L’inserimento di un prodotto (submission) può avvenire via codice identificativo (PubMed, Scopus, ArXiv, DOI, CiNii, ISBN), via file (i formati supportati sono: pubMed, arXiv, crossRef, bibTex, endnote, csv, isi, tsv, ris, CiNii), tramite ricerca libera (inserendo titolo ed anno del prodotto) o manualmente.
Il sistema è in grado di elaborare più codici identificativi anche provenienti da provider diversi. Se nel corso dell’elaborazione viene individuato un DOI (Digital Object Identifier), lo stesso viene usato per integrare i risultati ottenuti interrogando le banche dati appropriate. Ad esempio se inserisco il codice identificativo Pmid (PubMed Identifier) di un prodotto che ha anche il DOI, il sistema, in modo del tutto trasparente all’utente, reperisce anche i metadati che l’interrogazione tramite DOI gli fornisce, tramite CrossRef o Scopus. L'ordine di interrogazione è configurato sulla base della qualità dei dati presenti nelle varie banche dati, in modo che in caso di discordanze venga utilizzando il dato più autorevole.
L'ordine di importanza dei provider è il seguente:
Scopus
Pubmed
Crossref
ArXiv
Se un record proviene da diversi provider viene fatto ua fusione dei metadati: vengono presi tutti i metadati forniti dal primo provider, ma se gli altri provider forniscono elementi che non sono già presenti nei precedenti, allora vengono aggiunti al record.
Per esempio, un record potrebbe esistere in SCOPUS ed in PUBMED. Se per questo record SCOPUS fornisce titolo, autore, data di pubblicazione, abstract e rivista, mentre PUBMED fornisce titolo, autore, data di pubblicazione ed editore, allora il record risultante avrà titolo, autore, data di pubblicazione, abstract e rivista di SCOPUS e l'editore di PUBMED.
La maschera di import da codice è divisa in due schede, l’una per la ricerca libera e l’altra per la ricerca per identificativo (Figura 8). Per la ricerca libera occorre inserire le informazioni essenziali della pubblicazione: titolo e anno. Se l’utente conosce un identificativo univoco della pubblicazione DOI, Pubmed, arXiv, è opportuno usare la modalità di ricerca per identificatore.
Figura 8
L’utente deve effettuare le seguenti operazioni:
scegliere il tipo di file che sta caricando (pubMed, arXiv, crossRef, bibTex, endnote, csv, isi, tsv, ris, CiNii)
se clicca su “preview mode” i record saranno mostrati a schermo per la selezione e configurazione delle tipologie di importazione, come se fossero provenienti da una ricerca su banca dati remota.
Il primo record frutto di importazione viene automaticamente aperto per il completamento del processo di inserimento.
Figura 9
Nel caso in cui il sistema carichi più prodotti, l’utente ha la possibilità di scegliere la tipologia sulla quale assestarli. Il sistema consente la selezione massiva di tutti i prodotti individuati e l’applicazione di una medesima tipologia a tutti i prodotti. Le due funzionalità operano disgiuntamente in modo da poter “applicare a tutti i prodotti” la tipologia X e poi selezionarne solo un subset per l’effettiva importazione. Scegliendo una tipologia per uno specifico record il sistema procede invece alla seleziona automatica del record stesso per l’importazione in modo da velocizzare le operazioni.
L’utente deve innanzitutto selezionare la tipologia di scheda prodotto che vuole inserire (Figura 10):
Figura 10
Ad ogni passo della procedura di inserimento è possibile effettuare il cambio di tipologia (Figura 11). Qualora per effetto del cambio di tipologia alcuni metadati compilati del prodotto non fossero più applicabili (ad esempio l’elemento “Rivista”, quando si passa da un articolo ad un libro), allora viene presentata una pagina di conferma che visualizza i campi che il sistema rimuoverà per poter completare il cambio tipologia.
Figura 11
La procedura di inserimento manuale prevede la compilazione di tutte le pagine di descrizione, associazione, verifica e licenza inerenti il prodotto della ricerca da censire, che costituiscono i metadati associati al nuovo item. Le voci contrassegnate da un asterisco sono obbligatorie.
La Figura 12 mostra una parte del metadati richiesti per il censimento manuale:
Figura 12
Nell’effettuare il censimento, su tutte le tendine che vengono presentate è possibile fare una ricerca nei contenuti del database, semplicemente iniziando a digitare parte del testo ricercato. I dati presenti nel sistema sono stati recuperati da U-gov.
Per inserire una rivista nella scheda prodotto, l’utente deve cliccare sul tasto ANCE (Figura 12) e cercare la rivista di suo interesse (Figura 13). Il sistema cerca indifferentemente riviste e serie. Alla chiave di ricerca inserita IRIS aggiunge in automatico un asterisco all’inizio e alla fine, in modo tale da ritrovare anche tutti gli elementi “simili” alla parola digitata. Inoltre viene effettuata una operazione di pulizia rispetto a caratteri speciali che potrebbero essere male interpretati dal sito ministeriale. Mettendo un check su “Ricerca esatta”, tali meccanismi vengono disattivati.
Il massimo numero di risultati ottenibili dalla ricerca è dato dal sito ministeriale ed è costituito da cento elementi. Se la ricerca risulta troppo generica e restituisce troppi risultati, il sistema lo segnala all’utente.
Figura 13
Nel caso in cui la rivista cercata non fosse presente in ANCE, l’utente ha comunque la possibilità di completare l’inserimento della scheda prodotto utilizzando il modulo di IRIS per l’inserimento di una rivista non presente in ANCE (Figura 14). In questo caso, l’utente ha anche la possibilità di decidere se desidera che IRIS si preoccupi di notificare al MIUR la richiesta di nuovo inserimento in ANCE, oppure no (spunta su “Richiedi inserimento in ANCE”, Figura 14). È possibile configurare il sistema per forzare la richiesta di inserimento dei record in ANCE e bloccare il passaggio in stato definitivo all’effettivo inserimento in ANCE da parte del MIUR.
U-Gov RI non offriva questa possibilità e spesso il ricercatore rimaneva bloccato nell’inserimento della rivista anche per adempimenti interni dell’ateneo che non necessitavano del trasferimento su sito MIUR.
Il mittente della richiesta è per default l’email dell’utente corrente.
Figura 14
Qualora l’inserimento avvenisse via codice, se tra i dati forniti dal data provider è presente l’ISSN / e-ISSN tali codici saranno utilizzati per una ricerca nel catalogo ANCE. Se la rivista viene individuata in ANCE viene allora caricata automaticamente sulla scheda. Se invece quell’ISSN non è presente nel codice ANCE, la rivista non viene inserita. In ogni caso il campo è modificabile.
Ad ogni modifica di una scheda prodotto da parte dell’utente, il sistema effettua un controllo sull’eventuale possibilità che si stia inserendo una pubblicazione già presente nel catalogo.
In Figura 15 è riportata la finestra pop-up che comunica all’utente che sta inserendo la scheda prodotto i potenziali duplicati individuati dal sistema.
Figura 15
Per ogni record individuato l’utente deve decidere l’azione da intraprendere clccando sull’icona 
crea duplicato, si tratta effettivamente di un duplicato ma esigenze impreviste ne richiedono l’inserimento forzato. La situazione potrà essere sanata eventualmente a posteriori da un amministratore fondendo le schede
non è un duplicato, permette di marcare la proposta come un falso positivo evitando che la segnalazioni venga riproposta in seguito
autoriconosciti, nel caso in cui l’utente non sia un autore riconosciuto nella scheda individuata gli viene offerta la possibilità di sospendere l’inserimento e procedere all’autoriconoscimento sul prodotto esistente
L’antiduplicazione si basa sulla corrispondenza esatta dell’impronta del prodotto generata secondo uno o più criteri. La configurazione standard prevede il calcolo di impronte basate sul DOI, Pubmed e sul titolo. I vari metadati vengono “normalizzati” prima del confronto. Per gli identificatori la normalizzazione comporta la riscrittura nella forma principale dello stesso ad es. http://dx.doi.org/10.161/xxxx ? doi:10.161/xxxx, mentre per il titolo viene effettuato il lowercase, la rimozione dei caratteri non alfabetici, la trascodifica (è = è = e’).
Nel caso in cui il sistema di individuazione duplicati rilevi più di 5 potenziali duplicati il popup non verrà mostrato poiché si assume che le caratteristiche del prodotto siano troppo generiche per poter fornire segnalazioni attendibili (ad esempio titoli molto generici quali “Introduzione”)
Qualora un ricercatore, che è autore di una pubblicazione, non inserisca in prima persona la scheda del suo prodotto, ad esempio perché ha ricevuto la segnalazione di antiduplicazione (la pubblicazione è già presente in archivio perché inserita da un co-autore), allora si deve auto-riconoscere.
L’utente può accedere all’autoriconoscimento da tre vie:
1) avendo ricevuto un alert di deduplicazione, l’utente clicca su “autoriconoscimento” e deve dare conferma, dato che l’autoriconoscimento prevede l’interruzione del censimento in corso
2) dalla schermata di dettaglio
3) dal tab delle “proposte di autoriconoscimento”, dove la proposta compare grazie all’individuazione di match potenziali tra la stringa autori e i nomi noti dell’ateneo.
Se il nome dell’utente compare nella stringa autori, allora il suo nome viene aggiunto come autore interno, ma in stato “non confermato”. Se invece il nome non compare, l’utente deve compiere un riconoscimento manuale e scegliere una variante del proprio nome (variante che verrà aggiunta al profilo utente ed utilizzata per futuri riconoscimenti e proposte). Lo stato “non confermato” alimenta il tab degli “autoriconoscimenti da confermare” che compare sul cruscotto degli altri autori già riconosciuti (oppure di superutenti e amministratori). L’interfaccia di validazione permette infine a questi utenti abilitati di approvare o rifiutare la richiesta di riconoscimento.
La figura seguente mostra uno schema di quanto spiegato sopra in merito agli autoriconoscimenti:
Figura 16
Una volta che un autoriconoscimento di un autore è stato validato, la pubblicazione viene inviata al MIUR anche a suo nome.
Il riconoscimento del personale interno all’ateneo avviene secondo il seguente formato: N. Cognome, N. Cognome, per suggerimento automatico - si preoccupa il sistema di formattare la stringa autore -
Se l'import è via codice, il sistema può elaborare in automatico la stringa autori (solo che su 500 autori ci mette 30 sec. Ora non è un default, da valutare come configurarlo)
Figura 17
Figura 18
Gestione allegati e policy
Nel processo di submission, l’utente termina l’inserimento di tutti i metadati relativi alla tipologia di scheda prodotto scelta. A seguire, il sistema presenta un’interfaccia che consente di caricare un allegato con i relativi metadati. Una volta caricato il file, il sistema presenta il form con i seguenti metadati da valorizzare:
Nome logico
Tipo
Note
Invio allegato al MIUR: flag SI/NO, con default “seleziona”. Il campo è abilitato solo se il file caricato ha estensione .pdf
Dopo di questo, il sistema apre un nuovo form per la compilazione dei metadati dell’allegato relativi al DRM:
Nome: denominazione della policy
Gruppo: gruppo di utenti alla quale la policy sarà applicata (drop down)
Radio button: definisce la visibilità dei metadati (è la policy vera e propria): visibile o visibile dopo una certa data
Data di fine embargo (visibile solo se l’attore ha scelto la seconda opzione)
Ragioni (visibile solo se l’attore ha scelto la seconda opzione): riassume le ragioni per cui la ANCEpolicy è applicata
Se l’utente clicca sul tasto di “Conferma Policy” il sistema gli consente di caricare altri DRM per quell’allegato (che verranno visualizzati in una tabella riassuntiva dove sarà possibile modificare o cancellare), altrimenti, se l’utente clicca sul tasto “Salva” il sistema salva l’allegato con le relative policy associate e consente all’attore di inserire un nuovo file o di proseguire nel processo di submission.
