Le anagrafiche delle persone non sono gestite direttamente in IRIS ma arrivano da UGOV tramite MODNOT.
Quando si effettua una nuova attivazione di IRIS su un Ateneo, in quel momento viene configurata la sincronizzazione delle anagrafiche da UGOV.
Nel caso di modifiche su UGOV (CSA, RU, moduli vari) arriva una notifica a IRIS, che chiede a UGOV di riceverla. UGOV fornisce a IRIS tutto il set delle informazioni modificate (Nome, C.F., serie di rapporti di lavoro, email,..) e a questo punto IRIS le acquisisce.
NOTA: per gli Atenei che non utilizzano UGOV le anagrafiche sono gestite attraverso le tabelle di forntiera di IRIS. Ulteriori dettagli presenti in IRIS-IE (IRIS Import/Export).
In IRIS vengono utilizzati due metadati per tracciare la relazione tra i prodotti e le persone: dc.authority.people (autori interni) / dc.description.allpeople (autori interni e non).
In analogia con il modello dati adottato dal sito docente LoginMIUR, solo la relazione caratterizzante la tipologia di prodotto è risolta rispetto alle anagrafiche di Ateneo. Ad esempio, un libro curato da Mario Rossi e scritto Giulio Verdi (entrambi interni all’ateneo) avrà associati due prodotti del catalogo:
Per il sistema saranno dunque due oggetti distinti: uno agganciato all’anagrafica dell’autore e uno agganciato all’anagrafica del curatore.
Ci sono quattro modi per collegare una persona ad un prodotto:
Questa modalità di inserimento è basata sull'auto-completamento.
Nel caso ci siano autori con nomi in alfabeti per i quali non è ben chiaro quale sia il cognome e quale il nome (ad es. cinesi o arabi), questo particolare comportamento permette di trovare il riscontro corretto con la persona cercata.
L’utilizzo dell’inserimento manuale nell’autocomplete non ha alcuna influenza sul campo “dc.description.allpeople”, che è un metadato separato e che va sempre editato a mano.
Il formato di default del campo “dc.description.allpeople” è: Cognome, Nome per esteso e “;” per tutti gli altri autori, ripetendo la stessa sintassi. Questa formattazione è la più ricca dal punto di vista semantico ed è fortemente sconsigliato adottarne un’altra.
Il campo Autori corrisponde sempre e solo al metadato “dc.description.allpeople”. Il metadato “dc.relation.allauthors” contiene gli autori del libro in cui compare il contributo nelle tipologie in cui ha senso.
L'attivazione di questa funzionalità è determinata nell'input-form quando il valore dell'input-type è sharepriority.
L'inserimento multiplo facilitato consente di effettuare il riconoscimento di tutti gli autori interni in un'unica operazione. In fase di submission cliccando sul tasto "Effettua riconoscimento multiplo automatico" compare una text area in cui si possono inserire uno o più nomi. Cliccando sul tasto "elabora" si procede al rilevamento dei match.
Gli step che compongono questo processo sono i seguenti.
Innanzitutto si inserisce la stringa di input, facendo possibilmente copia incolla dal dettaglio di un prodotto così come riportato sul sito dell’editore o sul pdf dell’articolo. Cliccando sul tasto Elabora viene effettuato uno split della stringa inserita per individuare i singoli frammenti. Sul singolo frammento viene individuata quale parte è relativa al nome e quale al cognome. Nel caso in cui la stringa sia inserita manualmente è necessario che la stessa sia inserita con una sufficiente uniformità di sintassi, ad esempio riportando sempre prima i cognomi e poi i nomi o viceversa ma senza mischiare i due stili.
Viene effettuata una ricerca sugli indici di IRIS per individuare eventuali match in ateneo e infine viene riformattata la stringa in base al formato configurato per l'ateneo.
Se la stringa include dei rimandi a note quali afferenze o indicazioni di "corresponding author", il sistema la pulisce in automatico e riformatta la stringa autori ordinando nome e cognome e separando i nominativi con punto e virgola “;”.
Nel caso in cui il sistema individui più corrispondenze possibili su un dato frammento della stringa autore, allora verrà proposta una tendina di scelta per fare decidere all'utente quale nominativo è effettivamente l’autore della pubblicazione.
Il caso d’uso principale dell’inserimento multiplo facilitato è il "copia-incolla" dalla scheda di un prodotto. Non è pensato per far scrivere liberamente in qualsiasi formato, ma c’è una certa flessibilità delimitata dagli standard citazionali più diffusi, di cui vengono riportati degli esempi qui sotto:
MLA: a. Lowi, Theodore, Benjamin Ginsberg, and Steve Jackson
b. Devine, Patricia G., and Steven J. Sherman
APA: Van Vugt, M., Hogan, R., & Kaiser, R. B.
VANCOUVER: Guilbert TW, Morgan WJ, Zeiger RS, Mauger DT, Boehmer SJ, Szefler SJ, et al.
ISBD: N. Raddadi, E. Gonella, C. Camerota, A. Pizzinat, R. Tedeschi
IRIS: Bagnardi, V; Sorini, E; Disalvatore, D; Assi, V; Corrao, G
PDF: a. Shinya Yamamoto1*, Tatyana Humle2, Masayuki Tanaka3
b. Mauro Guerrini, Tiziana Possemato
c. Andrea Bollini, (CINECA), Luigi Andrea Pascarelli, (CINECA), David T Palmer, (Hong Kong University), and Chun You Lo, (Hong Kong University)
d. di Niccolò Casnici, Giangiacomo Bravo, Marco Castellani e Flaminio Squazzoni
e. Elena Diaz-Rodrìguez* , Rocio Sotillo*, Juan-Manuel Schvartzman, and Robert Benezræ
f. Andrea Bollini; Cineca
Luigi Andrea Pascarelli (Cineca)
Susanna Mornati - Cineca
Bollini, Andrea
I dati della banca dati vengono utilizzati per valorizzare temporaneamente il metadato “dc.import.authoritypeople”, costruendo la stringa nel formato “Cognome, Nome; Cognome2, Nome2; ...”.
Nella pagina in cui vengono inserite le relazioni degli autori con il prodotto, se non sono inseriti autori interni ed è valorizzato dc.import.authoritypeople il sistema fa comparire la text area con i valori provenienti dalla banca dati e avvia automaticamente l’elaborazione.
Nel caso in cui la stringa autori sia molto estesa, per non gravare sulle performance del sistema e per prevenire problemi di falsi positivi quando sono individuati più di un certo numero di frammenti nella stringa autori, si limita l’individuazione automatica dell’inserimento multiplo attraverso il parametro IR_MAX_INTERNALAUTHOR_SEARCH, il cui valore di default è 50.
Se ad esempio c’è una stringa con 1000 autori l’inserimento multiplo facilitato si limita a formattare la stringa, ma gli autori interni vanno inseriti attraverso l’autocomplete.
È l’ultima modalità con cui è possibile costruire un legame tra l’autore e il prodotto.
Avviene in tre punti differenti del sistema
Non si possono autoriconoscere prodotti in bozza, occorre contattare il responsabile del dato attraverso la funzionalità apposita di invio mail. La presenza di una richiesta di autoriconoscimento blocca la possibilità di modifica e integrazione di un record. Per sbloccare questa situazione occorre validare, accettando o rifiutando, l’autoriconoscimento pendente. Il flusso dell’autoriconoscimento va a integrarsi con le varianti di anagrafica perché utilizzando l’autoriconoscimento il sistema aggiunge in automatico delle varianti nell’anagrafica dell’utente.
In IRIS il processo di autoriconoscimento influenza l'invio dei prodotti su Sito Docente. All'atto dell'autoriconoscimento il prodotto viene automaticamente schedulato per l'invio alla pagina ministeriale dell'autore autoriconosciuto. Se il responsabile della scheda non effettua alcuna operazione (nè convalida, nè invalida l'autoricnoscimento), il prodotto viene inviato di notte come tutti gli altri prodotti. Non è possibile gestire l'invio immediato o le preferenze di invio fino a che non viene confermato/invalidato l'autoriconoscimento. Se l'autoriconoscimento non viene confermato, scatta la cancellazione (nottetempo a meno che non venga reinviato forzatamente); se invece viene confermato, qualunque autore riconosciuto può tornare a gestire il prodotto secondo le modalità standard.
Collegandosi in visione personale di un autore, si accede alla scheda di un prodotto di cui non si è autori. Andando nel backoffice della scheda compare il tasto “Riconosci”.
A questo punto il sistema utilizza la stringa autori del prodotto per verificare che ci sia un match con l’utente loggato nel sistema. In caso di assenza di riscontro, questo può essere ricondotto a due differenti situazioni:
In questi casi per completare l’operazione il sistema propone la seguente schermata:
Al termine della procedura di riconoscimento (sia essa avvenuta con indicazione di una variante o meno) il sistema effettua le seguenti operazioni:
Se durante il censimento di un nuovo prodotto il sistema individua una possibile duplicazione, tra le azioni proposte sarà presente la possibilità di auto-riconoscersi attraverso il tasto “Autoriconoscimento”.
Viene visualizzato un messaggio: se ci si auto-riconosce su un potenziale duplicato e l’auto-riconoscimento nella stringa autori ha esito positivo, allora il processo di inserimento corrente viene interrotto.
Se invece l’utente loggato non compare nella stringa autori, allora viene mostrata la stessa box vista in precedenza per creare varianti in anagrafica.
L’ultima possibilità di utilizzare l’autoriconoscimento è utilizzare il tab prodotti da riconoscere nel desktop prodotti. Questo tab è popolato in automatico dal sistema effettuando una ricerca sulle stringhe autori per i nomi conosciuti per l’utente connesso e su cui l’autore non si è ancora riconosciuto.
Per ogni proposta l’autore può decidere se è un falso positivo o se andare a riconoscersi. In questo caso, essendo una proposta del sistema, non ci sarà la possibilità di aggiungere varianti perché significa che nella stringa autori è stato trovato il match con l’autore.
Di seguito un'immagine che riassume le varie casistiche di autoriconoscimento.
Nel caso in cui un autore di Ateneo fosse particolarmente produttivo e avesse un omonimo, questo potrebbe trovarsi molte proposte di autoriconoscimento nel proprio desktop prodotti. Per ovviare a questa possibile situazione di disagio si può utilizzare uno script che effettua un rifiuto massivo di autoriconoscimento.Occorre quindi richiedere all’autore di riconoscere le sole pubblicazioni di suo interesse e richiedere poi l’azzeramento delle proposte residue alla consulenza Cineca.
La configurazione della funzionalità di autoriconoscimento dipende da tre risorse di sicurezza
Se un Ateneo vuole impedire agli utenti di riconoscersi su prodotti in cui non compaiono nella stringa autori, occorre disattivare il permesso bClaim. Lo si può fare direttamente dal menu di RM in visione completa: Configurazione-> Sicurezza-> Risorse protette-> filtro su modulo IR -> disattivare bClaim, e infine lanciare "aggiorna autorizzazioni".
Se, nelle proprie pubblicazioni, un docente utilizza anche un nome diverso da quello salvato in anagrafica, si ricorre agli pseudonimi.
- auto-riconoscimento spontaneo: l'aggiunta di uno pseudonimo può essere effettuata attraverso l'auto-riconoscimento;
- in assenza del modulo RM, gli pseudonimi si inseriscono da Profilo anagrafico: ogni utente può inserire i propri pseudonimi, oppure può farlo l'Amministratore tramite il Login as;
- segnalazione di potenziale duplicato in submission.
Possono essere gestite manualmente delle varianti all’interno di IRIS.
Per farlo occorre andare in "Anagrafica" e editare il tab "Pseudomini", cliccando sul tasto "+" per creare nuovi pseudomini.
Lo pseudonimo PRINCIPALE è quello preferito per la costruzione di citazioni o per ulteriori utilizzi all'interno del sistema.
Lo pseudonimo va inserito nel campo descrittivo nella forma Cognome, Nome.
N.B.: Gli pseudonimi devono essere utilizzati per casistiche specifiche e non per andare a costruire tutte le abbreviazioni possibili. Le abbreviazioni (o l'inversione del nome col cognome) vengono fatte automaticamente dal sistema.
Gli pseudonimi si usano ad esempio: se l'autore è straniero e non è chiaro quale sia il nome e quale il cognome, oppure se un cognome doppio può essere trovato citato anche con un solo elemento del cognome, oppure un'autrice utilizza il cognome da sposata, oppure se il nome è completamente diverso da quello presente in anagrafica, oppure se nell'anagrafica la persona è registrata con un solo nome (o un solo cognome) mentre in realtà ne usa due.
Casi segnalati sul problema del riconoscimento degli autori
In caso di fallimento invio al MIUR per uno o più docenti con il seguente messaggio di errore:
Fallito per questo errore: 20503 - Deve essere indicato almeno un autore. IRIS ALERT: Non è stato possibile determinare la posizione del docente SOLINAS, PIER GIORGIO ID GA: 9745.
Come intervenire:
Occorre andare a verificare la corretta compilazione della stringa autori e accertarsi che il cognome sia separato dal nome dalla virgola
Nel caso sopra riportato dell’utente SOLINAS PIER GIORGIO la stringa corretta deve essere:
AUTORI INTERNI: Solinas, Pier Giorgio
STRINGA ERRATA: Solinas Pier Giorgio
Occorre inoltre verificare che i nomi (doppi) siano indicati tutti o completamente o puntati
Esempio di altro utente con nome doppio:
LOISELLE STEVEN ARTHUR
Stringa corretta:
AUTORI INTERNI: Loiselle, Steven Arthur
STRINGA ERRATA: Loiselle, Steven A
N.B. nelle attuali versioni di IRIS il riconoscimento automatico è gestito anche nella forma primo nome esteso ed altri assenti o puntati.
La funzionalità di riconoscimento autori si basa sul concetto di "ultime posizioni" (last position), INDIPENDENTEMENTE dal fatto che queste posizioni siano o meno attive.
L'estrazione di queste posizioni viene fatta PER OGNI ruolo disponibile.
Nel caso in cui esistano più posizioni contemporanee, allora viene data precedenza alla posizione con RUOLO PRIORITARIO
A scopo esemplificativo riportiamo degli esempi di due potenziali persone e viene dettagliata la ricostruzione delle afferenze presentate in fase di "Riconoscimento autori".
SCENARIO 1
INIZIO | FINE | DIPARTIMENTO | RUOLO |
|---|---|---|---|
| 01/11/2016 | 01/11/2019 | Dipartimento di Fisica | Dottorandi |
| 15/10/2018 | 20/12/2018 | Dipartimento di Ingegneria navale | Collaboratori |
Entrambi i rapporti risulteranno tra le ultime posizioni perché sono relativi a ruoli diversi (Dottorandi e Collaboratori)
I ruolo Collaboratori (tipicamente docenti a contratto) ha priorità maggiore rispetto al ruolo Dottorandi e quindi, nel caso in cui questa persona venga inserita tra gli autori di una pubblicazione, verrà proposto come dipartimento di afferenza il Dipartimento di Ingegneria navale anche se questo dipartimento è relativo ad una afferenza cessata prima.
SCENARIO 2
INIZIO | FINE | DIPARTIMENTO | CENTRO RICERCA | RUOLO |
|---|---|---|---|---|
| 01/11/2017 | 01/11/2020 | Centro Interuniversitario di Ricerca sull'Inquinamento da Agenti Fisici | Dottorandi | |
| 08/05/2017 | 12/05/2017 | DIPARTIMENTO DI FISICA E GEOLOGIA | Personale esterno ed autonomi |
Entrambi i rapporti risulteranno tra le ultime posizioni perché sono relativi a ruoli diversi (Dottorandi e Personale esterno ed autonomi)
I ruolo Personale esterno ed autonomi ha priorità INFERIORE rispetto al ruolo Dottorandi MA il rapporto con ruolo Dottorandi NON PREVEDE l'afferenza dipartimentale.
Nel caso in cui questa persona venga inserita tra gli autori di una pubblicazione, verrà proposto come dipartimento di afferenza il DIPARTIMENTO DI FISICA E GEOLOGIA anche se questo dipartimento è relativo ad un ruolo con priorità inferiore.
Se per il ruolo Dottorandi fosse prevista l'afferenza dipartimentale allora verrebbe visualizzato questo dipartimento visto che il ruolo Dottorandi è prioritario rispetto a Personale esterno ed autonomi.
Eventualmente si potrebbe pensare di modificare la configurazione per risalire la gerarchia delle unità organizzative, nel caso in cui il centro afferisca gerarchicamente ad un dipartimento. Se si tratta di un centro con autonomia contabile o interdipartimentale non è possibile effettuare questo tipo di inferenza.
Vengono estratti gli "ultimi rapporti" per ogni ruolo dai soli contesti "research" e "support" (ricerca e di supporto (PTA)).
Vengono quindi esclusi i contesti "function" (nomine a funzione).
Un rapporto che finisce dopo rispetto ad un altro NON ha peso maggiore.
Ad esempio se ho un rapporto come docente iniziato il 01/03/2020 con fine al 30/06/2020 e un rapporto come collaboratore iniziato il 01/01/2020 con fine al 31/12/2020 e oggi è il 09/03/2020 allora entrambi i rapporti risulteranno tra gli ultimi rapporti di lavoro e verrà recuperato come prioritario il rapporto come docente anche se è iniziato dopo e finisce prima di quello come collaboratore.
Nel caso in cui ci fossero rapporti di lavoro contemporanei (sovrapposizione anche parziale degli intervalli) su STESSO RUOLO allora verrà estratta l'informazione di afferenza da uno dei rapporti in quanto non è possibile stabilire quale sia il rapporto prioritario.
Non c'è garanzia dell'ordinamento.
Questa situazione dovrebbe comunque essere degenere e prevista solo per circoscritte tipologie di ruoli (docenti a contratto con incarichi multipli di insegnamento).
Ogni tipologia di afferenza viene estratta dal rapporto prioritario senza nessun vincolo rispetto alle altre informazioni di afferenza.
Chiariamo con un esempio.
Consideriamo queste ultime afferenze relative ad una persona fittizia.
RUOLO | DIPARTIMENTO |
|---|---|
| DOCENTE | DIPARITMENTO MATEMATICA |
| ASSEGNISTA | DIPARTIMENTO FISICA |
RUOLO | SSD |
|---|---|
| ASSEGNISTA | FIS/01 |
Nel caso in cui questa persona venga inserita tra gli autori di una pubblicazione, questa persona risulterà inquadrata con ruolo Docente sul Dipartimento di matematica e SSD FIS/01 perché NON è presente il SSD per il docente (caso degenere).
Quindi viene visualizzata il dipartimento estratto dalla posizione come Docente e SSD dalla posizione come Assegnista.