I prodotti presenti in archivio hanno dei codici identificativi che servono ad agganciarli alle banche dati degli editori. Gli editori che offrono questa funzionalità sono Elsevier con la banca dati Scopus e Thomson Reuters con la banca dati WoS.
È possibile che all'interno dell'archivio ci siano però dei prodotti sprovvisti di identificativo delle banche dati esterne o aventi un identificativo errato.
L'interfaccia di recupero degli identificativi esterni è uno strumento di IRIS che serve a integrare i metadati dei prodotti per garantire una migliore qualità dei dati presenti in archivio.
Inoltre, agganciando un prodotto alle banche dati esterne degli editori, è possibile verificare la coerenza dei dati inseriti.
IRIS interroga le i database bibliografici degli editori e, analizzando i dati presenti in archivio, è in grado di determinare quali prodotti siano sprovvisti di identificativo esterno o abbiano un identificativo errato.
Questi dati sono raccolti nell'interfaccia di recupero identificativi esterni.
Nota: questa interfaccia è disponibile solo per coloro che hanno effettuato la sottoscrizione di un account premium con Scopus o con WoS.
Il recupero degli identificativi avviene in modo differente per WoS e Scopus, come spiegato nel seguito.
Viene invocato un webservice a cui viene fornito il seguente insieme di metadati dei prodotti:
Scopus utilizza un algoritmo per effettuare delle elaborazioni interne, al fine di trovare potenziali match. L'algoritmo fornisce esito positivo nei seguenti casi:
In base alla risposta del servizio e ai dati presenti in IRIS si possono configurare le seguenti casistiche:
È possibile che il webservice vada in errore. I motivi possono essere:
Questo editore non fornisce un servizio che, dati tutti i metadati, esegue una logica di recupero come per Scopus. Per questo motivo in IRIS è stato implementata una funzionalità che opera nel seguente modo:
In base alla risposta del servizio e ai dati presenti in IRIS si possono configurare le seguenti casistiche:
È possibile che il webservice vada in errore (WEBSERVICE_ERROR). I motivi possono essere:
NOTA: è possibile specificare una configurazione per cui se l'id recuperato e quello presente differiscono solo per il prefisso (per ISI: "WOS:", per SCOPUS: "2-s2.0-") allora il sistema lo approva automaticamente. È possibile richiedere l'attivazione di questa configurazione facendo una richiesta all'Help Desk di IRIS attraverso il sistema di ticketing Jira.
Sia per Scopus che per WoS i dati vengono controllati ogni notte solo per l'istanza di produzione (in pre-produzione i job notturni sovraccaricherebbero i server).
Vengono controllati tutti i prodotti che:
L'interfaccia di recupero di identificativi esterni è consultabile accedendo al menu di IRIS e quindi cliccando su Prodotti, Database bibliografici.
Attraverso l'interfaccia è possibile accettare o rifiutare l'associazione di identificativo proposta a seguito dell'interrogazione dei database esterni degli editori.
Questa interfaccia è consultabile dalle seguenti categorie di utenti:
Quando un utente accede in visione personale al proprio desktop prodotti, se sono presenti potenziali match per le proprie pubblicazioni il sistema mostra una finestrella di notifica in cui è contenuto il numero di potenziali match trovati e il link alla pagina dei database bibliografici.
Di seguito l'elenco dei filtri che compongono la form di ricerca e il loro significato.
Possibili valori:
I risultati sono presentati in forma tabellare. Le colonne hanno il seguente significato
Accetta associazione permette di approvare l'associazione (l'item viene modificato e viene aggiunta una riga allo storico. L'identificazione viene cancellata);
Respingi Associazione permette di respingere l'associazione (l'identificazione viene marcata come "respinta" e non più proposta);
Ritenta identificazione viene rilanciato l'algoritmo di recupero degli identificativi esterni. Solitamente utilizzato in presenza di errori.
Nota: l'opzione Ritenta identificazione è disponibile solo agli amministratori dell'archivio che operano in visione completa.
Di seguito sono forniti una serie di esempi di utilizzo a partire da possibili risultati ottenuti mostrati nell'immagine sottostante.
L'algoritmo ha trovato un potenziale match. Il match è stato trovato utilizzando l'identificativo bibliografico (icona verde WoS ID). L'identificativo presente in IRIS è differente da quello presente nel database bibliografico dell'editore perché è privo del prefisso "WOS:". Cliccando su Accetta associazione l'identificativo presente in IRIS viene aggiornato. L'evento sarà inserito nella history del prodotto (consultabile dal backoffice dello stesso). Nella colonna info appare l'icona di associazione avvenuta con successo. Effettuando una successiva ricerca per potenziali match, quel prodotto no sarà inserito tra i risultati.
L'algoritmo ha trovato un potenziale match. Il match è stato trovato utilizzando l'identificativo bibliografico (icona verde DOI). L'identificativo presente in IRIS è differente da quello presente nel database bibliografico. Cliccando sull'icona del servizio (WEB OF SCIENCE) si accede al dettaglio della pubblicazione presente nei database bibliografici dell'editore per verificare che sia effettivamente la pubblicazione contenuta in IRIS.
Se la pubblicazione è corretta, cliccando su "Accetta associazione" l'identificativo presente in IRIS viene aggiornato. L'evento sarà inserito nella history del prodotto (consultabile dal backoffice dello stesso). Nella colonna info appare l'icona di associazione avvenuta con successo. Effettuando una successiva ricerca per potenziali match, quel prodotto non sarà inserito tra i risultati.
Se la pubblicazione non è quella presente in IRIS allora cliccando su Respingi associazione il rifiuto verrà registrato e nella colonna info comparirà la relativa icona. Effettuando una successiva ricerca per potenziali match, quel prodotto non sarà inserito tra i risultati.
È possibile accettare un'associazione di un identificativo dopo che questa è stata respinta.
Per farlo occorre ricercare l'item attraverso il titolo del prodotto, oppure impostando come filtro Status = Associazione respinta e quindi cliccare su accetta associazione.
L'algoritmo ha trovato un potenziale match. Il match è stato trovato utilizzando il titolo e l'anno di pubblicazione del prodotto. (icona blu titolo, anno). Questo significa che nel database bibliografico di Web of Science esiste un prodotto con lo stesso titolo e anno di pubblicazione del prodotto contenuto in IRIS. L'identificativo presente in IRIS è differente da quello presente nel database bibliografico dell'editore perché è privo del prefisso "WOS:". Cliccando su Accetta associazione l'identificativo presente in IRIS viene aggiornato. L'evento sarà inserito nella history del prodotto (consultabile dal backoffice dello stesso). Nella colonna info appare l'icona di associazione avvenuta con successo. Effettuando una successiva ricerca per potenziali match, quel prodotto non sarà inserito tra i risultati.
NOTA: Gli esempi 1 e 3 non sarebbero stati inclusi tra le possibili associazioni se si fosse attivata la configurazione che prevede di associare automaticamente gli identificativi che differiscono solo per il prefisso.
L'algoritmo non ha trovato alcuna pubblicazione all'interno dei database bibliografici esterni. La stessa pubblicazione viene proposta due volte. Una per WoS e un'altra per Scopus. Per Wos il messaggio di errore è Nessuna pubblicazione trovata, mentre per Scopus è Rivista non indicizzata.