Nella presente guida viene spiegato il processo di inserimento di un nuovo prodotto nell'Archivio approfondendo gli aspetti principali che lo caratterizzano.
Saranno illustrati gli step che compongono l'intero processo, ponendo particolare attenzione sull'import da banche dati esterne, sul riconoscimento degli autori e sul caricamento dei file da allegare ai prodotti.
Sono abilitati al censimento di un nuovo prodotto tutti coloro che fanno parte del team Utenti Interni e ricercatori, ovvero coloro che hanno un rapporto di lavoro attivo all'interno di IRIS.
Per accedere alla form di submission occorre loggarsi in visione personale e accedere al Desktop prodotti. Quindi cliccare sul pulsante "Nuovo prodotto".
La maschera di inserimento di un prodotto (submission) presenta quattro possibilità di scelta:
La prima modalità richiede all'utente di inserire manualmente tutti i metadati associati al prodotto. La seconda e la terza permettono di interrogare le banche dati esterne ad IRIS ed effettuare un censimento con dei metadati precompilati a seconda dei risultati trovati. Infine l'ultima modalità permette di effettuare il censimento di uno o più prodotti a partire dalla lettura un file bibliografico.
Il punto di partenza della modalità di registrazione manuale prevede la scelta della tipologia di documento da censire. Questa è selezionabile attraverso l'apposito menu a tendina "Seleziona la tipologia del documento". Successivamente cliccando su "Inserimento manuale" si accede alla submission vera e propria in cui si effettua il censimento del prodotto compilando i campi richiesti.
Questa modalità di censimento permette di recuperare i dati delle pubblicazioni dalle banche dati esterne degli editori (come Elsevier e Clarivate Analytics). Inserendo il titolo e l'anno della pubblicazione e cliccando su Cerca, il sistema effettua un'interrogazione nelle banche dati. I risultati ottenuti saranno utilizzati come base per il censimento di un nuovo prodotto.
Attraverso questa form è possibile cercare una pubblicazione da censire utilizzando l'identificativo bibliografico.
La configurazione di default di IRIS prevede che siano attivi i seguenti form di ricerca:
E' possibile richiedere l'attivazione anche dei seguenti form di ricerca:
Ulteriori dettagli sull'attivazione di questi servizi sono a disposizione degli amministratori dell'archivio nella seguente guida Configurazione tab ricerca per identificativo.
Dopo aver inserito l'identificativo da ricercare, cliccando sul pulsante Cerca si avvia la ricerca sui servizi esterni. Il sistema è in grado di elaborare insieme più codici identificativi, anche se provenienti da provider diversi. Se nel corso dell'elaborazione viene individuato un DOI (Digital Object Identifier), lo stesso viene usato per integrare i risultati ottenuti interrogando le banche dati appropriate. Ad esempio, inserendo il codice identificativo PMID (PubMed Identifier) di un prodotto che ha anche il DOI, il sistema, in modo del tutto trasparente all'utente, reperisce anche i metadati che l'interrogazione tramite DOI gli fornisce, tramite CrossRef o Scopus. L'ordine di interrogazione è configurato sulla base della qualità dei dati presenti nelle varie banche dati, in modo che in caso di discordanze venga utilizzando il dato più autorevole. L'ordine di importanza dei provider è il seguente:
Se un record proviene da diversi provider viene fatta una "fusione" dei metadati raccolti: inizialmente vengono solo i metadati forniti dal primo provider, se però gli altri provider hanno elementi che non sono già presenti tra quelli precedenti, allora questi vengono aggiunti al record.
Per esempio, un record potrebbe esistere sia in SCOPUS che in PUBMED. Se per questo record SCOPUS fornisce titolo, autore, data di pubblicazione, abstract e rivista, mentre PUBMED fornisce titolo, autore, data di pubblicazione ed editore, allora il record risultante avrà titolo, autore, data di pubblicazione, abstract e rivista di SCOPUS, con l'aggiunta dell'editore di PUBMED.
Questa logica è utilizzata anche per la ricerca libera da banche dati.
Attraverso questa modalità è possibile importare in IRIS prodotti salvati in formato bibliografico.
I formati ammessi sono i seguenti:
Utilizzando la form, occorre selezionare il tipo di formato bibliografico del file da importare, selezionandolo dal menu a tendina Seleziona tipologia file. Quindi cliccando sul pulsante sfoglia si apre la form di caricamento file. Spuntando l'opzione Anteprima verrà proposta una finestra con i dati processati per capire se l'import che si sta effettuando è corretto. Infine, cliccando su Elabora, il sistema processerà il file importato. In modo analogo all'import da identificativo, i risultati dell'import da file saranno proposti nel tab Risultati sotto forma di lista. Le azioni possibili sono le stesse descritte precedentemente.
I risultati ottenuta seguito della ricerca di prodotti in banche dati esterne o di import da file bibliografici, sono presentati all'interno del tab Risultati.
Per ciascun record trovato, viene mostrata la banca dati esterna in cui è stato trovato, il titolo, gli autori e l'anno di pubblicazione del prodotto. A fianco di ciascun record compare un menu a tendina per scegliere a quale tipologia di documento associare il record da importare. Attraverso i bottoni posti sotto al menu a tendina è possibile nascondere il record dalla visualizzazione dei risultati (pulsante Nascondi questo record) oppure visualizzare il dettaglio del record (pulsante Vedi dettaglio del record). Utilizzando questo ultimo pulsante viene aperta una finestra che contiene ulteriori metadati del record.
Attraverso il checkbox Importa posto sopra a ciascun record è possibile scegliere quali prodotti importare. Spuntando il checkbox "Seleziona tutti" verranno selezionati tutti i record trovati. Allo stesso modo, selezionando una tipologia di documento e cliccando su Applica a tutti, tutti i record importati saranno associati alla tipologia di documento selezionata.
Infine cliccando su Importa record selezionati, i record saranno importati in IRIS. Per il primo prodotto selezionato verrà aperta la submission vera e propria. Gli altri record saranno aggiunti al Desktop Prodotti in stato provvisorio.
A seconda della configurazione scelta dall'Ateneo, la procedura di submission si compone di diversi step. Lo stato di ciascuno step è caratterizzato da un colore diverso. La configurazione di default è la seguente:
In questa fase l'utente può inserire i metadati che descrivono il prodotto. Questa fase può essere suddivisa in uno o più step. Ciascuno step si compone di un set di metadati decisi dall'Ateneo. Il set dei metadati varia a seconda della tipologia di documento che si sta censendo. Le tipologia standard previste da IRIS sono state decise a partire da quelle presenti in Loginmiur. Il set di metadati che compone ciascuna tipologia di documento è consultabile nel seguente documento https://wiki.u-gov.it/confluence/pages/viewpage.action?pageId=51810588&preview=/51810588/131695556/METADATI%20IN%20SCHEDE%20LOGIN%20MIUR%20PER%20TIPOLOGIA.pdf
I metadati possono essere di tipi e di obbligatorietà differenti. Ulteriori dettagli sono presenti nella seguente guida.
In questa sezione viene elaborata la stringa autori del prodotto. Può essere impostato come uno step a se stante oppure essere incluso in uno step Descrizione. Ulteriori dettagli sul suo funzionamento sono presenti nella seguente guida https://wiki.u-gov.it/confluence/display/UGOVHELP/Nuova+interfaccia+di+Gestione+Stringa+Autori
Per inserire una rivista nella scheda prodotto, l'utente deve cliccare sul tasto a destra Cerca Rivista (v. figura precedente) e cercare la rivista di suo interesse (v. figura seguente). Il sistema cerca indifferentemente riviste e serie. Alla chiave di ricerca inserita IRIS aggiunge in automatico un asterisco all'inizio e alla fine, in modo tale da ritrovare anche tutti gli elementi "simili" alla parola digitata. Inoltre viene effettuata una operazione di pulizia rispetto a caratteri speciali che potrebbero essere male interpretati dal sito ministeriale. Mettendo un check su "Ricerca esatta", tali meccanismi vengono disattivati.
Il massimo numero di risultati ottenibili dalla ricerca è dato dal sito ministeriale ed è costituito da cento elementi. Se la ricerca risulta troppo generica e restituisce troppi risultati, il sistema lo segnala all'utente.
Nel caso in cui la rivista cercata non fosse presente in ANCE, l'utente ha comunque la possibilità di completare l'inserimento della scheda prodotto utilizzando il modulo di IRIS per l'inserimento di una rivista non presente in ANCE (figura sotto).
Nel caso in cui l'inserimento avvenga via codice, se tra i dati forniti dal data provider è presente l'ISSN oppure l'e-ISSN, allora tali codici sono utilizzati per una ricerca nel catalogo ANCE. Se la rivista viene individuata in ANCE, viene allora caricata automaticamente sulla scheda. Se invece quell'ISSN non è presente nel codice ANCE, la rivista non viene inserita. In ogni caso il campo è modificabile.
In questo step l'utente può caricare uno o più file da associare al prodotto. Nella configurazione standard, dopo aver scelto il file da caricare, è possibile specificare la tipologia del file, impostarne la visibilità sul portale e scegliere una licenza. Il dettaglio sul funzionamento di questo step è descritto nella seguente guida Step di caricamento file. Ulteriori dettagli si quali opzioni scegliere in base alla submisison che si sta effettuando sono riportate nella seguente guida Caricamento file - note sulla scelta delle opzioni
E' possibile modificare la configurazione della form di caricamento file. Le possibili opzioni sono descritte nella seguente guida Configurazioni form di caricamento file
In questo step l'utente può rivedere tutte le informazioni precedentemente inserite e correggere qualsiasi cosa, se necessario. Qual'ora non fossero rispettati alcuni vincoli, come ad esempio dei metadati obbligatori non inseriti, vengono segnalati dei messaggi di alert che invitano l'utente a rivedere l'inserimento effettuato
Gli errori rilevati sono presentati nella sezione "Presenti errori di validazione". Cliccando sul tasto Modifica si accede allo step in cui sono stati rilevati gli errori.
è qui che l'utente deve accettare la licenza di distribuzione del repository per completare il deposito. Questa licenza di distribuzione del repository è definita nel file
Nella parte bassa della pagina di ciascuno step sono presenti dei bottoni che permettono di eseguire le seguenti azioni:
Se si sceglie di chiudere la submission che si sta effettuando, viene data la possibilità di scegliere una delle seguenti azioni: