University Planner può essere integrato con ESSE3 per quanto riguarda la gestione degli appelli di esame.
Se questa integrazione è attiva è necessario conoscere a fondo il suo funzionamento per poter sfruttare le potenzialità di tale integrazione in maniera proficua.
Gli appelli di esame nascono SEMPRE su ESSE3 dove vengono inseriti tutti i dati relativi alla didattica dell'appello tra cui:
Una volta inserito l'appello, ESSE3 si occupa di "prepararlo" per essere importato in UP, in base alle configurazioni che sono state impostate sul gestionale stesso.
I parametri di configurazione di ESSE3 permettono di decidere quanto segue:
Nel caso si desiderasse che gli esami siano gestiti unicamente da ESSE3 è possibile richiedere tramite ticket (SD University Planner) che venga inibita la creazione di eventi di tipo ESAME da interfaccia di UP (Richiesta blocco creazione eventi di tipo esame in UP). E' consigliabile effettuare queste configurazioni PRIMA di attivare l'integrazione in modo da avere da subito delle regole definite per l'integrazione.
In aggiunta alle precedenti configurazioni lato ESSE3 sono presenti anche alcune opzioni in UP attivabili da "Configurazione generale" (ossia dal supervisore).
Gestione partizioni (Da chiedere via ticket): il parametro "gestionePartizioni" consente di importare/aggiornare anche il dato relativo alle partizioni degli appelli di esame.
Ecco alcuni esempi per meglio capire il funzionamento di alcune opzioni:
1) Opzioni attive: NESSUNA tra "Importa variazioni data appello da Esse3", "Ricrea gli impegni esame cancellati"
2) Opzioni attive: solo "Importa variazioni data appello da Esse3"
3) Opzioni attive: solo "Importa variazioni data appello da Esse3"
4) Opzioni attive: "Importa variazioni data appello da Esse3" e "Ricrea gli impegni esame cancellati" (con "tipoDiffAbilitato" NON attivo)
5) Opzioni attive: "Importa variazioni data appello da Esse3" e "Ricrea gli impegni esame cancellati" (con "tipoDiffAbilitato" attivo - PROSSIMAMENTE QUESTO CASO NON SARA' PIU' PERCORRIBILE)
6) Opzioni attive: "Esporta anche esami in teledidattica" e "bloccaInvioImpegniSingoliTeledidattica" e "Consenti Re-invio esami ad ESSE3"
7) Opzioni attive: "Consenti Re-invio esami ad ESSE3"
Una volta inseriti gli appelli su ESSE3 entra in gioco UP con l'integrazione denominata "esse3-esami" che si occupa di gestire l'importazione degli esami da Esse3.
Questa integrazione può essere schedulata automaticamente (basta farne richiesta tramite ticket). Se per qualche motivo non si desidera approfittare della schedulazione automatica è consigliabile attivarla manualmente almeno una volta al giorno in modo da non accumulare un numero immenso di appelli da processare. Il mio consiglio è, per quanto possibile, di attivarla la sera prima di assentarsi dall'ufficio in quanto la procedura inserisce e aggiorna gli appelli sul calendario quindi attivarla quando si sta già lavorando sulla pianificazione potrebbe creare un po' di confusione perché man mano che il flusso gira gli appelli comparirebbero o sparirebbero dalla visualizzazione.
La procedura di importazione degli appelli si occupa principalmente di:
Per gestire i casi indicati nei punti #2 e #3 è quindi FONDAMENTALE consultare il post-import. Il mio consiglio è di accedere al post-import ad integrazioni ferme prima di iniziare a lavorare in modo da poter intervenire ove necessario prima di procedere con la pianificazione. In questo modo potrete verificare se è necessario effettuare dei cambi di data/eliminazioni di impegni già pianificati. Inoltre è possibile (consigliato!) attivare la tipologia di notifica "Nuovi post import" che ogni volta che una integrazione genera delle segnalazioni nel Post import invia una notifica agli utenti con ruolo pianificatore che gestiscono l'evento coinvolto.
Gli appelli di esame arrivano direttamente sotto forma di coppia EVENTO + IMPEGNO pianificato nella data/ora prevista in Esse3.
Su UP è quindi possibile gestirne gli aspetti logistici quali:
Una volta terminata la pianificazione, prima di procedere con l'esportazione verso ESSE3, è necessario che tutti gli impegni (turni) legati al medesimo evento (appello) di tipo ESAME siano in stato pubblicato. Tale verifica può essere effettuata facilmente sia dal tab ALTRI IMPEGNI di uno dei turni, sia dalla funzionalità EVENTI > IMPEGNI.
Se NON HO attivato la possibilità di re-inviare gli appelli da ESSE3 in maniera incrementale, se ad un impegno di tipo ESAME (turno) assegno più di un aula UP trasmetterà ad ESSE3 N turni identici tranne che per l'aula. |
Il flusso di esportazione verso ESSE3 può essere attivato manualmente cliccando sul tasto ESEGUI posto accanto all'integrazione "esse3-esami-export" oppure può essere schedulato affinché processi gli esami automaticamente una o più volte al giorno. Per attivare la schedulazione automatica o per modificare la frequenza con la quale l'export avviene è necessario aprire un ticket.
SE NON SI E' CHIESTO DI ATTIVARE IL RE-INVIO AUTOMATICO DEGLI APPELLI AD ESSE3 ESSE3 recepisce le modifiche effettuate sugli impegni di tipo ES (esame) solamente una volta (in occasione della prima pubblicazione seguita dall'avvio dell'integrazione esse3-esami-export). E' quindi necessario procedere alla pubblicazione degli appelli di esame solo quando si è certi di aver raggiunto una pianificazione definitiva. Qualora sia necessario effettuare ulteriori modifiche, queste verranno recepite da ESSE3 solamente se l'integrazione non è ancora stata lanciata. Es #1. Pianifico un appello e lo pubblico. Attivo l'export verso ESSE3. Il giorno dopo mi accorgo di aver inserito l'aula errata quindi su UP sospendo l'impegno, cambio l'aula e lo ripubblico. La modifica non viene re-inviata ad ESSE3. Una volta ritornati in ESSE3 infatti gli appelli di esame saranno modificabili unicamente da ESSE3. SE INVECE E' STATO ATTIVATO IL RE-INVIO AUTOMATICO DEGLI APPELLI AD ESSE3 L'INVIO DEGLI AGGIORNAMENTI AD ESSE3 AVVIENE SEMPRE, sarà eventualmente ESSE3 a rifiutare alcune modifiche qualora non ci siano le condizioni necessarie per recepirle. |
Quando il flusso di esportazione degli esami verso ESSE3 termina correttamente nella colonna "Trasmesso a Esse3" della funzionalità "Eventi" comparirà la stringa "SI" accanto a tutti gli eventi di tipo ES (Esame) i cui appelli sono stati inviati ad ESSE3.
Se la colonna "Trasmesso ad Esse3" non è visibile è possibile mostrarla cliccando sull'icona "Seleziona colonne" posta in alto a destra della funzionalità "Eventi". Anche il filtro della funzionalità consente di filtrare per tale condizione. Nella colonna "Codice esterno" invece è riportato il codice univoco identificativo dell'esame. Questo codice può essere utile da utilizzare come filtro negli esiti dell'integrazione "esse3-esami".
Tutte le volte che una integrazione, sia essa di import o di export, viene completata nella funzionalità "Integrazioni", cliccando sull'icona a forma di fumetto posta in corrispondenza dell'elaborazione, ho la possibilità di consultare l'esito suddiviso per tipologia di dato di quanto è stato processato (Inserimenti, Aggiornamenti, Cancellazioni), di quanto è andato in errore (Errori) e di verificare se ci sono alcuni casi che necessitano di un intervento (Da controllare).
E' molto importante verificare con una certa regolarità gli esiti delle importazioni in modo da poter intervenire tempestivamente in caso di ERRORI continuativi (es. docenti con matricola non coerente) o di dati da CONTROLLARE.
Tutte le volte che una integrazione viene completata nella funzionalità "Integrazioni", cliccando sulla tipologia di integrazione, ho la possibilità di consultare l'esito suddiviso per tipologia di dato di quanto è stato processato (Inserimenti, Aggiornamenti, Cancellazioni), di quanto è andato in errore (Errori) e di verificare se ci sono alcuni casi che necessitano di un intervento (Da controllare).
Per ricercare unicamente gli ERRORI o i dati DA CONTROLLARE posso utilizzare il filtro per "Esito" della finestra "Lista Esiti"
In questo modo vedrò a video tutti gli errori (oppure tutti i dati da controllare) elencati con la possibilità per gli errori di vedere in cosa consiste l'errore, per i dati da controllare di verificare l'operazione che richiede una eventuale verifica/intervento sui dati con l'ausilio o meno della funzionalità "Post-import". La versione sintetica dell'errore è mostrata nella colonna "Esito". Cliccando sull'errore si apre una pop-up contenente la versione estesa dell'errore.
Nell'immagine sottostante per esempio è mostrato il dettaglio di un errore che riguarda il fattore di partizione presente nei dettagli didattici di un esame proveniente da ESSE3 ma non in UP (i fattori di partizione provengono dalla didattica quindi sono importati solitamente da u-gov, talvolta da un altro applicativo). In questo caso il problema si risolve censendo il fattore di partizione indicato nel dettaglio dell'errore sulla fonte autorevole della didattica (in questo caso su UGOV)
Nell'immagine sottostante invece c'è un esempio di dati da controllare. Nella colonna "Esito" era presente la stringa "eventoConImpegni" e cliccando su di essa questo è il messaggio mostrato nel pop-up.
In questo caso UP sta avvisando che è stato richiesto da ESSE3 di cancellare un EVENTO di tipo ES (esame) che però ho già degli impegni pianificati. Questo è un tipico caso da gestire nel Post-Import.
Per recuperare questo particolare evento con impegni nel post import per prima cosa devo cliccare sull'icona a forma di fumetto che trovo in fondo alla riga con l'esito per recuperare il codice dell'evento da verificare.
Accedo poi alla funzionalità "Post Import" e filtro per "Evento" inserendo il codice appena salvato. UP mostra tutti i dati da controllare collegati all'evento ricercato. Nella colonna "N.impegni" ho evidenza del numero di impegni già pianificati e che quindi necessitano del mio intervento in quanto l'evento è stato eliminato in ESSE3. In questo caso ho un unico impegno pianificato.
Per procedere clicco sull'icona a forma di calendarietto posta in fondo alla riga. UP mostra quindi la lista degli impegni su cui è necessario intervenire. Le operazioni possibili in questo caso sono tre:
Per non fare nulla basta cliccare su INDIETRO e successivamente sul doppio segno di spunta in corrispondenza della riga. In questo modo troverò tale riga solamente tra le segnalazioni archiviate.
Per procedere invece è necessario attivare la selezione multipla, selezionare gli impegni su cui desidero intervenire e cliccare sul bottone "SPOSTA IMPEGNI" oppure "ELIMINA IMPEGNI" posizionati in alto.
L'eliminazione è definitiva e garantisce il fatto che al prossimo import da ESSE3 l'evento sarà automaticamente cancellato.
Se invece decido di spostare gli impegni sotto un nuovo EVENTO di tipo ESAME è necessario indicare:
La verifica dei dati DA CONTROLLARE è buona pratica effettuarla al termine di ogni importazione da ESSE3 in modo da poter intervenire rapidamente sui casi che necessitano di essere valutati.
Gli errori e i warning (da controllare) principali previsti per l'importazione degli appelli da ESSE3 sono i seguenti:
Ora vediamo come va gestito ciascuno di questi casi:
Questo errore indica che qualcosa legato all'appello (Evento) non è stato trovato in UP. Si tratta di un errore raro in quanto l'integrazione con ESSE3 funziona nel seguente modo: se non trova un calendario o un docente procede alla sua importazione prima di importare l'evento vero e proprio. Se questo errore accade significa che c'è qualcosa che non torna alla fonte. Per esempio, se la didattica viene gestita da U-GOV potrebbe capitare se in ESSE3 è stata inserita una partizione o un Cds non passato dalla didattica. Per risolvere questo problema basta correggere la mancanza inserendo in U-GOV il dato segnalato oppure aprire un Ticket. Se l'errore è sull'AULA significa che è stata inserita un aula in ESSE3 che non esiste su UP. A tale proposito ricordo che il censimento di aule ed edifici deve avvenire sempre su UP e successivamente va lanciata la sync aule/edifici da Esse3 (la procedura sarà presto automatizzata). Non è invece corretto inserire le "new entry" su ESSE3 in quanto queste non hanno modo di arrivare automaticamente in UP. Alle successive importazioni tutto dovrebbe quindi procedere senza intoppi. Nel dubbio, essendo un errore molto particolare il consiglio è di aprire una richiesta di aiuto in modo da valutare con noi come è meglio procedere. Questo errore appare anche durante il primo inserimento se per qualche motivo l'aula suggerita in ESSE3 non esiste in UP.
Questo errore indica che è stato impossibile portare a compimento l'operazione di Inserimento/Aggiornamento. Cliccando sull'errore è riportata la causa precisa dell'errore. Solitamente avviene quando durante un aggiornamento o un inserimento di un dato (es. una persona) c'è un dato che genera una violazione di univocità come per esempio il codice fiscale o l'email di un utente. In questi casi va verificato su UP dove si trova il duplicato e va valutato se la correzione è da apportare in UGOV (se l'utente con dato non corretto proviene da U-GOV) o su ESSE3 (se il dato errato/doppio proviene da ESSE3). In questo caso l'unica soluzione è sanare il dato alla fonte.
Questo avvertimento viene mostrato quando ESSE3 comunica l'avvenuta cancellazione di un appello (Evento) che su UP era già stato pianificato (ossia che aveva associati sul calendario uno o più impegni). Questo warning in realtà non è altro che un avviso che è necessario andare a consultare la funzionalità "Post import" per decidere cosa fare dei turni già schedulati. Se l'eliminazione non è un errore umano solitamente si procede eliminando gli impegni in modo che alla successiva importazione UP riesca ad eliminare anche l'evento.
Quando da ESSE3 arrivano delle modifiche ad un appello (Evento) già trasmesso ad ESSE3 queste vengono sempre recepite automaticamente senza alcun messaggio di servizio. Quando viene mostrato questo warning significa che oltre ai dettagli didattici, alla denominazione o al numero di iscritti ESSE3 ha comunicato anche un cambio della data dell'appello o delle note dello stesso. In questo caso, essendo l'evento già stato trasmesso ad ESSE3, non vengono MAI applicate modifiche agli impegni ad esso collegati, indipendentemente dal loro stato. Per questo motivo è suggerito di verificare la pianificazione, in modo da valutare se è necessario apportare una modifica alla data degli impegni ad esso collegati.
Quando da ESSE3 arrivano delle modifiche ad un appello (Evento) ancora da trasmettere ad ESSE3 queste vengono sempre recepite automaticamente senza alcun messaggio di servizio. Quando viene mostrato questo warning significa che oltre ai dettagli didattici, alla denominazione o al numero di iscritti ESSE3 ha comunicato anche un cambio della data dell'appello o delle note dello stesso.
Come accennato nel Warning#3, questo avvertimento appare solo quando è stato attivato l'aggiornamento automatico della data del turno (impegno). Di fatto si tratta di un messaggio informativo che oltre a notificare l'avvenuto allineamento della data del primo turno (impegno) in UP, ricorda che tale impegno si trova al termine dell'aggiornamento privo di aula .
Questo messaggio appare solo se è stato attivato l'aggiornamento automatico della data del turno (impegno), da ESSE3 arriva una modifica alla data di un appello (Evento) ma gli impegni legati all'evento sono in stato pubblicato/annullato quindi non è stato possibile applicare le modifiche e rimuovere l'aula dagli impegni collegati.
Tutte le volte che una integrazione viene completata nella funzionalità "Integrazioni", cliccando sulla tipologia di integrazione, ho la possibilità di consultare l'esito suddiviso per tipologia di dato di quanto è stato processato (Inserimenti, Aggiornamenti, Cancellazioni), di quanto è andato in errore (Errori) e di verificare se ci sono alcuni casi che necessitano di un intervento (Da controllare).
Dal momento che il flusso che genera questi esiti è una procedura di esportazione, nessun dato riguardo a tale procedura sarà proposto nel POST-IMPORT (che gestisce solo i casi da controllare generati dalla importazioni).
Per ricercare unicamente gli ERRORI o i dati DA CONTROLLARE posso utilizzare il filtro per "Esito" della finestra "Lista Esiti"
In questo modo vedrò a video tutti gli errori (oppure tutti i dati da controllare) elencati con la possibilità per gli errori di vedere in cosa consiste l'errore, per i dati da controllare di verificare l'operazione che richiede una eventuale verifica/intervento sui dati pianificati. La versione sintetica dell'errore è mostrata nella colonna "Esito". Cliccando sull'errore si apre una pop-up contenente la versione estesa dell'errore.
Gli errori e i warning (da controllare) principali previsti per l'esportazione verso ESSE3 sono i seguenti (tutti danno lo stesso esito: nessun turno legato a quell'appello arriva in ESSE3):
Ora vediamo come va gestito ciascuno di questi casi:
Questo errore indica che è necessario sincronizzare le aule/edifici in ESSE3 prima di procedere all'export degli esami. Questa attività può essere schedulata per essere eseguita giornalmente da ESSE3. La schedulazione deve essere eseguita direttamente su ESSE3 e applicarla limita questo tipo di errore ai soli casi in cui la sync aule/edifici non vada a buon fine.
Per risolvere l'errore è quindi necessario:
Capita nel caso in cui su ESSE3 i seguenti parametri siano configurati come segue (vedi paragrafo "Come nasce un appello"):
AGGIORNA_DATA_APP_SIST_LOG_FLG = 1 (la configurazione consente di aggiornare la data dell’appello anche su ESSE3)ALLINEA_DATE_ISCR_SIST_LOG = 0 (la configurazione NON consente di allineare le date di inizio fine iscrizione in base alla data di inizio appello su UP)Per risolvere l'errore è quindi possibile intervenire in due modi:
o attivare entrambi i parametri di ESSE3 (consentendo l'allineamento delle date di inizio e fine iscrizione dell'appello), oppure intervenire sulla data dell'appello in UP impostandola come successiva alla data di fine iscrizione.
ATTENZIONE: Se la data di inizio iscrizioni è già superata, ESSE3 rifiuterà comunque l'appello l'errore #2 in quanto l'allineamento delle date di inizio/fine iscrizioni avviene esclusivamente quando le iscrizioni non sono già aperte. |
Capita nel caso in cui su ESSE3 i seguenti parametri siano configurati come segue (vedi paragrafo "Come nasce un appello"):
AGGIORNA_DATA_APP_SIST_LOG_FLG = 0 (la configurazione NON consente di aggiornare la data dell’appello anche su ESSE3)ALLINEA_DATE_ISCR_SIST_LOG = 0 (la configurazione NON consente di allineare le date di inizio fine iscrizione in base alla data di inizio appello su UP)Per risolvere l'errore è quindi possibile intervenire in due modi:
o attivare entrambi i parametri di ESSE3 (consentendo l'allineamento delle date di inizio e fine iscrizione dell'appello e l'aggiornamento della data dell'appello), oppure intervenire sulla data dell'appello in UP impostandola come era inizialmente (ossia identica a quella presente in ESSE3).
ATTENZIONE: Se la data di inizio iscrizioni è già superata, ESSE3 rifiuterà comunque l'appello con l'errore #2 in quanto l'allineamento delle date di inizio/fine iscrizioni avviene esclusivamente quando le iscrizioni non sono già aperte. |
Capita quando uno degli impegni (turni) legati al medesimo evento di tipo esame (appello) è stato scartato. In questi casi va individuato tra gli errori dell'esportazione l'impegno rifiutato in modo da poter correggere di conseguenza la causa dello scarto. Correggendo il turno che genera l'errore alla successiva esportazione l'esito sarà positivo.
Capita quando viene inviato ad ESSE3 un appello che è già stato precedentemente trasmesso con successo. In questo caso l'unica possibilità di intervento è apportare le modifiche effettuate in UP direttamente su ESSE3.
Questa tipologia di errore indica che è stata cambiata la data dell'appello su UP (cosa che si può fare) e di conseguenza ESSE3 ha provato a spostare il turno sulla stessa data (comportamento corretto). Se a questo appello non ci fossero ancora iscritti la trasmissione delle modifiche su ESSE3 andrebbe a buon fine, però se compare questo errore significa che sono già iscritti uno o più studenti legati ad una determinata sessione di esame che cambiando di data all'appello non sarebbe più prenotabile alle stesse condizioni. Questo errore capita solo quando in presenza di iscritti le nuove sessioni di quell'appello (date dal cambio di data) non sono compatibili con le precedenti. Trattandosi di un caso molto particolare è necessario un intervento di qualcuno dell'ateneo che segue gli appelli e le iscrizioni (lato ESSE3) che valuti se è possibile modificare le sessioni in modo che la nuova data sia compatibile (intervento lato ESSE3) oppure se è necessario cambiare la data all'appello (intervento lato UP).
Questo errore solitamente indica che è necessario verificare che non sia presente nel "post import" una segnalazione di cancellazione dell'appello da ESSE3. Dato che il post-import segnala le situazioni che necessitano di essere verificate ma non effettua alcuna azione automaticamente è consigliabile consultare il "post import" quotidianamente archiviando le segnalazioni su cui si è già intervenuti in modo da avere immediatamente visibili i casi che richiedono un reale intervento. In questo caso probabilmente sarà presente una riga di "Cancellazione Evento" (di tipo esame) che richiede al supervisore di procedere alla rispettiva cancellazione degli impegni ad esso collegati. Se questa cancellazione non è stata effettuata quando UP prova ad inviare l'appello ad ESSE3 produce un "Errore generico" in quanto l'appello non viene più riconosciuto.
Riporto in questa sezione alcuni esempi di esportazioni avvenute con successo in modo da chiarire ulteriormente il funzionamento dell'integrazione.
Configurazione lato ESSE3:
Nome Appello: Esame STORIA
Data inizio iscrizione: 11/05/2018
Data fine iscrizione: 15/05/2018
Data appello: 16/05/2018
Creo un turno (ossia un IMPEGNO) in data 16/05/2018, associo aula, pubblico, lancio l'esportazione.
Risultato: Il turno viene inviato correttamente in quanto la data dell'impegno è successiva alla data di fine iscrizione.
Configurazione lato ESSE3:
Nome Appello: Esame MATEMATICA
Data inizio iscrizione: 11/05/2018
Data fine iscrizione: 15/05/2018
Data appello: 17/05/2018
Creo due turni uno in data 17/05/2018 e uno in data 18/05/2018, associo aula, pubblico, lancio l'esportazione.
Risultato: I turni vengono inviati correttamente in quanto entrambi hanno data di appello successiva alla data di fine iscrizione.
Configurazione lato ESSE3:
Nome Appello: Esame MATEMATICA
Data inizio iscrizione: 11/05/2018
Data fine iscrizione: 15/05/2018
Data appello: 17/05/2018
Creo due impegni (turni) uno in data 16/05/2018 (data tra fine iscrizione e data appello), associo aula, pubblico, lancio l'esportazione.
Risultato: Inviato ad Esse3. Su Esse3 è stata modificata la data appello in 16/05/2018
Configurazione lato ESSE3:
Nome Appello: Esame INGLESE
Data inizio iscrizione: 28/05/2018
Data fine iscrizione: 30/05/2018
Data appello: 31/05/2018
Creo un impegno (turno) in data 26/05/2018 (data maggiore di oggi 23/05/2018 ma precedente a inizio iscrizione), associo aula, pubblico, lancio l'esportazione.
Risultato: l'impegno viene inviato correttamente a Esse3, la data appello viene modificata con 26/05/2018, sia la data di inizio che di fine vengono allineate (26/05/2018 - gg_ini_iscr_app e 26/05/2018 - gg_fine_iscr_app).