribuire alle persone che ne fanno parte dipende dalle necessità dell'Ateneo, quindi si possono avere situazioni in cui l'ente ha scelto di:

• creare un team di validatori per ogni singola tipologia di prodotto;
• creare un team di validatori per ogni singolo dipartimento: le persone configurate in questo team ha il compito di validare tutti i prodotti che afferiscono a proprio dipartimento. 
• creare un team centralizzato i cui componenti hanno il compito di validare le pubblicazioni del catalogo senza limiti di operatività dipendenti dalla tipologia o afferenza.

Gestione della validazione

I prodotti che si trovano nello stato "in validazione" sono visibili nella scheda "Incarichi disponibili" dell'utente validatore. La gestione della pubblicazione è subordinata alla presa in carico della pubblicazione da parte del validatore: dopo la presa in carico, attraverso il pulsante "Accetta incarico", la pubblicazione vinee trasferita nella scheda "Incarichi presi in carico". 

Il validatore ha la possibilità di gestire la pubblicazione in due modi differenti:

• cliccando sul pulsante "Esegui questa operazione" che si trova nella colonna "Operazioni" in corrispondenza del singolo prodotto;
• accedere alla scheda prodotto dove ha a disposizione sempre il pulsante "Esegui questa operazione" (come da immagine a seguire)

Per maggiori informazioni sulla gestione della pubblicazione da validare (rifiuto/validazione/modifica metadati) si rimanda alla pagina del manuale Pulsantiera in scheda prodotto. 

Notifiche mail riguardanti il processo di validazione

Sono state previste notifiche mail che vengono inviate lungo tutto il processo di censimento della pubblicazione all'interno del portale IRIS; lo scopo delle notifiche è quello di informare gli attori coinvolti su momenti salienti del processo. Per maggiori dettagli sulle notifiche inviate si rimanda alla pagina del manuale Messaggistica di sistema.