Questo documento ha lo scopo di fornire indicazioni pratiche sull’utilizzo di U-SIGN agli utenti Amministratori del sistema.
In particolare, vengono descritte le seguenti funzionalità:
Tramite questa funzionalità è possibile aggiungere nuove tipologie di documento a quelle già configurate in U-SIGN.
Per aggiungere una nuova tipologia di documento basta cliccare sul comando “Crea un nuovo tipo di documento” ed inserire i dati richiesti:
Completato l’inserimento dati, cliccando su SALVA il nuovo tipo di documento sarà disponibile agli utenti firmatari. Viceversa, cliccando su ANNULLA, l’inserimento verrà interrotto.
Da questa funzionalità è possibile anche visualizzare e/o modificare le tipologie di documento già presenti e eliminarle definitivamente usando gli appositi pulsanti.
L’eliminazione è consentita solo se non ci sono processi ad essa associati.
Tramite la funzionalità “Utenti”, disponibile da Menu, l’utente Amministratore di U-SIGN è in grado di gestire le abilitazioni di accesso e utilizzo dell’applicazione di firma.
Nella videata viene visualizzato l’elenco di tutti gli utenti che possono utilizzare U-SIGN, in base ai rispettivi “livelli” di abilitazione. Per ogni utente vengono mostrate le seguenti informazioni:
È possibile ordinare gli utenti in base a: username, nome, cognome, mail o codice certificato cliccando sulla rispettiva intestazione di colonna.
L’utente Amministratore è abilitato alla visualizzazione, modifica ed eventualmente alla cancellazione (solo se non hanno già creato nuovi processi di firma), di parte o di tutti gli utenti di
U-SIGN utilizzando gli appositi comandi posti in corrispondenza di ciascun record utente.
Grazie ad una serie di funzionalità disponibili a sistema, l’utente Amministratore può:
U-SIGN rende disponibili una serie di impostazioni a supporto delle esigenze dell’utente Amministratore, del tipo:
Per la creazione di un nuovo utente è sufficiente cliccare su 
e compilare i seguenti campi:
Gli unici campi obbligatori sono:
Per ogni utente creato è necessario specificare quali abilitazioni deve avere flaggando i seguenti campi:
Se si flagga la checkbox "Può firmare" la maschera si aggiorna mostrando i seguenti dati ulteriori:
Se non vengono compilati i campi “Codice Certificato” e “Provider di firma”, l’utente non potrà essere abilitato alla firma digitale dei documenti, di conseguenza il pulsante "Salva" non sarà attivo.
Il provider di firma selezionabile di default è Infocert. L'abilitazione all'uso di eventuali provider alternativi (se compatibili) deve essere richiesta al supporto Cineca.
Nel caso in cui si parli di "Provider di firma" che forniscono un certificato di firma qualificato la schermata si presenterà come indicato nell'immagine sottostante:
Nel caso in cui invece si scelga come "Provider di firma" la firma elettronica avanzata "FEA" i dati da compilare saranno i seguenti:
Una volta creato un nuovo utente, se si torna in modifica e si è configurato un numero di cellulare per la FEA, il numero di cellullare può essere modificato. In caso di modifica del numero sarà emesso un nuovo certificato di firma contenente il nuovo numero di cellullare (il certificato precedente sarà indicato come revocato).
Attenzione:
In fase di modifica possono essere cambiato solo il Codice Fiscale oppure il Cellullare di uno stesso utente (non possono essere modificati entrambi).
Nel caso si desideri inserire o modificare massivamente gli utenti è possibile utilizzare le funzionalità “Scarica la lista degli utenti” e “Carica la lista degli utenti”.
Cliccando su “Scarica la lista degli utenti”, è possibile salvare sul proprio computer l’intera lista degli utenti censiti su U-SIGN in formato .csv. Scaricare la lista utenti è una operazione fondamentale quando si desidera effettuare delle operazioni di modifica massiva degli utenti di U-SIGN in quanto il sistema permette di aggiornare i dati appena scaricati e ricaricarli a sistema con una semplice operazione di upload.
A tal proposito, per il corretto funzionamento del sistema è necessario rispettare alcune regole:
Al momento dell’upload, le modifiche eseguite sui dati contenuti nel file .csv, relative a utenti già presenti su U-SIGN (ogni utente è identificato dallo username, per questo è molto importante non intervenire su questo dato), andranno a sovrascrivere i dati di origine. Va quindi fatta molta attenzione in quanto se, per esempio, si omette il dato relativo al Codice del certificato l’utente su U-SIGN non avrà più il certificato quindi non riuscirà a firmare.
L’inserimento di una o più righe nuove nel file .csv comporta la creazione di uno o più utenti.
L’eliminazione di una o più righe NON comporta la cancellazione di uno o più utenti. Se si desidera cancellare uno o più utenti è necessario valorizzare il campo “flDeleted” a true.
Concluse le modifiche ai dati del file .csv, cliccando su “Carica la lista degli utenti” è possibile importare a sistema tutti gli aggiornamenti effettuati. Il caricamento è immediato e i nuovi dati saranno da subito visibili.
Accanto alla funzionalità “Carica la lista degli utenti” è presente una icona “?” contenente una piccola guida all’uso del file .csv, corredata di alcuni esempi pratici.
Tramite la funzionalità “Certificati”, disponibile da menu, l’utente Amministratore o Amministratore Certificati di U-SIGN ha la possibilità di monitorare il piano delle scadenze dei certificati di firma.
L’anagrafica dei certificati viene aggiornata da Infocert con frequenza giornaliera (in genere di notte). La lista non è modificabile, è solo possibile scaricarla sul proprio computer utilizzando il comando “Scarica la lista dei certificati”. Dal momento che i dati contenuti nella lista vengono aggiornati una sola volta al giorno (in base alla combinazione degli orari di creazione/aggiornamento del certificato), è possibile che un nuovo certificato compaia su U-SIGN fino a 48 ore dopo la sua creazione/aggiornamento.
L’Amministratore può anche utilizzare tale lista per monitorare il piano delle scadenze dei certificati e, nel caso, inviare email di notifica a coloro che hanno un certificato in scadenza di validità per procedere al corrispondente rinnovo.
Per ogni certificato sono mostrati i seguenti dati:
I certificati sono ordinabili per uno qualunque di questi dati. Il default prevede che siano mostrati solo i certificati non scaduti, ma è possibile estrarre l’elenco dei certificati scaduti attivando l’apposita funzione.
Il sistema rende disponibile una serie di filtri di ricerca, tra cui:
Accanto ad ogni certificato, che sia scaduto o meno, è disponibile il pulsante “Notifica” (di colore rosso se il certificato è già scaduto) che permette l’invio al titolare dello stesso di una mail di “Avviso scadenza certificato di firma” il cui contenuto può essere personalizzato. Ogni volta che viene inviata una notifica, U-SIGN aggiorna il campo “Ultima modifica”.
Cliccando sull'alias del certificato sono mostrate ulteriori informazioni tra le quali ad esempio:
Il template utilizzato per le mail di notifica è configurabile con il pulsante “Gestione notifiche email”.
L’utente Amministratore potrà quindi decidere:
Per la configurazione del template di comunicazione si possono utilizzare i seguenti placeholder: $nome, $cognome, $alias, $dataScadenza, $userId e per la formattazione si devono utilizzare i tag HTML.
Tramite la funzione “Configurazione” disponibile da Menu è organizzata in due tab:
Da questa interfaccia l’utente Amministratore ha la possibilità di intervenire su alcune configurazioni generali di U-SIGN, quali:
Nel caso in cui l’utente Amministratore non configuri il parametro Durata di un processo (cioè il numero di giorni di validità di un processo (range: 10-100)) , questo sarà disponibile all’utente U-SIGN per 30 giorni (di default). Dopo tale data non sarà più possibile avere accesso al processo per la firma o il download dei file firmati. I file presenti nel processo verranno definitivamente cancellati da server
Le notifiche automatiche relative alla scadenza dei processi di firma possono essere attivate/disattivate in qualsiasi momento cliccando sul bottone ATTIVA/DISATTIVA. Per verificare le caratteristiche della mail di notifica che verrà inviata (oggetto, testo del messaggio, frequenza delle notifiche), basta cliccare su “Gestione notifiche email”.
Le notifiche di scadenza processo non saranno inviate per quei processi che sono stati spostati sotto la TAB Archiviati
Da questa interfaccia l’utente Amministratore può decidere quali tipologie di firme rendere disponibili in U-SIGN, tra: CAdES, XAdES, PAdES e PAdES Grafico.
È possibile personalizzare ulteriormente la tipologia PAdES Grafico utilizzando i parametri nel box
Dove apporre la firma nel caso in cui non sia presente alcun campo firma nel documento: alla fine del documento oppure all’inizio dello stesso, su una posizione predefinita della prima pagina del documento o su una posizione predefinita dell'ultima pagina del documento.
Nel caso si opti per l'apposizione di "evidenza grafica" sulla prima o sull'ultima pagina c'è la possibilità di inserire la posizione e la grandezza del campo, attraverso i parametri. Questa configurazione definisce la posizione di default della firma grafica, ma il firmatario al momento della firma può sempre decidere dove posizionare la firma grafica tramite l'utilizzo del pulsante 
Poi ci sono le opzioni:
N.B. Nel caso in cui sia configurata la firma autografa, sul documento la dicitura "Firmato da" compare solo se è attivata l'opzione Informazioni sull'Organizzazione.
E' possibile apporre una firma PADES su un documento abilitando delle eccezioni ad alcuni errori di validazione, tramite i parametri del box
Rimangono esclusi da questo elenco di eccezioni:
Sarà sempre possibile procedere alla firma di questi file tramite firma CADES.
Da questa interfaccia l’utente Amministratore può impostare un messaggio di servizio da mostrare secondo necessità in testata ad U-SIGN. Il messaggio può essere formattato a piacere e può essere attivato/disattivato utilizzando l’apposito bottone.
Attivando il bottone a slide il messaggio viene immediatamente proposto in tutte le schermate di
u-sign. Lo stesso avviene per la disattivazione.
La funzionalità “Report di firma”, disponibile da Menu, contiene alcune statistiche di utilizzo di
U-SIGN.
In particolare, sono indicati alcuni dati globali dell’applicazione di firma, quali:
Inoltre, sono esposti i medesimi contatori raggruppati per utente firmatario.
È possibile inoltre filtrare i report per:
La funzione Monitoraggio consente all’utente abilitato di Controllare i processi di firma creati da qualsiasi utente negli ultimi quindici giorni.
La funzione può essere abilitata agendo nel profilo dell'utente soltanto dall'amministratore senior.
La funzione è disponibile - per i soli utenti abilitati - dal menù Amministrazione, facendo clic sulla voce Monitoraggio.
Il cruscotto di Monitoraggio visualizza l’elenco dei processi degli ultimi quindici giorni, suddivisi in pagine di venti processi ciascuna.
Agendo sui numeri o sulle frecce in basso a sinistra è possibile spostarsi tra le pagine.
Di ciascun processo sono mostrati i seguenti elementi: identificativo, firmatario, nome, passaggio (stato in cui si trova il processo), numero di file contenuti, data e ora di ultima modifica.
E’ possibile ricercare i processi mediante quattro canali di ricerca disposti nella parte alta:
- Firmatario: permette di filtrare i processi in base al nominativo del firmatario, selezionabile mediante un menù a scorrimento. È possibile spostarsi velocemente nell’elenco dei nominativi digitando la lettera iniziale del cognome.
Assegnante: permette di filtrare i processi in base al nominativo dell’assegnate, ossia del “segretario” che ha creato il processo. Come per il Firmatario, il nominativo dell’Assegnante è selezionabile mediante un menù a scorrimento ed è possibile spostarsi velocemente nell’elenco dei nominativi digitando la lettera iniziale del cognome.
Passaggio: permette di filtrare i processi in base allo stato, selezionabile mediante un menù a scorrimento. Gli stati possibili sono: caricamento file/conferma/da firmare/OTP inviato/terminato/rifiutato/fallito.
Campo di ricerca per stringa: permette di filtrare i processi in base al codice numerico identificativo del processo
oppure il base al nome del processo, inserendo una stringa di almeno tre caratteri
Il canale di ricerca per stringa non è sensibile alle MAIUSCOLE/minuscole.
L’amministratore senior, in quanto abilitato a monitorare i processi, può abilitare un utente alla funzione Monitoraggio dal menù Amministrazione - gestione Utenti
ed inserendo il flag di abilitazione in corrispondenza di “Controlla i processi” nella scheda dell’utente da abilitare.
L’abilitazione dell’utente alla funzione Monitoraggio è segnalata nel menù di gestione Utenti dalla presenza dell’icona raffigurante un occhio.
Invece, l'icona dell'occhio presente nella lista dei processi, indica che per quel processo è stato designato un cosegretario.
