Ricerca
L'utente può ricercare all'interno del sistema una Nota di credito di vendita precedentemente compilata. Cliccare sul pulsante [Ricerca], come mostrato in figura
FIGURA 1
Per i dettagli dell’operazione di ricerca di un documento gestionale è possibile consultare l’apposito paragrafo nell’appendice
Crea e Associa
Per la creazione di una Nota Credito Vendita l'utente eredita gli attributi dal DG predecessore mediante la funzione "Crea e Associa". In questo modo, l'utente recupera i dati della fattura di vendita che intende stornare totalmente o parzialmente, senza dover ricompilare tutti i campi.
Il sistema chiede all'utente di inserire l'Unità Organizzativa per poter accedere alla finestra della ricerca. Si può ricercare l'Unità Organizzativa con il pulsante [...] con cui si accede a una nuova finestra con l'elenco di tutte le unità presenti all'interno del sistema. La ricerca interna può avvenire sia sfogliando una pagina alla volta sia con il pulsante [Filtra].
Il pulsante [Filtra] viene utilizzato per restringere la ricerca, che può avvenire tipicamente per codice e denominazione. Nel campo Codice e Denominazione inserire parte del codice o denominazione, preceduto e seguito da asterisco [*]. Cliccare quindi sul pulsante [Filtra].
Per eliminare il filtro cliccare su [Annulla Filtro]. Si torna alla visualizzazione dell'intero elenco delle Unità Organizzative presenti.
Dopo aver scelto l'Unità cliccare [OK] per continuare.
Si apre una nuova pagina in cui l'utente può scegliere con quale tipo di ricerca effettuare, figura 2
SCHEDA CRITERI GENERALI
FIGURA 2
In questo modo, tutti i dati vengono ereditati dal documento predecessore, sollevando l'utente da una nuova compilazione del DG.
FIGURA 3
L'utente può cliccare su [Crea Documento], che apre il documento con tutte le sue schede. A questo punto si può procedere con il salvataggio e la contabilizzazione del documento, i dati presenti nel documento origine sono recuperati sulla nota di credito. Il sistema propone le stesse coordinate della fattura cui la nota è collegata, è però possibile modificarle ed integrarle ad esempio nel caso si voglia inviare alla fascicolazione in TITULUS la nota di credito cartacea bisogna compilare la scheda Documentale.
Le cartella che vengono esposte sono Testata, Commerciale, Indirizzo, Documentale Righe Dettaglio, Iva, Associazioni e Allegati.
FIGURA 4
SCHEDA DOCUMENTALE
Nella sezione documentale è possibile procedere alla fascicolazione automatica della nota di credito "cartacea"
Tale fascicolazione, permessa dalla versione 20.01.00.00 di U-GOV (e dalla versione 04.04.01.00 di Titulus), è consentita purché sia settato a vero il parametro PRM_CONT/FASCICOLAZIONE_ATTIVA .
Nell’estensione documentale occorre profilarsi, scegliere la VOCE DI INDICE e successivamente premere il tasto REGISTRA.
L’operazione di Registrazione consiste nell’invio a Titulus di un documento digitale corredato da metadati ai fini dell’archiviazione.
Nell’invio a Titulus viene trasmesso anche il riferimento dell’id_documentale del documento gestionale o dei documenti gestionali predecessori (esempio il contratto attivo) affinchè Titulus possa verificare se per un dg predecessore esiste già il fascicolo e quindi aggiungere il dg corrente in quello specifico fascicolo.
Rimane invariato il processo di inoltro a TITULUS nel caso la nota di credito di vendita sia elettronica.
SCHEDA IVA
esempio di nota credito elettronica
I campi sono recuperati in automatico dalla fattura di origine che si sta stornando. In particolare, dalla versione 21.20.00.00 compaiono la DATA EFFETTUAZIONE e DATA EMISSIONE.
La data Effettuazione è posta dal sistema uguale alla data effettuazione presente nella fattura alla quale la nota si riferisce. Questo vale sia per le note di credito elettroniche che per quelle cartacee con la differenza che nelle note credito elettroniche l’utente ha facoltà di variare questa data, rispettando il limite che essa non può essere successiva alla data di registrazione del dg. Nel caso la data di effettuazione sia posta anteriore di più di 10 gg (più di 12 gg dal 1/7/2019 LEGGE 28 giugno 2019, n. 58 art 12 ter ) rispetto alla data di registrazione compare un messaggio informativo.
Per le note credito cartacee invece la data di effettuazione non potrà essere modificata dall’utente.
esempio di nota credito cartacea
Compare ancora un messaggio informativo nel caso la data effettuazione ricada in un mese in cui la liquidazione è già stata stampata in definitivo.
La data Emissione corrisponde alla data in cui Sdi ha ricevuto il file e sarà recuperata in modo automatico dalla ricevuta che viene trasmessa al sistema documentale (Titulus o altro documentale). Per gli atenei che non hanno un sistema documentale integrato con UGOV, la data sarà editabile.
Ovviamente, nel caso di nota di credito cartacea, cosi' come nella fattura vendita cartacea (entrambe non trasmesse al SDI), la data e' posta dal sistema, immodificabile e corrisponde alla data di registrazione del dg.
Per procedere alla contabilizzazione è necessario salvare il DG, cliccando sui bottoni [Applica] e [Salva] che definisce il numero univoco di Dg e salvando il documento in stato BOZZA
SALVATAGGIO DG
FIGURA 5
L'utente, per completare i passaggi, deve ora cliccare sul pulsante [Completa], posto in alto a destra. Lo stato del DG passa da Bozza a COMPLETO.
CONTABILIZZAZIONE NOTA DI CREDITO
Dopo aver salvato il documento in definitivo è possibile effettuare le operazioni di contabilizzazioni nei motori contabili Iva, Coge, Coan e Inventario.
Tra le operazioni compaiono:
Crea Scrittura Iva per Fattura di vendita: con questa operazione si contabilizza la nota di credito di vendita nel motore Iva, questa operazione è indispensabile per assegnare il numero fiscale al documento e permettere di stampare il report specifico di U-GOV. Non è possibile registrare in Iva un documento se è presente un predecessore registrato in U-GOV ma non contabilizzato.
Crea Scrittura Coge prima- Coan Normale: con questa operazione è possibile generare la scrittura di contabilità generale del tipo coge:
# a Crediti
Iva
Ricavo
e la scrittura coan Normale che ridà disponibilità al budget
Operazione : Crea scrittura Iva per Fattura di vendita
FIGURA 6
Premere [Esegui] e poi [Contabilizza]
FIGURA 7
Verificare poi il risultato nel pannello di log e premere [Ok] per ritornare alla maschera principale
FIGURA 8
Poi effettuare la contabilizzazione della scrittura in contabilità generale e analitica
FIGURA 9
Premi [Esegui], e verifica il risultato nel pannello di log. Premere [OK] per ritornare alla maschera principale
FIGURA 10