In Iris il docente/ricercatore può inserire una nuova pubblicazione ed operare su di questa in diversi momenti.
Qualora iniziasse l'inserimento della submission e poi volesse interromperla, per riprenderla in un secondo momento, può chiudere la scheda con l'apposito bottone (chiudi) e cliccare sul pulsante salva e continua il lavoro dopo che il sistema gli presenta.
Attraverso il bottone Elimina l'inserimento può rimuovere la pubblicazione che sta inserendo.
Quando il docente/ricercatore ha cliccato sul bottone salva e continua il lavoro dopo il prodotto rimarrà nello stato provvisorio/bozza e verrà visualizzato sul desktop prodotti del docente nel tab Bozze In qualsiasi momento il docente potrà rientrare sulla scheda e completare l'inserimento
Se si clicca sul dettaglio della scheda, all'interno del box riepilogativo delle informazioni generali del prodotto, è riportata la voce Status che indica lo stato del prodotto, in questo caso bozza.
Nell'ultimo step della submission, prima di completare il prodotto, al docente viene richiesto di accettare la licenza di distribuzione. Qualora NON dovesse accettarla, il sistema gli rilascerà un messaggio in cui lo avvisa che il prodotto resterà comunque in archivio ma resterà in stato bozza e, ai fini loginmiur, risulterà non inviato.
Quando il docente riprende in mano la scheda prodotto e conclude tutti gli step della submission, il prodotto verrà completato e sarà in stato definitivo (pubblicato) e quindi pronto per essere inviato al sito docente.
Quando un prodotto ha bisogno di integrazioni e si trova in stato definitivo/pubblicato/in validazione/ validato potrà essere riportato in stato (bozza) riaperto dagli amministratori, superutenti di contesto e, se l'ateneo gli ha dato la possibilità, anche dai ricercatori che avranno a disposizione il bottone RIAPRI.
Fintantoché il prodotto resterà in stato riaperto, sul sito docente vi sarà la versione precedentemente inviata del prodotto e sul portale pubblico si vedrà la versione in stato definitivo.
Una volta che le integrazioni sono state apportate e si chiude di nuovo il prodotto, allora in questo caso l'invio al sito docente aggiornerà la pubblicazione sostituendo questa alla vecchia. Anche su portale pubblico si vedrà l'ultima versione aggiornata.
Quando un ateneo ha attivo il workflow di validazione che consente di eseguire il controllo di qualità sui dati presenti all'interno dell'archivio attraverso la validazione dei metadati e degli allegati alla pubblicazione da parte di un team di validatori, una volta che il prodotto passa dallo stato bozza a definitivo, assume lo stato di "in validazione". Questo vuol dire che all'interno di IRIS la pubblicazione verrà inviata nel tab degli incarichi disponibili dei validatori che poi dovranno procedere a validarla.
Un prodotto in stato "in validazione" è un prodotto definitivo/pubblicato e inviabile al sito loginmiur.
Una volta che il team di validatori ha approvato i metadati della pubblicazione e gli eventuali allegali, il prodotto assume lo stato di validato/pubblicato. Un prodotto validato è un prodotto completo, chiuso, aggiornato e validato. È inviabile al sito loginmiur.
Quando un ateneo non ha attivato il workflow di validazione, gli stati del prodotto sono i seguenti:
Se in ateneo è attivo il workflow di validazione avremo: