(dettagliare tutte le parti comuni alle tre visioni)
L'utente ha a disposizione diverse procedure per effettuare il censimento delle pubblicazioni all'interno dell'Archivio Istituzionale. Nel presente documento viene spiegato il processo di censimento di un prodotto, ponendo particolare attenzione sulla procedura di importazione da banche dati esterne, sul riconoscimento degli autori e sul caricamento dei file.
Per poter inserire un nuovo prodotto occorre accedere al menu 'Prodotti'>'Desktop prodotti' e cliccare il pulsante 'Nuovo prodotto'.
La funzionalità 'Nuovo prodotto' è disponibile a tutti gli utenti che operano in 'visione completa' e che fanno parte dei seguenti 'team standard' previsti delle configurazioni base dell'ambiente.
Oltre ai teams indicati sopra, è possibile crearne dei nuovi e attribuire ad essi i diritti di accesso alla funzionalità; tale operatività è in carico all'amministratore in visione completa (vedi Gestione Permessi (visione completa)
Dopo aver cliccato il pulsante 'Nuova pubblicazione' si visualizza la maschera di inserimento di un nuovo prodotto. Come anticipato nell'introduzione, sono previste diverse procedure per il censimento di una nuova pubblicazione, alcune di esse facilitano e semplificano il processo di censimento poiché recuperano da banche dati esterne parte dei metadati della pubblicazione:
La maschera di inserimento è composta da due schede:
Di seguito vengono descritte le diverse modalità previste per l'inserimento di una nuova pubblicazione, selezionabili dall'utente all'interno della maschera 'Modulo di ricerca'.
Per procedere con l'inserimento manuale di un nuovo prodotto occorre selezionare la tipologia del documento e poi cliccare il pulsante 'Inserimento manuale'.
Si apre la pagina di inserimento di un nuovo prodotto (submission). L'utente dovrà compilare tutti i campi richiesti come obbligatori per procedere con l'inserimento della pubblicazione.
L'utente può utilizzare questa funzionalità per velocizzare il censimento in IRIS di un nuovo prodotto: la pubblicazione potrebbe risultare già censita su altre banche dati bibliografiche ed avere un proprio identificativo associato. Utilizzando l'identificativo noto è possibile interrogare le banche dati esterne, recuperare i dati della pubblicazione e importarli all'interno dell'Archivio Istituzionale.
La configurazione 'standard' di IRIS prevede l'interrogazione delle seguenti banche dati: DOI, PubMed, ArXiv, ISBN e CinNii NAID. Inoltre, è possibile attivare, su richiesta dell'Ateneo, la ricerca nelle banche dati di Scopus, Wos. Il sistema è in grado di elaborare contestualmente più codici identificativi, anche se provenienti da banche dati differenti.
L'ordine in cui vengono interrogate le banche dati esterne si basa sul criterio di 'completezza', ossia il sistema interroga in un primo momento la banca dati Scopus poiché ritenuta più completa, e a seguire Pubmed, Crossref ed in fine ArXiv. Se la pubblicazione cercata è presente in più archivi, viene effettuata una 'fusione' dei metadati raccolti dalle differenti banche dati in modo da importare nel sistema un prodotto il più completo possibile.
Per agevolare la ricerca on line della pubblicazione è previsto un meccanismo di 'ricerca arricchita', che consiste nell'utilizzare come nuovi criteri di ricerca eventuali identificati restituiti dalle precedenti interrogazioni: ad esempio, l'utente avvia una ricerca inserendo il codice identificativo 'PubMed id' a lui noto, tra i dati restituiti dalla ricerca compare anche l'identificativo DOI che il sistema userà per una nuova interrogazione, e così via in caso individuazione di altro identificativo.
Le pubblicazioni recuperate dalla ricerca sono mostrate all'interno della scheda 'Risultati'
E' possibile interrogare le banche dati degli editori (come Elsevier e Clarivate Analytics) utilizzando come criteri di ricerca alcune informazioni base della pubblicazione: anno, titolo e autori/editori (quest'ultimo dato non è richiesto come obbligatorio nella maschera di ricerca).
Le pubblicazioni recuperate dalla ricerca sono mostrate all'interno della scheda 'Risultati'
Se non si conosce alcun identificativo della pubblicazione o il titolo, è possibile eseguire una ricerca per identificativo associato all'autore della pubblicazione. A seconda dei servizi attivati dall'Ateneo è possibile eseguire la ricerca per Scupus Author ID o per ORCID ID.
Le pubblicazioni recuperate dalla ricerca sono mostrate all'interno della scheda 'Ricerca'
Come visto in precedenza, ci sono diverse procedure che permettono il censimento in IRIS di nuove pubblicazioni. Un'altra procedura è costituita dall'importazione massiva di pubblicazioni contenute in file in formato bibliografico.
I formati ammessi sono i seguenti:
Dopo aver selezionato il formato del file e individuato il file che si desidera importare, l'utente ha due possibilità:
I risultati ottenuti dall'interrogazione delle banche dati esterne o dall'importazione di file bibliografici sono esposti in questa scheda.
Per ciascuna pubblicazione trovata vengono mostrare alcune informazioni:
E' possibile ordinare i risultati della ricerca:
Prima di procedere con l'importazione è possibile controllare i dati delle pubblicazioni: al clic sul pulsante 'Vedi i dettagli del record' si apre la modale in cui sono esposti alcuni dati recuperati dalle banche dati.
L'utente ha la possibilità di importare massivamente tutte le pubblicazioni visualizzate nella tab oppure importare solo quelle di interesse.
Per procedere con l'importazione massima occorre impostare la spunta sul campo ' Seleziona tutti' e scegliere , nel campo a destra, la tipologia di documento da associare a tutte le pubblicazioni presenti nella lista, successivamente cliccare 'Applica a tutti' ed eseguire l'importazione cliccando il pulsante 'Importa i record selezionati, posizionati in basso a sinistra.
Per importare solo alcune delle pubblicazioni presenti nella scheda, occorre impostare la spunta sul campo 'importa' di ogni pubblicazione di interesse e scegliere per ogni pubblicazione la tipologia di documento e successivamente cliccare 'Importa i record selezionati'.
