La guida operativa ha lo scopo di descrivere i vincoli tecnologici e le specifiche necessarie per la corretta somministrazione delle prove, da casa, tramite la piattaforma Cineca QUID, per quanto riguarda i Tutor d'aula.
Per svolgere correttamente le proprie attività, il Tutor d'aula dovrà essere in possesso della seguente dotazione:
Il computer utilizzato dal Tutor d'aula dovrà essere un computer fisso o portatile, collegato ad internet ed alla rete elettrica per tutta la durata della prova.
Il computer dovrà essere dotato di microfono, per supportare le fasi di riconoscimento e video sorveglianza.
Per l'utilizzo di QUID è necessario un normalissimo Browser, dal quale effettuare il collegamento alla pagina https://quid.cineca.it/login_commissione.php?a=Back-Office
L'unico software aggiuntivo da installare sul computer, gratuito, è Microsoft Teams, il cui download può essere effettuato direttamente dalla pagina di Microsoft: https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-365/microsoft-teams/download-app#desktopAppDownloadregion
Per quanto riguarda l'utilizzo di Microsoft Teams, è necessario che il Tutor d'aula crei una propria utenza a Microsoft Teams; è possibile, anzi, consigliabile, usare eventuali utenze già in uso in Ateneo, se previste.
Per fruire al meglio delle potenzialità di Microsoft Teams nella fase di video sorveglianza, si consiglia l'attivazione di una nuova funzionalità che consente la visione contemporanea di un massimo di 49 video.
Per l'attivazione è possibile visionare quanto descritto alla pagina seguente descritto anche qui:
Da questo momento in poi durante una call, sarà possibile attivare la "Raccolta grande", tenendo in considerazione che:
Per il corretto svolgimento della prova saranno necessarie alcune informazioni, che saranno inviate al Tutor d'aula qualche giorno prima della prova all'indirizzo mail di Ateneo.
La mail conterrà:
Le sedute alle quali si risulta assegnati, saranno visibili nel sistema QUID 4 giorni lavorativi (vengono escluse le domeniche) prima della prova, vale a dire nel momento in cui non sarà più possibile per gli studenti l'iscriversi a quella specifica seduta.
Da quel momento in poi sarà possibile per il Tutor d'aula effettuare le operazioni preparative per consentire allo studente di gestire al meglio la propria prova.
Il Tutor d’aula nei giorni precedenti alla prova deve effettuare tre operazioni:
Si consiglia di effettuare queste operazioni 2 o, ancora meglio 3 giorni prima della prova.
L'accesso al sistema avviene tramite il link https://quid.cineca.it/login_commissione.php?a=Back-Office utilizzando le credenziali ricevute via email.
Si accede alla sezione Progetti:
Si sceglie il progetto (Disciplina) a cui si è stati assegnati:
Nel caso in cui la stessa persona abbia in carico il ruolo di Tutor d'aula su Discipline diverse, avrà un'utenza specifica (coppia username e password) diversa per ciascuna disciplina. Nella mail di assegnazione delle sedute verrà indicato quale utenza occorre usare per la specifica Disciplina. |
Tramite l'icona a forma di freccia sarà possibile visionare tutte le sedute assegnate:
Per ogni prova da seguire, come Tutor d'aula, saranno presenti nel sistema 2 sedute:
La creazione del web meeting deve essere effettuata solo per la seduta relativa al TECO Trasversale, in quanto il sistema in automatico andrà a proparare lo stesso web meeting anche sul TECO Disciplinare. |
La procedura di avvio delle sedute deve essere effettuata sia sulla seduta di TECO Trasversale che sulla seduta di TECO Disciplinare |
Viene a questo punto prodotta la chiave di accesso alla seduta, necessaria per gli studenti per iniziare la prova.
La procedura di Invio agli studenti dalle istruzioni e credenziali di accesso deve essere effettuata sia sulla seduta di TECO Trasversale che sulla seduta di TECO Disciplinare |
Il sistema propone automaticamente un template della comunicazione da inviare agli studenti, che si consiglia di non modificare, in quanto contiene già tutte le informazioni utili per gli studenti.
Il Tutor d’aula il giorno della prova deve effettuare cinque operazioni:
Il giorno della prova il Tutor d’aula dovrà accedere al sistema Cineca QUID per poter iniziare le attività di riconoscimento e video sorveglianza dei candidati.
L'accesso al sistema avviene sempre dal link https://quid.cineca.it/login_commissione.php?a=Back-Office, con le stesse modalità descritte in precedenza
L'avvio del web meeting deve essere effettuata solo per la seduta relativa al TECO Trasversale, in quanto il web meeting è in comune tra entrambe le sedute Trasversale e Disciplinare |
Per avviare il WebMeeting di Teams, necessario per la fase di riconoscimento e video sorveglianza, utilizzare il link "accedi" posto nella colonna "Meeting" per la propria seduta.
Se non si apre in automatico Microsoft Teams, confermarne l'apertura alla popup che comparirà:
Inserire, se richieste, le proprie credenziali di accesso a Microsoft Team
In questa fase occorre inserire le proprie credenziali (email e password) di accesso a Teams. A scanso di equivoci, non si tratta delle credenziali di accesso a QUID ma delle proprie credenziali di accesso a Teams, pertanto è importante avere a portata di mano queste credenziali prima di accedere alla piattaforma. |
Accedere alla call:
1) disabilitando la webcam
2) abilitando l'audio
3) utilizzando il pulsante "Partecipa ora"
Il Riconoscimento degli studenti deve essere effettuata solo per la seduta relativa al TECO Trasversale, in quanto l'operazione è in comune tra le sedute Trasversale e Disciplinare |
Accedere alla lista dei candidati, cliccando sul numero degli studenti posto nella colonna "Candidati ammessi"
Verrà a questo punto visualizzata la lista degli studenti ammessi al sostenimento della prova, in ordine alfabetico.
Nella parte destra della schermata, viene sempre visualizzata la chat che consentirà al Tutor d'aula ed agli studenti di comunicare in caso di necessità, durante tutto lo svolgimento della prova.
Se volete, è possibile inserire un messaggio di benvenuto nella chat, che sarà visualizzato dagli studenti nel momento in cui accederanno alla piattaforma, ad esempio:
Benvenuti
Inquadrate il QR code con il secondo dispositivo per accedere a Teams ed attendete di essere chiamati per la fase di riconoscimento
Nel frattempo non abbandonate la vostra postazione d'esame
Solo dopo che sarà terminata la fase di riconoscimento per tutti gli studenti e saremo pronti per iniziare il test, si abiliterà il pulsante di "Inizio Test"
Man mano che gli studenti entreranno nella call Teams, verranno collocati nella "sala d'attesa".
Verrà visualizzato un messaggio simile a questo ogni volta che una nuova persona entrerà nella sala d'attesa:
Premendo l'icona "mostra partecipanti", si aprirà una sezione nella quale vengono mostrati tutti gli studenti in sala d'attesa, che andranno accettati uno alla volta usando l'icona a forma di spunta.
Su QUID, accedere al dettaglio del singolo studente, utilizzando l'icona "lente d'ingrandimento" posta nella colonna "Dettaglio"
Tramite i dati contenuti nella pagina di dettaglio dello studente, sarà possibile verificarne l'identità, confrontando i dati forniti dal sistema con quanto esibito dallo studente tramite Teams.
Tramite Teams, effettuare il riconoscimento ed il controllo ambientale della postazione d'esame; al termine del riconoscimento chiedere allo studente di posizionare il secondo dispositivo in posizione retro-laterale per poter gestire in modo corretto la video sorveglianza durante lo svolgimento del test. |
Su QUID, sempre nella pagina di dettaglio, registrare la presenza degli studenti tramite l'apposito attributo "Presenza" e confermare l'operazione tramite il pulsante "Salva"
Tornando nella lista candidati la presenza del candidato sarà visibile direttamente tramite la colonna "Stato del candidato", che mostrerà l'icona di colore verde.
Dopo aver concluso la fase di riconoscimento per ogni studente, occorre entrare nel dettaglio degli eventuali candidati assenti per registrare lo stato "Assente", confermando l'operazione utilizzando il tasto "Salva".
Gli studenti per i quali effettuare l'operazione saranno quelli che, al termine della fase di riconoscimento, avranno nella colonna "Stato del candidato" l'icona di colore blu.
Nella cella "Presenza" vengono gestiti i seguenti valori:
E' sempre possibile utilizzare la cella "Annotazioni" per indicare le motivazioni per le quali è stato impostato un particolare stato. |
Alla fine della fase di riconoscimento la lista dei candidati ammessi non dovrà più contenere indicatori di presenza blu, e si dovrebbe pertanto avere una situazione simile a questa, contenente:
La fase di avvio della prova deve essere effettuata sia sulla seduta di TECO Trasversale che sulla seduta di TECO Disciplinare |
Alla fine della fase di riconoscimento, è necessario procedere con l'avvio della prova.
Per avviare la prova occorre cliccare sul semaforo "rosso" presente nella colonna "Abilita Test" confermando l'operazione.
Dopo la conferma dell'operazione, il semaforo di controllo, posto nella colonna "Abilita Test", verrà aggiornato al colore verde:
L'operazione di "Abilita Test" deve essere effettuata solo dopo aver completato la fase di riconoscimento per tutti gli studenti ed averne registrato lo stato nel dettaglio del singolo studente come indicato in precedenza. Questa operazione è quella che consente, ai soli studenti presenti, di poter iniziare il test. |
Durante lo svolgimento della prova si consiglia di rimanere posizionati, su QUID, sulla videata che contiene la lista degli studenti che si apre ancora cliccando sul numero dei candidati posto nella colonna "Candidati ammessi".
Da questa videata è possibile monitorare lo stato del test di ogni singolo studente (al momento la pagina non si aggiorna automaticamente ed è necessario premere F5 periodicamente) e, nella parte destra, verificare se qualche studente richiede assistenza utilizzando la chat.
Contemporaneamente, tramite Microsoft Teams, è possibile effettuare la videosorveglianza, verificando che non ci siano comportamenti non corretti da parte degli studenti.
Nel caso in cui si volesse prendere nota di comportamenti o situazioni non chiare è possibile utilizzare le "Annotazioni" presenti accedendo nel "Dettaglio" del singolo candidato.
Durante la prova, lo stato del test dei singoli studenti verrà aggiornato a "Terminato" quando le prove saranno consegnate (al momento la pagina non si aggiorna automaticamente ed è necessario premere F5 periodicamente).
Al termine della prova, si potrà procedere con la chiusura dei sistemi.
Su QUID a quel punto sarà possibile uscire dal sistema, utilizzando il "Logout" posto nel menù di sinistra.
Chi ha organizzato il test darà alla commissione indicazioni precise in merito, per adottare un comportamento uniforme e coerente tra tutte le commissioni.
A livello di sistema, se occorre accettare un candidato in ritardo, che quindi si è presentato alla fase di riconoscimento dopo che è già stato dato l'"Avvio della prova", sarà necessario operare come nei casi sopra descritti, pertanto sarà necessario:
In un caso del genere il candidato dovrà ricollegarsi nuovamente al web meeting; rientrando verrà portato nuovamente nella sala d'attesa.
Su Teams, in questo caso, la commissione riceverà una notifica del fatto che la persona è in sala d'attesa e dovrà pertanto riammetterla nel meeting.
In un caso del genere occorre: