La fase iniziale del processo è costituita dal recupero del DG Tasse: i dati elaborati su Esse3, al verificarsi di qualsiasi evento che l’Ateneo considera di rilevanza contabile, vengono trasmessi su U-gov DG con una cadenza schedulata.
Inoltre, i DG Tasse possono essere di natura diversa a seconda del tipo di ciclo adottato dall’Ateneo:
In Allocazione Costi si realizza un processo di arricchimento di informazioni sulla base di specifiche CONFIGURAZIONI CONTABILI (criteri e driver) utilizzando come riferimento i dettagli di ESSE3 (Codice Voce, Codice del corso di studio, Tipo corso, etc.):
Al termine dell’elaborazione, l’utente potrà valutare l’esito utilizzando dei report ad hoc. Se l’esito risultasse corretto sarà possibile inviare i dati ad U-Gov Contabilità in cui verranno contabilizzati in maniera definitiva in CoGe e in CoAn.
Facendo click su «COGE» o «COAN» si passa nella sezione dedicata all’elaborazione dei DG Tasse in contabilità generale o analitica.
Nel caso della CoGe, la colonna “MESSAGGI” contiene l’informazione sull’andamento dell’elaborazione CoGe, mentre nella colonna ”ELABORATI” sono riportate le righe del DG Tasse PRE-CONTABILIZZATE, mentre nella colonna “DA ELABORARE” quelle ancora da PRE-CONTABILIZZARE.
La contabilizzazione vera e propria si effettua in U-Gov CO una volta inviate le estensioni e per tale motivo anche i colori nell’interfaccia, con riferimento alla colonna «MESSAGGI», sono definiti per poter individuare, a colpo d’occhio, lo stato dei DG.
Con riferimento all’elaborazione della CoGe abbiamo:
- ARANCIONE SCURO: evidenzia i DG importati in Allocazione Costi, ma non ancora pre-contabilizzati.
- ARANCIONE CHIARO: evidenzia i DG che sono stati pre-contabilizzati, ma per i quali non è ancora stata inviata l’estensione ad U-Gov CO.
- ROSSO SCURO: evidenzia DG per i quali la fase di pre-contabilizzazione si è bloccata per la presenza di «errori» nella definizione dei parametri standard, da correggere.
- VERDE: evidenzia i DG che hanno completato l’intero processo e le cui estensioni sono state inviate ad U-Gov CO per fare la scrittura CoGe.
1. “Selezione dello Scenario CoGe”:
- Nella sezione “Precontabilizzati” è presente un semaforo verde e l’indicazione del numero dei DG Tasse pre-contabilizzati correttamente;
- Nella sezione “Validati” è presente un semaforo rosso in quanto è necessario effettuare la Validazione e Definizione dello Scenario, prima di eseguirlo;
- Nella sezione “Eseguiti” non appare nulla fintanto che non viene eseguito lo Scenario CoGe;
- Nella sezione “Azioni di flusso” gli unici simboli disponibili devono essere quello per “Valida Scenario” o quello per “Valida ed Esegui Scenario”: se si clicca il primo proseguire con il punto 2., altrimenti con il secondo il sistema esegue in automatico le operazioni al punto 2. e 3, per cui passare al punto 3. in caso di semaforo verde.
2. “Valida Scenario”: effettua la Validazione dello scenario CoGe (in questa fase si aggiornano automaticamente i criteri custom, se presenti); in caso di semaforo verde occorre:
- Aggiornare la pagina ricaricandola: nella sezione “Validati” il semaforo sarà verde e sarà presente il numero dei DG per i quali è eseguibile l’Esecuzione dello Scenario CoGe;
- Cliccare nella sezione “Azioni di flusso” sul simbolo “Esegui Scenario” ora disponibile.
3. “Esegui Scenario”: effettua l’Esecuzione Scenario COGE; in caso di semaforo verde occorre:
- Aggiornare la pagina ricaricandola: nella sezione “Eseguiti” apparirà il semaforo verde e il numero dei DG di cui è possibile effettuare l’invio delle estensioni;
- Verificare la correttezza delle imputazioni sui conti CoGe in particolare con i report nella sezione “Pre-Contabilizzazione COGE” e “Controllo Regole Standard ed Eccezioni alla gestione per competenza”.
Nella sezione «COAN» la colonna “MESSAGGI” contiene l’informazione sull’andamento dell’elaborazione, mentre nella colonna ”ELABORATI” sono riportate le righe dei DG Tasse PRE-CONTABILIZZATE, così nella colonna “DA ELABORARE” quelle ancora da PRE-CONTABILIZZARE.
I colori nell’interfaccia, con riferimento alla colonna «MESSAGGI», sono definiti per poter individuare lo stato dei DG:
- ARANCIONE SCURO: evidenzia i DG importati in Allocazione Costi, ma non ancora pre-contabilizzati.
- ARANCIONE CHIARO: evidenzia i DG che sono stati pre-contabilizzati, ma per i quali non è ancora stata inviata l’estensione ad U-Gov CO.
- ROSSO SCURO: evidenzia i DG per i quali la fase di pre-contabilizzazione si è bloccata per la presenza di «errori» nella definizione dei parametri standard, da correggere.
- GIALLO: sono i DG per i quali la fase di esecuzione scenario non ha identificato effetti contabili lato CoAn, che pertanto andranno archiviati.
- VERDE: evidenzia i DG che hanno completato l’intero processo e le cui estensioni sono state inviate ad U-Gov CO per fare la scrittura CoAn.
- VERDE CHIARO: sono evidenziati i DG non aventi effetti contabili lato CoAn per i quali è stata effettuata l’archiviazione.
1. Selezione Scenario CoAn
- Nella sezione “Precontabilizzati” è presente un semaforo verde e l’indicazione del numero dei DG pre-contabilizzati correttamente;
- Nella sezione “Validati” è presente un semaforo rosso in quanto è necessario effettuare la Validazione e Definizione dello Scenario, prima di eseguirlo;
- Nella sezione “Eseguiti” non appare nulla fintanto che non viene eseguito lo Scenario CoAn;
- Nella sezione “Azioni di flusso” gli unici simboli disponibili devono essere quello per “Valida Scenario” o quello per “Valida ed Esegui Scenario”: se si clicca il primo proseguire con il punto 2, altrimenti con il secondo il sistema esegue in automatico le operazioni al punto 2 e 3, per cui passare al punto 3 in caso di semaforo verde;
2. “Valida Scenario”: effettua la Definizione e Validazione dello scenario CoAn (in questa fase si aggiornano automaticamente i criteri custom, se presenti); in caso di semaforo verde occorre:
- Aggiornare la pagina ricaricandola: nella sezione “Validati” il semaforo sarà verde e sarà presente il numero dei DG per i quali è eseguibile l’Esecuzione dello Scenario CoAn;
- Cliccare nella sezione “Azioni di flusso” sul simbolo “Esegui Scenario” ora disponibile;
3. “Esegui Scenario”: effettua l’Esecuzione Scenario CoAn; in caso di semaforo verde occorre:
- Aggiornare la pagina ricaricandola: nella sezione “Eseguiti” apparirà il semaforo verde e il numero dei DG di cui è possibile effettuare l’invio delle estensioni;
- Verificare la correttezza delle imputazioni sui conti conti CoAn in particolare con i report nella sezione “Pre-Contabilizzazione COAN” e “Controllo Regole Standard ed Eccezioni alla gestione per competenza”.
Nel caso in cui dall’analisi dei report CoGe/CoAn tutto risultasse corretto, una volta operati gli altri controlli di rito, allora si può effettuare: