Uno degli step della submission è costituito dal caricamento degli allegati della pubblicazione. Con il passaggio alla nuova versione di IRIS (Dspace6) la modalità di trasferimento dei file, dal proprio computer all'interno di IRIS, è stata oggetto di una profonda revisione con l'obiettivo di migliorare l'esperienza d'uso dell'utente.

Le modifiche hanno impattato sia la parte grafica che le funzionalità necessarie per eseguire il caricamento dei file. Nell'immagine sotto un esempio della nuova grafica della maschera,  e a seguire sono forniti i dettagli dei nuovi elementi che la compongono.

La pagina è strutturata  due sezioni: nella parte centrale della pagina web è presente la sezione dedicata al caricamento file; a destra della pagina sono esposte le informazioni sulle policy ci accesso, definite dagli editori,  recuperate dalle diverse banche dati esterne.

Sezione upload file. 

In questa sezione è possibile eseguire l'upload dei file attraverso il metodo 'drag&drop' che consiste nel cliccare su un file e, tenendo premuto il tasto del mouse, trascinarlo nella area 'grigia' di destinazione. Questa rappresenta una novità funzionale rispetto alla precedente versione di IRIS. In alternativa è possibile eseguire il caricamento del file utilizzando la classica procedura che prevede la selezione del file da una finestra di dialogo che si apre cliccando sulla scritta 'Seleziona un file o trascinalo in questo box...'. Una barra di stato di colore verde mostra lo stato di avanzamento della procedura di upload. Quando la procedura di caricamento giunge a termine, sono disponibili all'utente i campi di dettaglio delle policy da attribuire al file.

Di seguito il dettaglio dei ampi presenti nella sezione dedicata agli allegati

• Tipologia, rappresenta la tipologia del file che si sta caricando. Nella tendina sono visibili i valori scelti dall'ateneo e nell'ordine richiesto. Le configurazioni di default prevedono la valorizzazione della tendina con i seguenti valori seleziona, abstract, preprint, postprint, editoriale, altro. 

 L'Ente ha la possibilità di modificare/integrare le scelte presenti nella tendina scegliendo tra i possibili valori riportati nella tabella a seguire. Nella tabella sono riportate anche le chiavi di ricerca delle etichette in caso di modifica delle stesse attraverso il tool di Gestione Etichette.

• Impostazioni di accesso (o Policy di accesso): serve a definire le regole di consultazione e di download del file quando questo sarà visualizzabile nel portale pubblico. Viene proposto un menu a tendina il cui default è costituito dalle seguenti scelte: accesso aperto, embargo, accesso solo dalla rete interna, solo utenti autorizzati, non disponibili.

Le possibili opzioni configurabili sono riportate nella tabella a seguire; nella colonna a destra della tabella è indicato per ogni scelta l'impatto sulla visibilità del file.

• Licenza: attraverso questo campo si stabilisce l'uso che si può fare del file scaricato. Le scelte possibili sono: 

- DRM non definito 

- Creative Commons 

- Pubblico dominio

In caso di selezione della voce 'Creative commons', verrà aperta un'ulteriore finestra per la scelta della licenza

• Trasferimento sito docente: il campo è visibile solo per i file in formato .pdf. Sono possibili solo due scelte alternative 'SI'/'NO', attraverso le quali si può stabilire se inviare oppure no il pdf al portale 'LoginMIUR'. La dimensione del file non può essere maggiore di 10 Mb. 
• Descrizione file: è un campo di testo in cui inserire una breve descrizione aggiuntiva a corredo del file allegato.
• Note: campo di testo libero in cui inserire ulteriori informazioni riguardanti l'allegato.
• Publisher copyright: questo campo è presente solo se l'Ente ha scelto di utilizzare la coverpage. Per maggiori dettagli si rimanda alla sezione dedicata. 

Sezione policy degli editori - SHERPA/RoMEO, SCOPUS e DOJA

Sulla parte destra della pagina, sono presenti due box informativi che riportano informazioni presenti sui database Sherpa/Romeo e sull'access type di Scopus, oltre ad una nuova sezione che espone il dato rilevato dal DOAJ.
Di DOAJ, se disponibile, è presente il valore del campo "created_date" che dice quando il journal è stato inserito in DOAJ e quindi da quando è OA.

Come scegliere le opzioni corrette

Ulteriori dettagli su quali opzioni scegliere in base alla submission che si sta effettuando sono riportate nella seguente guida Caricamento file - note sulla scelta delle opzioni