Normalmente in U-GOV finché un prodotto è in stato PROVVISORIO può essere modificato solo dal proprietario del dato, dal superutente di contesto o dall’amministratore.
Se invece il parametro SHARED è attivo, allora anche tutti gli autori riconosciuti di un prodotto sono abilitati alla modifica (non occorre il cambio di proprietario del dato).
Diversamente in IRIS per modificare un prodotto è necessario comunque prenderlo in carico (cambio di proprietario del dato). Inoltre tutti gli autori riconosciuti di un prodotto possono sempre prenderselo in carico (analogamente al comportamento con SHARED abilitato in U-GOV).
In U-GOV se il parametro FREEZE è abilitato (default) si può modificare un prodotto in stato DEFINITIVO solo:
Se invece il parametro FREEZE è disabilitato allora è sempre possibile modificare i prodotti anche se sono in stato DEFINITIVO (proprietario del dato, superutente di contesto e amministratore).
In IRIS al momento non è prevista la riapertura dei prodotti in stato DEFINITIVO (neanche per quelli “in corso di stampa”).
In U-GOV il passaggio da PROVVISORIO a DEFINITIVO scatena comunque un invio del prodotto al MIUR.
In IRIS l’invio al MIUR dei prodotti da aggiornare avviene tramite uno script (attivato da cron) che gira una volta al giorno (h 23.30). Si potrebbe aumentare la frequenza di esecuzione (in U-GOV è configurabile e solitamente avviene ogni 10 minuti) tuttavia da IRIS è sempre possibile forzare un aggiornamento puntuale per ogni singolo prodotto (con un ritardo massimo di 5 minuti).
In U-GOV se FL_VALIDA_PRODOTTI è disattivato, allora il workflow finisce qui.
Se invece FL_VALIDA_PRODOTTI è attivo allora i prodotti in stato DEFINITIVO entrano nel workflow della validazione e passano in stato DA VALIDARE.
A questo punto ogni prodotto viene VALIDATO o RESPINTO da parte dell’amministratore o dal superutente di contesto.
Se un prodotto viene riaperto il workflow ricomincia da capo (anche in IRIS).
In U-GOV se il parametro FL_BLOCCA_RIAPERTURA_VALIDATI è attivo solo l’amministrazione può riaprire un prodotto VALIDATO.
In IRIS il workflow di validazione è definibile a livello di tipologia (Collection) ma non per dipartimento.
In IRIS l’invio al MIUR e la disseminazione (OAI e portale pubblico) avvengono quando un prodotto viene reso DEFINITIVO (e non necessariamente VALIDATO) con la possibilità di aggiungere una nota che esplicita la mancata validazione. Questo comportamento è modificabile posticipando l’invio e la disseminazione dopo la validazione.
La visibilità dei documenti fulltext (allegati) è gestita diversamente dai metadati dei prodotti in base alle policy definite dall’ateneo.
In DSPACE standard se un prodotto viene respinto è automaticamente portato in stato provvisorio, mentre in IRIS si presentano tre opzioni:
Al termine del ciclo di workflow la pubblicazione e la disseminazione segue gli stessi criteri visti in precedenza per il passaggio PROVVISORIO->DEFINITIVO.
È possibile modificare i prodotti in stato DEFINITIVO senza alterare la data di chiusura.