Ricerca
L'utente può ricercare all'interno del sistema una Fattura Proforma precedentemente compilata. Cliccare sul pulsante [Ricerca], come mostrato in figura 1.
FIGURA 1
Per i dettagli dell’operazione di ricerca di un documento gestionale è possibile consultare il paragrafo dedicato in appendice.
Nuovo documento
Per accedere alla funzione di creazione di un nuovo documento di un tipo specifico, l’utente deve cliccare sulla scritta in grassetto Ciclo Attivo. Il sistema propone l’elenco completo dei tipi DG appartenenti al Ciclo Attivo e l’utente può procedere alla creazione di un nuovo DG, selezionando l’icona Crea Nuovo posta a destra del tipo DG Fattura proforma.
FIGURA 2
Si apre la finestra "Scelta contesto": inserire i dati nei campi obbligatori, indicati con un asterisco:
- "Anno"
- "Unità Organizzativa".
Per inserire una Unità Organizzativa cliccare sul pulsante con l'elenco delle Unità disponibili.
La ricerca interna può avvenire sia sfogliando una pagina alla volta sia con il pulsante [Filtra].
Il pulsante [Filtra] viene utilizzato per restringere la ricerca, che può avvenire tipicamente per codice e denominazione. Nel campo Codice e Denominazione inserire parte del nome, preceduto e seguito da asterisco [*]. Cliccare sul pulsante [Filtra].
Per eliminare il filtro cliccare su [Annulla Filtro]. Si torna alla visualizzazione dell'intero elenco delle Unità Organizzative presenti.
Dopo aver scelto l'Unità cliccare [OK] per continuare.
I campi posti nel riquadro superiore di ciascuna scheda, figura 3, sono comuni a tutti i documenti gestionali:
FIGURA 3
| ID DG | Codice identificativo univoco del Dg, assegnato dal sistema dopo il salvataggio in bozza del DG |
| Nr. registrazione | Progressivo assegnato dal sistema al salvataggio del DG, quando il documento assume stato “Completo”. Presenta una numerazione alternativa del documento (specifica per ogni tipo di DG), secondo una logica selezionata in fase di configurazione, diversa dall’identificativo numerico progressivo (l’ID_DG) assegnato dal sistema a tutti i DG |
| Stato | È lo stato corrente del documento e può assumere gli stati: BOZZA, COMPLETO, ANNULLATO. È un campo obbligatorio, assegnato dal sistema. |
| Data registrazione | Campo obbligatorio. Corrisponde alla data in cui si registra il documento, ma è possibile modificarla intervenendo nella scheda testata. |
Il sistema nel documento gestionale Fattura Proforma propone le schede Testata, Commerciale, Contratto, Indirizzo, Righe Dettaglio, IVA, Associazioni, Allegati.
La prima etichetta Testata, si apre di default, come appare in figura 4
SCHEDA TESTATA
FIGURA 4
Descrizione dei campi dell'etichetta Testata
| Anno | Anno di riferimento del DG ed è derivato dal contesto. Viene compilato dal sistema. |
| UO origine | E' l'Unità Organizzativa che origina il DG, derivata dal contesto. Modificabile solo con Uo figlie. |
| UO numerante | E' l'Unità Organizzativa (solitamente una UO padre della UO_ORIGINE) che determina il numero di registrazione del documento. Campo assegnato dal sistema. |
| Data registrazione | Campi obbligatori. La data registrazione viene compilata dal sistema e presenta la data del giorno di compilazione. E' possibile modificarla tramite il calendario a popup che si apre sulla sinistra del campo. |
| Data scadenza | Campo obbligatorio. La data scadenza deve essere compilata dall'utente |
| Progetto | Progetto a cui si riferisce il documento. Campo non obbligatorio selezionato da un elenco dei progetti catalogati nell’anagrafica progetti, filtrato in base all’UO corrente del documento. Se il documento si riferisce univocamente ad un progetto, è opportuno inserire già in testata questa informazione, altrimenti il progetto può essere associato ad un singolo dettaglio del documento, in tutto o in parte. |
| Unità di lavoro | Rappresenta un ulteriore dettaglio (Workpackage) relativo al progetto selezionato. L’elenco delle unità di lavoro, da cui selezionare quella relativa al progetto, deve essere filtrato sul progetto già selezionato. Non si può selezionare un’unità di lavoro se non è stato prima selezionato un progetto. |
| Descrizione | Campo obbligatorio. |
| Note | Campo non obbligatorio. Note estese associate al documento. |
Dopo aver compilato la prima scheda, l'utente deve richiamare la scheda Commerciale (figura 5), per visualizzare tutti i campi relativi alle informazioni di tipo commerciale.
SCHEDA COMMERCIALE
Caso A - Soggetto recuperato dalla rubrica
FIGURA 5
Descrizione dei campi della scheda Commerciale
| Soggetto | Campo obbligatorio. È il nominativo del soggetto al quale è indirizzato il documento ed è ricercabile dall’elenco delle anagrafiche censite tramite l’utilizzo del simbolo posto sulla destra del campo stesso. Si può inoltre inserire nel campo direttamente il codice (Id Interno attribuito in anagrafica), se lo si conosce. In caso contrario, si utilizza l’apposita look-up, nella quale inserisce il testo desiderato preceduto e seguito dal simbolo [*]. L’utente può inoltre inserire nel campo direttamente il codice (Id Interno attribuito in anagrafica), se ne è a conoscenza. Nella look-up che si apre deve essere indicato il testo desiderato preceduto e seguito dal simbolo [*]. Si deve poi cliccare sul pulsante [Filtra] per attivare la ricerca. Il risultato è mostrato nello spazio posto immediatamente sotto i campi di filtro e contiene solo i nominativi dei soggetti che soddisfano il criterio di ricerca. È sufficiente digitare anche solo una parte di testo preceduto/seguito dal simbolo [*] per verificare la presenza di righe contenenti la descrizione indicata. È ovviamente possibile impostare altri parametri di ricerca immettendo condizioni negli altri campi della Look-up, quali codice fiscale e partita iva. La pagina di filtro è comunque richiamabile in qualsiasi momento cliccando sul pulsante [...] posto a destra del campo soggetto. |
| Codice fiscale / p.iva | Campo compilato automaticamente dal sistema dopo che l'utente ha valorizzato il campo Soggetto recuperati dalla rubrica. |
| Tipo operazione Iva | Campo obbligatorio, da scegliere tra quelli definiti in configurazione. |
| Classe geografica | È valorizzato dal sistema in riferimento alla nazione del domicilio fiscale del soggetto indicato valido alla data di registrazione del DG. Il sistema recupera i dati dall’anagrafica. |
| Abbuono | Campo che l'utente può compilare. All'utente viene impedito di compilare questo campo, se ha già compilato il campo Arrotondamento |
| Arrotondamento | Campo che l'utente può compilare. All'utente viene impedito di compilare questo campo, se ha già compilato il campo Abbuono. |
| Prezzo totale | Campo che viene valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell’utente dei campi correlati nella righe di dettaglio (vedi quanto descritto sotto per l’estensione righe di dettaglio). |
| Sconto | Campo che viene valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell’utente dei campi correlati nella righe di dettaglio (vedi quanto descritto sotto per l’estensione righe di dettaglio). |
| Iva | Campo che viene valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell’utente dei campi correlati nella righe di dettaglio (vedi quanto descritto sotto per l’estensione righe di dettaglio). N.B. Questo campo è presente solo nel caso di attività commerciale |
| Totale | Campo che viene valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell’utente dei campi correlati nella righe di dettaglio (vedi quanto descritto sotto per l’estensione righe di dettaglio). |
| Imponibile | Campo che viene valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell’utente dei campi correlati nella righe di dettaglio (vedi quanto descritto sotto per l’estensione righe di dettaglio). N.B. Questo campo è presente solo nel caso di attività commerciale |
Come si vede in figura 6 l'utente deve indicare se il soggetto è occasionale oppure se è presente, sceglierlo nell'elenco interno al sistema. Nel primo caso selezionare con un flag il campo soggetto occasionale e compilare la maschera che viene attivata dal sistema (figura 6).
SCHEDA COMMERCIALE -
Caso B - soggetto occasionale residente
Caso C - soggetto occasionale residente
FIGURA 6
La scheda successiva è la scheda Indirizzo, dove vengono riassunti i dati e le modalità di pagamento, figura 7. I dati sono recuperati dall’anagrafica, o nel caso di soggetto occasionale debbono essere compilati al momento dall’utente.
SCHEDA INDIRIZZO
FIGURA 7
SCHEDA DOCUMENTALE
Nella sezione documentale è possibile procedere alla fascicolazione automatica del documento gestionale.
Tale fascicolazione, permessa dalla versione 20.01.00.00 di U-GOV (e dalla versione 04.04.01.00 di Titulus), è consentita purché sia settato a vero il parametro PRM_CONT/FASCICOLAZIONE_ATTIVA .
Nell’estensione documentale occorre profilarsi, scegliere la VOCE DI INDICE e successivamente premere il tasto REGISTRA.
L’operazione di Registrazione consiste nell’invio a Titulus di un documento digitale corredato da metadati ai fini dell’archiviazione.
Nell’invio a Titulus viene trasmesso anche il riferimento dell’id_documentale del documento gestionale o dei documenti gestionali predecessori (esempio il contratto attivo) affinchè Titulus possa verificare se per un dg predecessore esiste già il fascicolo e quindi aggiungere il dg corrente in quello specifico fascicolo.
Nel caso in U-GOV non sia presente il dg predecessore Titulus crea un fascicolo nel quale far confluire il dg corrente.
L'utente può passare ora alla compilazione della scheda IVA, prima di dedicarsi alle Righe di Dettaglio. Cliccare sul pulsante [Crea], figura 8.
SCHEDA IVA
FIGURA 8
Si apre la schermata mostrata nella figura successiva, in cui l'utente deve scegliere il sezionale Iva da inserire: il sistema propone un menu a tendina proposto dal sistema.
Descrizione dei campi
| Unità economica | Campo obbligatorio. Il sistema presenta l’unita economica perché la contabilità di riferimento è la COGE e quindi il parametro di contabilità principale per l’esercizio dell’estensione Iva assume il valore COGE. Il sistema inserisce la UE definita nel contesto. |
| Sezionale IVA | Campo obbligatorio. Il sistema presenta i sezionali che per l’esercizio dell’estensione Iva sono associati alla UE selezionata e sono compatibili con il tipo operazione Iva selezionata. |
| Stato | Non modificabile. Rappresenta lo stato del documento di contabilizzazione nel motore Iva |
L'utente passa adesso alla compilazione delle Righe Dettaglio: in questo modo può compilare le sottoschede della COGE e della COAN (in caso di mancata compilazione della scheda Iva le due sottoschede non sono compilabili).
SCHEDA RIGHE DETTAGLIO
FIGURA 9
Una generica riga del DG ha gli attributi comuni mostrati nella seguente tabella:
| Nr riga | Ogni riga di dettaglio ha una numerazione progressiva univoca all’interno del DG stesso, assegnata in automatico dal sistema. |
| Descrizione | Descrizione libera del dettaglio. |
| Progetto | Progetto a cui si riferisce il singolo dettaglio. Nel caso sia già stato inserito nella testata, il sistema lo valorizza in automatico. |
| CUP | Codice unico di progetto a cui si riferisce il progetto. Attributo derivato dal progetto. |
| CIG | Codice identificativo Gara, viene recuperato dal dato inserito in testata se presente. Nel caso sia già stato inserito nella testata, il sistema lo valorizza in automatico. |
| Unità di lavoro | Workpackage relativo al progetto selezionato. Nel caso sia già stato inserito nella testata, il sistema lo valorizza in automatico. |
E' sempre necessario cliccare sul pulsante [Nuovo], per poter accedere alla pagina di inserimento dei dati. Si apre la schermata sottostante in cui il sistema chiede all'utente di compilare le informazioni Commerciali
SCHEDA RIGHE DETTAGLIO - sottoscheda RIGA
FIGURA 10
Dopo aver compilato i campi, cliccare su [Calcola valori] affinchè vengano valorizzati anche gli altri campi, non direttamente compilabili dall'utente.
I campi sono descritti nella seguente tabella
| Tariffa | Vengono mostrate le tariffe definite dall’apposita funzione di configurazione. E’ un campo facoltativo, che occorre compilare obbligatoriamente solo ne caso di fattura di cessione beni e servizi a cliente intra-UE, al fine di permettere il completamento dell’estensione intrastat La ricerca funziona con la medesima logica prevista per l’attributo “Soggetto”. Nel campo è visualizzato il codice tariffa; cliccando sul pulsante a destra del campo, è possibile visualizzare ulteriori dettagli, quali la descrizione e il prezzo unitario. |
| Codice IVA | Il campo è presente solo nel caso di attività commerciale: il sistema presenta il valore collegato ad un determinato tariffario, se ne è stato selezionato uno, altrimenti va scelto aprendo la ricerca, cliccando sul pulsante posto a destra del campo e selezionando una voce dall'elenco dei Codici Iva che il sistema apre in un popup. |
| Quantità | Campo obbligatorio, modificabile dall'utente. |
| Prezzo unitario | Obbligatorio, modificabile. Se il codice tariffa è valorizzato, il sistema presenta il prezzo unitario definito dal codice tariffa e l’utente può modificarlo. |
| Prezzo totale | Il sistema calcola Quantità * Prezzo unitario |
| Sconto | Lo sconto, se presente, deve essere un valore positivo e non maggiore dell’imponibile. Se si valorizza la % sconto il sistema applica la % al prezzo totale, altrimenti l’importo va inserito manualmente. |
| Percentuale sconto | Se viene inserita una % , il sistema controlla che sia compresa tra 0 e 100 e poi applica la % inserendo l’importo in euro nel campo di sopra. La percentuale deve essere inserita considerando 1 come il 100% di sconto (per esempio uno sconto del 10% dovrà essere scritto 0,2). |
| Imponibile | Il sistema calcola Prezzo totale - Sconto |
| Iva | Il sistema applica la % Iva (derivata dal codice Iva inserito) all'imponibile. |
| Totale | Il sistema calcola Imponibile + Iva. |
| Data inizio e data fine | Campi obbligatori. Il sistema pone la data inizio e fine pari alla data di registrazione del dg. L’utente può modificare i campi, inserendo le date inizio e fine del contratto corrette. |
Ogni riga di dettaglio ha i seguenti bottoni:
[Selezione]: permette di visualizzare le informazioni commerciali della rata della corrispondente riga di dettaglio.
[Cancella]: permette di cancellare la riga di dettaglio corrispondente.
[Duplica]: permette di duplicare la riga di dettaglio corrispondente.
Se i dettagli sono più di uno, si preme il pulsante [Nuovo] e si procede ad un nuovo inserimento.
Dopo aver compilato i campi delle righe di dettaglio, il sistema riassume i valori delle n righe di dettaglio create in una tabella.
I diversi tipi di DG devono poi contenere tutta una serie di informazioni aggiuntive (dati specifici del processo, coordinate...) e specifiche dell'ambito a cui il motore contabile appartiene, per potre essere elaborati da quest'ultimo. L'utente deve quindi compilare, nell'ordine, tutta una serie di attributi, indicati con il termine coordinate, che sono stati organizzati in blocchi predefiniti e a cui è stato dato il nome di estensioni.
Di seguito vengono presentati i diversi campi delle estensioni che devono essere valorizzati.
RIGHE DETTAGLIO - sottoscheda COGE
FIGURA 11
Alla pressione del pulsante [Crea estensioni] (figura 11) il sistema apre un popup in cui l'utente può inserire la "Voce COGE Contropartita", selezionandola dall'elenco che si apre con l'icona posta a destra del campo. Dopo aver scelto la voce COGE contropartia, premere il pulsante [Applica], come mostrato in figura 12.
RIGHE DETTAGLIO - sottoscheda COGE (popup VOCE COGE CONTROPARTITA)
FIGURA 12
Alla pressione di [Applica], il sistema chiude il popup e presenta nuovamente la sottoscheda COGE, in cui sono stato valorizzato il campo "Voce COGE Contropartita"; al fine di proseguire, l'utente deve completare la compilazione dei campi obbligatori inserendo la "Voce COGE" e il "codice SIOPE": per procedere è necessario cliccare sull'icona posta a destra del campo Voce COGE. Scegliendo un valore dall'elenco proposto, il sistema compila in automatico anche il "Codice SIOPE".
RIGHE DETTAGLIO - sottoscheda COGE (Informazioni COGE)
FIGURA 13
Di seguito sono illustrati i campi presenti in figura 13
| Nr estensione | Numero progressivo assegnato dal sistema, non modificabile |
| Ammontare principale | Il valore è posto dal sistema, ereditandolo dall’importo inserito nel dettaglio riga |
Iva esigibile | Valore inserito dal sistema,ereditandolo dall’importo calcolato nel dettaglio riga. Tale campo è valorizzato solo nel caso di attività commerciale. |
| Esercizio | Il sistema pone l’esercizio uguale all’anno di riferimento della testata dg. Campo non modificabile dall’utente.Il sistema pone l’esercizio uguale all’anno di riferimento della testata dg. Campo non modificabile dall’utente. |
| Unità economica (UE) | Il sistema inserisce l’unità economica collegata alla UO (unità organizzativa) di contesto inserita dall’utente (Dipartimento o Amministrazione Centrale). Campo obbligatorio e non modificabile dall’utente. |
| Voce COGE | Campo obbligatorio. Il sistema inserisce in automatico la voce coge nelle n righe nel caso in cui alle tariffe scelte dall’utente sia associata una sola voce coge. Se alla tariffa sono invece associabili più voci coge, il campo non viene valorizzato dal sistema e l’utente ne deve scegliere una, cliccando sul pulsante di ricerca posto a destra del campo. Si apre così una lookup, dove il sistema propone tutte le voci coge utilizzabili per quella tariffa. Si può limitare la ricerca attraverso il filtraggio, inserendo nei campi di ricerca o il "Codice" , o la "Denominazione" o il "Tipo voce", e cliccando quindi su [Filtra] |
| Voce COGE contropartita | Voce del piano dei conti afferente alle attività o alle passività. Il sistema accede alla tabella di associazione tra soggetto e voce coge e recupera la voce coge contropartita. Se al soggetto è associata una sola voce coge, il sistema inserisce questa voce coge in tutte le n righe e l’utente non può modificarla; se il soggetto è associato a N voci coge, il sistema presenta l’elenco di queste voci e l’utente ne sceglie una. |
| Codice siope | Il sistema recupera dall’apposito parametro la radice del riclassificato che corrisponde al siope. Legge poi, per l’esercizio della est. coge, la relazione tra piano dei conti coge e codice siope: se da questa relazione esce un unico codice siope, allora il sistema propone questo, altrimenti il sistema permette all’utente di scegliere solo tra i codici siope associati. |
| Data inizio e data fine | Obbligatorio ed assegnato dal sistema, ma modificabile. Il sistema eredita le date inizio e fine presenti nel dettaglio riga di ciascuna rata. |
Ripetere l'inserimento delle voci COGE Contropartita e COGE per tutte le righe presenti, ricordandosi di cliccare [Seleziona], posta all'inizio di ciascuna riga di dettaglio
FIGURA 14
Nel caso in cui si siano presenti più righe di dettaglio con tariffe diverse, il sistema, all’atto della creazione delle estensioni, compila tutti i campi univocamente determinati dalle tabelle di associazione (voce COGE, codice siope). Nel caso in cui non ci sia l’associazione 1 a 1 tra voce COGE/codice siope e tariffa, l’utente deve poi andare ad integrare le estensioni che non sono complete, dopo aver selezionato ogni singola riga.
Nel caso in cui al tipo di tariffa che, l'utente ha inserito nella scheda Righe dettaglio, siano associate più voci COGE, il sistema non valorizza il campo e l’utente deve entrare nell’estensione COGE della singola riga, cliccando sull’apposito pulsante di selezione, e valorizzare la voce COGE. Stesso procedimento deve essere ripetuto per le altre righe di dettaglio del DG, in cui non è presente l’associazione 1 a 1 tra tariffa e voce COGE, come sopra descritto e mostrato in figura 14
RIGHE DETTAGLIO - sottoscheda COAN
La contabilità analitica è rappresentata da scritture in partita semplice sui riferimenti organizzativi propri, cioè sulle Unità Analitiche, e sulle dimensioni di rilevamento analitico. Utilizza i dati esclusivamente presenti nel dg (UA, voce COAN, esercizio, altra dimensione analitica…) per convogliare in registrazioni a partita semplice quanto derivato dalle scritture coge. L’elemento di rilevazione è il costo (ricavo) d’esercizio e la destinazione delle registrazioni (Cdc/Progetti).
Ciascuna estensione COAN è quindi associata ad una estensione COGE.
Per la creazione delle estensione COAN seguire lo stesso procedimento illustrato prima per la COGE. Dopo aver cliccato sul pulsante [Crea estensioni], il sistema richiede l'indicazione dell'unità analitica e della dimensione analitica, che verranno inserite in tutte le n righe di dettaglio del DG
RIGHE DETTAGLIO - sottoscheda COAN (popup UA)
FIGURA 15
Cliccare quindi sul pulsante [Applica] per ritornare alla maschera della cartella COAN e visualizzare le varie estensioni COAN create in ciascuna riga. Come già descritto per la la COGE, il sistema valorizza tutti i campi dell'estensione COAN di ciascuna riga di dettaglio del DG
RIGHE DETTAGLIO - sottoscheda COAN (Saldi)
FIGURA 16
La tabella seguente analizza i campi presenti in figura 16
| Nr estensione | Numero progressivo assegnato dal sistema in questo modo: il sistema valorizza il primo contatore con il progressivo del dettaglio dg e il secondo contatore con il progressivo della scomposizione coan di dettaglio. |
Percentuale | Il sistema inserisce in automatico il valore 100 quando tutto il valore della riga è imputato ad una sola estensione coan. Esso rappresenta la quota di incidenza del dettaglio coan sull’importo totale della riga. Questo valore viene abbassato dal sistema nel caso in cui si registrino più estensioni coan per una singola riga di dettaglio. La somma delle percentuali delle varie estensioni coan deve restituire 100 |
| Ammontare | Obbligatorio, modificabile. Il valore è posto dal sistema, ereditandolo dall’importo inserito nel dettaglio riga. L’utente può abbassare l’importo, nel caso in cui per una stessa riga di dettaglio si vogliano creare due dettagli coan. A seguito della modifica dell’importo, il sistema abbassa la percentuale di cui sopra. |
| Esercizio | Il sistema pone l’esercizio uguale all’anno di riferimento della testata dg. |
UA budget | Il sistema naviga la struttura analitica e inserisce la UA di budget associata alla UE di riferimento. |
UA | Obbligatorio e modificabile. Il sistema inserisce la UA indicata dall’utente nel pannello intermedio per la creazione delle estensioni coan. Qualora l’utente abbia inserito una UA sbagliata, può modificarla, cancellando il campo UA e valorizzando la nuova UA corretta. |
| Voce COAN | Il sistema identifica la voce coge della singola riga del dg selezionata: se questa voce coge è associata a una sola voce coan, il sistema presenta questa voce coan e l’utente non può modificarla; se questa voce coge è associata a N voci coan, l’utente dovrà valorizzare il campo, scegliendo la voce coan corretta tra quelle proposte. |
Tipo dimensione analitica | E’ un’ulteriore dimensione di analisi utile alla contabilità analitica. Il sistema inserisce la dimensione analitica indicata dall’utente nel pannello intermedio per la creazione delle estensioni coan. Quando è presente ed editabile è da compilare obbligatoriamente. N.B. Non tutte le università hanno attiva questa voce |
| Dimensione analitica | Presenta le voci di dettaglio che specificano il tipo di dimensione analitica. |
| Progetto | Il sistema presenta il progetto inserito nella testata dg o nel dettaglio della singola riga del dg. L’utente può comunque modificare il progetto precedentemente inserito, scegliendo un altro tra quelli configurati nella UO, cui è associata la UA di budget dell’est coan. |
| Unità lavoro | Il sistema presenta l'unità lavoro selezionata nella testata DG o nel dettaglio riga. |
Per valorizzare ogni riga, l'utente deve cliccare sul pulsante a sinistra di ciascuna riga [Seleziona]. Utilizzando il pulsante in alto a sinistra [Saldi], è possibile verificare il disponibile di budget per le coordinate analitiche di ciascuna estensione COAN, come mostrato in figura 17
FIGURA 17
Per chiudere il pop up cliccare sul pulsante [Chiudi] posto in alto a sinistra.
Per procedere alla contabilizzazione, salvare il DG, cliccando sui bottoni [Applica] e [Salva]
SALVATAGGIO DG
FIGURA 18
Dopo aver cliccato sui bottoni evidenziati nella figura 19, il sistema compila il campo ID DG, mentre lo stato del documento è ancora BOZZA. L'utente, per completare i passaggi, deve ora cliccare sul pulsante [Completa], posto in alto a destra. Lo stato del DG passa da Bozza a COMPLETO.
CONTABILIZZAZIONE DG
FIGURA 19
Per effettuare la contabilizzazione, l'utente deve cliccare sul pulsante [Esegui] posto accanto al campo delle operazioni (figura 19).
Il sistema riporta una schermata in cui viene chiesto di inserire l'esercizio e l'Unità Economica, come mostrato nella figura seguente. Dopo aver compilato i campi, con gli stessi dati con cui si è entrati nella funzione, cliccare sul pulsante [Ok]
FIGURA 20
Il sistema chiede poi di reinserire l'Unità Analitica e di cliccare nuovamente su [Ok]
FIGURA 21
La fattura proforma viene registrata sia in COAN mediante la scrittura COAN Anticipata, sia in COGE mediante la scrittura COGE Anticipata -> fatture da emettere (Dare) a ricavo (Avere).
Ad ogni contabilizzazione, il sistema rileva automaticamente gli stati del documento, permettendo all'utente di capire quali scritture deve ancora fare: la tabella è presente nella testata del DG
FIGURA 22
CONTABILIZZAZIONE PERDITA SU CREDITO
Qualora la fattura pro-forma abbia generato una perdita su credito (registrata entrando in modifica del dg e cliccando o sul tasto CHIUDI ESTENSIONI presente nella sezione commerciale), nel pannello OPERAZIONI viene mostrata l'operazione da contabilizzare "Crea Scrittura Coge Anticipate Perdita Credito"
cliccare sul pulsante [Esegui] e verificare il risultato nel pannello di log.
La perdita su credito è contabilizzata nel motore COGE.
Per dettagli operativi su come registrare una perdita su credito fare riferimento al caso d'uso "La perdita su crediti" pubblicato nella pagina dell'e-learning.
Crea e Associa
Per la creazione di una Fattura Proforma l'utente può ereditare gli attributi dal DG predecessore mediante la funzione "Crea & Associa", figura 23. In questo modo, l'utente recupera i dati della fattura che ha precedentemente compilato, senza dover ricompilare tutti i campi.
FIGURA 23
Il sistema chiede all'utente di inserire l'Unità Organizzativa per poter accedere alla finestra della ricerca. Si può ricercare l'Unità Organizzativa con il pulsante [...] con cui si accede a una nuova finestra con l'elenco di tutte le unità presenti all'interno del sistema. La ricerca interna può avvenire sia sfogliando una pagina alla volta sia con il pulsante [Filtra].
Il pulsante [Filtra] viene utilizzato per restringere la ricerca, che può avvenire tipicamente per codice e denominazione. Nel campo Codice e Denominazione inserire parte del codice o denominazione, preceduto e seguito da asterisco [*]. Cliccare quindi sul pulsante [Filtra].
Per eliminare il filtro cliccare su [Annulla Filtro]. Si torna alla visualizzazione dell'intero elenco delle Unità Organizzative presenti.
Dopo aver scelto l'Unità cliccare [OK] per continuare.
Si apre una nuova pagina in cui l'utente può scegliere con quale tipo di ricerca effettuare, figura 24
SCHEDA CRITERI GENERALI
FIGURA 24
Cliccando su [Recupera] nella parte bassa della schermata compare l'elenco dei DG. Dopo aver selezionato il documento da associare, premendo il pulsante [Avanti], posto in basso a destra nella scheda. Il sistema presenta la schermata illustrata nell'immagine sottostante
FIGURA 25
Dopo aver recuperato il dato da associare, il sistema sintetizza i dati delle rate del contratto; nella tabella "Dettagli del documento" di origine sono elencate tutte le rate del contratto, che risultano già flaggate dal sistema. Se la proforma deve essere creata solo per una rata del contratto, è necessario deselezionare le altre rate. Il contratto rimarrà quindi aperto per l'importo delle rate per le quali è stata emessa la proforma.
Cliccando su [Crea documento] il sistema ripropone tutte le schede, già compilate, che costituiscono il DG (testata, commerciale, indirizzo, righe dettaglio, iva).
La fattura proforma eredita così tutti i campi già inseriti nel contratto. E' solo necessario inserire ex-novo in testata la data di scadenza e la descrizione e poi si può procedere al salvataggio e alla contabilizzazione.
La proforma viene registrata sia in COAN mediante scrittura COAN Anticipata, sia in COGE mediante scrittura COGE Anticipata -> fatture da emettere (Dare) a ricavo (Avere) (si veda la spiegazione nella sezione "Fattura Proforma: Nuovo Documento")