Una volta inserita la richiesta missione da parte del richiedente, il sistema, in base a quanto previsto dal regolamento missioni selezionato e alle informazioni inserite nel documento stesso, individua i responsabili coinvolti, che dovranno autorizzare il documento.
Tali responsabili riceveranno notifica via e-mail dei documenti in attesa di autorizzazione.
Oltre al Responsabile dell’area di afferenza del richiedente, il sistema può individuare altri responsabili coinvolti nel processo di autorizzazione (es. Responsabile del progetto, Responsabile dell’area didattica); concorrono infatti al rilascio dell’autorizzazione uno, o più corresponsabili, che intervengono nel processo, se la natura e le caratteristiche della missione lo richiedano.
Ogni Responsabile coinvolto nell’autorizzazione della missione deve decidere se autorizzare, o rifiutare, o chiedere di rivalutare la richiesta di missione per la parte di sua competenza.
Il Responsabile, che deve autorizzare una richiesta di missione, si collega alla pagina web apposita.
Dopo l’autenticazione, deve selezionare la funzione 'Autorizzazioni in Attesa', come mostrato in figura 1.
Figura 1
Entrati nella funzione, il sistema presenta: nella parte alta del pannello, le condizioni di ricerca impostabili e nella parte bassa del pannello, l’elenco delle richieste in attesa di autorizzazione, recuperate secondo le condizioni di ricerca impostate, come mostrato in figura 2.
Figura 2
Il sistema preimposta sempre come condizione di ricerca, quella relativa al Periodo, indicando come periodo ‘Ultimi 3 mesi’. In questo modo, quando si entra nella funzione ‘Da Evadere’, saranno sempre mostrate le richieste in attesa di autorizzazione con data inizio missione compresa negli ultimi 3 mesi.
Il Responsabile potrà indicare come condizioni di ricerca anche delle date specifiche, valorizzando i campi ‘Da’, ‘A’, o effettuare la ricerca per Motivazione, o Destinazione.
Nei campi Motivazione e Destinazione si può indicare anche solo un pezzo della dicitura che si vuole ricercare, come mostrato in figura 3.
Il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita.
In caso il sistema mostri più valori se ne dovrà selezionare uno, tra quelli proposti
Figura 3
Prima di autorizzare il documento, se il Responsabile ha la necessità di verificare nel dettaglio i dati della richiesta, può entrare nel documento, cliccando sull’icona 
‘Apri’, presente in fondo nella riga della richiesta da controllare.
Entrati in visualizzazione della richiesta, il sistema presenterà il riepilogo del documento, come mostrato in figura 4.
Figura 4
Per tornare all’elenco delle richieste da autorizzare, si deve digitare sul tasto 
‘Torna indietro’, posto in alto a sinistra, come evidenziato in figura 4.
Per autorizzare una singola richiesta si deve digitare sull’icona 
Autorizza/Rifiuta, presente nell'elenco delle Autorizzazioni in attesa, in fondo alla riga della richiesta da autorizzare, oppure digitare sul tasto Autorizza/Rifiuta presente in alto a sinistra all'interno della richiesta.
Il sistema aprirà il pannello mostrato in figura 5.
Figura 5
Nel pannello in alto viene indicato il cognome e nome del soggetto che richiede l’autorizzazione e subito sotto nella sezione Missione sono riportati i dati principali della sua richiesta: destinazione, data ed ora di inizio e data e ora di fine missione.
Nella sezione Autorizzazioni il sistema mostrerà i tipi di autorizzazione in attesa di decisione da parte del Responsabile. Potranno essere presenti più tipi di autorizzazione per un singolo Responsabile, ad esempio se il richiedente ha richiesto l’uso di un mezzo straordinario, il Responsabile della missione dovrà decidere se autorizzare, o rifiutare o far rivalutare, l’uso del mezzo e se Autorizzare, o rifiutare, o far rivalutare lo svolgimento della missione, come mostrato in figura 5.
Nel caso il Responsabile debba dare l’autorizzazione per l’uso di Fondi di progetto, nella sezione Missione verranno presentati anche i seguenti ulteriori campi, come mostrato in figura 6:
Progetto: campo da valorizzare con il progetto su cui graverà il costo della missione. Il sistema presenterà il progetto eventualmente selezionato dal richiedente, che il Responsabile di progetto potrà modificare.
Budget: campo che riporta il disponibile sintetico, presente in Ugov, del progetto selezionato
Struttura Pagante: campo da valorizzare nel caso il progetto selezionato, sia associato a più Unità Organizzative
Unità Lavoro: il campo sarà presente solo se il progetto selezionato ha delle Unità di Lavoro associate.
Figura 6
Il Responsabile sceglierà 'Da rivalutare', nel caso ritenga che il richiedente debba modificare/integrare alcuni dati nella richiesta prima di poterla autorizzare. Il Responsabile dettaglierà al richiedente i dati da modificare/integrare nel campo Nota, che in questo caso diventa un campo obbligatorio, come mostrato in figura 7.
Figura 7
Dopo aver scelto ‘Autorizzo’, o ‘Rifiuto’, o 'Da Rivalutare', per confermare la scelta si deve digitare sul tasto ‘Procedi’ .
Se il Responsabile vuole precisare una motivazione del suo Rifiuto al richiedente, dovrà valorizzare il campo Nota.
Dopo aver digitato sul tasto Procedi, se tutto è andato a buon fine, comparirà il messaggio: 
, ed il sistema tornerà al pannello relativo alle richieste in Attesa di autorizzazione.
Nel caso il Responsabile voglia verificare le richieste già Evase, dovrà scegliere dal Menù Autorizzazioni, la Funzione Evase, come mostrato in figura 8.
Figura 8
Entrati nella funzione, il sistema presenta: nella parte alta del pannello le condizioni di ricerca impostabili e nella parte bassa del pannello l’elenco delle richieste Autorizzate, recuperate secondo le condizioni di ricerca impostate, come mostrato in figura 9.
Figura 9
Il sistema preimposta sempre come condizione di ricerca, quella relativa al Periodo, indicando come periodo ‘Ultimi 3 mesi’. In questo modo, quando si entra nella funzione ‘Evase’, saranno sempre mostrate le richieste autorizzate con data inizio missione compresa negli ultimi 3 mesi.
Il Responsabile potrà indicare come condizioni di ricerca anche delle date specifiche, valorizzando i campi ‘Da’, ‘A’, o effettuare la ricerca per Motivazione, o Destinazione, o Autorizzata.
Nei campi Motivazione e Destinazione si può indicare anche solo un pezzo della dicitura che si vuole ricercare.
Il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita.
In caso il sistema mostri più valori se ne dovrà selezionare uno, tra quelli proposti.
Se il Responsabile ha la necessità di verificare nel dettaglio i dati della richiesta evasa, può entrare nel documento, cliccando sull’icona ‘Apri’, presente in fondo nella riga della richiesta da controllare.