Il modulo AP ha come ambito funzionale la gestione degli iter approvativi e la raccolta delle informazioni scientifiche delle attività di ricerca svolte in ateneo articolate in forma di:
Il modulo adotta la seguente accezione del termine "progetto" definito come una azione specifica realizzata dalle strutture dell’Ateneo sia nell'ambito di finanziamenti esterni sia nell'ambito di attività, finanziate con risorse interne, promosse dall'Ateneo nel perseguimento degli obiettivi istituzionali.
Viene altresì ricompresa nell'entità progetto anche l’attività svolta dagli Atenei in collaborazione con terzi e/o a fronte di specifici corrispettivi ricevuti da terzi, pubblici o privati, nazionali ed internazionali, nei vari ambiti di interesse istituzionale.
Di conseguenza il modulo si propone come obiettivo il tracciamento dell’iter che va dalla proposta alla gestione degli output di progetto, la gestione degli iter di approvazione da parte degli organi preposti sia in ambito bandi competitivi che terza missione.
Il modulo prevede la possibilità di classificare le entità in base ad una tassonomia a tre livelli. Il primo identifica le tipologie di entità secondo la loro afferenza agli ambiti di attività istituzionale o commerciale.
Il secondo classifica le attività in base alla fonte di finanziamento od in riferimento alla tipologia di controparte.
Il terzo livello funge da raccordo con le nature delle attività che determinano le modalità di gestione previste dall'ateneo.
La tassonomia dei primi due livelli viene definita e mantenuta a livello comune da parte del Gruppo di Lavoro mentre il terzo livello viene configurato al livello di singolo ateneo.
Al terzo livello avviene il raccordo con la tassonomia del modulo U-Gov Gestione Progetti (UGOV PJ).
Il sistema di configurazione prevede la possibilità di associare a ciascuna classe del terzo livello della tassonomia IRIS AP una corrispondente classe del terzo livello della tassonomia UGOV PJ.
In fase di avvio del modulo, si potrà quindi procedere alla definizione delle tipologie specifiche di ateneo in funzione anche dell'interoperabilità dei due moduli, con l'obiettivo di identificare le tipologie di attività per cui il modulo AP dovrà gestire parte del ciclo di vita.
Di seguito vengono riportati i livelli comuni della tassonomia secondo l'attuale definizione.
| I LIVELLO IRIS AP | II LIVELLO IRIS AP |
| CONTRATTO/ACCORDO | Ricerca natura economica |
| Formazione natura economica | |
| Altre attività natura economica | |
| Ricerca natura non economica | |
| Formazione natura non economica | |
| Altre attività natura non economica | |
| PROPOSTA/PROGETTO/ACCORDO | Finanziamenti da bandi europei e internazionali/esteri |
| Finanziamenti da bandi nazionali Ministeriali e altri EEPP (no Regione, no Enti locali) | |
| Finanziamenti da bandi regionali, comunali ed enti locali | |
| Finanziamenti da privati italiani | |
| Finanziamenti di Ateneo | |
| Altre attività |
Il modulo prevede la possibilità di definire processi specifici per ciascuna entità gestita.
Sono previsti, per ciascuna di esse, dei processi di base definiti a partire dai requisiti generali espressi dal Gruppo di Lavoro "AP1 Gestione assegnazione fondi".
In generale, il singolo processo è costituito dall'avanzamento dell'entità attraverso una sequenza di stati relativi al proprio ciclo di vita.
Ciascuna transizione di stato può essere effettuata da uno o più attori e può prevedere specifici criteri di validazione in base ai quali la singola entità può essere avanzata o meno.
La naturale conclusione del processo prevede l'invio verso UGOV PJ del progetto/contratto approvato.
Per maggiori dettagli consultare la sezione Integrazione UGOV PJ
Di seguito vengono elencati i flussi realizzati
| Tipologia | Identificativo flusso | Tipologia | Descrizione |
|---|---|---|---|
| Progetto | project-centralized-bis-flow | centralizzato | Flusso centralizzato con gestione proposta. Negoziazione Ente Finanziatore e validazione Risorse umane. |
| project-centralized-flow | centralizzato | Flusso centralizzato senza gestione proposta. Censimento puro dei progetti finanziati. | |
| project-decentralized-flow | decentralizzato | Flusso decentralizzato: dall'idea al progetto | |
| project-decentralized-presented-flow | decentralizzato | Flusso decentralizzato: dalla proposta al progetto | |
| Contratto | contract-centralized-bis-flow | centralizzato | Flusso centralizzato con controllo fiscale Contabilità. |
| contract-centralized-flow | centralizzato | Flusso centralizzato. Censimento puro dei contratti stipulati. | |
| Bando | call-centralized-flow | centralizzato | Flusso centralizzato. |
L’obiettivo dell'interoperabilità tra i due moduli è una integrazione dei rispettivi ambiti funzionali per coprire i diversi aspetti che le attività progettuali vengono ad assumere all'interno dell'ateneo durante il proprio ciclo di vita.
I due moduli coprono ambiti funzionali diversi e insistono su parti specifiche del ciclo di vita della singola attività. In particolare IRIS AP censisce gli aspetti relativi alla natura dell'attività (ad es. aspetti scientifici) e copre le fasi iniziali del processo di finanziamento, mentre UGOV PJ gestisce gli aspetti di budgeting e rendicontazione della fase operativa interagendo direttamente col sistema di contabilità.
Per garantire l'interoperabilità tra i due sistemi viene identificata una entità astratta “Progetto gestionale” che rappresenta il progetto AP giunto al punto del suo ciclo di vita in cui diventa una entità gestionale (ovvero una dimensione contabile). In base a questa rappresentazione, viene creata la corrispettiva istanza di progetto PJ; le due istanze dovranno risultare allineate e saranno oggetto della collaborazione applicativa tra i due moduli per l’intero ciclo di vita.
L’allineamento tra le tassonomie, i dizionari e le anagrafiche utilizzate dai due sistemi viene gestito in fase di configurazione del modulo AP. In fase di definizione dei processi, viene individuato per ciascuna entità lo stato nel quale l'anagrafica relativa al "Progetto gestionale" viene inviata al modulo UGOV PJ. A valle della sincronizzazione tra i due moduli, AP sarà master per l’anagrafica dei progetti creati in IRIS e PJ sarà slave (PJ gestirà in proprio i progetti non originati da AP che non saranno oggetto di sincronizzazione). Gli attributi fondamentali del progetto (codici identificativi, tipologia, date e tutti quelli che definiscano l’identità del progetto) saranno modificabili in AP e rimarranno in sola lettura per gli utenti PJ*.
L'illustrazione seguente rappresenta un possibile ciclo di vita integrato dell'entità progetto tra i due moduli.