A ogni prodotto presente in archivio è possibile associare uno più codici identificativi univoci messi a disposizione da alcune banche dati, ad esempio alcuni editori che offrono questo servizio sono Elsevier con la banca dati Scopus e Clarivate Analytics con la banca dati WoS. Le pubblicazioni presenti in archivio potrebbero essere prive di tali identificativi o averne di errati.
La funzionalità descritta di seguito ha come obiettivo quello di migliorare la qualità dei dati delle pubblicazioni censite in archivio: il sistema recupera gli identificativi esterni dalle banche dati WOS (Clarivate) e Scopus (Elsevier ) per le pubblicazioni che ne sono sprovviste; per le pubblicazioni che hanno un identificativo Wos e/o Scopus il sistema verifica che questi siano coerenti con quelli recuperati dalle rispettive banche dati. L'utente che accede a questo tool ha la possibilità di accettare o rifiutare l'associazione proposta dal sistema a seguito dell'interrogazione dei database esterni degli editori.
Questa interfaccia è disponibile solo per coloro che hanno effettuato la sottoscrizione di un account premium con Elsevier o con Clarivate Analytics. |
Il recupero degli identificativi avviene in modo differente per WoS e Scopus, come spiegato nel seguito.
Il recupero degli identificativi dalle banche dati avviene attraverso l'invocazione di un webservice al quale viene fornito il seguente insieme di metadati:
| tipo di metadato | metadato |
|---|---|
| dc.identifier.scopus | eid |
| dc.identifier.pmid | pmid |
| dc.identifier.doi | doi |
| Issn | Issn rivista/serie |
| dc.relation.volume | volume |
| dc.relation.firstpage | firstpage Pagina iniziale |
| dc.title | title Titolo |
| dc.date.issued | year Anno |
| first named author | author Autore |
| dc.relation.article | article number |
Scopus elabora le informazioni ricevute ed esegue una ricerca sulla propria banca dati. Il processo di ricerca attivato da Scopus può essere definito a "cascata": viene avviata una prima ricerca per "eid", se l'esito della ricerca è negativo viene attivata la ricerca per "pmid", se anche in questo caso la ricerca non fornisce risultati viene avviata una nuova ricerca per identificativo Doi, e così via. La ricerca si interrompe al primo risultato positivo. L'ordine in cui vengono utilizzate le diverse chiavi di ricerca è quello indicato di seguito, in alcuni casi l'algoritmo di ricerca prende in considerazione un set di metadati:
Nella tabella sottostante sono riportati in modo sintetico i vari scenari che possono scaturire dal confronto dei dati rilevati da Scopus e quelli presenti nel Catalogo, tenedo presente la seguente logica per definire come “certo” l’identificativo recuperato dalle banche dati esterne:
| Esito della ricerca su banca dati Scopus | Gestione esito della ricerca sul portale IRIS |
|---|---|
| L'identificativo esterno è identico all'identificativo in archivio |
Risultato: l’id recuperato è da considerarsi “certo”, quindi il record verrà posizionato nel gruppo “Id esterno e recuperato coincidenti”
Risultato: l’id recuperato è da considerarsi “certo”, quindi il record verrà posizionato nel gruppo “Id esterno e recuperato coincidenti”
Risultato: l’id recuperato NON è da considerarsi “certo”, quindi il record verrà posizionato nel gruppo “Potenziali associazioni” |
| La pubblicazione viene trovata ma l'identificativo è diverso da quello presente in archivio (o assente) | Se l’id recuperato non coincide con quello presente in IRIS il record verrà posizionato nel gruppo “Recuperato identificativo differente” |
| Sono state individuate più pubblicazioni: il servizio di Scopus segnala l'errore e quante pubblicazioni sono state individuate. | Viene segnalato l'errore come corrispondenza multipla |
| Pubblicazione non individuata: il servizio di Scopus segnala l'errore fornendo i dettagli sull'errore riscontrato | Possibili errori:
|
Il recupero degli identificativi Wos avviene in modo diverso da quanto accade per Scopus: viene fatta un'invocazione per ogni singolo identificativo (o gruppo di metadati) partendo da quello definito più "certo" per poi procedere con quello successivo. L'ordine in cui vengono utilizzate le diverse chiavi di ricerca è quello indicato di seguito,
Nella tabella sottostante sono riportati in modo sintetico i vari scenari che possono scaturire dal confronto dei dati rilevati da WOS e quelli presenti nel Catalogo, tenedo presente la seguente logica per definire come “certo” l’identificativo recuperato dalle banche dati esterne:
| Esito della ricerca su banca dati WOS | Gestione esito della ricerca sul portale IRIS |
|---|---|
| L'identificativo esterno è identico all'identificativo in archivio |
Risultato: l’id recuperato è da considerarsi “certo”, quindi il record verrà posizionato nel gruppo “Id esterno e recuperato coincidenti”
Risultato: l’id recuperato è da considerarsi “certo”, quindi il record verrà posizionato nel gruppo “Id esterno e recuperato coincidenti”
Risultato: l’id recuperato NON è da considerarsi “certo”, quindi il record verrà posizionato nel gruppo “Potenziali associazioni” |
| La pubblicazione viene trovata ma l'identificativo è diverso da quello presente in archivio (o assente) | Se l’id recuperato non coincide con quello presente in IRIS il record verrà posizionato nel gruppo “Recuperato identificativo differente” |
| Sono state individuate più pubblicazioni: il servizio di WOS segnala l'errore e quante pubblicazioni sono state individuate. | Viene segnalato l'errore come corrispondenza multipla |
| Pubblicazione non individuata: il servizio di Scopus segnala l'errore fornendo i dettagli sull'errore riscontrato | Nessuna corrispondenza trovata per il documento |
Attraverso un'apposita configurazione è possibile fare in modo che il sistema approvi in modo automatico l'identificativo recuperato nel caso in cui il prefisso risulti essere differente da quello presente in Archivio. I prefissi gestiti dalla configurazione sono:
La richiesta di attivazione della configurazione deve essere inviata all'Help Desk di IRIS attraverso il sistema di ticketing Customer Portal. |
Se richiesto dall'Ateneo, è possibile escludere dal tool alcune tipologie di prodotti. La richiesta deve essere inoltrata all'Help Desk di IRIS attraverso il Customer Portal. |
L'invocazione dei servizi Scopus e Wos, per il recupero dei dati, avviene ogni notte ad eccezione del lunedì. Solo per Atenei grandi sono previsti due aggiornamenti aggiuntivi nelle ore diurne (uno al mattino e uno al pomeriggio), in quanto il numero elevato di pubblicazioni non permette l'aggiornamento di tutti i prodotti durante le ore notturne.
L'interrogazione delle banche dati riguarda tutti i prodotti che:
Il percorso per accedere alla funzionalità è il seguente: "Prodotti">"Qualità dell'archivio"> "Identificativi". La funzionalità in esame fa parte del set di tool utilizzati per migliorare la qualità dei dati presenti in archivio.
Gli utenti abilitati alla funzionalità sono:
L'utente coautore delle pubblicazioni ha sempre accesso alle proprie pubblicazioni, ma i permessi per agire su di esse per accettare o rifiutare l'associazione degli identificativi proposti sono gestiti da apposita configurazione. Per attivare questa configurazione è necessario inoltrare una richiesta al servizio di Customer Portal. |
Quando un utente accede in visione personale al proprio desktop prodotti, se presenti potenziali associazioni per le proprie pubblicazioni, il sistema mostra una finestrella di notifica in cui è presente il numero di potenziali match trovati e il link alla pagina della qualità dell'archivio.
La pagina visualizzata è strutturata in due sezioni, in alto la sezione che accoglie i campi di filtro e subito dopo la sezione con l'elenco dei prodotti.
Nella sezione filtri di ricerca sono presenti i seguenti campi
Possibili valori:
campo "Tipologia db bibliografico": sono elencate le tipologie di documento utilizzate dagli editori per catalogare i documenti nei database bibliografici. Si tratta di un campo multiplo, pertanto è possibile scegliere più di un valore.
| Nella tendina di questo filtro di ricerca non sono presenti le tipologie "Correction, Addition (WoS)" e "Erratum (Scopus)" in quanto non di interesse e non mappabili sulle tipologie in uso degli Atenei. |
I risultati sono presentati in forma tabellare, come mostrato nell'immagine sottostante.
Di seguito i dettagli sulle colonne che compongono la tabella dei risultati e il loro contenuto
Inoltre è esposto il titolo della pubblicazione presente nella banca dati esterna: cliccando sull'icona della banca dati o sul titolo esposto si accede alla pagina di dettaglio del prodotto registrato sulla banca banca dati esterna. La colonna si presenta sprovvista di tali informazioni se la ricerca sulle banche dati non ha rilevato alcuna corrispondenza.
Queste informazioni vengono naturalmente esposte in base al servizio dell'identificativo recuperato: potremmo quindi avere (come nell'immagine sottostante) uno o più link per entrambi i servizi oppure per uno soltanto.
con tooltip informativo:
Accetta associazione - cliccando il pulsante si approva l'associazione proposta, l'identificativo recuperato dalla banca dati esterna viene inserito all'interno dell'item l'operazione di integrazione del dato viene registrata nel tab "storico" della pubblicazione.
Respingi Associazione - al click sul pulsante si respinge l'associazione proposta. Nella colonna "Operazioni" restano attivi i pulsanti di accettazione e ritenta associazione; inoltre, la pubblicazione non verrà più proposta tra le potenziali associazioni, ma sarà visibile all'interno del gruppo di prodotti con "status= Associazioni rifiutate".
Ritenta identificazione - al click sul pulsante viene ritentato il recupero degli identificativi esterni. L'azione è sempre disponibile indipendentemente dallo "status"; tuttavia l'azione dovrebbe interessare le pubblicazioni che presentano errori a seguito di una precedente interrogazione delle banche dati esterne. Il pulsante è disponibile al solo utente amministratore dell'archivio che opera in visione completa.
Qualora l'istituto abbia scelto di non permettere ai coautori di intervenire sulle pubblicazioni per l'accettazione/rifiuto degli identificativi proposti, la colonna delle operazioni si presenterà vuota. Si ricordo che attraverso apposita configurazione è possibile accordare al coautore i permessi di accettazione/rifiuto . |
Nella tabella sottostante sono riepilogate in modo sintetico le azioni permesse agli utenti loggati prima e dopo la gestione della pubblicazione. L'utente in visione personale non potrà intervenire attraverso il tool con azioni associa/respingi su item già gestiti in passato, mentre all'amministratore dell'archivio è sempre possibile un nuovo intervento (accetta/respingi/aggiorna) su item già processati da tool.
| Azioni possibili | |||
|---|---|---|---|
| Utenti | Item non gestito | Item gestito con "Accetta associazione" | Item gestito con "Rifiuta associazione" |
| Utente standard (visione personale) |
| Nessuna azione disponibile | Nessuna azione disponibile |
| Superuser (visione dipartimentale) |
| Nessuna azione disponibile |
|
| Amministratore archivio (visione completa) |
|
|
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L'utente che opera in visione personale vedrà nell'elenco le possibili associazioni che riguardano solo le seguenti tipologie:
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E' possibile che a fronte di un determinato ID il sistema presenti un diverso ID recuperato. In questo caso vuol dire che l'ID memorizzato in IRIS è stato deprecato (probabilmente perché si riferiva alla pubblicazione pre-print). Valutare quindi l'associazione del nuovo ID.
