L’utente che accede a IRIS, in base ai privilegi che gli sono stati assegnati, ha la possibilità di scegliere tra differenti visioni sul sistema (Figura 1).
Figura 1
Ogni visione organizza lo spazio di lavoro in modo da semplificare e velocizzare le attività: ad esempio la visione personale è incentrata sulle azioni richieste all'utente “ricercatore” per sue esigenze dirette quali il censimento di pubblicazioni, progetti e la gestione del proprio profilo.
La visione amministrativa fornisce accesso a tutti gli strumenti di configurazione e gestione della piattaforma.
La visione dipartimentale o di area offre al “superutente di contesto” (es. il direttore di dipartimento) gli strumenti per adempiere agli incarichi tipici della funzione organizzativa da lui ricoperta come la validazione, l’amministrazione, il monitoraggio di prodotti in uno o più dipartimenti o aree, ecc.
Solo le visioni applicabili all'utente sono mostrate nella tendina di switch di Figura 1: per la maggior parte degli utenti “ricercatore” dunque, non sarà disponibile né la visione dipartimentale né quella di amministrazione. In Figura 1, per esempio, si nota che l’utente autenticato ha a disposizione due tipi di visione: quella personale, del ricercatore, e quella amministrativa (quest’ultima dovuta evidentemente al fatto che al profilo sono stati assegnati anche i privilegi di amministrazione). Nella tendina non compare la “visione dipartimentale”, perché l’utente non dispone di privilegi applicabili a contesti di tipo dipartimentali (ad esempio “superutente di dipartimento” o “validatore di dipartimento”).
La differenza principale rispetto alla profilazione U-Gov RI riguarda il fatto che, indipendentemente dal profilo dell’utente, l'accesso in IRIS (login) viene effettuato una sola volta e l’utilizzo di ulteriori privilegi rispetto a quelli dell’utente “ricercatore”, vengono evidenziati nella tendina di Figura 1 e attivati in un solo click. Di default all’utente che effettua l'accesso, viene assegnata la visione con più peso che risulta associata al suo profilo. Il sistema considera, per il settaggio delle visioni, il seguente ordine di peso decrescente: visione “amministrativa”, “dipartimentale” e del “ricercatore”.
Esattamente come in U-Gov RI, l’utente “amministratore” ha il potere in IRIS di operare su tutti i prodotti censiti nel catalogo attraverso le operazioni di modifica ed eliminazione ma, a differenza di U-Gov RI, nella configurazione standard di IRIS l’amministratore non può effettuare l’inserimento di una scheda prodotto. Lo stesso vale per il “superutente di contesto” che di fatto risulta essere un utente amministratore che esercita i suoi poteri solo nel suo contesto di riferimento (uno o più dipartimenti, facoltà, persona fisica, ruolo, SSD). Ovviamente se l’utenza “amministratore” ricopre anche il ruolo di ricercatore passando in visuale personale potrà effettuare nuovi censimenti.
Il profilo “ricercatore” ha la possibilità di censire una nuova pubblicazione oltre che, naturalmente, avere la possibilità di agire sulle schede "prodotto" di cui è responsabile o quelle di cui è autore riconosciuto. L’eliminazione è consentita solo sui prodotti in stato provvisorio.
In tutti i tipi di visione il sistema presenta un cruscotto dei prodotti analogo a quello mostrato in Figura 2. I tab presenti differiscono in base alla visione in uso.
Figura 2
Al momento dell'accesso tramite le credenziali (login) l'utente viene reindirizzato sul desktop prodotti. Il sistema mostra un messaggio di benvenuto e carica in background i contenuti dei vari tab operativi. I tab che contengono delle pubblicazioni di interesse per l’utente corrente sono messi in evidenza con l’indicazione del numero di prodotti in esso contenuti. I tab privi di prodotto sono visualizzati in grigio chiaro e posizionandovi il cursore del mouse appare l'icona di “stop” .
I tab presenti nella visione personale sono i seguenti:
I miei prodotti: visualizza tutti i prodotti della ricerca di cui l'utente è responsabile in qualità di autore o co-autore riconosciuto;
Prodotti da riconoscere: visualizza i prodotti della ricerca che non sono stati ancora riconosciuti dall'utente come suoi ma che contengono nella stringa autori il nominativo dell’utente corrente (o una delle varianti note) ;
Riconoscimenti da validare: visualizza i prodotti dell’utente corrente (da lui inseriti o nei quali compare come autore riconosciuto) per i quali un altro utente si è autoriconosciuto e necessita quindi conferma (es. coautoraggio).
La visione “dipartimentale o di area” si rifà al concetto di “superutente di contesto” conosciuto dagli utenti di U-Gov RI. Nel mondo U-Gov, infatti, un utente IRIS in visione “dipartimentale” equivale ad un “amministratore con restrizioni sul contesto”. Ciò significa che i privilegi di amministrazione sono esercitabili dall’utente solo su pubblicazioni che afferiscano ad un particolare contesto, come per esempio uno o più dipartimenti, facoltà, settori scientifico disciplinari, ruoli o semplici insiemi di una o più persone fisiche.
Riassumendo, la visione “dipartimentale” in IRIS sostituisce ed estende il concetto di “superutente di contesto” di U-Gov, in IRIS è infatti possibile definire più Ruoli che operino limitatamente ad un contesto. In configurazione standard i ruoli associati ad un contesto di riferimento sono quelli di Superutente e Validatore.
I contesti di una pubblicazioni sono derivati direttamente dalle carriere degli autori interni riconosciuti, più precisamente una pubblicazione è parte dei contesti dipartimentali, d’area, e custom (ID-AB di U-GOV RI) associati all’ultima carriera nota di ogni autore interno,indipendentemente dalla data di pubblicazione e dall’eventuale cessazione del rapporto di lavoro. In questo modo si consente la gestione de-centralizzata anche di pubblicazioni di personale non più afferente all’ateneo.
I tab visibili in “visione dipartimentale” sono i seguenti:
“Le mie attività”: visualizza la lista di pubblicazioni che necessitano di un’attività (es. validazione) che l’utente corrente deve eseguire (sono gli incarichi che si è assunto, vedi tab successivo)
“Attività disponibili”: elenca tutte le pubblicazioni che necessitano di un’attività (es. validazione) nei contesti di operatività dell’utente che non sono ancora state assegnate: l’utente corrente può sceglierne una o più. Quando l’utente sceglie un’attività, questo scompare dalla lista delle Attività disponibili e compare nel tab Le mie attività dell’utente stesso. In questo modo il sistema consente la gestione delle attività da evadere per gruppi di lavoro
“Richieste di riconoscimento”: ha il medesimo significato del tab omonimo della visione personale ma esteso nei contenuti a tutte le pubblicazioni relative ai contesti di operatività dell’utente corrente
La visione amministrativa fornisce accesso a tutti gli strumenti di configurazione e manutenzione della piattaforma. Sul desktop prodotti fornisce i medesimi tab della visione dipartimentale estesa alla totalità delle pubblicazioni censite nella piattaforma.
Le attività da svolgere tipicamente riguardano: l’inserimento e la modifica dei metadati di una scheda prodotto, l’upload/download di un full-text e il conseguente edit dei metadati, la validazione per il controllo di qualità dei metadati e la verifica delle policy di accesso per la pubblicazione sul portale pubblico, e così via.
Nel tab MySubmission, sopra la tabella nella quale compare la lista di tutti i prodotti, c’è la barra di ricerca che viene attivata inserendo la parola da cercare e premendo sul tasto “invio”. La parola o frase inserita nella barra viene ricercata tra i metadati che sono presenti in tabella: non solo tra quelli visualizzati ma tra tutti quelli che compaiono cliccando sul tasto “Show/hide columns” di Figura 3 (ad eccezione dei campi stato e sito docente che non vengono ricercati perché sono il risultato di elaborazioni).
Figura 3
Le altre funzionalità di ricerca, che funzionano contestualmente alla barra appena descritta e a cui si accede premendo il pulsante 
Figura 4
Il pulsante di refresh 
Se l’utente visualizza la lista dei prodotti in ordine alfabetico e decide di effettuare una modifica sul titolo, la lista non viene aggiornata a meno che l’utente non clicchi sul tasto di refresh. Poter operare su liste “congelate” si rivela estremamente utile nella attività di verifica e correzione massiva dei dati. Infatti, se l’utente vuole scorrere tutte le sue pubblicazioni, per correggere dei dati mancanti o portarle in stato definitivo con questa funzionalità può operare in maniera sequenziale senza veder mai ricomparire i prodotti già gestiti durante lo scorrimento della lista.
Al termine di un processo di inserimento il sistema effettua automaticamente il refresh del desktop prodotti in modo da mostrare immediatamente il nuovo prodotto.
È bene notare che:
Il tasto di refresh permette di mantenere ordinamenti, filtri di ricerca e altre opzioni di visualizzazione precedentemente selezionate
Anche in visuale “congelata” i dati presentati e le operazioni proposte sono sempre relativi allo situazione corrente del prodotto
È possibile mettere in ordine crescente o decrescente l’elenco visualizzato, in base alle colonne che mostrano le freccette di ordinamento up/down accanto al nome colonna, facendo click sulle freccette stesse. Tenendo premuto il tasto CTRL ed operando in sequenza è anche possibile effettuare ordinamenti su colonne multiple.
Dopo aver effettuato il login, il sistema visualizza la lista dei prodotti ordinati di default e con determinate colonne visibili e altre no. IRIS consente comunque di modificare anche il default di sistema: tale operazione può avvenire modificando file di configurazione esterni e richiede al momento un rapido riavvio della piattaforma. In una futura versione è prevista la possibilità di modificare e attivare tali parametri tramite UI. La possibilità di personalizzare quali colonne siano visibili consente di proporre un desktop sempre funzionale alle specificità del singolo ente/ateneo. Ad esempio i centri di ricerca non interessati all’invio dei prodotti al MIUR possono dar maggior risalto ad altre informazioni quali classificazioni interne, etc.
L’utente autenticato ha possibilità di salvare la configurazione applicata (filtri, ordinamenti, colonne mostrate) alla tabella corrente del proprio desktop attraverso gli strumenti sopra descritti in modo da poterla richiamare velocemente in seguito. Qualora l’utente decidesse di ripristinare la visualizzazione di sistema lo può fare cliccando sul pulsante “Carica una visualizzazione” e selezionando “Visualizzazione base” (Figura 5).
Figura 5
La colonna "Sito Docente" può assumere i seguenti stati:
" schedulato per l'invio": il prodotto è stato modificato e non è ancora stato re-inviato
"N/A" (Non Applicabile): il prodotto è in stato provvisorio o è attestato su una tipologia non mappata sul MIUR (es. tesi di dottorato)
"successo"
"errore"
Cliccando sulla label dello stato di invio al sito docente il sistema mostra una popup con le informazioni di dettaglio.
Per visualizzare il dettaglio della scheda, l’utente deve cliccare sul titolo del prodotto. Il sistema implementa la navigazione precedente/successivo per passare direttamente da un elemento dell’elenco al successivo (Figura 6). Anche in caso di modifica di una scheda, l’ordinamento viene mantenuto (come spiegato nella sezione di descrizione del tasto “refresh”).
Figura 6
Il dettaglio della scheda è mostrato in due forme scheda breve e scheda completa: i metadati visualizzati in scheda breve e completa dipendono dalla tipologia di prodotto è sono configurati dall’amministratore di sistema via web. La configurazione del layout breve e completo è utilizzata anche per l’esposizione della scheda sulle pagine pubbliche della piattaforma (repository dei prodotti).
In testa al dettaglio di un prodotto è presente la pulsantiera delle azioni che l’utente può compiere sul prodotto:
Figura 7 (da aggiornare: includere esempio pulsantiera provvisorio e definitivo resp. dato / validatore / superutente)
solo le azioni disponibili in base allo stato del prodotto ed il profilo dell’utente sono visualizzate.
I pulsanti sono raggruppati in quattro categorie:
Utility
"Scheda pubblica", consente l’accesso all’eventuale scheda pubblica corrispondente al record in esame. La scheda pubblica potrebbe differire a causa del processo di validazione presentando una nota di provvisorietà dei dati ed il blocco dell’accesso ai fulltext in base alla configurazione scelta dall’ateneo
"SFX": configurabile all’avvio del sistema, a seconda del fatto che l'ateneo abbia lo strumento o meno, consente il collegamento con un resolver openurl per il reperimento della risorsa nel sistema bibliotecario di ateneo
"Esportazione": la funzione consente l’export nei seguenti formati bibliografici: RIS, EndNote, BibTeX, RefWorks.
Azioni sul flusso
Completa inserimento
Elimina
Riapri
Operazioni su item già inseriti
Cambia responsabile
Gestisci allegati
Vedi storico
In particolare, per quanto riguarda l’operazione di cambiamento del resposabile della scheda, essa è possibile solo se l’item è in stato provvisorio: in tal caso la voce che compare tra le “azioni” possibili:
Nella finestra pop-up che si apre è visualizzato il nome del vecchio responsabile (il “Proprietario”). Iniziando a digitare il nome del nuovo responsabile il sistema cerca nell’anagrafica di ateneo e mostra i possibili match, come nella figura seguente:
Operazioni vs. MIUR
re-invio: consente la sincronizzazione immediata del prodotto sul sito docente MIUR. Può essere sempre effettuato sui prodotti in stato definitivo indipendentemente dalla stato di trasferimento precedente. Questo consente ad esempio il ripristino di prodotti a seguito di cancellazioni manuali dal MIUR da parte del docente;
disattiva o attiva la sincronizzazione (funzionalità configurabile su indicazione dell’ateneo): il docente può decidere per ogni singolo prodotto, su base individuale, se inviarlo o non inviarlo al MIUR.
L’invio al MIUR è un’operazione che viene svolta automaticamente con cadenza giornaliera, oppure in casi particolari può essere forzata da un amministratore.
Nel box a destra vengono visualizzate le metriche disponibili per il prodotto. Inizialmente è supportata solo Pubmed Central, ma in una futura versione, previa disponibilità dei dati e specifici accordi con gli editori, sarà possibile includere dati bibliometrici da altre fonti quali ad esempio Scopus e Web Of Science.
L’utente ha a disposizione la funzione “Request a copy” sui file che si trovano in stato di “embargo”. La funzionalità consente di bypassare, in modo puntuale, eventuali policy di restrizione sull’accesso al full text imposte dall’editore del prodotto. Può capitare infatti che un utente sia interessato ad un prodotto di cui sono visibili solo i metadati. La funzione consente la richiesta puntuale del full text al responsabile del dato, il quale può decidere se inviare una copia del documento ad uso di ricerca, operazione generalmente accettata dagli editori, al singolo richiedente.
L’operazione di richiesta del full text si svolge secondo il seguente flusso:
1. L’attore individua una scheda prodotto di suo interesse, il cui full-text non è liberamente consultabile.
2. Il sistema presenta il pulsante che consente la richiesta personale del full-text.
3. L’attore clicca il suddetto pulsante.
4. Il sistema visualizza un form che chiede l’inserimento dei seguenti campi:
? Nome del richiedente
? Indirizzo e-mail del richiedente
? Radio button per indicare se il file richiesto è l’unico ad essere non accessibile o se lo sono tutti gli eventuali file collegati alla scheda prodotto
? Text area per descrivere le ragioni della richiesta
5. L’attore compila il form e clicca sul pulsante di invio.
6. Il sistema invia la richiesta tramite e-mail al referente del servizio che potrebbe essere, per esempio, il responsabile della scheda prodotto (ossia colui che l’ha inserita). Oltre ai dati elencati al punto 4, la richiesta contiene un link che, se cliccato, apre una pagina dov’è possibile acconsentire all’invio del full-text oppure no.
? Qualora il referente del servizio non sia reperibile (come per esempio potrebbe essere un responsabile della scheda autore della stessa che non lavori più all’interno dell’ateneo), il flusso implementato deve garantire il recapito della richiesta a qualcuno che sia in grado di evaderla.
7. Il responsabile del servizio acconsente o meno all’invio del full-text.
8. In entrambi i casi il sistema visualizza una text area dove lo stesso può inserire le ragioni della scelta.
9. L’attore compila il form e clicca su invio.
10. Se l’attore ha acconsentito all’invio della copia
? il sistema invia all’indirizzo e-mail richiedente (inserita al punto 4) sia il full-text che le ragioni del consenso all’invio (punto 8).
? Il sistema presenta all’attore un form opzionale che concede la possibilità di richiedere all’amministratore del repository di modificare le policy di accesso al full-text.
11. Altrimenti
? In caso contrario, il sistema invia al richiedente solo le ragioni del dissenso all’invio (punto 8).
