Introduzione

University Planner (UP 2.0) è un prodotto il cui scopo è gestire la programmazione di attività su calendari condivisi e ottimizzare l'utilizzo delle risorse e degli spazi di un ateneo o di una istituzione (sale riunioni, aule, proiettori, ...).

Per utilizzare UP è necessario avere chiara la distinzione tra tre concetti di base:

• Evento: una qualsiasi attività ancora da pianificare.
• Impegno: un evento pianificato in un giorno e orario preciso.
• Contesto: l'insieme di tutte le risorse (aule, persone, accessori) e le attività (eventi e impegni) relative ad un determinato ambito.

Un esempio di evento può essere l’insegnamento “Letteratura italiana”, un esempio di impegno è la lezione di letteratura italiana che ci sarà lunedì prossimo dalle 10 alle 11, un esempio di contesto è tutto ciò che riguarda il Dipartimento di Lettere e Filosofia.

UP 2.0 non necessita di una installazione su PC e per questo motivo è compatibile con qualsiasi sistema operativo. Per utilizzarlo basta un browser internet, possibilmente aggiornato all'ultima versione (il browser utilizzato per i test applicativi è Chrome). Per lo stesso motivo gli aggiornamenti di versione di UP 2.0 non richiedono alcun riavvio per essere utilizzati né alcuna richiesta per essere installati: una volta rilasciati saranno direttamente disponibili per l'utilizzo. A seguito di ogni rilascio di versione i referenti di ateneo riceveranno una mail di avvenuto rilascio e saranno pubblicate le note di rilascio alla pagina: Release Notes UP 2.

Per verificare qual è la versione corrente di UP basta visionare la pagina di "info" cliccando sull'apposita icona presente accanto alla scritta "University Planner" del menu principale.
Nella stessa pagina è presente il link diretto al manuale di utilizzo.

L’interfaccia

Per iniziare a pianificare il proprio calendario appuntamenti (o quello della propria struttura organizzativa) basta digitare l’indirizzo web dell’ applicativo sul browser e procedere con l’autenticazione. University Planner prevede sia la possibilità di autenticarsi con credenziali legate al solo utilizzo dell'applicativo sia in SSO appoggiandosi sul sistema di autenticazione dell'ateneo (scelta consigliata!).

Una volta effettuato il login il software si presenta così:

• In alto (riquadro verde): i menù orizzontali di primo e secondo livello.
• Al centro (riquadro azzurro): il calendario di pianificazione.
• A destra (riquadro giallo): il box per la gestione della programmazione (se non è mostrato è sufficiente cliccare sul bottoni a lato per farlo comparire).

Il menu di primo livello

Il menu orizzontale di primo livello dispone delle seguenti funzionalità:

• Icona "Menu" che abilita la comparsa del menu principale di UP da cui, in base al proprio ruolo, è possibile intervenire sui seguenti ambiti:
  1. Eventi
  2. Impegni
  3. Indisponibilità
  4. Prenotazioni
  5. Filtri (funzionalità dove è possibile creare/modificare/eliminare/sottoscrivere i filtri che saranno poi utilizzati in testata)
  6. Anagrafiche
  7. Link pubblici (+ strumento "Converti link non salvati")
  8. Sovrapposizioni
  9. Integrazioni (visibile solo al supervisore)
  10. Post import (visibile solo a supervisore e pianificatore)
  11. Strumenti
  12. Esportazioni
  13. Verifiche obbligatorietà (visibile solo a supervisore e pianificatore e creatoreEventi)
  14. Stampe
  15. Notifiche
      
      
• Logo di Ateneo e scritta "University Planner" che rimanda sempre alla home (il logo non è cliccabile).
• Anno accademico in uso, con un semplice click è possibile scegliere su quale anno accademico si desidera lavorare. Una volta selezionato, gli impegni presenti sul calendario che appartengono ad anni accademici diversi saranno mostrati in trasparenza e tutti gli Eventi, Impegni saranno filtrati per l'anno accademico selezionato. UP salva nella cache del browser le scelte effettuate in modo da riproporle al successivo login. Il passaggio da un anno accademico all'altro può essere gestito solo manualmente (non vi sono automatismi).
• Filtri personali di tipo evento, cliccando sul simbolo "evento" appare un menu a tendina in cui sono elencati i filtri per evento salvati dall'utente (in questo esempio "Lingue"). In cima al menu è presente un campo di ricerca che consente, in caso di numerosi filtri, di ricercare quello di proprio interesse. La ricerca avviene per "contiene" e non necessita dell'utilizzo dell'asterisco. Per disattivare un filtro è sufficiente cliccare su "Nessuno".
• Filtri personali di tipo aula, cliccando sul simbolo "aula" appare un menu a tendina in cui solo elencati i filtri per aula salvati dall'utente (in questo esempio "Corpo D+D1). In cima al menu è presente un campo di ricerca che consente, in caso di numerosi filtri, di ricercare quello di proprio interesse. La ricerca avviene per "contiene" e non necessita dell'utilizzo dell'asterisco. Per disattivare un filtro è sufficiente cliccare su "Nessuno".
• Contesto, l'insieme dei contenuti su cui l'utente autenticato è autorizzato a intervenire (in modifica o in sola lettura). Cliccando sul nome del contesto è possibile passare da un contesto ad un altro (in questo caso "Cineca - Consorzio"). Se si appartiene ad un unico contesto tale voce non viene visualizzata. Se il nome del contesto è molto lungo viene mostrato parzialmente. 
• Utente, da questa funzionalità è possibile visualizzare i propri dati, configurare le preferenze legate all'utilizzo di UP e attivare/disattivare le notifiche (solo per il supervisore), scegliere la lingua dell'interfaccia ed effettuare il logout.
• Notifiche, icona a forma di campanella che indica la presenza di nuove notifiche (se ci sono notifiche appare un badge numerico in sovrappressione che si aggiorna automaticamente ogni 30 minuti oppure ad ogni refresh del browser).

Nel menu principale tutte le funzionalità presenti (es. Eventi, Impegni, ... ) dispongono di:

• uno strumento "filtro" presente in alto a sinistra sotto la voce "Filtra per" oppure sotto l'intestazione di ogni colonna che lo prevede.  Le due tipologie di filtro sono completamente integrate tra loro.

Lo strumento filtro, in base alla funzionalità in cui viene utilizzato, consente di ricercare informazioni specifiche nei dati esposti dalla funzionalità. Ove è possibile cercare per parola chiave è necessario digitare la stringa esatta e la ricerca avviene sempre in tutti i dettagli didattici, mentre negli altri casi è possibile limitare la ricerca a una o più tipologie di informazioni (es. aula, data, edificio, etc...) e decidere se cercare solo sul primo dettaglio o su tutti. In questo secondo caso la ricerca prevede la possibilità di digitare anche solo una parte del termine utilizzando il carattere ASTERISCO come jolly come segue:

• • INIZIA CON. Esempio: se voglio trovare tutti gli eventi che iniziano con la parola "Economia" scriverò "Economia*".
  • FINISCE CON. Esempio: se voglio trovare tutti gli eventi con partizione che termina con "Z" scriverò "*Z".
  • CONTIENE. Esempio: se voglio trovare tutti gli eventi che hanno un calendario di tipo annuale scriverà "*Ann*".

Quando previsto è possibile cercare anche per informazione Assente/Qualsiasi. Mentre il filtro di tipo "Assente" è combinabile con altri dati il filtro "Qualsiasi" non può essere utilizzato in combinazione con altri criteri del medesimo tipo (es. è possibile cercare per Percorso=00 oppure Assente ma non per Percorso=00 oppure Qualsiasi in quanto non avrebbe senso logico).

Inoltre è disponibile una opzione molto importante che se selezionata consente di estendere la ricerca a tutti i dettagli didattici dell'evento. Questa opzione è molto utile in caso di insegnamenti mutuati perché concentra la ricerca dei criteri inseriti all'interno di ogni dettaglio didattico di ciascun evento. Quindi se come criteri di ricerca inserisco Anno di corso: 2; Evento: Inglese 1 (che originariamente è legato all'anno di corso 1) e cerco su tutti i dettagli mi verranno mostrati anche gli eventi che hanno tale attività come attività mutuata al secondo anno. Se tale opzione è attiva l'icona è di colore nero, se è disattiva il colore dell'icona è grigio chiaro.

• uno strumento "selezione multipla" che permette di effettuare operazioni massive (es. cambio di stato, aggiunta risorse, copia in anno accademico successivo, eliminazione...),
  
  

• per le funzionalità "Eventi", "Impegni", "Indisponibilità", "Prenotazioni", "Post import", "Filtri" e "Altri impegni", "Anagrafiche" (solo le più "corpose") uno strumento "seleziona colonne" che permette di decidere quali informazioni mostrare nelle tabelle/liste (es. Responsabili, Data appello, Trasmesso ad ESSE3, ID, codice esterno, etc...). La configurazione delle colonne viene salvata nella cache del browser in modo da mantenerla disponibile anche in seguito al log out (eccetto se si cambia browser o se si svuota la cache).

Il menu di secondo livello

ll menù orizzontale di secondo livello si trova subito sotto quello di primo livello e dispone delle seguenti funzionalità:

• Impegni reali/Template, permette di decidere se lavorare sulla settimana tipo (lunedì-domenica) o sul calendario reale. Se si è già certi che per il vostro ateneo non verrà mai utilizzata la settimana tipo è possibile inibirne la visualizzazione (la richiesta va fatta via ticket). E' possibile attivare anche più di una settimana tipo (la richiesta va fatta via ticket).
  
  
• Filtro rapido su calendario, campo testuale che consente di filtrare gli impegni presenti nel calendario per una o più aule o docenti (evn. risorse mobili). Questo filtro è normalmente applicato solo agli impegni (calendario di pianificazione), è possibile applicarlo anche agli eventi (box a destra) attivando/disattivando l'icona che appare accanto al filtro (vedi immagine sottostante). Se dopo aver impostato un filtro veloce per singola aula/docente si procede alla pianificazione trascinando gli eventi sul calendario questi avranno automaticamente assegnati l'aula e il docente presenti nel filtro. Questa operazione è possibile solo quando nel filtro veloce vi è un singolo elemento per tipologia di risorsa.
  Usando questa tipologia di filtro sono mostrati sul calendario anche gli impegni che utilizzano le risorse indicate ma che appartengono a contesti diversi da quello corrente. Questi impegni NON sono modificabili e sono mostrati in trasparenza (come fossero fantasmini) per evidenziare quando l'aula/il docente ricercato è già occupata/o per/in altre attività, prima ancora di procedere alla pianificazione di un evento.
  
  
  
• Filtro rapido per periodo (solo su settimana template), composta da due campi: Da data / A data, consente di filtrare gli impegni template in base al calendario o all'intervallo di ripetizione in essi indicato. In questo modo si può avere una visualizzazione realistica in base al periodo specifico indicato. Il filtro agisce sia sugli impegni in colore pieno sia su quelli in trasparenza.
   
• Icona numero massimo impegni, icona che compare solo quando sul calendario sono programmati un numero di eventi superiore al limite impostato nelle configurazioni sistemistiche di UP (di default è impostato a 100). La comparsa di questa icona serve per avvertire l'utente che si sta usando un filtro troppo ampio quindi non tutti gli impegni saranno mostrati nel calendario.
  
• Giorno di riferimento, cliccando sul triangolino posto accanto alla data si apre un piccolo calendario mensile dal quale è possibile cambiare il giorno/settimana mostrato per la pianificazione.
• Oggi, permette focalizzare il calendario sul giorno/settimana/mese corrente. Cliccando su "<" e ">" il calendario si sposta indietro/avanti di una unità.
  
  
• Vista corrente, a seconda che si selezioni Mese, Settimana, Giorno il calendario mostra l'intero mese (solo in modalità visualizzazione), la settimana, il giorno corrispondente.
  
• Tipologia di visualizzazione: a seconda che si selezioni Calendario, Lista, Aule, Eventi il calendario mostra gli impegni in formato calendario (agenda - visualizzazione standard), lista (in sola consultazione), aule oppure eventi. 
  Se si attiva la visualizzazione per Aule nel box eventi viene mostrata di default la lista di tutte le aule disponibili per la pianificazione. Al fine di ottimizzare i tempi di caricamento degli impegni, sono mostrate massimo 100 su vista settimanale o 200 aule su vista giornaliera (per raggiungere il limite massimo è necessario utilizzare il bottone CARICA ALTRI in fondo al box di destra). E' necessario quindi utilizzare i filtri, esattamente come già accade per gli eventi e gli impegni. Se si superano tali limiti compare un apposito banner. Le aule disattivate sono contrassegnate dall'icona "occhio", le aule su prenotazione sono contrassegnate dall'icona "prenotazione".
  
  Se si attiva la visualizzazione per Eventi viene mostrata la lista dei primi 40 eventi su vista settimanale o 300 eventi su vista giornaliera (per raggiungere al limite massimo è necessario utilizzare il bottone CARICA ALTRI in fondo al box di destra) che soddisfano i criteri di filtro impostati in testata (l'ordine NON è alfabetico).
  
  Sua nella vista Aule che in quella Eventi è inoltre possibile nascondere le aule NON occupate / gli Eventi NON pianificati nel giorno o nella settimana in cui si sta lavorando utilizzando l'apposito bottone. 
  Nella vista aule sono presenti tre icone che contrassegnano le aule: con note (icona info), sotto prenotazione (icona prenotazione), disabilitate (icona occhio).
  
  
  Con la selezione multipla è sempre possibile decidere quali aule/eventi mostrare/nascondere sul calendario di pianificazione. Il filtro sugli eventi utilizzato nel "box eventi", a differenza dei filtri impostati in testata e del filtro veloce, è un filtro di sola "visualizzazione" ossia si limita a rendere invisibili dalla vista gli impegni pianificati che non soddisfano i criteri del filtro. Non li esclude dal calendario di pianificazione, li rende solo invisibili. E' quindi consigliabile utilizzarlo solo per perfezionare i risultati del filtro in testata/filtro veloce, non per creare veri e propri filtri di pianificazione. 
  L'ordinamento e i dati mostrati per ogni aula/evento/impegno sono configurabili da "Configurazione personale" (vedi capitolo "Configurare UP").

Il calendario

Il calendario occupa la parte più importante e spaziosa dell'interfaccia in quanto è il luogo in cui avviene l'intero processo di pianificazione. Secondo le preferenze dell'utente che accede, il calendario mostra un unico giorno, una settimana con o senza il weekend (rientra tra le configurazioni personali o generali illustrate nel capitolo "Configurare UP") oppure un intero mese (la visualizzazione per AULE/EVENTI per motivi di usabilità non prevede la vista mese). 

Come accade nelle agende cartacee i giorni sono riportati nelle colonne mentre le ore sono scandite sulle righe. L'intervallo minimo orario, la durata di default degli impegni, così come le informazioni riportate nelle card di EVENTI e IMPEGNI sono personalizzabili dal supervisore dalla funzionalità "Configurazione generale" e, ove previsto, dai singoli utenti dalla funzionalità "Configurazione personale" (vedi capitolo "Configurare UP").

Se NON si utilizzano dei filtri in testata (scelta sconsigliata!) il calendario mostra fino ad un massimo di 100 impegni. Se gli impegni previsti superano tale numero compare una icona di allarme al centro della testata e gli impegni eccedenti non vengono mostrati.

Per ovviare a questa limitazione il consiglio è quindi di utilizzare sempre i filtri il testata e, se ancora gli impegni superassero il centinaio, di scegliere delle visualizzazioni meno estese (es. vista giornaliera).
Questa limitazione ha lo scopo di incentivare l'utilizzo dei filtri in quanto un calendario avente come unico filtro il contesto di lavoro nella maggior parte dei casi porta ad una visualizzazione molto simile ad un sismogramma, ossia assolutamente illeggibile (vedi immagine sottostante). Non si tratta quindi di un limite applicativo ma di una questione legata all'usabilità dell'applicativo stesso. I filtri ci sono e sono uno strumento utilissimo quindi... usateli! 

Se il PC/browser che si sta utilizzando per effettuare la pianificazione ha un fuso orario diverso da quello italiano UP mostra a video un messaggio di avviso in modo che sia evidente che l'orario impostato non corrisponde al fuso orario dello stato in cui si terranno le lezioni.

La visualizzazione degli impegni pianificati

Nel calendario di pianificazione sono previste alcune visualizzazioni particolari:

• impegni pianificati relativi al proprio contesto: appaiono colorati in maniera uniforme (se si utilizza la funzione "colora per" la colorazione varia). Nell'intestazione della card è indicato lo stato dell'impegno (icona tonda colorata), se l'impegno fa parte di una serie, se è un impegno in teledidattica, se vi sono sovrapposizioni/prenotazioni in corso, il tipo di evento, la presenza di note pubbliche e l'orario. Questo tipo di impegni è modificabile in base al proprio ruolo (es. creatoreImpegniPersonali può intervenire solo sui proprio impegni) e all'evento a cui è collegato (es. gli impegni legati ad eventi mutuati di cui non si detiene l'attività master sono mostrati sul calendario ma non sono modificabili). 
  
  
• impegni pianificati relativi al proprio contesto ma con anno accademico diverso da quello in uso: sono mostrati in trasparenza e apparentemente non sono modificabili. In realtà per modificarli basta impostare in testata l'anno accademico dell'impegno mostrato in trasparenza. Così facendo compariranno in colore pieno assieme al tasto MODIFICA.
  
  
• impegni che non appartengono al proprio contesto ma che utilizzano lo stesso set di aule: appaiono in trasparenza se si utilizza la vista AULA e NON sono modificabili.
  
  
• impegni che non appartengono al proprio contesto ma che utilizzano l'aula/il docente indicato nel FILTRO VELOCE: appaiono in trasparenza e NON sono modificabili.
  
  
• impegni che appartengono al proprio contesto ma di cui non si ha diritto di modifica: appaiono in colore pieno e NON sono modificabili (es. impegni legati ad attività di cui non si detiene il master oppure impegni che in base al proprio ruolo possono essere visualizzati in sola lettura, es consultaImpegniPersonali).
  
  

Se si dispone delle autorizzazioni necessarie (creatoreImpegniPersonali oppure creatoreEventi) e il contesto prevede la possibilità di creare impegni/eventi non legati all'offerta didattica "ufficiale" cliccando su un qualsiasi riquadro del calendario (identificato da un giorno e da una fascia oraria) è possibile creare direttamente uno o più impegni denominati eventi spot (o eventi occasionali o eventi personali). Questo tipo di operazione è utile per gestire attività extra come seminari, eventi di ateneo, riunioni, ricevimenti, etc... che non sono necessariamente inserite nell'offerta didattica.

Cliccando invece su un qualsiasi evento già pianificato posso sempre visualizzarne i dettagli.
Per modificarlo, eliminarlo, duplicarlo e/o gestirne la pubblicazione è invece necessario avere un ruolo che lo consenta (Es. pianificatore, creatoreEventi, ...) legato al contesto di appartenenza dell'evento.

Tutti gli impegni pianificati sul calendario utilizzano una iconografia in grassetto utile ad identificare a colpo d'occhio alcune caratteristiche:

• Stato dell'impegno: icona a forma di pallino colorato riportante l'iniziale dello stato in cui si trova l'impegno (BOZZA, CONFERMATO, PUBBLICATO, SOSPESO, ANNULLATO)
• Indisponibilità: icona con simbolo di divieto. Indica che si tratta di una indisponibilità.
• Ricorsività: se l'impegno fa parte di una serie o se si tratta di un esame con più appelli collegati in serie compare il simbolo con la doppia freccia.
• Teledidattica: se l'impegno è organizzato in teledidattica (se l'impegno è in teledidattica nelle stampe comparirà una icona dedicata). Il colore dell'icona indica inoltre se si tratta di teledidattica con aula ad uso interno (colore arancione e tooltip "Teledidattica - in aula solo il docente") oppure no (colore nero e tooltip "Teledidattica"). 
• Presenza di sovrapposizioni di risorse: nel caso in cui ci sono sovrapposizioni non sanate appare il simbolo a forma di triangolo colorato abbinato alla stringa "SOVRAPPOSIZIONE RISORSE" nel tooltip.
• Presenza di sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori (SOLO SU SETTIMANA TEMPLATE): nel caso in cui ci sono sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori (solo per gli impegni template) appare il simbolo a forma di triangolo colorato abbinato alla stringa "SOVRAPPOSIZIONE INS. OBB." nel tooltip.
• Presenza di risorse da confermare: se alcune risorse associate all'impegno necessitano di essere confermate appare il simbolo a forma di triangolo colorato abbinato alla stringa "RISORSA DA CONFERMARE" nel tooltip.
• Esami/impegni non in tele-didattica e senza aula assegnate o in stato non consolidato: se l'impegno è un esame e non è ancora stata assegnata alcuna aula pur non essendo in tele-didattica, oppure non si trova in stato consolidato compare il simbolo a forma di triangolo colorato abbinato alla stringa "AULA NON ASSOCIATA" nel tooltip. Lo stesso vale per gli impegni se si ha come unico ruolo creatoreImpegniPersonali ed è stata attivato questo specifico controllo da "Configurazione generale" (vedi capitolo "Configurare UP").
• Impegno aggiuntivo / prosecuzione esame: compare solo sono state attivate le variazioni di questo tipo (Vedi Appendice: Variazioni).
• Tipo Evento: prima dell'orario dell'impegno appare una icona che identifica il tipo di evento (INDISPONIBILITÀ', AD, AA, ESAMI...).
• Note: presenza di note pubbliche o private. Passando con il mouse sull'icona viene mostrato il testo delle note salvate.

Inoltre, se le aule associate ad un impegno hanno compilato il riferimento alla mappa, se si clicca sulla card dell'impegno, accanto al nome dell'aula comparirà un simbolo di localizzazione cliccabile che rimanda all'URL inserito in Anagrafiche > Aule. Lo stesso simbolo è presente anche nei link pubblici e nell'intestazione della visualizzazione di tipo aula.

L'area di pianificazione

A lato del calendario (o in basso qualora si utilizzi una risoluzione molto ridotta) è presente un area in cui sono disponibili alcune funzionalità utili per procedere con la pianificazione:

1. Visualizza eventi (selezionato di default in modalità "Calendario").
2. Colora impegni.
3. Filtra impegni (consente di visualizzare sul calendario solo gli impegni in un determinato stato oppure di andare in deroga ad un filtro aule presente in testata)
4. Visualizza aule (visibile e selezionato di default solo in modalità "Aule").
5. Modalità selezione (cliccando si apre un nuovo pannello dove selezionare l'operazione da effettuare sulla selezione).
6. Stampa (questa modalità di stampa si limita a stampare quanto mostrato a video).
7. Verifica obbligatorietà (questa funzionalità è utilizzabile solo se è applicato in testata un filtro evento)

Il box che ospita questa area è collassabile cliccando sulla funzionalità evidenziata. Se all'apertura non si desidera vedere questo box da "Configurazione personale" è possibile esprimere una preferenza di visualizzazione (vedi capitolo "Configurare UP").

Visualizza eventi

Questa funzionalità mostra gli eventi disponibili per la pianificazione in formato CARD. Il numero degli eventi mostrati dipende:

• dal contesto di appartenenza (vedo solo eventi legati al contesto corrente),
• dall'anno accademico selezionato (vedo solo eventi che hanno come riferimento l'anno accademico su cui sto lavorando),
• se è attivo un filtro veloce per docente e ho selezionato l'icona "Applica filtro a eventi" (vedo solo gli eventi che hanno come responsabile quello indicato nel filtro veloce),
  
• dal ruolo dell'utente (se ho come unico ruolo creatoreImpegniPersonali vedo solo i miei eventi, se ho solo pianificatore vedo solo quelli provenienti dall'offerta formativa se ho creatoreEventi vedo sia i miei che quelli legati all'offerta formativa). 
• se ho un ruolo che non prevede la pianificazione (Es. consultaImpegniPersonali o configuratore) la funzionalità non è mostrata.
• se sto utilizzando il "Filtra per" e le rispettive opzioni (Filtra su tutti i dettagli didattici e Applica filtro a impegni)

Possono essere presenti sia eventi creati direttamente su UP (eventi spot o occasionali), sia eventi importati da uno o più sistemi esterni (es. ESSE3, U-GOV, altro). Se vi sono eventi di cui non si detiene l'attività master (ossia eventi condivisi con altro contesto) saranno comunque visibili ma la card sarà disattiva (in filigrana) e non sarà possibile pianificare/modificare impegni ad essi collegati. La pianificazione di queste attività resta a carico del contesto che ne detiene l'attività master. I contesti "figli" vedranno la pianificazione sul proprio calendario ma senza possibilità di intervento.

I dati riportati nelle card degli eventi sono personalizzabili (se previsto) cliccando sul proprio nome cognome (in alto a destra) e successivamente sulla funzionalità "Configurazione Personale". Maggiori informazioni riguardo tale personalizzazione si trovano nel capitolo "Configurare UP". Cliccando sulla freccetta nera posta in basso a destra di ogni card è possibile consultare il dettaglio dell'evento. Gli eventi provenienti dall'offerta didattica (es. ESSE3, UGOV) non sono mai modificabili, gli eventi creati direttamente in UP possono invece esser modificati dal supervisore e dall'autore dell'evento stesso.

Gli eventi esposti in questa area possono essere filtrati utilizzando il motore di ricerca "Filtra per" posizionato nel box eventi. Subito sotto l'area dedicata al filtro sono presenti due opzioni molto utili:

• se la prima icona (quella che sembra una lista puntata) è attiva (ossia di colore nero) il filtro cercherà quanto indicato in TUTTI i dettagli didattici degli eventi. Mostrerà quindi come risultato tutti gli eventi che almeno in uno dei propri dettagli didattici contengono dati che soddisfano i criteri inseriti.
• se la seconda icona (quella che sembra un imbuto a righe) è attiva (ossia di colore nero) il filtro verrà applicato anche agli impegni già esposti nel calendario di pianificazione. Questa opzione si comporta in maniera diversa dalla precedente in quanto mostra sul calendario unicamente gli impegni che sono visibili nel box eventi. Cambiano quindi pagina gli impegni sul calendario cambieranno in quanto la visibilità degli stessi è condizionata dalla visibilità della card nella pagina in cui ci si trova nel box eventi. Si tratta di un filtro di sola visibilità quindi se selezionata UP renderà invisibili (ma comunque presenti) gli impegni la cui card evento non compare nella pagina corrente.  

Gli eventi possono essere filtrati in base a:

• Anno di corso.
• Calendario.
• Codice (UD).
• Codice AF.
• Codice esterno (codice univoco proveniente dalla fonte della didattica/appelli).
• Codice Guida (solo per appelli di esame che utilizzano tale dato).
• Con impegni (se valorizzato a SI mostrerà solo gli eventi che hanno almeno un impegno già pianificato, se valorizzato a NO mostrerà tutti gli eventi ancora da pianificare).
• Con impegni pubblicati (se valorizzato a SI mostrerà solo gli eventi che hanno tutti gli impegni in stato P)
• Con note private
• Con note pubbliche
• Corso di studio.
• Data appello a.
• Data appello da.
• Esame Consolidato (solo per appelli di esame che gestiscono la consolidazione).
• Fattore di partizione.
• Lingua (della didattica).
• Monte ore raggiunto (si/no), con monte ore si intende il totale delle ore di insegnamento previste dall'offerta didattica. Nel conteggio del monte ore sono sempre esclusi gli impegni in stato ANNULLATO.
• Nome.
• Obbligatorio: si/no (filtra solo gli insegnamenti obbligatori se valorizzato a "si").
• Parola chiave (in questo caso UP ricerca nel NOME e CODICE dei dettagli didattici di tutte le attività per STRINGA ESATTA).
• Partizione.
• Percorso.
• Responsabili (questa categoria attualmente raccoglie sia le coperture che i titolari).
• Sede.
• Tipo attività.
• Tipo corso.
• Tipo evento.
• Trasmesso ad ESSE3 (solo per eventi di tipo ESAME gestiti da ESSE3).
• Unità organizzativa.
• Utenza prevista (maggiore/minore di).

Se il criterio scelto è cercare per parola chiave è necessario digitare la stringa esatta e la ricerca avviene sempre in tutti i dettagli didattici, mentre negli altri casi è possibile limitare la ricerca a una o più tipologie di informazioni (es. calendario, corso, etc...) e decidere se cercare solo sul primo dettaglio o su tutti. In questo secondo caso la ricerca prevede la possibilità di digitare anche solo una parte del termine utilizzando il carattere ASTERISCO come jolly come segue:

• • INIZIA CON. Esempio: se voglio trovare tutti gli eventi che iniziano con la parola "Economia" scriverò "Economia*".
  • FINISCE CON. Esempio: se voglio trovare tutti gli eventi con partizione che termina con "Z" scriverò "*Z".
  • CONTIENE. Esempio: se voglio trovare tutti gli eventi che hanno un calendario di tipo annuale scriverà "*Ann*".

Per pianificare un evento utilizzando la visualizzazione CALENDARIO oppure AULE basta trascinarlo dall'area pianificazione (box a destra) al calendario posizionandosi su giorno e orario desiderato. L'impegno avrà la lunghezza di default stabilita dalla configurazione di UP (vedi capitolo "Configurare UP") e avrà come docente il proprio responsabile. Se prima di pianificare l'impegno è stato impostato un filtro veloce per AULA e/o per DOCENTE questi saranno automaticamente associati all'impegno creato (l'auto-associazione avviene se e solo se nel filtro veloce sono indicati massimo un elemento per tipo contemporaneamente e la presenza di un filtro veloce per docente "vince" sull'auto-assegnazione del responsabile come docente) . L'auto assegnazione dell'aula è sempre automatica se si sta utilizzando la vista AULE.

Se la data scelta non si trova all'interno del periodo assegnato all'evento è mostrato un pop-up informativo (riportante la data di inizio/fine del calendario associato all'impegno) che consente di procedere o tornare indietro.

Se tale operazione genera una o più sovrapposizioni di risorse è mostrato un pop-up informativo che consente di procedere o tornare indietro. 

Se la sovrapposizione è con un impegno di un altro contesto viene comunque notificata specificando tale particolarità.

Se la sovrapposizione è anche tra insegnamenti obbligatori viene notificato in maniera non bloccante e al termine dell'operazione se si sta lavorando sulla settimana reale NON comparirà il triangolino (mentre sulla settimana template si). Non è mai possibile creare eccezioni per le sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori.

Se tra i propri ruoli l'utente ha anche approvatoreSovrapposizioni viene già in questo momento consentito di creare con un solo click una eccezione che va ad approvare tutte le sovrapposizioni di risorse indicate nella finestra in sovraimpressione. Come default tale operazione non viene fatta, per procedere è necessario volontariamente cliccare sull'opzione prima di proseguire. L'eccezione viene creata anche tra impegni e indisponibilità solo se previsto da Configurazione generale (parametro: Consenti eccezioni in caso di sovrapposizione con Indisponibilità).

Se sono presenti molti eventi il box di pianificazione li suddivide per pagine. Per spostarsi da una pagina alla seguente basta utilizzare l'apposita barra di navigazione.

Per pianificare un evento utilizzando la visualizzazione EVENTI invece è necessario cliccare direttamente nell'area di pianificazione in corrispondenza dell'evento desiderato.

Si aprirà una finestra in cui verranno chieste solo informazioni relative alla data/ora dell'impegno, fondamentali per salvare l'occorrenza. Tutto il resto delle informazioni (aula, docente, etc...) potranno essere inserite successivamente al salvataggio.

Colora impegni

Selezionando la funzionalità "Colora impegni" è possibile decidere quale criterio utilizzare per la colorazione degli impegni presenti sul calendario di pianificazione.

UP premette di scegliere tra le seguenti opzioni:

• Anno di corso.
• Aula.
• Calendario.
• Corso.
• Docente.
• Edificio.
• Evento.
• Obbligatorietà,
• Percorso.
• Partizione.
• Sede.
• Stato.
• Tipo attività.
• Tipo corso.
• Tipo evento.

La colorazione "neutra" è identificata dal colore bianco (ossia dall'assenza di colore) e viene usata in tutti gli impegni che NON hanno valorizzato il criterio di colorazione scelto (nell'esempio sottostante identifica tutti gli impegni che NON hanno associato il docente). Il colore assegnato alla risorsa (in questo caso al docente) è assolutamente random, cambiando settimana verrà ricalcolato. Se si sceglie di utilizzare la colorazione per aula o per docente UP terrà conto solo del docente o dell'aula inserita per prima.

Cliccando su uno o più elementi della legenda (in questo caso su un docente) UP permette di "disattivare" la colorazione (ossia rendere bianchi) anche agli impegni che corrispondono al criterio selezionato. 

Filtra impegni (Visualizza impegni)

Cliccando sull'icona di questa funzionalità è possibile gestire la visibilità sul calendario di pianificazione degli impegni in base al loro stato oppure di andare in deroga ad un eventuale filtro per aula presente in testata.

Se si interviene sugli stati quindi il calendario di pianificazione mostrerà quindi solo gli impegni il cui stato è selezionato (in questo caso solo gli impegni CONFERMATI o PUBBLICATI, saranno quindi nascosti gli impegni in stato BOZZA, SOSPESO o ANNULLATO).

Se si seleziona l'opzione "Impegni privi di aula (con filtro aula attivo)" e si ha in testata un filtro per aula impostato il calendario di pianificazione mostrerà non solo gli impegni aventi aule che soddisfano il filtro in testata ma anche gli impegni PRIVI di aula. Questo è utile in quanto se si crea un un evento spot usando un filtro per aula in testata e distrattamente non gli assegniamo subito un aula l'impegno al salvataggio sembra "scomparire". In questo modo invece l'impegno resterà visibile, andando di fatto "in deroga" al filtro aula in testata.

Nella prima immagine ho attivato il filtro in testata "AULE GRANDI" e vedo 2 impegni.

Nella seconda immagine ho attivato il "Colora per: aula" (i 2 impegni precedenti sono ora colorati) e l'opzione "Privi di aula (anche se è attivo un filtro aula)" (ora vedo anche 2 ulteriori impegni privi di aula).

Visualizza aule (visibile solo con vista AULE)

Questa funzionalità mostra nella parte di destra una legenda con le prime 100 aule del contesto se si utilizza la visualizzazione settimanale, con fino a 200 aule (è presente il bottone "CARICA ALTRI" in fondo alla lista) se si utilizza la visualizzazione giornaliera. Al raggiungimento del limite viene mostrato un banner informativo che invita ad utilizzare un filtro.



Utilizzando il "Filtra per" e la selezione posso escludere dalla visualizzazione le aule che non interessano la pianificazione.

Per esempio nell'immagine sottostante ho escluso dalla visualizzazione l'aula E-004, E-005, S14, etc... In qualsiasi momento è possibile ripristinare la visualizzazione standard cliccando su "Seleziona tutto".

E' inoltre possibile mostrare solo le aule con impegni usando l'apposito bottone presente accanto alla stringa "Aula".

Per pianificare degli eventi spot è sufficiente cliccare sul calendario di pianificazione in corrispondenza dell'aula/ora desiderati e compilare la maschera proposta.

Per pianificare gli eventi provenienti dalla didattica basta invece cliccare su "Visualizza eventi" e procedere trascinando le card in corrispondenza dell'aula/orario desiderato.

Selezione libera e operazioni massive

Cliccando sull'icona "Modalità selezione" è possibile selezionare alcuni eventi pianificati sul calendario per effettuare delle operazioni massive.
In particolare è possibile 

• selezionare più impegni cliccando su ciascuno di essi (selezione multipla libera, indipendente dalla tipologia di evento),
• cliccare sull'opzione "seleziona tutti". In questo caso UP selezionerà tutti gli impegni visibili sul calendario (eccetto quelli in filigrana!),

In entrambi i casi nella parte alta del box è riportato un contatore che mostra quanti impegni sono stati selezionati rispetto al totale.

Una volta effettuata la selezione, oltre a verificare il numero di impegni selezionati rispetto al totale (Es. Selezionati: 2/10) è possibile:

• cambiare di stato a tutti gli impegni selezionati, cliccando sull'azione desiderata (BOZZA, CONFERMA, PUBBLICA, SOSPENDI, ANNULLA IMPEGNO). 

  Il cambio di stato viene effettuato solo sugli impegni che lo consentono. Non sarà quindi possibile: pubblicare un impegno con sovrapposizioni non validate, un esame senza aula, un impegno con risorse NON confermate. Allo stesso modo non è possibile sospendere un impegno non pubblico, annullare un impegno non sospeso o confermare un impegno non in bozza.

  PRIMA DI UTILIZZARE IL SELEZIONA TUTTO è consigliabile aver già pubblicato tutte le indisponibilità (solo per utenti con ruolo creatoreIndisponibilità o supervisore) in quanto di norma le indisponibilità prevedono al momento della pubblicazione la sospensione degli impegni ad esse sovrapposti e questa operazione è opportuno svolgerla separatamente dal resto degli impegni. Quindi se si desidera pubblicare massivamente l'orario il consiglio è PRIMA pubblicare le indisponibilità, poi procedere alla pubblicazione massiva degli altri impegni.

• ripetere gli impegni selezionati, cliccando su "RIPETI". In questo caso UP aprirà la maschera "Ripeti" dove impostare i criteri di propagazione da applicare su TUTTI gli impegni selezionati. Per ciascun impegno selezionato verrà quindi creata una serie di ripetizioni in base al criterio scelto (es. numero ripetizioni, fine calendario, fino a data, fine ore). Solo se si sta utilizzando la settimana template e solo se il dato è valorizzato al posto del inizio/fine calendario è possibile utilizzare l'intervallo di ripetizione indicato ad hoc, al momento della pianificazione (tab IMPEGNO). Solo per la settimana template e solo se si è attivato il parametro "Rendi bloccanti i controlli di obbligatorietà" l'unica modalità di ripetizione che consente le verifiche di non sovrapposizione tra insegnamenti obbligatori è Inizio/Fine Calendario. Se tra gli impegni selezionati sono già presenti sovrapposizioni ancor prima della ripetizione nella finestra di conferma ripetizione comparirà il messaggio "Gli impegni selezionati sono in sovrapposizione. Questa sovrapposizione sarà propagata a tutti gli impegni creati.".
  
  

  Il criterio di ripetizione in caso di multi-selezione è UNICO per tutti gli impegni selezionati. Non è possibile usare il RIPETI se la selezione multipla comprende impegni in stato ANNULLATO o PUBBLICATO o impegni già facenti parte di una SERIE. Se la ripetizione richiede di intervenire su uno o più impegni in stato ANNULLATO o PUBBLICATO facenti parte di una serie (quindi che non ricadono nel caso "selezione di uno o più impegni in stato ANNULLATO o PUBBLICATO) UP mostra un messaggio a video indicando qual è la serie con impegni non modificabili e NON PROCEDE con la ripetizione. In questo caso l'unico modo per procedere con la ripetizione è cambiare di stato agli impegni incriminati sospendendoli (ovviamente SENZA liberare le risorse).

• eliminare gli impegni selezionati, cliccando su "ELIMINA". Sarà mostrato un messaggio di conferma prima di procedere.

  
  

  Non è possibile eliminare impegni che si trovano in stato PUBBLICATO o ANNULLATO. Gli impegni su cui non si ha diritto di modifica (es. impegni di cui non si detiene l'attività MASTER, le indisponibilità se non si è abilitati a gestirle...) sono a priori esclusi da ogni selezione.

• aggiungere/rimuovere risorse agli impegni selezionati, cliccando su "AGGIUNGI RISORSE". Si apre un pop-up in cui è possibile aggiungere/rimuovere docenti, risorse mobili e aule a tutti gli impegni selezionati.
  
  Nel primo box, sotto la voce "Aule/Docenti/Risorse mobili associate agli impegni selezionati" sono mostrate le aule/i docenti che già sono assegnate/i agli impegni selezionati. Accanto ad ogni risorsa compare una icona simile ad un calendario che se raggiunta con il cursore del mouse indica quanti impegni stanno utilizzando la risorsa (es. 1/2 significa che su 2 impegni selezionati quell'aula è assegnata solo ad uno di essi). Se si desidera rimuovere tali risorse basta selezionarle e cliccare su RIMUOVI. 
  
  
  
  Nel box successivo "Aule/Docenti/Risorse mobili da aggiungere" sono invece elencate tutte le risorse disponibili. Di default sono impostati due filtri per disponibilità (impegno corrente, impegno corrente e seguenti, tutta la serie) e per stato della risorsa (opzione "Mostra risorse occupate" che si trova sul lato sinistro e che come default è spenta) che mostrano solo le risorse disponibili in base al criterio indicato e che non sono già assegnate ad altre attività. Per vedere tutte le risorse, incluse quelle già impegnate, è sufficiente attivare il bottone a scorrimento posto accanto a "Mostra risorse occupate".
  
  
  
  Se così facendo il numero di impegni coinvolti (corrente + serie) supera i 200, non sarà possibile mostrare i contatori di disponibilità sulle "Aule da aggiungere". In tali casi comparirà un banner informativo.
  
  
  E' possibile sia utilizzare il "Filtra per" che il filtro su colonna. Per aggiungere una o più risorse su impegni non seriali basta selezionarle e cliccare su AGGIUNGI. Compare quindi un messaggio informativo dell'operazione svolta e automaticamente le risorse compariranno nel box "Aule/Docenti/Risorse mobili associate agli impegni selezionati" e saranno associate a tutti gli impegni selezionati (se passi con il mouse sull'icona calendario avrai un risultato del tipo numero impegni/numero impegni).
  
  
  SOLO PER AGGIUNGERE uno o più docenti è obbligatorio filtrare per cognome altrimenti non sarà mostrato alcun docente, indipendentemente dai filtri già impostati.
  
  
  
  
  

Se le operazioni di aggiunta/rimozione risorse sono relative ad impegni seriali, al salvataggio è richiesto come si desidera procedere con gli altri impegni della serie. In particolare, oltre a valutare se applicare la modifica al solo impegno corrente, all'impegno corrente e successivi o a tutta la serie. E' possibile inoltre indicare se l'aggiunta della risorsa va eseguita o meno per i soli impegni della serie privi di tale tipologia di risorsa e se si desidera gestire automaticamente le sovrapposizioni nate tra gli impegni selezionati a causa dell'aggiunta di tale/i risorsa/e (questo è possibile solo se l'utente ha anche il ruolo approvatoreSovrapposizioni.

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• utilizzare il copia-in-settimana ossia copiare gli impegni selezionati in maniera indipendente (ossia senza creare serie) in una settimana specifica. Con questa funzionalità è possibile copiare l'impegno anche in un anno accademico diverso da quello in uso a patto che: non sia una indisponibilità, esista l'evento corrispondente nell'anno accademico di destinazione, abbia valorizzati i campi anno accademico, tipo evento e codice (almeno nel primo dettaglio didattico).
  Selezionando l'opzione "Non copiare se già esistente" UP verifica le seguenti informazioni:
  1. per l'impegno: giorno/ora di pianificazione
  2. per l'evento: Corso, Anno corso, Codice AF, Codice Attività, Fattore di partizione, Percorso, Sede (in grassetto sono riportate le impostazioni di default). Per modificare tale configurazione è necessario aprire un ticket di tipo "Richiesta" specificando quali criteri è opportuno siano considerati durante la copia.

Se tale operazione genera una o più sovrapposizioni (con impegni del contesto o di altri contesti) è mostrato un pop-up informativo che consente di procedere o tornare indietro.

Se la data scelta non si trova all'interno del periodo assegnato all'evento è mostrato un pop-up informativo (riportante la data di inizio/fine del calendario associato all'impegno) che consente di procedere o tornare indietro.

• revocare gli impegni selezionati, ossia riportarli allo stato precedente la sospensione. Questa azione è possibile solo se si è attivata la "Revoca" e se l'impegno è in stato SOSPESO (Vedi Appendice: Variazioni). 
  
  
• attivare/disattivare l'opzione teledidattica per gli impegni selezionati. L'attivazione dell'opzione "teledidattica", se da "Configurazione generale" è stata impostata una sintassi comune per tale contenuto comporterà anche l'auto-compilazione del campo " Link Teledidattica"  (vedi paragrafo "Configurare UP"). Una volta cliccato sulla funzione si aprirà una finestra in sovraimpressione dove indicare l'azione desiderata. E' anche possibile compilare contestualmente il campo note e decidere come gestire, in seguito al cambiamento, le aule assegnate agli impegni selezionati (renderle ad uso interno, renderle disponibili a tutti, rimuoverle). Gli impegni in stato Pubblicato o Annullati non saranno modificati.
  
  
  
  Solo se si sta utilizzando la settimana template sono presenti due ulteriori possibilità:

• • rimuovi serie: utile per eliminare le serie collegate agli impegni template selezionati. Questa operazione elimina tutte le serie pianificate sulla settimana template partendo dagli impegni template selezionati.
  • intervallo ripetizione: consente di impostare per tutti gli impegni template sezionati un medesimo intervallo di ripetizione personalizzato. Il click su tale opzioni apre la funzionalità nella pop-up seguente in cui è obbligatorio impostare sia la data di inizio che di fine ripetizione:
    
    

Stampa calendario

Cliccando sull'icona di stampa si apre una nuova finestra da cui è possibile stampare o salvare in PDF il calendario appena pianificato (con filtri e colorazione applicati). Se si desidera invece avere delle stampe più efficaci per quanto riguarda la pianificazione per aula/edificio o per docente è consigliabile utilizzare la funzionalità "Stampe" di UP.

Verifica obbligatorietà

Questa funzione è utilizzabile unicamente dopo aver selezionato un filtro di tipo EVENTO in testata. Si tratta di una funzione "massiva" che consente di verificare il rispetto di non sovrapposizione tra insegnamenti obbligatori a parità di corso, anno di corso, percorso e partizione. Questo controllo è possibile solo se il dato legato alle regole di scelta su cui si basa l'offerta formativa viene importato dal proprio sistema della didattica. Per chi usa U-GOV è necessario avere installato una versione uguale o successiva alla 21.48.00.00.

Il dato dell'obbligatorietà degli insegnamenti è riportato in ogni dettaglio didattico ed è utilizzabile come criterio di filtro di tipo Evento (Obbligatorio: si/no).

Cliccando su tale icona, se si è valorizzato un filtro di tipo evento in testata, si apre una finestra in sovraimpressione in cui inserire i seguenti dati:

• Data inizio/fine della verifica: la data di inizio non può essere una data già trascorsa e il periodo totale non può superare i 6 mesi di durata
• Tipo pianificazione: reale/template. Con questo parametro si definisce la la verifica di non sovrapposizione tra insegnamenti obbligatori deve essere fatta sugli impegni reali o su quelli template.
• Anno accademico: come default viene impostato l'anno in uso
• Filtro per recupero eventi. E' un menu a tendina che espone tutti i filtri evento utilizzati dall'utente. Serve a definire quali eventi sono oggetto della verifica.
• Contesto. E' valorizzato automaticamente con il contesto in uso. Può essere modificato scorrendo il menu a tendina che raccoglie i contesti di cui si è utente.
• Nome file per l'esito della verifica (opzionale): Consente di assegnare al file generato un nome personalizzato.

La verifica avviene in background quindi è possibile continuare a lavorare su UP e scaricare in un secondo momento l'esito della verifica dalla funzionalità "Verifica obbligatorietà".

L'esito è un file csv in cui sono riportate tutte le sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori identificate in base ai criteri indicati. In questo momento viene prodotta una riga per ogni impegno sovrapposto quindi le righe totali saranno sempre un numero pari (in quanto 1 sovrapposizione contempla sempre minimo 2 impegni). 

Gestire i filtri

Tutti i filtri per aula e per evento mostrati nel menu orizzontale di UP sono raccolti nella funzionalità Filtri del menu principale di UP.

Da questa funzionalità è possibile creare un nuovo filtro oppure effettuare alcune operazioni sui filtri esistenti quali:

• click su di un filtro per vedere i criteri di ricerca salvati,
• modificare un filtro (icona matita) di cui si è l'autore,
• cancellare un filtro (icona cestino) di cui si è l'autore,
• creare un nuovo filtro a partire da uno già esistente (icona duplica),
• mostrare o meno i filtri condivisi dagli utenti appartenenti al mio contesto,
• sottoscrivere/rimuovere la sottoscrizione ad un filtro condiviso (ossia di un filtro di cui NON si è l'autore).

Se si desidera visualizzare anche i filtri creati e condivisi da altri utenti è sufficiente attivare l'opzione "Mostra tutti i filtri disponibili". Apparirà un pannello nella parte bassa dell'interfaccia in cui è possibile consultare, copiare, sottoscrivere i filtri resi disponibili da altri utenti. I filtri sottoscritti non sono modificabili ma sono disponibili in testata esattamente come i filtri personali.

Accanto ad ogni filtro condiviso (identificato dall'icona di condivisione) è riportato il nome e cognome dell'autore del filtro (colonna "Utente creazione") e la possibilità di sottoscriverlo  oppure copiarlo. Se si decide di sottoscrivere un filtro condiviso, questo resterà di proprietà dell'autore originario che potrà in ogni momento aggiornarlo o eliminarlo. Le modifiche apportate dal proprietario saranno applicate direttamente anche al sottoscrivente che potrà usarlo come fosse un filtro "normale" ma non avrà la possibilità di apportare modifiche. Se invece si duplica un filtro "altrui" questo diventa a tutti gli effetti un filtro personale: sarà quindi possibile personalizzarlo a piacere ed eventualmente eliminarlo quando non più utile.

Se un filtro viene condiviso con utenti specifici questo comparirà automaticamente tra "I miei filtri" dei destinatari della condivisione esattamente come un qualsiasi altro filtro sottoscritto. Se previsto, al momento della condivisione il destinatario riceverà una notifica e potrà da subito utilizzarlo durante la pianificazione.

Tutti i filtri presenti nella sezione "I miei filtri" sono visibili in testata e possono essere utilizzati durante la pianificazione. Se viene applicato sia un filtro evento che un filtro aula i due filtri saranno legati da una condizione di tipo AND (eventi selezionati CON aule selezionate). Nell'immagine seguente, per esempio, saranno mostrati sul calendario di pianificazione tutti gli impegni legati ad attività del secondo anno che si svolgono negli spazi della sede di Casalecchio.

Creare un filtro per aula

Per creare un nuovo filtro è necessario accedere alla funzione "Filtri", cliccare su "CREA" (in basso a destra) e seguire questi passaggi:

• Assegnare un nome "parlante" al filtro. Il nome sarà mostrato in testata, nel menu orizzontale di UP.
• Come tipo filtro scegliere AULA.
• Inserire i criteri di ricerca tenendo conto che: condizioni dello stesso tipo sono in OR (edificio_A oppure edificio_B), condizioni di tipo diverso sono AND (edificio_A e capienza>18 e con accesso per disabili). 
  Le condizioni disponibili sono:
  • capienza EFFETTIVA (maggiore uguale o minore uguale),
  • codice,
  • descrizione,
  • edificio,
  • numero pc/postazioni,
  • piano,
  • tipo aula,
  • unità organizzativa,
  • servizi (proiettore, accessibilità, internet, aula studio...). NOTA BENE: Dalla versione 21.12.00.00 questo filtro ricerca solo i servizi di NUOVA generazione.
    
    
• Stabilire se renderlo disponibile agli altri utenti del contesto (comparirà nella sezione "Altri filtri disponibili") oppure solo ad utenti specifici (opzione "Condividi con") oppure se mantenerlo privato (visibile solo all'autore del filtro). 
  
  Condividere un filtro con uno o più utenti specifici comporta l'automatica sottoscrizione del filtro da parte dei destinatari della condivisione e, se previsto, genera una notifica. 
  Se si è abilitati a lavorare su più di un contesto per rendere disponibile il filtro agli utenti del proprio contesto è necessario indicare quali sono i contesti di condivisione. Il campo "Contesti condivisione" appare solo ed esclusivamente quando si appone la spunta sulla voce "Rendi disponibile agli utenti del contesto". Per indicare i contesti basta cliccare sull'apposita icona e selezionare dalla pop-up i contesti desiderati. Questa operazione NON prevede notifiche.
  

Man mano che si inseriscono i criteri di ricerca, nella parte bassa dell'interfaccia viene mostrata l'anteprima dei risultati del filtro. 
I risultati mostrati sono di default filtrati per contesto (ossia saranno mostrate sempre e solo aule del proprio contesto, anche se non viene inserito alcun criterio di filtro). 

Le icone dei servizi "Numero postazioni" e "Numero PC" hanno un tooltip informativo che riporta il numero di riferimento, le altre unicamente la tipologia di servizio presente.

Una volta raggiunto il risultato desiderato è necessario cliccare su SALVA per salvare il filtro e trovarlo nel menu orizzontale di primo livello di UP. Se in testata è già impostato un filtro e si desidera cambiarlo o disattivarlo basta cliccare sul filtro attivo e successivamente sul nuovo filtro da applicare oppure sulla riga vuota in cima alla lista dei filtri (per disattivare i filtri di quella tipologia). Se nel menu dei filtri aula in testata è presente un numero notevole di filtri è possibile ricercarli usando il campo di ricerca veloce "Filtra per...". Il campo filtra in "link" senza dover usare l'asterisco. Se si desidera invece disattivare il filtro in testata basta cliccare su "Nessuno".

Creare un filtro per evento

Per creare un nuovo filtro è necessario accedere alla funzione "Filtri", cliccare su "CREA" e seguire questi passaggi:

• Assegnare un nome "parlante" al filtro in quanto servirà a riconosce il filtro nel menu orizzontale di UP.
• Come tipo filtro scegliere EVENTO.
• Valutare se si desidera filtrare su TUTTI i dettagli didattici dei singoli eventi (scelta consigliata!). Se l'opzione "Cerca su tutti i dettagli didattici" è attiva l'icona è di colore nero, altrimenti resta in grigio chiaro. 
• Inserire le condizioni di filtro tenendo conto che: condizioni stesso tipo sono in OR (anno di corso 1 oppure anno di corso 2), condizioni di tipo diverso sono AND (anno di corso 1 e codice corso F02). 
  Le condizioni disponibili sono:
  • anno di corso,
  • anno di ordinamento,
  • calendario,
  • codice (UD),
  • codice AF,
  • codice esterno,
  • codice guida (solo per esami gestiti da ESSE3 che lo prevedono),
  • con impegni,
  • con impegni pubblicati,
  • con note private,
  • con note pubbliche,
  • corso di studio,
  • data appello a,
  • data appello da,
  • esame consolidato (si/no) (solo per esami gestiti da ESSE3 che prevedono il consolidamento),
  • fattore di partizione,
  • monte ore raggiunto (si/no).
  • nome,
  • obbligatorio,
  • parola chiave,
  • partizione,
  • percorso,
  • responsabili (al momento questa categoria include sia le coperture che i responsabili),
  • sede,
  • tipo attività, 
  • tipo corso,
  • tipo evento,
  • trasmesso a Esse3 (solo per esami gestiti da ESSE3),
  • unità organizzativa.
  • utenza prevista (maggiore/minore di).
    
    
• Stabilire le impostazioni di condivisione:
  • rendere il filtro disponibile ad altri utenti del contesto (comparirà nella sezione "Altri filtri disponibili" e permette di condividerlo anche con i supervisori) 
  • rendere il filtro disponibile ad utenti specifici (opzione "Condividi con") 
  • mantenere il filtro privato (ossia visibile solo all'autore del filtro). 

Condividere un filtro con uno o più utenti specifici comporta l'automatica sottoscrizione del filtro da parte dei destinatari della condivisione e, se previsto, genera una notifica.

Se si è abilitati a lavorare su più contesti, per condividere il filtro con gli utenti del proprio contesto è necessario indicare quali contesti utilizzare per la condivisione. Il campo "Contesti condivisione" appare solo ed esclusivamente quando si appone la spunta sulla voce "Rendi disponibile agli utenti del contesto". Per indicare i contesti basta cliccare sull'apposita icona e selezionare dalla pop-up i contesti con cui condividere il filtro.

Man mano che si inseriscono i criteri di ricerca, nella parte bassa dell'interfaccia viene mostrata l'anteprima dei risultati del filtro. E' possibile personalizzare i dati mostrati nell'anteprima cliccando sull'icona "Seleziona colonne" e scegliendo fino ad un massimo di 10 colonne ed è possibile ordinare i risultati per le colonne che riportano accanto all'intestazione l'icona freccetta. Questa impostazione viene salvata nella cache del browser quindi, se non si cambia il browser in uso e non si svuota la cache, sarà mantenuta per i successivi accessi. 

I risultati mostrati sono di default filtrati per contesto e per ruolo (es. consultaImpegniPersonali vedrà solo eventi di cui è responsabile). E' possibile ordinarli cliccando sulle freccine poste accanto alle colonne: codice, evento, partizione o calendario. 

Solo in questa funzionalità è presente una possibilità extra di filtro che agevola l'inserimento di più elementi per il criterio CODICE (solo per questo criterio).

Cliccando sul bottone "Seleziona" si apre una finestra in sovraimpressione che consente di individuare, anche affinando i filtri già inseriti in precedenza, una serie di eventi che si desidera selezionare allo scopo di popolare di conseguenza il criterio "CODICE" del filtro di tipo Evento che si sta creando.

I codici così selezionati, cliccando si AGGIUNGI, saranno quindi riportati direttamente nel criterio "codice" del filtro.

Una volta raggiunto il giusto risultato desiderato è necessario cliccare su SALVA per salvare il filtro. Il filtro è da subito disponibile per essere utilizzato in testata. Se in testata è già impostato un filtro e si desidera cambiarlo o disattivarlo basta cliccare sul filtro attivo e successivamente sul nuovo filtro da applicare oppure sulla riga vuota in cima alla lista dei filtri (per disattivare i filtri di quella tipologia). Se nel menu dei filtri evento in testata è presente un numero notevole di filtri è possibile ricercarli usando il campo di ricerca veloce "Filtra per...". Il campo filtra in "link" senza dover usare l'asterisco. Se si desidera invece disattivare il filtro in testata basta cliccare su "Nessuno".

Creare un filtro duplicandone uno già esistente

Spesso i filtri che vengono utilizzati per la pianificazione dell'orario sono molto simili tra loro, talvolta variano solo per calendario o per anno di corso ma condividono la maggior parte delle caratteristiche. Per questo motivo una pratica molto utile è creare i filtri partendo da un filtro già esistente che viene utilizzato come modello. La procedura è molto semplice: una volta aperta la funzionalità "Filtri" basta cercare il filtro che si desidera utilizzare come modello e al posto di cliccare su CREA, cliccare sull'icona "Duplica" posta in prossimità dello stesso.

In questo modo UP apre una finestra in rilievo nel quale occorre confermare l'operazione.

Confermando troverai l'interfaccia di modifica filtro già compilata con i criteri utilizzati nel precedente filtro. Gli unici campi che non vengono mai copiati sono il codice del filtro e le preferenze di condivisione.
Per salvare il nuovo filtro basterà quindi compilare il campo CODICE ed eventualmente aggiungere/modificare le condizioni desiderate. Il nuovo filtro è da subito pronto all'uso.

L'operazione "duplica" è possibile anche sui filtri sottoscritti.

Modificare un filtro

Come accade per tutti i contenuti di UP, è possibile modificare un filtro di cui si è l'autore cliccando sull'icona "Matita" posta in corrispondenza dello stesso (se non c'è l'icona significa che non si è l'autore del filtro, es. filtro sottoscritto). Al salvataggio, se il filtro modifico è già utilizzato in testata tutte modifiche saranno applicate anche al calendario di pianificazione. Se il filtro è condiviso recepiranno la modifica anche tutti gli utenti che hanno sottoscritto il filtro.
L'unico modo per intervenire sui filtri in cui non è presente l'icona "matita" (filtri sottoscritti) è crearne una copia cliccando sull'icona "Duplica".

Eliminare uno o più filtri

Come accade per tutti i contenuti di UP, è possibile eliminare un filtro cliccando sull'icona "Cestino" posta in corrispondenza dello stesso.

Se invece si desidera eliminare più filtri contemporaneamente basta selezionali e cliccare successivamente sull'icona "Cestino" posta in alto a destra.

Non è possibile eliminare le sottoscrizioni con la selezione multipla. L'operazione di annullamento della sottoscrizione è possibile svolgerla solo un filtro alla volta. Se i filtri che si desidera eliminare sono filtri "sottoscritti" basterà quindi cliccare singolarmente sull'icona  in prossimità del filtro. 

Pianificare una attività

Per procedere alla pianificazione di una attività è possibile intervenire in due modi a seconda che questa sia già censita in UP (perché per esempio proviene da un applicativo esterno come U-GOV o ESSE3 o altro) oppure che sia una attività completamente nuova.

L'attività può essere pianificata sul calendario reale (Impegni reali) oppure sulla settimana tipo (Template). La differenza tra le due tipologie di pianificazione è che mentre il calendario reale è basato sulla coppia data/ora (es. la lezione avviene il giorno 11/09/2017 dalle 10 alle 12) la settimana tipo lavora unicamente sul binomio giorno della settimana/ora (es. la lezione avviene tutti i lunedì alle 10 alle 12). Eccetto che per questa differente metodologia di lavoro il funzionamento della settimana reale e della settimana tipo è molto simile.

Un altra differenza tra le due tipologie di pianificazione è che la settimana template nasce per gestire unicamente eventi di tipo AD mentre la settimana reale può ospitare qualsiasi tipologia di evento. La settimana template non potrà quindi essere utilizzata per la pianificazione degli esami e delle attività non legate all'offerta didattica "ufficiale". La funzionalità "Template" può essere inibita/attivata su richiesta, inoltre - sempre su richiesta - è possibile abilitare più settimane template contemporaneamente (la richiesta deve essere inviata tramite ticket). La pianificazione su settimana template non supporta la visualizzazione mensile.

Creare un nuovo evento dalla funzionalità "Eventi"

Se si desidera creare un nuovo evento da pianificare in un secondo momento la soluzione più rapida è la creazione da interfaccia.

E' necessario aprire il menu principale (icona in alto a sinistra) e cliccare successivamente sulla voce Eventi. 

In questa pagina sono mostrati tutti gli eventi già esistenti. Gli eventi che hanno la denominazione bilingue (ossia sia in lingua italiana che in lingua inglese) accanto al nome dell'evento hanno una icona "mondo" che al passaggio del mouse mostra ila denominazione dell'evento in lingua inglese. Tutti gli eventi mostrati in questa funzionalità sono proposti anche nel "Box eventi" durante la pianificazione e sono filtrabili usando la funzionalità "Filtra per" e/o i filtri proposti sotto le singole colonne. 

Inoltre, cliccando sull'icona "colonne" situata in alto a destra (vedi freccia gialla) è possibile decidere quali dati mostrare fino ad un massimo di capienza pari a 10 colonne. Questa preferenza viene salvata nella cache del browser quindi resta impostata anche ai successivi accessi (se si utilizza il medesimo browser, pc e non si svuota la cache).

Per creare un nuovo evento basta cliccare su "CREA" ed inserire i dati richiesti. I dati obbligatori per un evento NON di tipo Attività Didattica (AD) sono:

1. tipo di evento (dato precompilato dalla versione 1.14 e modificabile se abilitati ad utilizzare più di un tipo evento), 
2. nome, 
3. anno accademico (dato precompilato e modificabile),
4. unità organizzativa. (dato precompilato se abilitati a lavorare su un unica unità organizzativa).

Se invece si è abilitati e si desidera creare un evento di tipo AD diventano obbligatori anche i campi: codice (generato automaticamente per ogni dettaglio didattico aggiuntivo, modificabile), corso, percorso.  

Da questa funzionalità è inoltre possibile:

• consultare la lista degli impegni pianificati per ciascun evento (icona calendario),
• modificare l'evento (icona matita - se non è presente significa che l'evento è bloccato in quanto proveniente da fonte esterna oppure il proprio ruolo non le consente la modifica),
• eliminare l'evento (icona cestino - è possibile solo per eventi modificabili e non ancora pianificati), 
• duplicare un evento esistente (icona duplica, se si ha come ruolo creatoreEventi è possibile duplicare anche quelli bloccati, se attiva l'integrazione con ESSE3 fanno eccezione solo quelli di tipo esame), 
• copiare in un anno accademico futuro una selezione di eventi non bloccati e non aventi "Codice esterno",
• copiare in un anno accademico futuro una selezione di eventi non bloccati ma aventi "Codice esterno"  (è necessario richiederlo esplicitamente tramite ticket altrimenti gli eventi con codice esterno saranno "non copiabili"),
• importare il dato relativo all'utenza prevista (da xls o csv) - solo per creatoreEventi, pianificatori, supervisori (può essere fatto solo per eventi di tipo AD con codice esterno valorizzato - vedi Appendice: Offerta Didattica). 

• re-invio esami ad Esse3: funzionalità disponibile solo per BOCCONI (l'icona non è visibile se la funzionalità non è stata attivata dall'amministratore).

  Gli atenei che desiderano attivare il re-invio automatico e continuo degli appelli di esame modificati e ripubblicati/eliminati ad ESSE3 possono richiederlo via ticket. Il re-invio automatico impone l'assegnazione di massimo un aula per ogni impegno di tipo ESAME. Le modifiche verranno automaticamente inviate ad ESSE3 a condizione che tutti i turni siano in stato PUBBLICATO. Esse3 si riserva di recepirle, salvo condizioni dell'appello specifiche che non consentono la modifica del turno (in questi casi l'integrazione darà un esito KO con indicazione del motivo di rifiuto della modifica). La versione minima di ESSE3 per attivare tale opzione è la 21.04.03.00.

• inibire la modifica dell'evento da parte di altri (icona lucchetto aperto/chiuso - se si trova già in stato "bloccato" significa che proviene da una fonte esterna quindi non è modificabile), 
• consultare i dettagli di un evento (click sulla riga dell'evento),
• verificare lo stato della pianificazione (se abilitata la colonna "Monte ore/Impegni": verde significa che il monte ore non è ancora stato raggiunto, giallo è stato raggiunto, rosso è stato superato).
  Oltre al colore viene mostrato il numero di ore pianificate (in stato diverso da ANNULLATO) rispetto a quanto previsto dalla didattica (se il campo Totale Ore dell'impegno è valorizzato, altrimenti non viene mostrato).
  Sotto il conteggio delle ore pianificate è mostrata la ripartizione per stato degli impegni pianificati: B = bozza, C = confermato, S = sospeso, P = pubblicato, A = annullato. Lo stesso conteggio è riportato anche nel dettaglio dell'evento stesso.
  
  
• esportare gli eventi presenti (il numero massimo di righe esportabili è impostato nella "Configurazione personale/generale" - vedi paragrafo "Configurare UP" quindi è consigliabile verificare prima di fare l'esportazione che il limite impostato sia maggiore del numero di righe che si desidera esportare altrimenti l'esportazione sarà parziale).
  
  

Creare un evento spot o impegno personale/occasionale

Se si desidera creare e pianificare un evento con un unico passaggio il modo migliore è intervenire direttamente sul calendario di pianificazione. Questo processo di creazione+pianificazione genera una attività denominata "evento spot". 

Basterà quindi cliccare sul giorno/ora del calendario in cui si desidera pianificare l'evento per compilare la form di creazione nuovo evento/impegno. La stessa operazione può essere fatta sulla settimana template oppure direttamente dalla funzionalità IMPEGNI (bottone CREA).

I dati richiesti per l'IMPEGNO sono:

• indisponibilità: identifica l'impegno che si va creando come una indisponibilità (visibile solo da utenti con ruolo creatoreIndisponibilita o supervisore). Vedi paragrafo "Gestire le indisponibilità".
• nome / denominazione dell'evento (dato obbligatorio),
• data di pianificazione (precompilata in base al click sul calendario - dato obbligatorio),
• ora di inizio e ora di fine (precompilata in base al click sul calendario - dato obbligatorio, la durata di default di un impegno è impostata nelle configurazioni personali/generali  - vedi paragrafo "Configurare UP") oppure "intera giornata" (corrisponde a 24 ore).
• durata effettiva/accademica: proporzione ore reali/ore accademiche (Attenzione: se si modifica il rapporto ore reali/accademiche la modifica ha effetto solo sull'impegno creato! Il rapporto di default ore reali/accademiche è definito a livello di Unità Organizzativa dal supervisore/configuratore nella funzionalità del menu principale Anagrafiche > Unità Organizzative). Le ORE ACCADEMICHE sono un dato relativo unicamente agli impegni di tipo AD. Per tutti gli altri impegni questo campo è volutamente nascosto.
• tipo evento (dato obbligatorio - precompilato),
• tipo attività,
• unità organizzativa (dato obbligatorio: se si è autorizzati a lavorare su un unica Unità Organizzativa è precompilato).
• utenza effettiva (mostrato solo dopo la creazione dell'impegno): permette di indicare l'effettiva frequenza degli studenti.
  
• teledidattica (mostrato solo dopo la creazione dell'impegno): permette di identificare gli impegni fruiti in tele-didattica e di inserire un eventuale link teledidattica per la fruizione della lezione online. Tale opzione sarà mostrata con una icona dedicata sia sul calendario che nelle stampe.
• aula ad uso interno (mostrato solo se attivo il flag teledidattica): permette di rendere l'aula assegnata all'impegno NON VISIBILE agli studenti (nei calendari pubblici).
  
  
• Note pubbliche/interne  (mostrati solo dopo la creazione dell'impegno): consentono di salvare delle note legate all'impegno.

Se l'evento che si desidera creare è di tipo AD sono mostrati anche i campi codice (precompilato ma modificabile), corso di studio e percorso (tutti obbligatori),

Al salvataggio UP (oltre ad attivare i tab successivi) mostra i dati inseriti aggiungendo anche i campi utenza effettiva, tele-didattica (con rispettivo link) e note pubbliche e/o interne sia in lingua ITALIANA che in INGLESE.
La lunghezza massima consentita per ciascuna tipologia di nota è 4000 caratteri. Se nelle note sono presenti dei link questi saranno resi cliccabili automaticamente sul calendario pubblico e di pianificazione.

Le note private sono ad uso interno e non vengono mai mostrate nei calendari pubblici. Le note pubbliche possono invece essere mostrate anche sulle pagine pubbliche (vedi paragrafo "Configurare UP").
Se è compilato anche il campo note in lingua inglese, cliccando sull'impegno nel calendario di pianificazione accanto alla nota in italiano è presente l'icona "mondo" che mostra la nota in lingua inglese al passaggio del mouse.

Per procedere è possibile cliccare sul tab EVENTO in cui possono essere integrate le informazioni relative ai dettagli didattici dell'evento:

• tipo di evento/attività (già compilati nel tab Impegno).
• responsabili (docenti responsabili dell'evento), 
• anno accademico (precompilato e modificabile),
• numero di impegni/impegni template totali/pubblicati, ore pianificate, raggiungimento monte ore (dati in sola lettura - il monte ore conteggia tutti gli impegni reali creati in stato diverso da ANNULLATO),
  
  
• la suddivisione degli impegni reali pianificati in base allo stato: B = bozza, C = confermato, S = sospeso, P = pubblicato, A = annullato, 
  
  
• utenza prevista (dato importabile da ESSE3 o da xls),
• i campi "Codice Guida" e "Stato" sono visualizzati solo se valorizzati da ESSE3,
• i campi "Codice esterno", "Codice campagna", "Codice iniziativa" sono mostrati solo se valorizzati dai sistemi esterni che gestiscono l'evento,
• lingua: indica la lingua principale della didattica dell'evento (prossimamente),
• dettagli didattici: è possibile aggiungere ulteriori "blocchi" (per esempio se l'attività è condivisa da più corsi/percorsi/anni di corso) cliccando sull'icona "+" o intervenire sui già presenti modificandoli, eliminandoli (se più di uno) o duplicandoli. Se l'attività proviene da sistema esterno i dettagli didattici mostrati sono in sola lettura. Se l'evento è di tipo AD i campi corso, percorso e codice sono obbligatori. Nel box "Dettagli didattici" è presente l'icona "selezione colonne" che consente di scegliere quali dati mostrare nella visualizzazione compatta dei dettagli didattici. Cliccando sul singolo dettaglio invece saranno visibili tutte le informazioni presenti all'interno dello stesso.

• note pubbliche/interne dell'evento in italiano e inglese.
• opzione "Propaga note a tutti gli impegni": se selezionata salva le note dell'evento nel rispettivo campo note di tutti gli impegni pregressi e futuri ad esso legati (le note evento sovrascrivono eventuali note impegno già presenti).

Una volta inseriti i dettagli è possibile passare all'assegnazione delle risorse ossia: aule, risorse mobili e docenti:

• Tab AULE: per aggiungere una o più aule è necessario cliccare su "+AGGIUNGI". Accanto al bottone "+AGGIUNGI" se compilati appare anche il dato relativo all'utenza prevista ed effettiva così da poter indirizzare la scelta dell'aula.
  
  
  
  Di default UP mostra tutte le aule disponibili e prenotabili compatibili con l'utenza prevista (se valorizzata - vedi chip "Capienza ≥: 22") per l'impegno corrente (vedi chip "Disponibile per: Impegno corrente"). Se viene eliminato il filtro "Disponibile per" UP ne richiederà la valorizzazione con un messaggio a sfondo arancione. Se si desidera mostrare anche le aule già occupate è sufficiente attivare il bottone a scorrimento "Mostra risorse occupate". In questo caso le aule già occupate saranno mostrate con un triangolino a inizio riga.
  
  
  
  E' possibile ricercare le aule per capienza effettiva, codice, descrizione, edificio, piano, tipo aula, unità organizzativa, prenotazione e allestimento. Se le aule sono soggette a riduzione di capienza a inizio riga compare una icona dedicata e nella colonna capienza saranno mostrate entrambe le capienze (reale ed effettiva).
  
  
  Per aggiungere una o più aule basta selezionarle e cliccare su "AGGIUNGI" (in basso a destra). 
  
  
  Se per errore si è aggiunta una o più aule non desiderate è possibile rimuoverle cliccando sul bottone "-" posto accanto al codice dell'aula oppure, se sono più di una, selezionandole e cliccando sul bottone "-" posto in corrispondenza dell'intestazione della tabella.
  
  
  

Se in "Configurazione generale" è stata attivata l'opzione "Consenti di modificare per singolo impegno la capienza effettiva di un aula" (vedi paragrafo "Configurare UP"). nel tab aule compare anche la colonna "Azioni" che consente di impostare una capienza personalizzata per l'aula, che sarà valida unicamente su questo impegno singolo (non verrà propagata in eventuali serie né sarà oggetto di duplicazione). Per gli appelli di ESAME oggetto di integrazione con ESSE3 il dato esportato relativamente alla capienza dell'aula in questo caso coinciderà con la capienza personalizzata, in tutti gli altri casi coinciderà con la capienza effettiva. Per tutti gli altri impegni il dato della capienza personalizzata sarà esportato a Student Booking (se l'integrazione è attiva per il tipo evento in questione).

Le modifiche apportate in questa sezione si salvano automaticamente passando al TAB successivo.

• Tab RISORSE MOBILI: esattamente come si è fatto per le aule è possibile selezionare delle risorse mobili (se previste - le risorse mobili sono attivabili dal supervisore intervenendo sulla "Configurazione generale" - vedi paragrafo "Configurare UP").
  UP evidenzia con un simbolo a forma di triangolo le risorse mobili già allocate per altre attività nel giorno/orario dell'impegno in modo da avvertire della possibile sovrapposizione. Anche le modifiche apportate in questa sezione si salvano automaticamente passando al TAB successivo.
  
  

• Tab DOCENTI: stessa procedura usata per le aule e le risorse mobili con l'unica differenza che per visualizzare i docenti è necessario filtrare anche per cognome (oltre che per Disponibilità). Se non si conosce il cognome esatto è sempre possibile effettuare una ricerca per "contiene", "inizia per", "finisce per" grazie al carattere * (asterisco). Per esempio se voglio cercare tutti i cognomi che terminano in "LLI" basterà scrivere nel campo cognome la stringa *LLI, se voglio individuare tutti i docenti il cui cognome inizia per RO basterà scrivere nel campo cognome la stringa RO*. Se la ricerca preferisco invece farla usando il concetto di "contiene" sarà sufficiente scrivere, per esempio, *DELL*. 
  
  
  Come per le risorse mobili e per le aule, se ho attivato l'opzione "Mostra risorse occupate" i docenti già impegnati in altre attività in quel giorno/orario sono evidenziati con una icona a forma di triangolino. E' possibile associare all'impegno risorse già impegnate, ma questa operazione genererà una sovrapposizione quindi non sarà poi possibile pubblicare l'impegno senza aver prima creato una eccezione (vedi paragrafo "Gestire le sovrapposizioni").
  
  

Arrivati a questo punto tutti i dettagli possibili relativi ad un IMPEGNO sono stati inseriti, è quindi possibile valutare la sua periodicità. Questo aspetto viene gestito nel Tab RIPETI in cui è possibile definire alcuni aspetti molto importanti quali:

• in quali giorni della settimana l'impegno dovrà essere pianificato (NB: se si desidera che sia presente su tutti i giorni vanno selezionati singolarmente TUTTI i giorni),
• la frequenza di ripetizione (ogni settimana, ogni due settimane, ...),
• la data di inizio della pianificazione (di default UP imposta la data dell'evento spot, per farla coincidere con l'inizio del calendario basta selezionare l'opzione "Inizio calendario"),
• la data di fine della ripetizione a scelta tra: data definita, fine calendario, fine ore, numero di occorrenze (se la data di inizio e di fine non sono coerenti appare un messaggio di errore al momento del salvataggio),
• se riportare o meno le note pubbliche e/o private,
  
• come gestire le eventuali sovrapposizioni: consentirle oppure saltare il giorno,
• come gestire le eventuali sovrapposizioni con indisponibilità: se saltarle SEMPRE oppure consentire la sovrapposizione (opzione visibile solo se si seleziona "Consenti occorrenze con sovrapposizioni").
  

Quanto inserito in questa maschera non viene salvato in automatico ma prevede una ulteriore conferma in cui viene fornita un'anteprima di quanto richiesto. In particolare questo passaggio è molto utile in quanto comunica prima di procedere se verranno creati/modificati impegni che non rispettano il proprio calendario/sessione. Prossimamente sarà indicato in anteprima anche se la ripetizione comporterà sovrapposizioni. Questo permette di apportare le dovute correzioni PRIMA di procedere e non a propagazione avvenuta.

L'unico caso in cui UP impedisce di procedere è quando si interviene su una serie già esistente in cui almeno uno degli impegni è in stato pubblicato/annullato. Solo in questo caso non c'è possibilità di procedere senza prima sospendere gli impegni pubblici/annullati.

Se invece non ci sono già impegni pubblicati/annullati nella schermata di conferma vengono indicate le operazioni che saranno effettuate ossia:

• quanti impegni saranno invariati/inseriti/aggiornati/eliminati,
• se ci sono impegni che non rispettano il calendario/sessione dell'evento. 
• se verranno create nuove sovrapposizioni tra risorse,
• se verranno create nuove sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori.

Al termine dell'operazione è infine mostrato un messaggio riassuntivo di quanto effettuato.

Una volta terminata la propagazione si arriva al Tab SOVRAPPOSIZIONI RISORSE in cui sono mostrate le eventuali sovrapposizioni dell'impegno corrente.
Per verificare le sovrapposizioni dell'intera serie (se l'impegno è ripetuto) è necessario cliccare su "Carica sovrapposizioni dell'intera serie".

Le sovrapposizioni possono riguardare qualsiasi risorsa (aule, risorse mobili, docenti) e avvengono sia tra impegni che tra impegni e indisponibilità parziali o totali (ossia quelle che rendono non disponibili TUTTE le risorse).
Da questo tab, se si dispone dei permessi necessari (approvatoreSovrapposizioni), è già possibile gestire le sovrapposizioni creando delle eccezioni  (vedi paragrafo "Gestire le sovrapposizioni").

Dopo aver consultato le SOVRAPPOSIZIONI RISORSE è presente il tab "ALTRI IMPEGNI" che colleziona in un unica lista tutti gli impegni legati al medesimo evento, indipendentemente dal fatto che siano parte di una serie. Di default se l'impegno di riferimento fa parte di una serie è impostato il filtro "Solo serie corrente: si" che mostra in tale area i soli impegni della serie in cui ci si trova. Per vedere tutti gli impegni, indipendentemente dalla serie di appartenenza è sufficiente eliminare il criterio di filtro,

Da questa funzionalità è possibile intervenire (se si hanno i permessi per farlo) direttamente sui singoli impegni (modifica/eliminazione) o con selezione multipla su più impegni contemporaneamente, cambiare il loro stato (bozza, confermato, pubblicato, sospeso) e/o aggiungere/rimuovere risorse di maniera massiva (solo attivando la selezione multipla), prevedere un recupero (se prevista tale possibilità - la richiesta va fatta via ticket), ripristinare l'impegno (se prevista tale possibilità - la richiesta va fatta via ticket).

Questo tipo di visualizzazione è particolarmente comoda quando si stanno pianificando gli esami in quanto raccoglie tutti gli appelli di un medesimo esame ottimizzandone la pubblicazione. Molto utile è la colonna "stato" che oltre ad evidenziare lo stato di ogni impegno, mostra se ci sono aule già assegnate all'impegno (icona verde = già assegnate), se fa parte di una serie di impegni (ossia è un impegno ricorsivo) e se sono presenti sovrapposizioni. L'icona che evidenzia se all'impegno è già assegnata almeno un aula è utile soprattutto per gli esami in quanto, se attiva l'integrazione con ESSE3, non è possibile procedere alla pubblicazione di un esame se questo non ha almeno un aula assegnata.

Infine è presente un ultimo tab "VARIAZIONI" dove sono riportate tutte le variazioni dell'impegno avvenute tra un cambio di stato e l'altro assieme alla data/ora e autore dell'ultima modifica. In caso non vi siano ancora stati cambi di stato è riportata solo la data/ora e l'autore dell'ultima modifica. Le variazioni possono essere esportate cliccando su ESPORTA in basso a destra.

Nel caso sottostante è mostrato:

• (in alto) il nome/cognome dell'utente che ha creato l'impegno e la data/ora di creazione.
• (in alto) il nome/cognome dell'utente che ha effettuato l'ultima modifica sull'impegno e la data/ora di esecuzione.
• (accanto ad ogni variazione) il nome/cognome dell'utente che ha effettuato la modifica di stato che ha scatenato la variazione e la data/ora di esecuzione.
• (a sinistra) l'icona occhio indica se la variazione è stata notificata o meno al sistema esterno. Se è stata notificata l'occhio NON è barrato. Se si desidera attivare/disattivare la notifica è sufficiente cliccare sull'icona modifica posta a fine riga.
• Nella colonna accanto al nome dell'evento è riportato il tipo variazione assegnato automaticamente da UP. Questa informazione è modificabile cliccando sull'icona modifica (matita) posta in fondo alla riga della variazione. Tutti i tipi di variazioni gestite più o meno automaticamente da University Planner sono illustrate nell'Appendice: Variazioni.
  
  
  
  

Gli stati un impegno

Per agevolare la pianificazione dell'orario, UP prevede che un impegno possa assumere cinque stati:

• Bozza (grigio): stato embrionale dell'impegno. Può essere utilizzato per identificare impegni ancora carenti di informazioni importanti.
• Confermato (blu): attualmente è lo stato in cui "nascono" tutti gli impegni.
• Pubblicato (verde): l'impegno è disponibile agli utenti finali quindi corrisponde alla versione definitiva (non modificabile) della pianificazione. La pubblicazione può essere legata all'invio di una notifica ai docenti coinvolti. L'unica modifica possibile in un impegno in stato pubblicato sono le NOTE (usando l'apposito bottone MODIFICA NOTE).
• Sospeso (arancione scuro): stato necessario in caso di imprevisti che influenzano impegni già pubblicati: docente ammalato, aula inagibile, cambio di orario, etc.
• Annullato (viola): stato utile quando un impegno è rimandato ad altra data quindi non sarà più ripubblicato. Ha la peculiarità di essere l'unico stato oltre al PUBBLICATO ad apparire nei calendari pubblici (ove previsto). L'annullamento di un impegno può essere legato all'invio di una notifica ai docenti coinvolti.

Lo stato di un impegno è identificato dal pallino colorato presente accanto all'orario, sulla card dell'impegno stesso. Per evidenziare ulteriormente lo stato degli impegni sull'area di pianificazione è possibile usare la funzione "Colora per: stato" (colora in maniera diversa gli impegni in base allo stato in cui sono) e/o la funzione "Filtra per stato" (nasconde gli impegni che non rientrano nello stato desiderato).
Lo stato è inoltre visibile:

• nel tooltip (riquadro mostrato al passaggio del mouse sulla card dell'impegno), 
• nella dialog (pop up che appare cliccando sulla card dell'impegno),
• nel dettaglio di ogni singolo impegno (precede il nome), 
• nelle funzionalità "Impegni", "Sovrapposizioni", "Post import",
• nel tab ALTRI IMPEGNI del dettaglio di un qualsiasi impegno. 

Sul calendario pubblico come default sono mostrati SOLO gli impegni in stato PUBBLICATO. Se si desidera mostrare anche impegni in stato diverso è necessario specificarlo al momento della creazione del link pubblico (in tal caso è opportuno mostrare anche le icone di stato).

Il cambio di stato può essere effettuato sia dalla pop-up del singolo impegno, che dal tab "ALTRI IMPEGNI" (colonna "Azioni"), che dalla funzionalità "Impegni" e "Post import".

Può inoltre essere fatto massivamente (usando la selezione multipla) sia dal calendario di pianificazione che dalla funzionalità "Impegni" o "Post import", sia dal tab "ALTRI IMPEGNI" di un impegno.

In generale, tutti gli impegni nascono in stato CONFERMATO. Per pubblicarli è necessario cliccare sull'impegno e successivamente su PUBBLICA (stato PUBBLICATO). Se il bottone "PUBBLICA" non è disponibile significa che su tale impegno sono presenti delle sovrapposizioni non sanate o altre condizioni che ne impediscono la pubblicazione (risorse da confermare o esami privi di aula). Per procedere alla pubblicazione è quindi necessario verificarle. Se la pubblicazione prevede l'invio di una notifica ai docenti, al momento del cambio di stato verrà chiesto se si desidera inviare o meno le notifiche. Se invece non è stato attivato questo tipo di notifica non è necessario specificare alcunché. Se si sta pubblicando un impegno privo di aula UP lo segnala in maniera non bloccante.

Dallo stato confermato è possibile anche far "regredire" l'impegno in stato BOZZA cliccando su "Torna in bozza".

Se invece l'impegno è già pubblico sarà presente il bottone "Sospendi" (stato SOSPESO) e non comparirà il bottone "ELIMINA". La pubblicazione può essere fatta anche massivamente utilizzando la funzionalità di selezione multipla.

Se l'impegno si trova già in stato SOSPESO l'unica azione possibile inerente agli stati è procedere nuovamente con la pubblicazione oppure definirlo come ANNULLATO. Gli impegni annullati non possono essere né modificati né eliminati. Ogni volta che si decide di SOSPENDERE un impegno prima di procedere è necessario inserire una motivazione della sospensione (il testo inserito comparirà nelle variazioni e nell'esportazione delle stesse) e specificare se si desidera liberare o meno le risorse (aule e risorse mobili) e i docenti legati all'impegno. L'impostazione di default di queste operazioni (ossia se le due opzioni devono essere proposte già come attivate o meno) è configurabile dal supervisore intervenendo sulla funzione "Configurazione generale". 

Se invece si decide di ANNULLARE un impegno comparirà solo un pop-up informativo. Se inoltre sono state attivate le notifiche per annullamento compare anche una opzione che permette di decidere se inviare una notifica di annullamento impegno ai docenti assegnati a quella attività. La stessa operazione (richiesta se notificare ai docenti l'avvenuto cambio di stato) appare se sono state attivate le notifiche per pubblicazione e si va a pubblicare un impegno.

Tutte le operazioni di cambio di stato possono essere effettuate anche dalla maschera "ALTRI IMPEGNI" presente nel dettaglio di ciascun impegno. 

Pianificare un evento già esistente (dnd) - pianificazione libera

Per creare un nuovo impegno partendo dall'Area di pianificazione basta cliccare sull'evento da pianificare e trascinarlo col mouse sulla data/ora desiderata. Così facendo viene creato un impegno la cui durata predefinita sarà quella impostata in configurazione personale/generale (vedi paragrafo "Configurare UP"). Se l'impegno è stato posizionato in un giorno non coerente con il calendario dell'evento o la sessione (in caso di un esame) appare un messaggio  informativo. Lo stesso avviene se successivamente si modifica la data dell'impegno da interfaccia, trascinandolo o duplicandolo. Il messaggio NON è bloccante. Se l'operazione genera nuove sovrapposizioni appare un messaggio informativo contenente l'oggetto sovrapposto (nell'immagine sottostante, per esempio, è il docente ad essere sovrapposto). Vengono inoltre segnalate le sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori. Anche questo messaggio NON è bloccante.

Nell'area delle card eventi (Box eventi) sono mostrati tutti gli eventi legati al contesto di appartenenza e che rispettano i filtri impostati in testata (anno accademico E filtro evento) e gli eventuali filtri veloci per docente (solo se desiderato).

Ogni utente può pianificare solo le attività "master" del proprio contesto ma può vedere anche le attività di cui usufruisce appoggiandosi ad altri contesti. Si tratta delle attività mutuate. Queste attività sono mostrate in sola lettura, se già pianificate, nel calendario di pianificazione con i dettagli (nome, anno di corso, etc...) dell'AD master e compaiono box eventi in filigrana in quanto non possono essere pianificate.

Se l'impegno deve durare più di quanto previsto nell'impostazione di default è possibile "allungarlo" cliccando sul simbolo "freccetta" posto in fondo alla card dell'impegno sul calendario e contemporaneamente spostando il mouse verso il basso. Per cambiare l'impegno di orario/giorno invece è necessario cliccare su di esso e contemporaneamente trascinarlo nella posizione desiderata.

La comodità di tale modalità di pianificazione (oltre alla naturalità del gesto) è che al momento del trascinamento coloro che sono indicati come responsabili dell'evento vengono automaticamente assegnati come docenti dello stesso quindi di fatto nella maggior parte dei casi si potrà saltare il passaggio dal tab "Docenti".

Inoltre, se si usa la vista AULE oltre all'assegnazione automatica del docente al momento del trascinamento verrà assegnata automaticamente anche l'aula sul quale viene posizionato l'impegno. 

Se nel calendario è stato impostato un filtro veloce per aula o per docente con trascinamento all'impegno automaticamente sarà assegnata aula e/o il docente utilizzato nel filtro. In caso di utilizzo di un filtro veloce per docente, nella procedura di auto-assegnazione il docente vince sul responsabile (quindi SOLO in questo caso viene assegnato automaticamente il docente del filtro e NON il responsabile). Se il docente/aula indicati nel filtro veloce sono più di uno per tipo UP impedisce di procedere con l'operazione di trascinamento. Per meglio identificare il docente in caso di omonimie durante la creazione di un filtro (veloce o non) oltre al nome/cognome viene mostrata anche la matricola.

L'impegno appena trascinato è salvato in stato CONFERMATO (o BOZZA in base alla configurazione generale - vedi paragrafo "Configurare UP"). Per procedere alla pubblicazione è necessario cliccare su di esso e successivamente su "Pubblica".

Se la modifica di giorno/orario dell'impegno o della serie di impegni genera una o più sovrapposizioni UP mostra un messaggio di avviso NON BLOCCANTE con lo scopo di notificare la presenza della nuova sovrapposizione di risorsa o tra insegnamenti obbligatori PRIMA di procedere con la modifica di data/orario. Questo avviso viene mostrato solo quando la modifica genera NUOVE sovrapposizioni. Se le sovrapposizioni erano già presenti prima della modifica di orario queste non vengono nuovamente notificate.

Nel caso di sovrapposizioni generate da una modifica che coinvolge una serie di impegni, per ogni sovrapposizione viene indicata:

• la data/ora dell'impegno sovrapposto,
• la tipologia di sovrapposizione (aula / docente / risorsa mobile/insegnamenti obbligatori),
• i numero di sovrapposizioni per impegno.

Lo stesso tipo di operazione può essere svolta direttamente dalla funzionalità EVENTI > IMPEGNI. Se si desidera di seguire tale modalità è sufficiente cliccare sull'icona calendarietto in corrispondenza dell'evento che si desidera pianificare e successivamente cliccare su CREA.

L'impegno creato in questo modo eredita tutte le caratteristiche dell'impegno, esattamente come avviene facendo il dnd dal box eventi sul calendario.

Pianificare un evento già esistente - pianificazione ricorsiva

Se si ha necessità di pianificare un evento in modo che si ripeta per un arco temporale definito tutte le settimane lo stesso giorno della settimana è consigliato utilizzare la pianificazione ricorsiva. Le modalità di creazione dell'impegno sono esattamente identiche a quelle del singolo impegno, l'unica differenza è che una volta posizionato l'impegno sul calendario è necessario accedere in modifica al suo dettaglio e compilare la sezione "Ripeti".

Nella sezione ripeti è possibile indicare:

• i giorni della settimana in cui l'evento dovrà essere pianificato,
• la frequenza (numero di settimane di stacco tra un impegno all'altro),
• quando deve iniziare la pianificazione (data definita o inizio calendario),
• quando deve finire la pianificazione (data definita, fine calendario, fine ore o numero occorrenze),
• come devono essere gestite le eventuali sovrapposizioni (consentirle, saltare la data),
• se vanno riportate o meno le note interne e le note pubbliche.

Una volta salvata tale impostazione UP provvede a pianificare la serie di eventi. Al termine dell'operazione viene prodotto un messaggio di conferma in cui viene indicato se ci sono impegni salvati fuori calendario/sessione ed altre informazioni di servizio.

Al termine della propagazione UP si posiziona sul Tab SOVRAPPOSIZIONI RISORSE dal quale è possibile verificare le sovrapposizioni dell'intera serie cliccando su "Carica le sovrapposizioni dell'intera serie". Di default UP infatti mostra in questo tab le sole sovrapposizioni del giorno in cui ci si trova (in questo caso il primo impegno della lista). Se si è abilitati a creare eccezioni (ossia accettare la presenza di alcune sovrapposizioni) è possibile anche procedere in tal senso.

Pianificare un evento copiando un impegno già esistente - duplica impegno

Se ho la necessità di copiare di un impegno già pianificato senza, per esempio, dover ri-assegnare le risorse (cosa che accadrebbe utilizzando trascinando l'evento sul calendario) posso duplicarlo.
La duplicazione è possibile:

• dalla funzionalità "Impegni" cliccando sull'icona "duplica" 
• dal calendario di pianificazione cliccando sulla card dell'impegno e successivamente su DUPLICA.

Le informazioni richieste per procedere alla copia dell'impegno sono:

• Giorno: data in cui si desidera copiare l'impegno.
• Ora di inizio / ora di fine: orario di pianificazione del nuovo impegno.
• Intera giornata (annulla il criterio precedente).
• Duplica aule/risorse mobili: se selezionata copia aule e risorse mobili sul nuovo impegno.
• Duplica docenti: se selezionata copia i docenti sul nuovo impegno.

Se l'impegno duplicato fa parte di una serie il nuovo NON sarà parte della serie, se l'impegno duplicata aveva impostata una capienza personalizzata dell'aula questa NON sarà copiata.

Se l'impegno nato dalla duplicazione ricade in una data fuori dal calendario dell'evento o dalla sessione dell'esame viene mostrato un messaggio informativo NON bloccante. Lo stesso accade se la duplicazione genera delle sovrapposizioni.

Il nuovo impegno così creato avrà lo stato impostato come default in Configurazioni Generali (ossia Bozza o Confermato), indipendentemente dallo stato dell'impegno di partenza.
Se l'impegno di partenza aveva associate aule sotto prenotazione e il contesto in uso prevede lo stesso tipo di utilizzo delle risorse il nuovo impegno avrà le stesse aule in stato "da confermare" fino all'intervento del Confermatore.
Se l'impegno di partenza aveva associate aule sotto prenotazione e il contesto in uso può usare liberamente tali risorse il nuovo impegno avrà le stesse aule ma già in stato "confermato".
Se l'impegno di partenza aveva associate un aula che non è presente nel contesto di destinazione il nuovo impegno avrà comunque l'aula assegnata ma se la rimuoverà non potrà più ri-associarla (lo stesso accade per il docente e le risorse mobili).

Pianificare l'orario utilizzando la settimana template

Come accennato in precedenza, la pianificazione svolta sulla settimana template avviene in maniera molto simile a quella effettuata direttamente sulla settimana reale:

• Gli eventi si possono trascinare sull'area calendario posizionandoli sul giorno della settimana all'orario desiderato.
  
  
  
  
• Per modificarli si clicca sull'impegno e poi su MODIFICA. I dati richiesti sono leggermente diversi rispetto la settimana reale in quanto al posto di richiedere il giorno esatto in cui pianificare l'impegno viene mostrato il giorno della settimana di riferimento e viene data la possibilità di indicare un intervallo di ripetizione. Questa informazione, se valorizzata, è utilizzata in sostituzione al calendario quando si effettua una ripetizione con criterio INIZIO CALENDARIO e/o FINE CALENDARIO e viene usata come criterio per mostrare l'impegno nei calendari pubblici. Per facilitare la compilazione dell'intervallo di ripetizione, nella pagina di dettaglio degli impegni template sono sempre mostrate in sola lettura (nel TAB impegno) le date di inizio e fine del calendario. Restano identici invece i passaggi successivi ossia l'attribuzione di una o più aule, risorse mobili, docenti, note...
  
  
• Se si compila il tab "Ripeti" in realtà si sta richiedendo ad UP di inserire tale impegno anche sulla settimana reale. La propagazione quindi ha effetti esclusivamente sulla settimana reale tant'è che solo nel messaggio di conferma ripetizione viene indicato se sono stati salvati impegni fuori dal calendario/sessione dell'evento. Se dopo aver effettuato una propagazione si desidera tornare indietro è possibile ANNULLARE la propagazione cliccando sull'impegno template e successivamente su RIMUOVI SERIE. Se, a seguito di alcuni interventi sulla settimana reale, vengono eliminati tutti gli impegni reali di una serie creata dalla settimana template il simbolo "ricorsività" non viene più mostrato nell'impegno template.
  
  
  E' possibile effettuare queste due operazioni (RIMUOVI SERIE e RIPETI) anche utilizzando la selezione multipla. 
  
  Se si chiede di rimuovere una serie in cui uno o più impegni sono in stato non modificabile (annullato o pubblicato) l'operazione verrà annullata con un messaggio a sfondo rosso.
  
  Lo stesso accade se si prova ad effettuare una ripetizione di un impegno template già in stato PUBBLICATO o ANNULLATO.
  
  Infine, anche se si prova a ripetere più impegni template tra cui ve ne sono con sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori ed è stata attivata l'opzione "Rendi bloccanti i controlli di obbligatorietà" si riceverà un messaggio bloccante a sfondo rosso.
  
• Nel tab "Sovrapposizioni risorse" sono mostrate solo le sovrapposizioni tra impegni template. Queste sovrapposizioni tengono conto sia dell'intervallo di ripetizione che del calendario dell'evento pianificato.
  Per visualizzare le sovrapposizioni tra impegni reali (generate dal "Ripeti") è quindi necessario andare sulla settimana reale oppure utilizzare la funzionalità "Sovrapposizioni".
  
  
• Nel tab "Sovrapposizioni INS. obbligatori" sono mostrate solo le sovrapposizioni tra impegni template che fanno riferimento ad insegnamenti obbligatori. Anche queste sovrapposizioni tengono conto dell'intervallo di ripetizione e del calendario dell'evento pianificato. Se in Configurazione generale è stata attivata l'opzione "Rendi bloccanti i controlli di obbligatorietà" la presenza di una sovrapposizione di questo tipo, oltre ad essere censita in questo tab, sarà segnalata con il triangolino rosso nella card dell'impegno template e impedirà sia la pubblicazione dell'impegno template che la ripetizione sulla settimana reale.
  
  
  
  
  

• Per pubblicare la settimana template basterà pubblicare gli impegni della stessa. La pubblicazione può essere fatta un impegno per volta oppure più impegni contemporaneamente utilizzando la funzionalità di sezione multipla. Come avviene per la settimana reale non è possibile pubblicare impegni con sovrapposizioni tra risorse prive di eccezioni. In caso si sovrapposizioni vanno quindi prima risolti i conflitti e solo dopo si potrà procedere alla pubblicazione della settimana tipo. Se in Configurazione generale è stata attivata l'opzione "Rendi bloccanti i controlli di obbligatorietà" la presenza di una sovrapposizione tra insegnamenti obbligatori impedirà la pubblicazione, altrimenti sarà possibile procedere ugualmente.
  
  
  
  

  Lo stato dell'impegno template e lo stato degli impegni reali legati ad un impegno template non devono per forza corrispondere. Quando si va a pubblicare un impegno template da cui è stata generata una serie di impegni sulla settimana reale la pubblicazione può essere o meno propagata gli impegni reali (se clicco su IMPEGNO CORRENTE cambio di stato solo all'impegno template). Se invece cambio di stato ad un impegno reale generato da un impegno template la pubblicazione NON va mai a modificare l'impegno template, può al massimo intervenire sulla serie di impegni reali.

Un esempio pratico di utilizzo dell'intervallo di ripetizione è il caso in cui l'impegno che si va a pianificare nella settimana template ha come calendario ufficiale dal 1/11 al 31/12 ma si ha la necessità che questo venga ripetuto dal 1/11 al 30/11 il lunedì e dal 01/12 al 31/12 al martedì. Per ottenere questo risultato basta trascinare nella settimana template i due impegni uno al lunedì e uno al martedì e impostare al primo come intervallo di ripetizione 1/11-30/11 e al secondo 01/12-31/12. Così facendo, una volta ultimata la pianificazione è possibile selezionare con lo strumento di selezione multipla tutti gli impegni e cliccare su RIPETI scegliendo come criterio INIZIO CALENDARIO e FINE CALENDARIO. In questo modo UP creerà per i due impegni due serie distinte in base all'intervallo indicato.

Uno strumento molto importante per verificare il lavoro svolto sulla settimana template è il filtro veloce per periodo che compare unicamente quando si sta utilizzando la settimana template. Tale strumento funziona esattamente come il filtro veloce per docente o per aula o per risorsa mobile ma utilizza come criterio quanto riportato nei campi da data / a data nell'intervallo di ripetizione degli impegni template (se presente) e/o nel calendario dell'evento (se presente). 

Se si utilizza il placeholder #intervalloRipetizione nelle card degli impegni diventa molto chiaro il lavoro di questo filtro veloce.

Vediamo un esempio. Questi impegni hanno calendari/intervalli di ripetizione diversi. Se non uso il filtro veloce li vedo tutti sul calendario ma non ho modo se non leggendo il contenuto delle card o usando il "Colora per: calendario" di capire al volo quale sarà l'effettiva pianificazione sul primo semestre e sul secondo.

Utilizzo quindi il filtro veloce per periodo e indico come data di fine l'ultimo giorno del primo semestre. Il risultato è che restano visibili nel calendario solo le attività che sono valide entro tale data (siano esse del primo semestre o del ciclo annuale unico, per esempio). Per maggiore chiarezza nell'immagine sottostante è evidenziato in giallo l'intervallo di ripetizione.

Lo stesso posso fare filtrando invece solo per "Da data" e indicando come data l'inizio del secondo semestre. Otterrò come risultato solo tutti gli impegni che hanno intervallo di ripetizione/calendario che ha almeno un impegno successivo alla data indicata.  Per maggiore chiarezza nell'immagine sottostante è evidenziato in giallo l'intervallo di ripetizione.

Lo stesso filtro può essere applicato anche alla vista AULE della settimana template. In questo caso avrà un ulteriore funzione: quella di filtrare anche gli impegni "fantasmini" (ossia relativi ad un altro contesto/filtro) in base dal periodo indicato. In questo modo sarà evidente solo l'occupazione delle aule nel periodo di riferimento indicato (andando quindi un po' a simulare cosa accadrà quando si andrà a ripetere la settimana template sul calendario reale).

Modificare una attività già pianificata

Se si desidera intervenire su una attività già pianificata è possibile procedere in due modi:

• dal calendario di pianificazione,
• dal menu "Impegni".

Modificare un singolo impegno dal calendario

Se si desidera apportare modifiche unicamente alla data/ora di inizio/fine di un singolo impegno è possibile intervenire sul calendario trascinando col mouse l'impegno alla data/ora desiderata.
Se si desidera aumentare o diminuire la durata dello stesso è possibile "allungare" o "restringere" l'impegno trascinando i bordi dello stesso fino all'orario desiderato.

Se la modifica di data/ora ricade in una data fuori dal calendario dell'evento o della sessione viene prodotto un messaggio informativo.

Se la modifica di giorno/orario dell'impegno genera una o più sovrapposizioni UP mostra un messaggio di avviso NON BLOCCANTE con lo scopo di notificare la presenza delle sovrapposizioni di risorse o tra insegnamenti obbligatori PRIMA di procedere con la modifica di data/orario. Questo avviso viene mostrato solo quando la modifica genera NUOVE sovrapposizioni. Se le sovrapposizioni erano già presenti prima della modifica di orario queste non vengono nuovamente notificate.

Se invece è necessario effettuare modifiche ai dettagli dell'impegno basta cliccare sull'impegno e successivamente su MODIFICA.

Si apre una pagina dove è possibile modificare:

• la collocazione l’impegno sul calendario, data e orario di inizio/fine (intervenendo sull'orario di inizio verrà automaticamente ricalcolato l'orario di fine in base alla durata iniziale), durata effettiva e durata accademica (sezione Impegno), note interne/pubbliche.
• le caratteristiche dell'evento, ad esempio: il nome, il tipo di attività, il corso di studio, i responsabili, note evento, etc (sezione Evento - si tratta di dati modificabili sono in caso di eventi spot).
• dove si svolgerà l'impegno (sezione Aule). Le modifiche apportate alle aule si salvano automaticamente.
• se sono previste risorse mobili (sezione Risorse Mobili). Le modifiche apportate alle aule si salvano automaticamente.
• chi svolgerà l'impegno (sezione Docenti). Le modifiche apportate ai docenti si salvano automaticamente.
• l'eventuale periodicità con cui si svolgerà l'attività (sezione Ripeti).
• risolvere eventuali sovrapposizioni (del singolo evento o di una serie).
• verificare lo stato di impegni simili ossia relativi allo stesso evento e gestire i cambi di stato.
• verificare le precedenti modifiche/variazioni apportate prima dei cambi di stato.

Una volta terminate le modifiche per applicarle è necessario cliccare su "Salva" (in basso a destra). 
Per annullare le modifiche basta cliccare su "Indietro" (in basso a destra).  

Cliccando su un singolo evento è possibile anche procedere alla sua pubblicazione (voce "Pubblica") oppure eliminarlo (voce "Elimina"). L'eliminazione è definitiva e può essere svolta solo se l'impegno NON è pubblico/annullato.

Modificare un impegno ricorsivo dal calendario

Se si desidera apportare modifiche unicamente alla data/ora di inizio/fine di un impegno ricorsivo (ossia facente parte di una serie) è possibile intervenire sul calendario trascinando col mouse l'impegno alla data/ora desiderata. Allo stesso modo è possibile allungare o accorciare la durata dell'impegno posizionando il mouse sul bordo dell'impegno e trascinandolo a piacere. Una volta terminato lo spostamento UP chiederà come si desidera che tale modifica impatti sulla serie di eventi.

E' possibile decidere se:

• applicare la modifica unicamente all'impegno corrente,
• applicare la modica all'impegno corrente e successivi,
• applicare la modifica a tutti gli impegni della serie (anche a quelli precedenti).

Se le modifiche richieste coinvolgono impegni annullati/pubblicati UP non consente di procedere (messaggio rosso: "Impossibile modificare un impegno pubblicato o annullato")..

Se la modifica di giorno/orario della serie di impegni genera una o più sovrapposizioni UP mostra un messaggio di avviso NON BLOCCANTE con lo scopo di notificare la presenza della sovrapposizione PRIMA di procedere con la modifica di data/orario. Questo avviso viene mostrato solo quando la modifica genera NUOVE sovrapposizioni. Se le sovrapposizioni erano già presenti prima della modifica di orario queste non vengono nuovamente notificate.

Nel caso di sovrapposizioni generate da una modifica riguardante una serie di impegni per ogni sovrapposizione viene indicata anche la data/ora dell'impegno coinvolto.

Se nonostante la segnalazione di sovrapposizioni si CONFERMA e le modifiche effettuate comportano delle sovrapposizioni gli impegni con sovrapposizioni vengono contrassegnati con un triangolino rosso.

Ricordiamo che NON è possibile pubblicare alcun impegno o serie senza aver prima risolto le sovrapposizioni e verificato le condizioni necessarie per la pubblicazione (esami senza aula e presenza di risorse da confermare). La lista completa delle sovrapposizioni è consultabile anche dalla voce del menu principale "Sovrapposizioni". Se la sovrapposizione è con una INDISPONIBILITÀ di norma NON è possibile creare eccezioni, lo diventa solo se l'ateneo ha deciso di trattare le indisponibilità come impegni "standard" (vedi paragrafo "Configurare UP"). 

Rimane invece sempre possibile pubblicare INDISPONIBILITÀ con sovrapposizioni attive. In questo caso tutti gli impegni in stato pubblicato (se ve ne sono) sovrapposti all'indisponibilità saranno sospesi, gli altri impegni sovrapposti invece manterranno il proprio stato con l'icona "Sovrapposizioni" attiva. Gli impegni in stato annullato NON generano mai sovrapposizioni.

Se si richiede un cambio di stato su serie, prima di procedere viene mostrato un messaggio NON BLOCCANTE che riassume alcuni dati e chiede se si desidera o meno inviare una notifica agli utenti coinvolti (se le notifiche sono attive):

• impegni selezionati, 
• impegni totali coinvolti, 
• impegno privi di aula,
• impegni con stato non compatibile,
• impegni con sovrapposizioni non accettate.

Cliccando su CONFERMA si accetta quanto esposto e al termine dell'operazione viene mostrato il riepilogo di quanto è stato modificato/non modificato.

Modificare un impegno dal menu principale

E' sempre possibile intervenire sugli impegni (esattamente come avviene per gli eventi) dalla voce "Impegni" del menu principale. 

Da questa sezione è possibile visualizzare gli impegni in formato elenco filtrando per una qualsiasi informazione tra quelle mostrate. In aggiunta è possibile filtrare anche per stato prenotazione della risorsa.

I filtri presenti a intestazione di ogni colonna e quello posizionato in alto a sinistra (filtro a tendina) sono combinabili. E' inoltre possibile ordinare gli impegni per data. Alcuni dati prevedono anche la ricerca per parametro qualsiasi oppure assente (es. anno di corso qualsiasi oppure percorso assente). Ricordo che per personalizzare le colonne da mostrare basta cliccare sull'icona in alto a destra a forma di libreria. Attualmente la preferenza indicata non resta salvata come configurazione dell'utente, ma è mantenuta solo fino al successivo cambio di funzionalità. Alcuni filtri sono disponibili solo nel "Filtra per" (es. Filtra per: Con aula ad uso interno).

Anche da questa funzionalità è possibile visualizzare l'impegno (click sul nome), modificarlo (icona matita), modificare le note (icona foglietto, compare solo per impegni in stato Pubblicato o Annullato), cambiarlo di stato (icona di stato: sono mostrati solo gli stati compatibili) ed eventualmente eliminarlo (icona cestino) o duplicarlo (icona duplica). E' possibile inoltre con la selezione multipla intervenire su più impegni contemporaneamente per: cambiarli di stato, aggiungere risorse comuni (docenti/aule/risorse mobili), copiarli in una nuova settimana, modificare la durata degli impegni selezionati, attivare/disattivare l'opzione teledidattica intervenendo se necessario anche nel campo "note".

A inizio riga, per ciascun impegno sono mostrate alcune icone rappresentanti:

• lo stato dell'impegno (pubblicato, confermato, sospeso, bozza, annullato),
• la presenza o meno di una o più aule associate (se non ha aule associate diventa di colore arancione),
• la ricorsività dell'impegno (ossia se l'impegno fa parte o meno di una serie di eventi),
• la presenza di sovrapposizioni non sanate (in questo caso sparisce anche la possibilità di pubblicare l'impegno).

Anche dalla funzionalità "Impegni" è possibile intervenire utilizzando la selezione multipla. Basterà cliccare sull'icona apposita (in alto a destra), selezionare gli impegni su cui si desidera intervenire e successivamente cliccare sull'azione desiderata tra:

• cambia di stato (in questo caso sono sempre mostrati TUTTI gli stati, indipendentemente dal fatto che siano compatibili con gli impegni selezionati),
• elimina,
• revoca impegno,
• attiva/disattiva teledidattica,
• aggiungi risorse,
• modifica durata,
• copia in settimana.

E' infine presente anche anche l'icona "Variazioni" che permette di visualizzare ed esportare la lista delle variazioni degli impegni del contesto di appartenenza. Le variazioni come default hanno impostato come periodo di riferimento il mese corrente. E' comunque possibile modificare il periodo di riferimento secondo le proprie necessità e introdurre ulteriori criteri di filtro (es. per Evento, data, ...).

Modificare un evento

Gli eventi provenienti da fonti ESTERNE non sono modificabili, ma tutti gli eventi creati manualmente in UP possono essere modificati in due modi:

• Dalla funzionalità "Eventi" (click sulla icona "matita").
• Cliccando sull'icona a freccia posta nelle card evento disposte nell'area destra dello schermo (la freccia porta all'evento in sola lettura, se si tratta di un evento modificabile è presente il bottone MODIFICA).

Se un evento NON è modificabile nella funzionalità "Eventi" non comparirà l'icona "matita" e una volta cliccato sull'icona "freccia" della card evento non comparirà il bottone "MODIFICA" in fondo al dettaglio dell'evento. 
Se si accede al TAB "Evento" di un impegno legato ad un evento non modificabile invece è mostrato un banner informativo.

Se si utilizza l'integrazione con ESSE3 per la gestione degli appelli di esame ed è stato richiesto di abilitare la funzionalità "Consenti Re-invio esami a Esse3" (solo per UNIBOCCONI) è possibile modificare il valore del campo "Trasmesso ad ESSE3: si" per i soli eventi già trasmessi almeno una volta ad ESSE3.

Tale tipologia di modifica è praticabile solo utilizzando la funzionalità EVENTI e attivando la selezione multipla. Gli eventi compatibili con questa possibilità sono quelli che hanno le seguenti caratteristiche:

• Tipo evento: esame
• Data di appello futura
• Trasmesso ad ESSE3 = si
• Impegni pubblicati = si

L'icona "Re-invio esame ad ESSE3" compare attivando la selezione multipla. 

L'esito dell'operazione di modifica dell'evento è mostrato immediatamente a video in seguito alla conferma di modifica. Gli eventi che non rispettano le condizioni saranno automaticamente etichettati come "non modificabili".

A questo punto la "palla" passa ad ESSE3. University Planner infatti al successivo "Export" verso ESSE3 invierà nuovamente gli appelli legati all'evento modificato, se in ESSE3 non sono presenti le condizioni necessarie per apportare la modifica l'esito dell'Export riporterà un errore.
Per tutti gli altri atenei è possibile attivare il re-invio automatico degli appelli di esame facendone richiesta tramite ticket.

Gestire risorse mobili, piani, edifici e tipi aula

Le aule sono una delle risorse più importanti per University Planner quindi è opportuno che la loro anagrafica sia sempre aggiornata. Per questo motivo l'anagrafica delle aule è modificabile in qualsiasi momento, esattamente come quella degli edifici, dei piani e dei tipi aula, da utenti di tipo configuratore, configuratoreAule o supervisore. Le risorse mobili invece sono aggiornabili solo da utenti di tipo configuratore e supervisore. 

Per aggiornare e configurare le risorse mobili (se previste da "Configurazione Generale") si utilizza la funzionalità Anagrafiche > Risorse Mobili. La particolarità delle risorse mobili è la possibilità di attribuire ad ogni risorsa uno o più responsabili in modo che, se previsto, saranno avvisati tramite notifica/email ogni volta qualcuno richiede o non necessità più della risorsa.

Dal momento che l'anagrafica delle aule è strettamente legata alle anagrafiche di edifici, piani, tipi aula è necessario avere la certezza che queste tre anagrafiche siano aggiornate prima di intervenire sulle aule. In particolare:

• PIANI: informazione facoltativa per un aula. E' consigliabile mantenere l'anagrafica pulita! Non ha senso inserire due anagrafiche distinte per lo stesso piano (es. una con descrizione in maiuscolo e una in minuscolo oppure una per ogni edificio diverso). Avere dati ridondanti non consente di ricavare dati statistici a livello di piano (es. mostrami tutte le aule situate al piano terra) e crea confusione quando si creano nuove aule. Segue un esempio di gestione NON pulita dei piani.
  
• TIPO AULA: Informazione facoltativa per un aula consente però di catalogarla. Un esempio di tipo aula può essere: Laboratorio informatico, Biblioteca, Serra, etc... Vale lo stesso consiglio citato per i piani. Più l'anagrafica è pulita più sarà piacevole poter filtrare le aule in base alla tipologia. Il consiglio è quindi di evitare di assegnare nomi simili, come ad esempio questo caso in cui tre tipi aula riportano nomenclature molto simili. Il tipo aula inoltre può essere utilizzato come criterio per creare automaticamente impegni di tipo AS pianificati in maniera costante durante l'anno (o per semestre) da inviare a Student Booking (Es. desidero inviare a SBK la disponibilità come aula studio d i tutte le aule di tipo "STUDIO" degli edifici A.B. C tutti i mercoledì e i venerdì' alle 18 alle 19 da Gennaio a Maggio).
  
  
• EDIFICIO: Informazione obbligatoria per un aula in quanto consente di localizzarla. Il codice edificio è il suo identificativo univoco e deve necessariamente essere maiuscolo. Se è attiva la sincronizzazione aule/edifici di ESSE3 una volta assegnato un edificio ad un aula non sarà più possibile eliminare il collegamento. E' fondamentale per poter gestire la geolocalizzazione delle aule compilare correttamente tutti i campi geografici della sua anagrafica, in particolare: indirizzo, numero civico, città, CAP, comune, latitudine, longitudine. 

Gestire categorie e servizi (per le aule)

Dalla versione 21.10.00.00 è possibile censire i nuovi servizi per le aule che saranno utilizzabili a partire dalle versione 21.11.00.00 (in cui potranno essere utilizzati nelle aule) e 21.12.00.00 (in cui potranno essere utilizzati dai webservice).

I servizi per le aule e le rispettive categorie sono censite nella funzionalità Anagrafiche > Servizi Aule. 

I servizi possono essere raggruppati in categorie funzionali (es. dotazione, servizi tecnologici, etc...) oppure censiti tutti sono un unica categoria "Servizi". Per creare nuove categorie basta posizionarsi sul tab CATEGORIE e cliccare sul bottone CREA.

Ogni categoria è identificata con un CODICE (univoco) e una DESCRIZIONE bilingue. 

E' possibile in qualsiasi momento intervenire in modifica sulle categorie esistenti (solo il campo codice è in sola lettura), mentre è possibile eliminare solo le categorie non collegate a servizi.

Per creare nuovi servizi basta posizionarsi sul tab SERVIZI e cliccare sul bottone CREA.

Ogni servizio è identificato con un CODICE (univoco), una DESCRIZIONE bilingue, una categoria di appartenenza e una icona selezionabile tra quelle disponibili.

E' possibile in qualsiasi momento intervenire in modifica sui servizi esistenti (solo il campo codice è in sola lettura), mentre è possibile eliminare solo i servizi non utilizzati dalle aule.

Gestire le aule

Per aggiornare e configurare le aule si utilizza la funzionalità Anagrafiche > Aule. Sono qui elencate tutte le aule utilizzabili dal proprio contesto (sia aule proprie che quelle prese "in prestito" o utilizzabili unicamente su prenotazione). Se si è supervisore e si sta utilizzando il contesto Qualsiasi è anche possibile filtrare le aule in base al contesto di appartenenza utilizzando l'apposito filtro nel "Filtra per".

La differenza tra le aule "in prestito" e quelle proprie è evidenziata dal fatto che mentre sulle aule proprie posso intervenire (presenza delle icone "modifica", "elimina", "duplica"), su quelle in prestito non ho alcuna possibilità di modifica. Allo stesso modo sulle aule "Bloccate" (icona lucchetto chiuso) l'unico dato su cui posso intervenire in modifica sarà il campo "Note". Le aule bloccate non possono essere eliminate, ma possono essere duplicate.

Le azioni previste in seguito alla sezione multipla di più aule dalla lista aule sono: elimina (solo se non già utilizzate) e riduci capienza.

Se seleziono una o più aule e clicco su "Riduci capienza" si apre una finestra in sovrimpressione in cui posso inserire il divisore da utilizzare per calcolare la capienza effettiva delle aule selezionate. Per esempio se un aula selezionata a capienza reale 50 posti e inserisco come divisore 2 la sua capienza effettiva diventerà 25 posti.

 Se l'aula ha "subito" una riduzione di capienza (ossia la sua capienza reale non corrisponde all'effettiva capienza) in cima alla riga compare una icona dedicata e nella colonna capienza viene riportata la corrispondenza tra capienza effettiva e capienza reale.

E' sempre possibile creare nuove aule (esistono alcune eccezioni) cliccando sul bottone "CREA". 

Tutte le risorse create negli ultimi 10 giorni appaiono evidenziate da un leggero sfondo giallo. E' possibile ordinare le risorse per data di creazione rendendo disponibile l'apposita colonna (Creato il) e utilizzando l'ordinamento di colonna (freccetta in alto/basso) o il filtro su colonna (Da data / A data). 

Per visualizzare le caratteristiche di un aula è sufficiente cliccare su di essa. Se si tratta di un aula su cui ho possibilità di intervento sarà presente anche il bottone "MODIFICA".

Ecco i dati disponibili per ciascuna aula:

• Codice (dato univoco e MAIUSCOLO) - campo obbligatorio
• Descrizione: Nome dell'aula per esteso  - campo obbligatorio 
• Tipo aula: tipologia dell'aula. Es. Laboratorio
• Capienza: numero di posti
• Capienza effettiva: numero di posti effettivi (es. un aula potrebbe tenere 22 studenti ma per esigenze particolari ne può ospitare massimo 11) > Questo dato se diverso dalla "Capienza" viene mostrato in tutte le interfacce di UP relative all'utilizzo delle aule.
• Numero postazioni (il dato qui inserito viene mostrato anche nel tooltip)
• Numero PC (il dato qui inserito viene mostrato anche nel tooltip)
  
• Edificio: collocazione in Ateneo (menu a tendina) - campo obbligatorio e NON MODIFICABILE (se attiva la sync aule/edifici con ESSE3)
• Piano
• Metri quadrati
• Telefono (se presente)
• Unità Organizzativa: struttura che si occupa della gestione dell'aula  - campo obbligatorio
• Note: note ad uso interno visibili solo da chi utilizza l'aula per la pianificazione dell'orario (unico campo modificabile per le aule bloccate).
  Se sono presenti note e si utilizza la vista AULE compare una icona dedicata accanto all'aula e la nota viene mostrata al passaggio del mouse.
  
• URL mappa: link web dove è presente la mappa o indicazioni riguardo come raggiungere l'aula (compare sia in fase di assegnazione dell'aula, sia sul calendario pubblico, sia nei tooltip del calendario di pianificazione)
• Contesti di appartenenza: contesti che utilizzano l'aula (campo informativo, non modificabile)
• Attivo: questa opzione permette di gestire l'attivazione/disattivazione dell'aula. Tale stato è modificabile solo da utenti di tipo supervisore, configuratore, configuratoreAule. Le aule disattivate non sono associabili a nuovi impegni ma rimangono associate agli impegni precedenti alla disattivazione. La data e l'autore dell'ultima disattivazione sono riportati come dati in sola lettura nel dettaglio della risorsa. L'integrazione con Archibus gestisce automaticamente la disattivazione delle aule.
  
  
  
  
• Servizi: sotto tale voce sono mostrati i servizi suddivisi per categoria. Quelli presenti nell'aula hanno la check-box valorizzata, quelli privi di spunta sono quelli NON disponibili per l'aula. Se un aula dispone di tutti i servizi di una determinata categoria è possibile selezionarli cliccando sulla voce "Seleziona tutto" posta in cima alla categoria.
  
  

L'aver compilato il campo "URL mappa" fa comparire l'icona "Posizione" cliccabile ovunque compaia l'aula, in particolare nelle seguenti funzionalità:

• Anagrafica > Aule
  
• Aggiungi risorse
  
• Dettaglio dell'impegno a cui è assegnata l'aula
  
  

• Finestra in sovrimpressione (dialog) che appare quando clicco su una card impegno al quale è associata l'aula.
  
• Vista Aule del calendario di pianificazione
  
• Calendario pubblico - click su impegno

Gestire le prenotazioni

Se una o più risorse sono condivise tra più strutture organizzative pianificare l'utilizzo degli spazi può diventare problematico. Per questo motivo University Planner ha previsto la possibilità di inserire alcune risorse sotto prenotazione (per ora è possibile gestire in questo modo solo le aule). Questo significa che al momento dell'assegnazione di un aula ad un impegno o ad una serie di impegni al posto di esser salvata in stato "Confermato" questa resterà "Da confermare" fino a quando un utente con ruolo confermatore o supervisore deciderà se accettare la prenotazione o respingerla (funzionalità "Prenotazioni" presente nel menu principale).

Questa funzionalità oltre ad essere utilizzata dal confermatore per accettare/rifiutare le richieste di prenotazione delle aule del proprio contesto è disponibile per qualsiasi utente che può creare impegni per visualizzare lo stato delle proprie richieste di prenotazione. 

Per ogni richiesta di prenotazione è riportato (le colonne mostrate sono personalizzabili dalla funzionalità "Seleziona colonne"):

• lo stato (se è stata accetta, rifiutata, se l'impegno fa parte di una serie, se vi sono sovrapposizioni), 
• se la richiesta è legata ad una serie (è possibile confermare in maniera uniforme le prenotazioni legate ad una serie),
• l'aula richiesta, 
• la data in cui è richiesta l'aula, 
• l'impegno, 
• l'edificio, 
• l'autore della prenotazione 
• l'eventuale data di conferma/rifiuto.

Da qui è inoltre possibile:

• filtrare le prenotazioni (di default vengono mostrate solo le prenotazioni presenti/future non già confermate/rifiutate), 
• consultare le richieste di prenotazione proprie (se non si è confermatore) e del proprio contesto (solo per confermatore e supervisore),
• accettare/rifiutare le richieste di prenotazione del proprio contesto utilizzando le icone proposte nella colonna "azioni" (solo per confermatore e supervisore). Se accetto/rifiuto la prenotazione di un impegno legato ad una serie viene richiesto se si desidera applicare lo stesso comportamento all'intera serie (accettando o rifiutando le prenotazioni di quella risorsa per tutti gli impegni della serie.

Se vi sono più richieste contemporanee della stessa aula, all'accettazione di una delle richieste le ulteriori saranno automaticamente rifiutate. In questo caso oltre ad essere presente il simbolo "Sovrapposizione" UP mostra a video anche un messaggio di avviso prima di procedere. Al termine dell'operazione viene inoltre mostrato un messaggio temporaneo di feedback dell'operazione, Il colore del messaggio consente a colpo d'occhio di capire se è tutto andato a buon fine (colore verde) se qualche operazione è fallita (colore giallo) oppure se è stato impossibile procedere (colore rosso).

Se e solo se da "Configurazione Generale" è stata attivata l'opzione "Pubblica Impegni Personali alla conferma dell'Aula" (vedi Configurare UP) se un CreatoreImpegniPersonali assegna ad uno dei suoi impegni una o più aule sotto prenotazione, al momento della conferma della prenotazione (in caso di più aule dell'ultima) automaticamente l'impegno viene pubblicato (salvo casi limite). Se sono attive anche le notifiche legate alla pubblicazione oltre ad una notifica al richiedente l'aula sarà inviata una notifica di avvenuta pubblicazione a tutti i docenti dell'impegno. Se la pubblicazione automatica fallisce UP mostra un messaggio temporaneo di feedback dell'operazione di colore giallo in cui riporta il fatto che nonostante la prenotazione sia stata accettata la pubblicazione dell'impegno è fallita (per esempio perché vi erano sovrapposizioni non sanate). Se invece sia l'accettazione della prenotazione va a buon fine che la pubblicazione il messaggio temporaneo sarà verde.

Facciamo quindi un piccolo riassunto delle casistiche previste in caso di auto-pubblicazione attiva:

1. Richiedo un aula per un impegno che non ha alcun tipo di sovrapposizioni > Prenotazione accettata, Pubblicazione avvenuta.
   
   
2. Richiedo un aula già richiesta per lo stesso periodo per un impegno che non ha alcun tipo di sovrapposizioni > Prenotazione accettata, Prenotazioni in sovrapposizione respinte, Pubblicazione avvenuta.
   
   
3. Richiedo un aula per un impegno con sovrapposizioni non sanate verso un impegno in stato pubblicato > Prenotazione accettata, Pubblicazione fallita.
   
   
4. Richiedo un aula per un impegno con sovrapposizioni non sanate verso un impegno in stato pubblicato che già usa quell'aula (caso molto limite) > Prenotazione accettata, Errore nel respingere le aule in sovrapposizione, Pubblicazione fallita.
   
   
5. Richiedo un aula per un impegno con sovrapposizioni non sanate (non relative all'aula richiesta) verso un impegno in stato pubblicato > Prenotazione accettata, Prenotazioni in sovrapposizione respinte, Pubblicazione fallita.
   
   
   
6. Richiedo un aula per un impegno e la richiesta viene rifiutata > Prenotazione respinta.
   
   
   

Le aule in stato "in attesa di conferma" assegnate ad un impegno non sono visibili sul calendario pubblico fino alla loro conferma, restano invece visibili sul calendario di pianificazione e sull'impegno (nella colonna Prenotazione appare la dicitura "Da confermare"). Nelle card dell'impegno appare il simbolo di ATTENZIONE (triangolo) con didascalia "RISORSE DA CONFERMARE".

Se la prenotazione di un aula viene rifiutata questa diventa invisibile sul calendario di pianificazione, pur rimanendo legata all'impegno in stato "Respinta" fino alla sua rimozione. 

Un impegno con aula rifiutata è come un impegno privo di aula quindi può essere pubblicato e la presenza dell'aula rifiutata non interferisce con le sovrapposizioni. L'unica differenza tra un impegno privo di aula e uno con aula rifiutata è che mentre il primo se lo sposto di data/orario resta sempre un impegno privo di aula, il secondo cambiandolo di data/orario genera una nuova prenotazione facendo tornare l'aula in stato "da confermare".

Per avere una visione globale delle prenotazioni ancora non accettate/rifiutate, è possibile andare in IMPEGNI e filtrare per "Stato prenotazione" che può essere "Da Confermare" oppure "Respinto". Questo tipo di filtro è molto utile in quanto consente di intervenire immediatamente sulle prenotazioni respinte entrando in "modifica" e sostituendo l'aula rifiutata. Prossimamente la funzionalità "prenotazioni" sarà resa disponibile a tutti gli utenti in modo che possano consultare in sola lettura le proprie richieste di prenotazione.

Gestire le indisponibilità

Oltre a gestire gli impegni accademici, University Planner prevede la gestione dei "non impegni", o meglio delle così dette indisponibilità. Con indisponibilità si intendono tutte quelle occasioni in cui una risorsa non è disponibile per la pianificazione. L'esempio più semplice di indisponibilità sono i giorni di chiusura per ferie, per festività nazionali o per festività locali come i patroni. In questi casi l'intero ateneo chiude quindi possiamo classificare tali eventi come "indisponibilità totale" (ossia la non disponibilità riguarda TUTTE le aule oppure TUTTE le aule e TUTTI i docenti del contesto in cui si opera). 

Ci sono invece alcune occorrenze in cui è solo una singola risorsa o un gruppo ristretto di esse a non essere disponibili: un docente che si ammala, di un aula che necessita di manutenzione ordinaria o straordinaria, uno strumento che va sostituito. Questi ultimi esempi rientrano nelle "indisponibilità parziali".

Per rendere intuitiva la gestione delle indisponibilità UP le tratta esattamente come gli eventi spot. Le persone incaricate di gestire le indisponibilità devono avere come ruolo creatoreIndisponibilita (o supervisore) altrimenti non potranno procedere. 

Tutte le indisponibilità legate al contesto in uso sono raccolte nella funzionalità "Indisponibilità" del menu principale. Il colore del simbolo "indisponibilità" mostrato in questa funzionalità indica la tipologia di indisponibilità:

• verde = indisponibilità parziale (quindi presuppone che sia valorizzata almeno una risorsa tra Aula/Docente/Risorsa mobile)
• rosso = indisponibilità totale (ossia che riguarda tutte le risorse/tutte le aule del contesto)

Sul calendario di pianificazione invece le indisponibilità sono contraddistinte dall'icona "divieto" sempre di color rosso scuro e  con la stringa "INDISPONIBILITÀ" che precede la causale (es. Festività natalizie).

Per inserire una indisponibilità è necessario cliccare sul giorno desiderato e compilare i dati come segue:

• Selezionare la casella "indisponibilità".
• In caso di chiusura generale dell'attività selezionare anche la casella "indisponibilità totale (solo aule)" (ossia l'indisponibilità riguarda TUTTE le aule) oppure "indisponibilità totale (tutte le risorse)" (ossia l'indisponibilità riguarda TUTTE le risorse: aule e docenti).
• Inserire una causale significativa (es. Patrono, Festività natalizie, Manutenzione, etc..) in quanto tale dicitura sarà riportata anche sui calendari pubblici.
• Inserire la causale tradotta in lingua inglese.

• Inserire/confermare data e ora di indisponibilità. Se l'indisponibilità durerà più giorni va inserita la data del primo giorno. Se dura l'intera giornata basterà selezionare "intera giornata".

• Selezionare il contesto al quale applicare l'indisponibilità. Se non si è supervisore di default è indicato il contesto in uso e sarà possibile aggiungere solo contesti su cui si ha permesso di intervenire. In caso non ne venisse selezionato nessuno l'indisponibilità sarà applicata a tutti i contesti di competenza (questa operazione può essere fatta solo dal supervisore, salvo eccezioni). Per inserire più di un contento è possibile usare lo strumento "Seleziona contesti" (icona a forma di quadrato con freccia diagonale) che consente di effettuare la selezione multipla e di utilizzare i filtri.
  
  
  

  Da "Configurazione Generale" il supervisore può decidere di "potenziare" il ruolo creatoreIndisponibilita per consentirgli di creare indisponibilità parziali (NON TOTALI!) applicate a tutti i contesti mentre normalmente ciascun utente con tale ruolo può gestire e creare indisponibilità legate unicamente ai propri contesti. L'opzione che consente tale "potenziamento" si chiama "Consenti al creatoreIndisponibilità di creare indisponibilità parziali applicate a tutti i contesti" (vedi paragrafo "Configurare UP").    Se tale voce è attivata il creatoreIndisponibilità potrà creare e gestire indisponibilità parziali su tutti i contesti. In questo caso solamente lui e il supervisore potranno modificare tali indisponibilità.

• Salvare. Con questo salvataggio, se si è scelto "indisponibilità totale (tutte le risorse)" nessuna risorsa legata ai contesti indicati sarà disponibile per il giorno/orario dell'indisponibilità, se si è scelto "indisponibilità totale (solo aule)" nessuna aula legata ai contesti indicati sarà disponibile per il giorno/orario dell'indisponibilità. Diventa inoltre possibile inserire delle note.
• Se si tratta di una indisponibilità parziale cliccare sul tab riportante la tipologia di risorsa da rendere non disponibile (aula, docente, risorsa mobile). 
• Cliccare su AGGIUNGI per selezionare la/le risorse che saranno non disponibili (esattamente come avviene per un qualsiasi altro impegno).
• Se l'indisponibilità durerà più giorni passare al tab RIPETI per impostare le modalità di ripetizione. 
• Passando al tab SOVRAPPOSIZIONI è possibile verificare se ci sono sovrapposizioni che necessitano di essere gestite (NB: L'indisponibilità vince su tutti gli altri impegni ossia la sua pubblicazione implica che non potrà essere possibile pubblicare alcunché nel periodo indicato e che se vi sono impegni già pubblicati saranno automaticamente sospesi).
• Tornare al calendario salvando/confermando se richiesto.

Sul calendario comparirà l'indisponibilità in stato "CONFERMATO". Questa tipologia di impegni è riconoscibile dall'icona "divieto" posta accanto all'orario e dalla stringa "Indisponibilità" posta prima della causale inserita. In caso di indisponibilità parziale nella card e nel tooltip dell'impegno sono mostrate anche le risorse (aula, docente, risorsa mobile) coinvolte, in caso di indisponibilità totale è riportata la dicitura "TUTTE" seguita dalle risorse coinvolte.

Se al momento della pubblicazione di una indisponibilità sono presenti degli impegni con sovrapposizioni in stato pubblicato questi saranno automaticamente SOSPESI. Per questo motivo è stato previsto un avviso preventivo alla pubblicazione. Se invece l'impegno in sovrapposizione non è ancora pubblico non viene data la possibilità di procedere alla pubblicazione. Questo comportamento non viene effettuato solo in caso l'ateneo abbia deciso di trattare le indisponibilità come impegni "standard" (vedi paragrafo "Configurare UP").

Non è possibile invece pubblicare una INDISPONIBILITA' priva di risorse, ad eccezione dell'indisponibilità TOTALE (ossia applicata a tutte le risorse).

Gestire le sovrapposizioni di risorse

University Planner obbliga a gestire le sovrapposizioni prima della pubblicazione del calendario. Questo avviene in quanto il pianificatore deve essere consapevole di ogni possibile sovrapposizione di docente, aula, risorsa mobile o indisponibilità prima di pubblicare l'orario definitivo. Gestire una sovrapposizione significa valutare se la sovrapposizione è necessaria (in questo caso viene creata una eccezione) o non gradita (è necessario modificare la pianificazione). Le sovrapposizioni sono evidenziate dal simbolo TRIANGOLO sul calendario abbinato alla stringa "SOVRAPPOSIZIONE". Gli unici impegni esclusi dal calcolo delle sovrapposizioni sono quelli in stato ANNULLATO.

Se si desidera avere una visione globale di tutte le sovrapposizioni attive è utile utilizzare la funzionalità "Sovrapposizioni" che si trova nel menu principale. 

Cliccando su SOVRAPPOSIZIONI, University Planner elenca tutte le sovrapposizioni legate ad impegni di propria competenza, mostrando per ciascuno di essi la risorsa coinvolta seguita dal giorno e dall'orario in cui questa avviene. Da questa funzionalità l'utente con ruolo approvatoreSovrapposizioni (o supervisore) potrà decidere quali sovrapposizioni accettare (eventualmente inserendo una motivazione) e quali rifiutare. Le sovrapposizioni accettate generano una eccezione che consente di pubblicare l'impegno (come conseguenza sul calendario di pianificazione scompare l'icona a forma di triangolino). Le sovrapposizioni non accettate invece non consentono la pubblicazione degli impegni coinvolti fino a risoluzione. L'accettazione di una sovrapposizione genera una notifica (se previsto) all'ultima persona che ha modificato l'impegno coinvolto. Come impostazione di default vengono mostrate solo le sovrapposizioni non accettate. E' però sempre possibile modificare tale criterio e poter consultare anche le sovrapposizioni già accettate.

Come nella maggior parte delle funzionalità di UP, anche in questo caso è molto utile utilizzare il "Filtra per" per restringere il campo d'azione indicando, per esempio una risorsa in particolare (nel caso sottostante il Docente oggetto di sovrapposizione) o un evento specifico. E' stata inoltre prevista la possibilità di filtrare per Corso di Studio e/o per Unità organizzativa.

Prima di creare una eccezione (ossia accettare una o più sovrapposizioni) è consigliabile inserire nel campo "Note" sulla destra una brevissima indicazione riguardo come mai la sovrapposizione è stata accettata (es. lezione condivisa). Dopo aver inserito la nota per accettare una sovrapposizione basta cliccare sul bottone tondo con il simbolo di spunta. In questo modo sul bottone compare il simbolo di divieto (ossia cliccandolo nuovamente si rifiuterebbe la sovrapposizione) e l'icona posta accanto alla risorsa coinvolta (aula, risorsa mobile, docente o vincolo) diventa un simbolo di spunta.

E' possibile accettare o rifiutare più sovrapposizioni con un unico click utilizzando il bottone in alto a destra "Modalità selezione". Cliccando tale pulsante al posto dei classici bottoni tondi posti sulla sinistra appaiono delle caselle di spunta che consentono all'utente di selezionare tutte le sovrapposizioni che si desidera accettare e rifiutare. In questo caso è possibile inserire anche una nota "comune" a tutte scrivendo il testo nel campo apposito posto nella barra in alto prima di cliccare sulle funzioni di ACCETTAZIONE (simbolo di spunta) o RIFIUTO (simbolo divieto). Accettare una sovrapposizione comporta la creazione di una eccezione che consente di pubblicare comunque l'evento coinvolto, nonostante l'esistenza della sovrapposizione.

La causale inserita rimane legata all'accettazione della sovrapposizione. 

Se previsto da "Configurazione notifiche" al momento dell'accettazione di una sovrapposizioni viene inviata una notifica a colui che per ultimo è intervenuto sull'impegno.

Come per tutte le anagrafiche e per le funzionalità Eventi, Impegni, Indisponibilità, anche le Sovrapposizioni possono esser esportate cliccando su ESPORTA. Se i dati da esportare sono tanti compare un messaggio informativo che indica che il file esportato sarà disponibile nel giro di qualche minuto nella funzionalità "Esportazioni". Questo permette di continuare ad utilizzare UP senza alcun rallentamento durante il calcolo dell'esportazione.

Esportazioni

Pressoché tutte le funzionalità di University Planner prevedono la possibilità di esportare i dati.

E' stata previsto il bottone ESPORTA anche sui singoli tab dei contesti in modo da poter verificare la correttezza della configurazione in corso.

Prima di effettuare una qualsiasi esportazione è bene sapere che in configurazione personale/generale è presente un parametro che pone un limite massimo alle righe esportabili da qualsiasi funzionalità. Questo limite di default è impostato a 1000 righe ma può essere aumentato (senza esagerare) secondo necessità. 

Quando la mole di dati da esportare è grande l'esportazione automaticamente avviene in background e viene mostrato un messaggio informativo che indica che il file esportato sarà disponibile nella funzionalità "Esportazioni" nel giro di qualche istante.

Questo permette di poter lavorare senza alcun rallentamento anche durante il calcolo dell'esportazione. I file restano disponibili per il download per qualche giorno nella funzionalità "Esportazioni", dopo tale periodo verranno automaticamente eliminati. Per salvarli sul pc è sufficiente cliccare sull'icona "Download". Le esportazioni restano disponibili nella funzionalità "Esportazioni" per massimo 7 giorni dopo i quali sono automaticamente eliminate.

Condividere la pianificazione (sul sito di ateneo o altrove)

Per pubblicare a tutti gli effetti la pianificazione è necessario:

• sanare/verificare tutte le sovrapposizioni in quanto un contenuto con sovrapposizioni non accettate NON può essere pubblicato,
• assicurarsi che tutti gli impegni siano in stato "Pubblicato" (o Annullato).

Fatto questo, se non si utilizzano le guideOnline di Esse3/ Course Catalogue e non si è optato per esporre la pianificazione usando i web-service, è possibile creare dei link personalizzati da esporre ove lo si ritiene più opportuno (es. monitor di ateneo, monitor aule, portale di ateneo, sito del dipartimento, etc...).

La procedura di creazione guidata del calendario pubblico si trova nel menu principale sotto la voce "Link pubblici". 

Questa funzionalità di default mostra solo i link salvati dall'utente autenticato, togliendo la chip di ricerca è però possibile accedere a tutti i link salvati da tutti gli utenti di propri contesti di appartenenza.

Per ogni link mostrato è possibile:

• cliccando sul nome del link consultare in sola lettura i criteri di filtro e di layout utilizzati al momento della creazione/salvataggio del link;
• copiare l'URL (icona collegamento);
• modificare il link;
• eliminare il link (azione disponibile solo per i link creati personalmente);
• duplicare il link.

Per creare un nuovo link pubblico è necessario cliccare su CREA (in basso a destra). Dalla versione 20.01.00 non è più possibile generare link pubblici senza salvarli. E' quindi opportuno se ancora si stanno utilizzando dei link non salvati iniziare gradualmente a salvarli in quanto diventeranno prossimamente obsoleti. Non è possibile creare link pubblici utilizzando come contesto QUALSIASI o ASSENTE.

La creazione di un link pubblico è articolata in cinque step:

• Salva: in questa sezione va indicato il nome con cui verrà salvato il link pubblico (sarà quindi utile per rintracciarlo in un secondo momento, non visibile pubblicamente).
• Layout: in questo passaggio si decide il titolo da mostrare in testata al link pubblico, se sarà un calendario reale o template e si valuta quale tipo di visualizzazione utilizzare (es. monitor/monitor aula/calendario/aule, colorazione, contrasto...).
• Parametri : necessari per selezionare quali impegni mostrare sul calendario (es. solo la pianificazione del primo anno di un determinato Cds).
• Layout impegni: compare solo in caso in cui si è scelto di salvare il calendario pubblico e permette di personalizzare le informazioni da mostrare nelle card.
• URL: mostra il link generato in base alle scelte fatte nei precedenti step.
  
  

Come scegliere la modalità visualizzazione

La prima scelta da effettuare per creare un link pubblico è decidere in che modo si desidera mostrare la pianificazione presente in UP.

University Planner attualmente prevede le seguenti visualizzazioni (Tipo):

• Calendario: visualizzazione classica, molto simile ad una agenda virtuale. Gli eventi vengono mostrati sul giorno/settimana/mese in base al proprio orario.
• Calendario aule: visualizzazione incentrata sull'occupazione delle aule (giorno/settimana). Questa modalità di visualizzazione prevede anche la presenza di un filtro in testata che permette di cercare una o più aule specifiche. La vista aule giornaliera mostra fino ad un massimo di 250 aule, la vista aule settimanale ha un limite inferiore.
• Calendario lista: visualizzazione minimal. Gli impegni sono mostrati uno sotto l'altro in ordine di svolgimento (per giorno/settimana/mese). 
• Calendario lista evento: visualizzazione minimal. Sono mostrati tutti gli impegni pianificati e non ancora trascorsi legati ad un evento preciso. 
• Monitor: visualizzazione ottimizzata per i monitor. Gli impegni già trascorsi spariscono per lasciare spazio ai più recenti. Se sono necessarie più pagine queste si alternano automaticamente.
• Monitor singola aula: visualizzazione ottimizzata per essere mostrata nei monitor legati ad una singola aula. Vengono mostrati solo i due impegni più recenti non ancora trascorsi che utilizzano l'aula indicata, indipendentemente dal contesto di appartenenza degli stessi.

Tipo: Calendario / Calendario lista

Le opzioni di scelta per il tipo "Calendario" o "Calendario lista" sono le seguenti:

• Tipo pianificazione: impegni reali o settimana template
• Consenti cambio pianificazione: consente di attivare il pulsante che consente di passare dalla visualizzazione della settimana reale a quella template.
• Vista di default: consente di scegliere la visualizzazione preferita tra: mese, settimana (default), giorno. 
• Titolo e Titolo in inglese: campo facoltativo che permette di assegnare un titolo al calendario, eventualmente bilingue. 
• Lingua: consente di selezionare la lingua (default IT) in cui viene mostrato il calendario pubblico.
• Giorni non visualizzati sul calendario: se selezionati, il Sabato e la Domenica non verranno mostrati. 
• Stato impegno: se non valorizzato mostra solo gli impegni pubblici. Gli ulteriori stati che si desidera mostrare vanno aggiunti manualmente.
• Mostra icone stato impegni: se selezionata mostra l'icona identificativa dello stato nelle card impegno. Attivare questa opzione è molto importante se si decide di mostrare impegni in stato diverso da pubblicato/annullato.
• Mostra indisponibilità:  se selezionata oltre agli impegni verranno mostrate anche le indisponibilità TOTALI.
• Mostra sempre i dati dell'attività master: se presente e selezionata, in caso di impegni mutuati verranno mostrati sempre e solo i dettagli relativi all'attività master. Se invece non viene selezionata (scelta consigliata!) sarà mostrato il dettaglio che corrisponde ai criteri inseriti, nello specifico UP tiene conto, nel seguente ordine, dei seguenti criteri, ove valorizzati: Corso di Studio, Percorso, Anno di corso. In caso ci siano più dettagli con i medesimi criteri verrà mostrato il primo.
• Da data: se non compilato mostra gli impegni pianificati nel giorno/settimana corrente. Se compilato con data futura mostra gli impegni pianificati nel giorno/settimana futura. Se compilato con data già trascorsa non viene considerato. Per gli impegni template viene tenuto conto del calendario di riferimento. Gli impegni template privi di calendario sono mostrati sempre.
• Colora per: se valorizzato colora gli impegni in base al criterio scelto. Se non valorizzato viene utilizzata la colorazione neutra.
• Mostra sempre le aule degli impegni in teledidattica: se valorizzato mostra anche le aule ad uso interno utilizzate per gli impegni in teledidattica.

Tipo: Calendario aule

Le opzioni di scelta per il tipo "Calendario aule" sono le seguenti:

• Tipo pianificazione: impegni reali o settimana template
• Consenti cambio pianificazione: consente di attivare il pulsante che consente di passare dalla visualizzazione della settimana reale a quella template.
• Vista di default: consente di scegliere la visualizzazione preferita tra: mese, settimana (default), giorno. 
• Titolo e Titolo in inglese: campo facoltativo che permette di assegnare un titolo al calendario, eventualmente bilingue. 
• Lingua: consente di selezionare la lingua (default IT) in cui viene mostrato il calendario pubblico.
• Giorni non visualizzati sul calendario: se selezionati, il Sabato e la Domenica non verranno mostrati. 
• Stato impegno: se non valorizzato mostra solo gli impegni pubblici. Gli ulteriori stati che si desidera mostrare vanno aggiunti manualmente.
• Mostra icone stato impegni: se selezionata mostra l'icona identificativa dello stato nelle card impegno. Attivare questa opzione è molto importante se si decide di mostrare impegni in stato diverso da pubblicato/annullato.
• Mostra indisponibilità:  se selezionata oltre agli impegni verranno mostrate anche le indisponibilità TOTALI e PARZIALI su aula.
• Mostra sempre i dati dell'attività master: se presente e selezionata, in caso di impegni mutuati verranno mostrati sempre e solo i dettagli relativi all'attività master. Se invece non viene selezionata (scelta consigliata!) sarà mostrato il dettaglio che corrisponde ai criteri inseriti, nello specifico UP tiene conto, nel seguente ordine, dei seguenti criteri, ove valorizzati: Corso di Studio, Percorso, Anno di corso. In caso ci siano più dettagli con i medesimi criteri verrà mostrato il primo.
• Da data: se non compilato mostra gli impegni pianificati nel giorno/settimana corrente. Se compilato con data futura mostra gli impegni pianificati nel giorno/settimana futura. Se compilato con data già trascorsa non viene considerato. Per gli impegni template viene tenuto conto del calendario di riferimento. Gli impegni template privi di calendario sono mostrati sempre.
• Colora per: se valorizzato colora gli impegni in base al criterio scelto. Se non valorizzato viene utilizzata la colorazione neutra.
• Mostra sempre le aule degli impegni in teledidattica: se valorizzato mostra anche le aule ad uso interno.
• Orientamento: specificare l'orientamento desiderato per la vista aule: orizzontale (aule in testata) oppure verticale (slot orari in testata).
• Nascondi aule senza impegni: consente di stabilire se come default devono essere nascoste o mostrate le aule prive di impegni nel giorno/settimana mostrata.
• Filtra impegni per contesto: se selezionata verranno mostrati unicamente gli impegni del contesto che rispettano i criteri indicati. Se non valorizzato i criteri saranno estesi a tutti i contesti (es. Se come criterio indico solo l'edificio e non attivo l'opzione il calendario pubblico mostrerà tutti gli impegni con aula facente parte dell'edificio, indipendentemente dal contesto di appartenenza degli eventi. Se invece seleziono l'opzione nel calendario saranno mostrati solo gli eventi associati al contesto in uso).

Tipo: Calendario lista (singolo) evento

Le opzioni di scelta per il tipo "Calendario lista evento" sono le seguenti:

• Titolo e Titolo in inglese: campo facoltativo che permette di assegnare un titolo al calendario, eventualmente bilingue. 
• Lingua: consente di selezionare la lingua (default IT) in cui viene mostrato il calendario pubblico.
• Stato impegno: se non valorizzato mostra solo gli impegni pubblici. Gli ulteriori stati che si desidera mostrare vanno aggiunti manualmente.
• Mostra icone stato impegni: se selezionata mostra l'icona identificativa dello stato nelle card impegno. Attivare questa opzione è molto importante se si decide di mostrare impegni in stato diverso da pubblicato/annullato.
• Mostra sempre i dati dell'attività master: se presente e selezionata, in caso di impegni mutuati verranno mostrati sempre e solo i dettagli relativi all'attività master. Se invece non viene selezionata (scelta consigliata!) sarà mostrato il dettaglio che corrisponde ai criteri inseriti, nello specifico UP tiene conto, nel seguente ordine, dei seguenti criteri, ove valorizzati: Corso di Studio, Percorso, Anno di corso. In caso ci siano più dettagli con i medesimi criteri verrà mostrato il primo.
• Da data: se non compilato mostra gli impegni pianificati a partire dal giorno/settimana corrente. Se compilato con data futura mostra gli impegni pianificati a partire dal giorno/settimana futura. Per gli impegni template viene tenuto conto del calendario di riferimento. Gli impegni template privi di calendario sono mostrati sempre.
• Mostra impegni passati: se attivato mostra anche gli impegni già trascorsi.
• Colora per: se valorizzato colora gli impegni in base al criterio scelto. Se non valorizzato viene utilizzata la colorazione neutra.
• Mostra sempre le aule degli impegni in teledidattica: se valorizzato mostra anche le aule ad uso interno.
  
  

Tipo: Monitor

Le opzioni di scelta per il tipo "Monitor" sono le seguenti:

• Titolo: campo facoltativo che permette di assegnare un titolo al calendario. Se non compilato non viene mostrato nemmeno il logo di ateneo.
• Stato impegno: se non valorizzato mostra solo gli impegni pubblici. Se si desidera mostrare anche gli impegni annullati è necessario aggiungere manualmente tale stato.
• Mostra indisponibilità:  se selezionata oltre agli impegni verranno mostrate anche le indisponibilità TOTALI.
• Mostra sempre i dati dell'attività master: se presente e selezionata, in caso di impegni mutuati verranno mostrati sempre e solo i dettagli relativi all'attività master. Se invece non viene selezionata (scelta consigliata!) sarà mostrato il dettaglio che corrisponde ai criteri inseriti, nello specifico UP tiene conto, nel seguente ordine, dei seguenti criteri, ove valorizzati: Corso di Studio, Percorso, Anno di corso. In caso ci siano più dettagli con i medesimi criteri verrà mostrato il primo.

• Tempo visualizzazione pagina (in secondi): ogni quanto tempo viene cambiata pagina (ove siano presenti più pagine).

• Intervallo minimo caricamento dati (in secondi): ogni quanto tempo vengono ricaricati i dati.

• Visualizza impegni pianificati nelle prossime (in ore): lasso temporale in cercare gli impegni futuri da mostrare.

• Non visualizzare impegni terminati da (in ore): lasso temporale entro il quale non mostrare più gli impegni già trascorsi.

• Contrasto: sfondo chiaro con testo scuro oppure fondo scuro con testo chiaro.

• Dimensione testo: in base alla risoluzione dei propri monitor è possibile mostrare i dati con un carattere più grande o più piccolo. Se non selezionato viene usata la grandezza media.

• Mostra sempre le aule degli impegni in teledidattica: se valorizzato mostra anche le aule ad uso interno.

• Filtra impegni per contesto: se selezionata verranno mostrati unicamente gli impegni del contesto che rispettano i criteri indicati. Se non valorizzato i criteri saranno estesi a tutti i contesti (es. Se come criterio indico solo l'edificio e non attivo l'opzione il calendario pubblico mostrerà tutti gli impegni con aula facente parte dell'edificio, indipendentemente dal contesto di appartenenza degli eventi. Se invece seleziono l'opzione nel calendario saranno mostrati solo gli eventi associati al contesto in uso). L'opzione se disattivata richiede sia compilato anche il criterio "edificio".

Tipo: Monitor singola aula

Le opzioni di scelta per il tipo "Monitor singola aula" sono le seguenti:

• Stato impegno: se non valorizzato mostra solo gli impegni pubblici. Se si desidera mostrare anche gli impegni annullati è necessario aggiungere manualmente tale stato.
• Mostra indisponibilità:  se selezionata oltre agli impegni verranno mostrate anche le indisponibilità TOTALI e PARZIALI su AULA ma applicate a tutti i contesti.

• Contrasto: sfondo chiaro con testo scuro oppure fondo scuro con testo chiaro.

• Mostra sempre le aule degli impegni in teledidattica: se valorizzato mostra anche le aule ad uso interno.
  

Come scegliere quali eventi mostrare sul calendario

Una volta completate le scelte di layout si passa alla compilazione dei parametri.

La compilazione dei parametri è "guidata" dal contesto impostato in testata (es. posso inserire come criterio le sole Unità Organizzative del mio contesto), i possibili parametri da impostare riguardano:

• unità organizzativa/e,
• anno accademico (se si lascia vuoto viene considerato l'anno in corso, se si sceglie un anno accademico verranno mostrati esclusivamente gli eventi legati a quell'anno accademico),
• anno di ordinamento,
• corsi di studio (se si compila tale campo compare anche il percorso, previsto anche qualsiasi),
• percorsi (previsto anche qualsiasi/assente),
• anno di corso (previsto anche qualsiasi/assente),
• partizione (previsto anche qualsiasi/assente),
• calendario (previsto anche qualsiasi/assente),
• tipi evento,
• tipo attività (dipende dai tipi evento indicati),
• sedi,
• eventi (campo obbligatorio e mono-valore solo per i link di Tipo "Calendario lista evento", per gli altri link il campo può assumere più valori selezionati grazie ad una finestra in sovraimpressione),
• edifici,
• aule (campo obbligatorio e mono-valore solo per i link di Tipo "Monitor singola aula"),
• risorse mobili (se previste),
• docente.

Sono quasi tutti parametri multipli, ossia è possibile inserire più termini di ricerca, ove previsto è possibile valorizzare i campi con "assente" oppure "qualsiasi". Per esempio posso cercare tutti gli impegni di un determinato CdS legati al primo e al terzo anno di studio oppure posso verificare in un determinato edificio che uso viene fatto delle risorse mobili disponibili. La presenza di più parametri dello stesso tipo implica una ricerca in OR (anno 1 OPPURE anno 2), mentre l'inserimento di parametri di tipo diverso implica una ricerca in AND (docente Rossi E CdS Chimica).

ATTENZIONE: nei criteri di filtro "liberi" (ossia che non prevedono un menu a tendina) è necessario utilizzare il carattere "asterisco" come segue:

• Cercare una stringa esatta > Es. "PSD0-2011" cercherà esattamente il percorso di studio indicato. Non recupererà quindi eventi il cui percorso di studi è "PSD0-2011A"
• Cercare una stringa che inizia con > ES. "PSD0*" cercherà tutti gli eventi con percorso di studio che inizia per PSD0 quindi troverà sia eventi con percorso di studi "PSD0-2011" che con percorso di studi uguale a "PSD0-2015".
• Cercare una stringa che finisce con > Es. "*Z" cercherà tutte gli eventi che hanno partizione terminante con la lettera Z, quindi troverà sia eventi con partizione "A-Z" che eventi con partizione "L-Z".
• Cercare una stringa che contiene > Es. "*Ann*" cercherà tutti gli eventi che hanno calendario contenente la parola "Ann", quindi troverà sia eventi con calendario "Ciclo Annuale Unico" che con calendario "Annuale".

Questo principio deve essere utilizzato anche nella creazione dei link per i calendari pubblici.

La compilazione del campo "EVENTO" è diversa dagli altri campi. E' infatti possibile cliccando sull'apposita freccetta di aprire una interfaccia che consente di scegliere gli eventi da mostrare nel calendario usando lo strumento "Filtra per" e la selezione multipla.

I filtri riportati in testata non sono modificabili in quanto riportano i criteri inseriti nella lista dei parametri da usare nei link. E' però possibile aggiungere ulteriori criteri per meglio identificare gli eventi da includere. Dopo aver selezionato gli eventi desiderati è sufficiente cliccare su AGGIUNGI per procedere.

Come personalizzare i placeholder da utilizzare nel link pubblico appena creato

Selezionando l'opzione "Utilizza configurazione personalizzata" è possibile specificare i segnaposto da utilizzare unicamente nel link che si sta per salvare. Queste scelte sovrascrivono interamente le configurazioni impostate in "Configurazione generale" dal supervisore. Se NON desideri personalizzare la visualizzazione è sufficiente NON selezionare l'opzione "Utilizza configurazione personalizzata". Se si sta creando un calendario pubblico di tipo aula da questa interfaccia è possibile anche decidere quali informazioni mostrare nelle intestazioni delle aule.
Questa possibilità di personalizzazione dei placeholder è stata estesa anche al calendario pubblico di tipo "Monitor".

Come copiare il link personalizzato

Per generare il link pubblico e poterlo quindi condividerlo secondo necessità (es. sul sito del dipartimento) è sufficiente cliccare su SALVA (in basso a destra). Se il bottone "Salva" è disabilitato (colore grigio scuro) significa che non sono stati compilati tutti i campi ritenuti obbligatori quindi il consiglio è di verificare come è stata compilata la form (es. il campo "Nome calendario pubblico"). Al momento del salvataggio sotto il blocco "URL" compare il link che potrà essere copiato negli appunti del proprio PC cliccando su "COPIA". Dalla versione 20.01.00 non è più possibile generare link pubblici senza salvarli. E' quindi opportuno se ancora si stanno utilizzando dei link non salvati iniziare gradualmente a salvarli in quanto diventeranno prossimamente obsoleti.

Esempi grafici in base alle scelte di layout

Se il calendario pubblico viene richiamato utilizzando un device (pc, smartphone, tablet, etc..) che ha un fuso orario diverso da quello italiano UP propone in testata un avviso di servizio in modo che sia inequivocabile che l'orario mostrato non corrisponde all'orario italiano (ove si terranno le lezioni).

Esempio di visualizzazione nella modalità CALENDARIO per settimana (con o senza stati-extra visibili).

Esempio di visualizzazione nella modalità CALENDARIO per giorno.

Esempio di visualizzazione nella modalità CALENDARIO LISTA per settimana.

Esempio di visualizzazione nella modalità CALENDARIO LISTA EVENTO.

Esempio di visualizzazione nella modalità CALENDARIO AULE per giorno. 

Il calendario aule è l'unico calendario che in testata prevede la possibilità di utilizzare un FILTRO VELOCE. In particolare è possibile filtrare per singola aula, gruppo di aule e/o edificio, gruppo di edifici. 
Grazie a questo filtro il calendario aule diventa ancora più facile da consultare. Inoltre è sempre possibile usare il bottone per nascondere/mostrare le aule prive di impegni nel giorno/settimana visualizzato.

Esempio di visualizzazione nella modalità MONITOR con sfondo chiaro.

Esempio di visualizzazione nella modalità MONITOR con sfondo scuro.

Esempio di visualizzazione nella modalità MONITOR SINGOLA AULA con sfondo chiaro (la lezione successiva viene mostrata a scorrimento).

Esempio di visualizzazione nella modalità MONITOR SINGOLA AULA con sfondo scuro (la lezione successiva viene mostrata a scorrimento).

Consultazione dello storico variazioni

University Planner tiene traccia di tutte le variazioni avvenute su un impegno e le mostra al momento del cambio di stato dell'impegno coinvolto. Le variazioni sono consultabili dalla funzione "impegni", filtrando gli impegni di interesse (se necessario) e successivamente cliccando sull'icona "cronologia" in alto a destra oppure dalla funzione "Eventi" > Impegni (in questo caso le variazioni riguardano solo gli impegni legati all'Evento di partenza).

Ogni riga mostra i dati che sono cambiati tra un cambio di stato e l'altro, chi ha effettuato il cambio di stato e quando questo è avvenuto. I dati sono esportabili cliccando su ESPORTA.

Nell'esempio sottostante l'impegno "Analisi Matematica" prima di esser pubblicato ha modificato i dati relativi al docente e all'aula per due volte.

La consultazione dello storico variazioni di un singolo impegno è visibile anche cliccando sull'impegno pianificato e successivamente sul tab "Variazioni".
Anche se non vi sono stati cambiamenti di stato viene comunque mostrata la data/ora e l'autore dell'ultima modifica e della creazione.

Anche le variazioni possono esser esportate cliccando su ESPORTA. Se i dati da esportare sono tanti compare un messaggio informativo che indica che il file esportato sarà disponibile nel giro di qualche minuto nella funzionalità "Esportazioni". Questo permette di continuare ad utilizzare UP senza alcun rallentamento durante il calcolo dell'esportazione.

Stampe

University Planner prevede una serie di stampe utili per trasformare in formato cartaceo ottimizzato alcune informazioni inerenti alla pianificazione. Le stampe sono raggiungibili dalla funzionalità "Stampe" presente nel menu principale.

Accedendo a tale funzionalità da un menu a tendina è possibile selezionare il tipo di stampa che si desidera utilizzare tra:

• Griglia impegni per aula (vista mensile): produce il calendario mensile di occupazione delle aule (1 calendario per ogni aula).
• Griglia impegni per aula (vista settimanale): produce il calendario settimanale di occupazione delle aule selezionate (1 calendario per ogni aula).
• Griglia occupazione aule: produce alcune statistiche relative all'occupazione delle aule (come capienza di riferimento delle singole aule viene sempre considerata la capienza dell'aula al momento della stampa).
• Lista impegni per giorno/aula: produce la lista degli impegni legati al periodo di riferimento e alle aule selezione (1 lista per ogni giorno e per aula)
• Lista impegni per docente: produce la lista degli impegni legati ai docenti selezionati nel periodo di riferimento (1 lista per docente)
• Lista impegni per aula/edificio: produce la lista degli impegni ordinati per edificio ed aula pianificati nel periodo di riferimento.
• Lista impegni per evento (orario compatto): produce la lista degli impegni relativi ad uno o più eventi compattandoli per ricorrenza regolare (es. Tutti i lunedì dalle 10 alle 12 dal 01/01/2021 al 12/02/2021)
• Lista impegni per evento/periodo: produce la lista degli impegni relativi ad uno o più eventi pianificati al periodo di riferimento.
• Occupazione aule per edificio: dato un giorno una fascia oraria e un insieme di edifici conteggia per ciascun edificio le aule libere ed occupate in quel giorno/orario.

Una volta selezionato il tipo di stampa richiesto è necessario inserire nell'interfaccia i criteri previsti da ciascuna stampa. Per le stampe di tipo GRIGLIA è possibile decidere anche il formato di stampa tra PDF e XLS.

Oltre al periodo di tempo di riferimento (su cui è presente un vincolo di congruenza) è possibile limitare l'orario di inizio/fine degli impegni, escludere il weekend e stabilire quanto dura ciascuno slot orario (questo aspetto è presente solo per le stampe su griglia). Tutte le stampe possono coprire un periodo massimo di 6 mesi, ad esclusione della stampa "Griglia occupazione aule" che può arrivare anche a 12 mesi.

In quasi tutte le stampe è possibile decidere quali tipologie di evento mostrare e se considerare per la stampa anche gli impegni in stati diversi dal "pubblicato".

In questo momento è possibile selezionare fino ad un massimo di 30 risorse per stampa (siano essi docenti o aule). Per averne di più è necessario produrre una nuova stampa.

Tutte le stampe in formato PDF e riportano nel piè di pagina data e ora di produzione della stampa.
Gli impegni in stato "ANNULLATO" sia nelle stampe di tipo "Lista" che in quelle di tipo "Griglia" sono mostrati accanto alla dicitura "ANNULLATO".

Gestire le notifiche di UP

University Planner prevede la possibilità di attivare diverse tipologia di notifiche:

1. IMPEGNO PUBBLICATO: avvisa i docenti di un impegno e/o il sistema esterno quando questo viene pubblicato.
2. IMPEGNO ANNULLATO: avvisa i docenti di un impegno e/o il sistema esterno quando questo viene annullato.
3. IMPEGNO SOSPESO: avvisa i docenti di un impegno e/o il sistema esterno quando questo viene sospeso.
4. NUOVA PRENOTAZIONE AULA: avvisa il confermatore relativamente alle richieste di prenotazioni delle aule.
5. PRENOTAZIONE AULA ACCETTATA: avvisa il creatoreEventi, il pianificatore, il creatoreImpegniPersonali quando viene confermata una richiesta di prenotazione aula.
6. PRENOTAZIONE AULA RESPINTA: avvisa il creatoreEventi, il pianificatore, il creatoreImpegniPersonali quando viene respinta una richiesta di prenotazione aula.
7. UTILIZZO RISORSA MOBILE: avvisa i responsabili di una risorsa mobile quando questa viene richiesta (al momento della pubblicazione dell'impegno) o non più desiderata (al momento dell'annullamento dell'impegno o della rimozione della risorsa mobile)
8. CONDIVISIONE FILTRO: avvisa i sottoscrittori riguardo il fatto che un filtro è stato condiviso con loro.
9. SOVRAPPOSIZIONE ACCETTATA: avvisa l'utente che per ultimo ha modificato gli impegni coinvolti riguardo il fatto che la sovrapposizione legata agli stessi è stata accettata.
10. NUOVI POST IMPORT: avvisa i pianificatori di tutti i contesti che detengono il master dell'evento coinvolto nel post-import che è necessario verificare la pianificazione.
11. MODIFICATA DATA APPELLO: avvisa i pianificatori di tutti i contesti che detengono il master riguardo il fatto che è stata modificata la data dell'appello.

Per attivare/disattivare ciascuna tipologia di notifiche il supervisore ha a disposizione la funzionalità "Configurazione notifiche" (vedi capitolo "Configurare UP").

Visualizzare le notifiche di UP

Per visualizzare le notifiche, indipendentemente dal fatto che sia nuove o già lette, basta cliccare sull'apposita icona in alto a destra in testata oppure cliccare sulla voce del menu principale "Notifiche".

Per ogni notifica UP mostra le seguenti informazioni:

• Stato della notifica (letta / non letta).
• Data e ora della notifica.
• Tipo di notifica.
• Messaggio contenuto nella notifica.

Come per tutti i dati presenti su UP è possibile filtrare le notifiche con la funzionalità "Filtra per" (come default vengono mostrate solo le notifiche marcate come "non lette"), utilizzare la selezione multipla per selezionare quali notifiche marcare come "già lette"... 

...oppure gestire singolarmente lo stato della notifica cliccando sull'icona "Segna come già letta". 

Gestire le anagrafiche "speciali": persone e tipi evento

Oltre alla gestione delle aule, degli edifici, delle indisponibilità e delle sovrapposizioni, University Planner consente ai soli utenti con ruolo supervisore di consultare tutte le rimanenti anagrafiche della didattica (Calendari, Corsi, Partizioni, etc...) e di intervenire sulle anagrafiche delle Persone e dei Tipi evento.

Queste due tipologie di anagrafiche sono molto importanti in quanto:

• dalla prima si assegnano i RUOLI alle persone ed è possibile attivarle/disattivarle,
• dalla seconda è possibile creare TIPI EVENTO ad hoc e valorizzare le tipologie di attività previste.

Tutte le regole e le modalità per assegnare ruoli alle persone sono illustrate nel capitolo "Gestire ruoli, utenti e contesti".

Vediamo ora invece quali sono le particolarità dei tipi evento. L'anagrafica dei tipi evento rispetta la struttura di tutte le altre anagrafiche: vengono riportati con il lucchetto chiuso i tipi evento e i rispettivi tipi attività che provengono dalla didattica quindi che NON è possibile modificare nè eliminare. I tipi evento "intoccabili" sono:

• AD = Attività Didattica (utilizzato per tutti gli insegnamenti legate all'Offerta Didattica)
• ES = Esame (dedicato ai soli appelli di esame)
• AS = Aula Studio (utilizzato per gestire la prenotazione degli spazi comuni per gli atenei che usano Student Booking e hanno richiesto l'invio aggiuntivo degli eventi di tipo AS - vedi paragrafo "Integrazione con Student Booking")

Con il lucchetto aperto invece sono tutte le tipologie che sono state create da interfaccia. Per modificare un tipo evento è sufficiente cliccare sull'icona matita, per eliminarlo sull'icona cestino. Al momento della richiesta di eliminazione viene verificato se vi sono eventi che utilizzano tale tipologia. Se sono presenti l'eliminazione viene bloccata con messaggio rosso di errore.

Per creare una nuova tipologia di evento basta cliccare su CREA. L'interfaccia da compilare è molto semplice:

• Codice = codice del nuovo tipo evento. Es. RI (dato univoco)
• Descrizione = descrizione del nuovo tipo evento. Es. Riunioni
• Attività didattica = se attivato gli impegni legati a questa tipologia di evento avranno le stesse "restrizioni" degli eventi di tipo AD ossia: 
  • Campi obbligatori aggiuntivi (oltre ad unità organizzativa): codice, percorso, corso  
  • Possibilità di pianificazione su settimana template
• Visibile a Creatore impegni personali = se attivato rendere questa tipologia di evento utilizzabile anche dall'utente con ruolo creatoreImpegniPersonali
• AGGIUNGI > permette di aggiungere al tipo evento anche N tipi attività, ciascuno composto da: codice (dato univoco) e descrizione. Es. RA - Riunioni Amministrative

Dopo aver cliccato su SALVA il nuovo tipo evento diventa immediatamente disponibili a coloro che possono creare eventi.

Configurare UP

University Planner consente ad ogni utente di poter personalizzare alcuni aspetti dell'applicativo al fine di poter lavorare meglio. Alcune personalizzazioni sono gestiste a livello di ateneo, altre invece sono a discrezione del singolo utente.

Per visualizzare le configurazioni applicate da UP basta cliccare sul proprio nome utente (menu orizzontale, in alto a destra). Si apre un piccolo menu.

Le funzionalità presenti in questo menu consentono di:

• visualizzare i propri dati personali e modificare la propria password (solo se non si accede in SSO),
• intervenire sulla configurazione personale di UP (visibile a tutti), 
• intervenire sulla configurazione generale di UP (visibile solo al supervisore),
• intervenire sulla configurazione delle notifiche (visibile solo al supervisore),
• intervenire sulla configurazione amministratore di UP (visibile solo all'amministratore),
• scegliere la lingua dell'interfaccia (IT/EN),
• effettuare il logout.

I miei dati

Da questa funzionalità è possibile visualizzare i propri dati tra cui:

• Nome.
• Cognome.
• Email.
• Matricola.
• Codice fiscale.
• Username.
• Ruoli assegnati.
• Contesti di appartenenza.
• Unità organizzativa.
• Stato (attivo/non attivo).

Se l'autenticazione è gestita da UP (non è attivo il SSO) è possibile anche modificare le proprie credenziali di accesso cliccando sulla sezione "Cambio password".

Configurazione personale

Da questa sezione è possibile impostare alcune preferenze relativamente all'uso di UP (alcune di queste potrebbero non essere visibili).

Tab INTERFACCIA:

• Numero di righe per pagina: valore di default che verrà applicato in tutte le funzionalità.
• Numero max righe esportazione: viene utilizzato ogni volta che si clicca su "ESPORTA".
  
• Ora di inizio e fine calendario (es. dalle 8:00 alle 19:00).
• Suddivisione oraria del calendario: come deve essere frazionata un ora: 10/15/20/30 minuti (si sconsiglia di utilizzare la suddivisione a 10min sui calendari pubblici).
• Giorni non visualizzati: consente/limita la visualizzazione nel calendario del sabato e della domenica.

SEZIONE: Calendario

• • Vista di default: vista da utilizzare all'apertura in caso di assenza di cookie (Calendario, Lista, Aule, Eventi)
  • Tipo visualizzazione di default: visualizzazione da utilizzare all'apertura in caso di assenza di cookie (Mese, Settimana, Giorno)
  • Menu laterale default: impostazione da utilizzare all'apertura in caso di assenza di cookie (Box Eventi aperto/chiuso)

SEZIONE: Pianificazione

• • Durata di default degli impegni: quanto durano gli impegni pianificati con il dnd.

Tab VISTA CALENDARIO/LISTA:

• Dati da mostrare nelle card degli EVENTI (box eventi)
• Dati da mostrare nelle card degli IMPEGNI utilizzate nelle viste Calendario e Lista.

Tab VISTA AULE:

• Orientamento:  permette di scegliere l'orientamento della vista aule:
  > ORIZZONTALE: aule in testata di colonna e slot orari in verticale sulla riga (come vista a calendario).
  > VERTICALE: elenco delle aule nelle righe e slot orari in orizzontale
• Dati da mostrare nelle card degli IMPEGNI nella vista Aule.
• Dati da mostrare nella legenda delle aule (Area di selezione aule / Box aule) e nella parte sinistra del calendario di pianificazione con vista Aule:
  • solo il codice aula
  • solo la descrizione aula
  • sia il codice che la descrizione aula (default)
• Intestazione dell'aula: in base all'orientamento scelto si ripercuote sull'intestazione di colonna o di riga della vista Aule
• Area di selezione aule: consente di scegliere quali dati mostrare nel box aule.
• Ordinamento aule: consente di scegliere l'ordine con cui mostrare le aule nella vista e nel box aule.

Tab VISTA EVENTI:

• Dati da mostrare nelle card degli IMPEGNI nella vista Eventi.
• Dati da mostrare nella legenda degli Eventi (Visualizza Eventi) e nella parte sinistra del calendario di pianificazione con vista Eventi.

Cliccando su "Ripristina configurazione generale" e SALVANDO la configurazione personale viene soprascritta da quella impostata dal supervisore (ossia dalla configurazione generale).

La descrizione dettagliata dei segnaposto disponibili si trova nell'Appendice: Segnaposti.

Configurazione generale (solo per supervisori)

Da questa sezione è possibile impostare alcune preferenze relativamente all'uso di UP.

Accanto ad ogni parametro è presente un bottone lucchetto aperto/chiuso. Utilizzando tale bottone il supervisore può decidere quali di questi parametri possono essere personalizzati dagli utenti non supervisori (lucchetto aperto di colore chiaro) e quali sono impostazioni ad uso esclusivo del supervisore (lucchetto chiuso di colore scuro). Le configurazioni con lucchetto chiuso sono invisibili nella "configurazione personale".

Tab INTERFACCIA:

• Numero di righe per pagina: valore di default che verrà applicato in tutte le funzionalità.
• Numero max righe esportazione: viene utilizzato ogni volta che si clicca su "ESPORTA".
  
• Ora di inizio e fine calendario (es. dalle 8:00 alle 19:00).
• Suddivisione oraria del calendario: come deve essere frazionata un ora: 10/15/20/30 minuti (si sconsiglia di utilizzare la suddivisione a 10min sui calendari pubblici).
• Giorni non visualizzati: consente/limita la visualizzazione nel calendario del sabato e della domenica.
  
  SEZIONE: Calendario
  • Vista di default: vista da utilizzare all'apertura in caso di assenza di cookie (Calendario, Lista, Aule, Eventi)
  • Tipo visualizzazione di default: visualizzazione da utilizzare all'apertura in caso di assenza di cookie (Mese, Settimana, Giorno)
  • Menu laterale default: impostazione da utilizzare all'apertura in caso di assenza di cookie (Box Eventi aperto/chiuso)
  
  SEZIONE: Pianificazione
  • Durata di default degli impegni: quanto durano gli impegni pianificati con il dnd.
  • Stato di default impegni: ogni volta che viene creato un nuovo impegno stabilisce se deve trovarsi in stato BOZZA oppure CONFERMATO.
  • Mittente delle notifiche: l'indirizzo email qui specificato verrà utilizzato per l'invio delle notifiche veicolate tramite canale "email".
  • Consenti eccezioni in caso di sovrapposizione con Indisponibilità: stabilisce se consentire la creazione di eccezioni in caso di sovrapposizioni con Indisponibilità (di default non è selezionata)
  • Impostazioni di default per la sospensione impegni: definisce l'impostazione di default riguardo la sospensione degli impegni (Libera aula/risorsa mobile e Libera docente).
  • Pubblica Impegni Personali alla conferma dell'Aula: se selezionata quando un creatoreImpegniPersonali chiede un aula sotto prenotazione, alla conferma della richiesta l'impegno viene automaticamente pubblicato (salvo presenza di sovrapposizioni).
  • Impedisci la pubblicazione di impegni privi di aula: se selezionata impedisce la pubblicazione di tutti gli impegni privi di aula.
  • Consenti al creatoreIndisponibilità di creare indisponibilità parziali applicate a tutti i contesti: se selezionata consente a qualsiasi creatoreIndisponibilita di creare indisponibilità parziali applicate a tutti i contesti (altrimenti potrebbe creare solo di applicate al proprio contesto).
    
  • Consenti di modificare per singolo impegno la capienza effettiva di un aula: se selezionata consente di personalizzare la capienza di un aula anche per singolo impegno. Il dato così personalizzato, se applicato ad un esame, viene esportato in ESSE3 come "capienza".
  • Rendi bloccanti i controlli di obbligatorietà: se attivata rende bloccante il controllo di non sovrapposizione tra impegni template.
  • Notifica pianificazione fuori dall'orario accademico: attiva/disattiva il controllo legato alla pianificazione di un impegno al di fuori dell'anno accademico.
    
    
  SEZIONE: Anagrafiche
  • Servizi disponibili per le aule: indica quali servizi mostrare nel template di creazione di una nuova aula (accesso disabili, lavagna, proiettore, ...). Non è possibile rendere "non disponibili" servizi già valorizzati per almeno un aula.
  • Utilizza risorse mobili:  stabilisce se mostrare o meno le risorse mobili.
  • Responsabile eredita i contesti dell'evento: se attivata consente ai pianificatori di poter utilizzare/ricercare con il "Filtra per" anche i responsabili di eventi del proprio contesto che non farebbero parte del contesto stesso (Es. il responsabile fa parte del contesto "Dipartimento di Giurisprudenza" ma l'evento fa parte dell'offerta didattica gestita dal contesto "Dipartimento di Lettere". Se l'opzione non è attiva il pianificatore può pianificare l'evento ma se toglie il docente non riesce più a rimetterlo e il nome del docente non compare nel filtro veloce o nei menu a tendina del "Filtra per").
  • Impostazioni di default per il filtro evento: stabilisce se come default la ricerca deve avvenire su tutti i dettagli didattici degli eventi o solo sul primo.
  • Valorizzazione colonna Aula su Impegni: permette di decidere se nelle liste impegni la colonna aula deve riportare: codice e descrizione, solo codice o solo descrizione dell'aula.
    
  
  SEZIONE: Integrazioni
  • Importa variazioni data appello da Esse3: stabilisce se aggiornare le date e l'orario degli appelli durante l'import da ESSE3 (se l'impegno non è pubblico l'aggiornamento della data libera l'aula - di default non è selezionata)
  • Ricrea gli impegni esame cancellati (solo se ESSE3 gestisce gli appelli): attivando questa opzione se viene completamente cancellato un turno di un esame su UP alla successiva importazione da ESSE3 questo verrà ricreato automaticamente.
  • Stati Student Booking (visibile solo se l'integrazione è attiva): stato degli impegni che verranno inviati ad SBK (Pubblicato, Annullato, Sospeso)
  • Importa note esami da ESSE3: consente di importare le note degli appelli da ESSE3
  • Esporta anche esami in teledidattica ad ESSE3: consente di inviare ad ESSE3 (e quindi pubblicare) anche gli esami privi di aula ma con opzione "Teledidattica" selezionata. Gli esami arriveranno ad ESSE3 con aula "Online".
  • Associazione automatica ruolo ai docenti: se selezionata consente di assegnare automaticamente un ruolo a scelta tra consultaImpegniPersonali e creatoreImpegniPersonali a tutti i nuovi docenti (l'assegnazione avviene solo in inserimento e non durante la modifica del docente).
    
    
  
  SEZIONE: Teledidattica
  • Utilizza una sintassi comune per i link alle lezioni online: consente di definire come deve essere valorizzato il link teledidattica al momento dell'attivazione dell'omonima opzione. Attivando tale opzione è possibile indicare quale deve essere la sintassi da utilizzare nel campo "link teledidattica" degli impegni di tipo AD utilizzando i seguenti segnaposti: #codiceAF, #codiceCorso, #codiceEsternoEvento, #codiceEsternoEventoNumerico, #codiceEvento, #codicePercorso, #usernameDocente
  • Sintassi per i link teledidattica: in questo campo va riportata la sintassi che deve avere il link (il link negli impegni sarà pre-compilato secondo tale instassi ma resterà comunque modificabile). 
    Esempio: http://www.cineca.it/lezione=#codiceAF per l'impegno dell'AD con codice "ABC" diventa http://www.cineca.it/lezione=ABC
    
    
• Informativa Privacy: consente di inserire un link a pagina esterna in cui sono riportate le regole di gestione dei dati personali. Se valorizzato nella finestra "Info" di UP compare il link sotto la voce "Privacy".
  
  
  

Tab VISTA CALENDARIO/LISTA:

• Dati da mostrare nelle card degli EVENTI (box eventi)
• Dati da mostrare nelle card degli IMPEGNI sia nella vista Calendario che Lista.
• Dati da mostrare nelle card degli IMPEGNI nel calendario PUBBLICO con vista Calendario.
• Dati da mostrare nelle card degli IMPEGNI nel calendario PUBBLICO con vista Lista.

Tab VISTA MONITOR:

• Colonne/dati da visualizzare nella vista monitor. La prima colonna mostra sempre l'orario delle attività, le successive possono essere decise dal supervisore.
  L'ordine con cui sono posizionati i segnaposto sarà l'ordine con cui verranno mostrate le colonne.
  
  

Tab VISTA AULE:

• Orientamento:  permette di scegliere l'orientamento della vista aule:
  > ORIZZONTALE: aule in testata di colonna e slot orari in verticale sulla riga (come vista a calendario).
  > VERTICALE: elenco delle aule nelle righe e slot orari in orizzontale
• Dati da mostrare nelle card degli IMPEGNI nella vista Aule.
• Dati da mostrare nella legenda delle aule (Area di selezione aule / Box aule) e nella parte sinistra del calendario di pianificazione con vista Aule:
  • solo il codice aula
  • solo la descrizione aula
  • sia il codice che la descrizione aula (default)
• Intestazione dell'aula: in base all'orientamento scelto si ripercuote sull'intestazione di colonna o di riga della vista Aule
• Ordinamento aule: consente di scegliere l'ordine con cui mostrare le aule nella vista e nel box aule.
• Dati da mostrare nelle card degli IMPEGNI nel calendario PUBBLICO con vista Aule.

Tab VISTA EVENTI:

• Dati da mostrare nelle card degli IMPEGNI nella vista Eventi.
• Dati da mostrare nella legenda degli Eventi (Visualizza Eventi) e nella parte sinistra del calendario di pianificazione con vista Eventi.

Cliccando su "Ripristina configurazione di default" e SALVANDO la configurazione generale viene sovrascritta da quella di default. 

La descrizione dettagliata dei segnaposto disponibili si trova nell'Appendice: Segnaposti.

Configurazione notifiche (solo per supervisori)

Da questa sezione è possibile configurare l'invio delle notifiche (le scelte effettuate saranno validi per tutto l'ateneo).

In particolare in questo momento è possibile:

• attivare/disattivare le notifiche legate alla pubblicazione di un impegno (destinatari: docenti dell'impegno). La notifica viene inviata solo se l'autore della pubblicazione lo desidera.
• attivare/disattivare le notifiche legate all'annullamento di un impegno (destinatari: docenti dell'impegno). La notifica viene inviata solo se l'autore della pubblicazione lo desidera.
• attivare/disattivare le notifiche legate alla sospensione di un impegno (destinatari: docenti dell'impegno). La notifica viene inviata solo se l'autore della pubblicazione lo desidera.
• attivare/disattivare le notifiche legate alla prenotazione di un aula (destinatari: utenti con ruolo confermatore appartenenti al contesto dell'aula)
• attivare/disattivare le notifiche legate alla conferma di una richiesta di prenotazione aula (destinatari: autore della prenotazione).
• attivare/disattivare le notifiche legate al rifiuto di una richiesta di prenotazione aula (destinatari: autore della prenotazione).
• attivare/disattivare le notifiche legate all'utilizzo (richiesta/rinuncia) delle risorse mobili (destinatari: responsabile della risorsa mobile).
• attivare/disattivare le notifiche legate alla condivisione di un filtro con utenti specifici (destinatari: sottoscriventi il filtro).
• attivare/disattivare le notifiche legate all'accettazione di una o più sovrapposizioni (destinatari: autore ultima modifica degli impegni coinvolti).
• attivare/disattivare le notifiche legate alla presenza di segnalazioni nel Post-import (destinatari: pianificatori del contesto che detiene l'evento coinvolto).
• attivare/disattivare le notifiche legate alla variazione di data di un appello di esame solo se comporta l'eliminazione dell'aula ad esso assegnata (destinatari: docenti dell'impegno).

Per ciascun tipo di notifica è possibile:

1. abilitare le notifiche applicative (compaiono solo in UP),
2. abilitare l'invio delle notifiche per email (sia applicative che email),
3. abilitare l'invio delle notifiche a sistema esterno (vale solo per alcune tipologie di notifica),
4. personalizzare il messaggio della notifica utilizzando i segnaposti previsti.

Esempio: 

• Template della notifica: #nomeCognomeAutorePrenotazione ha inserito una prenotazione per l'aula #descrizioneAula (#codiceAula) per il giorno #dataImpegno dalle #orarioInizioImpegno alle #orarioFineImpegno.
• Testo effettivo della notifica: MARIO ROSSI ha inserito una prenotazione per l'aula Aula 1 (A_01) per il giorno 17/02/2019 dalle 08:30 alle 10:30.

Configurazione amministratori (solo per amministratori = CINECA)

Da questa area è possibile decidere se:

• attivare la sync verso ESSE3 di appelli, aule, edifici; 
• bloccare la creazione manuale di eventi di tipo esame (ossia consentire solo alle integrazioni di creare eventi di tipo esame);
• stabilire se le GuideOnline di ESSE3 per esporre gli orari delle lezioni da UP devono utilizzare l'anno di regolamento; 
• attivare l'invio delle notifiche anche per il canale "email".
• attivare l'integrazione con Student Booking (SBK),
• consentire l'esportazione di eventi AA e AS in SBK (gestione delle aule studio),
• consentire il re-invio manuale degli esami ad ESSE3 (solo per BOCCONI).
• consentire il re-invio automatico degli esami ad ESSE3 (per TUTTI), 
• gestire eventi SDA (solo per BOCCONI),
• blocca creazione eventi SDA (solo per BOCCONI),
• Consenti la revoca degli impegni sospesi (possibilità di ritornare alle condizioni del precedente stato pubblicato),
• Consenti la modifica di assetto orario (attiva questo tipo di variazione),
• Attiva la gestione delle lezioni aggiuntive (attiva questo tipo di variazione),
• Attiva la gestione delle prosecuzioni di esame (consente di marcare alcuni turni di appello come "prosecuzioni"),
• Consenti il recupero degli impegni sospesi/annullati,
• Consenti la copia in anno accademico futuro anche se l'evento ha extCode,
• Impedisci l'assegnazione di più aule in base al tipo evento (opzione necessaria se si abilita il re-invio automatico degli esami ad ESSE3),
• criteri da utilizzare per individuare l'evento di riferimento quando si usa la funzionalità di copia un evento da un anno accademico ad un altro (Corso, Anno corso, Codice AF, Codice Attività, Fattore di partizione, Percorso, Sede).
• personalizzare la colorazione dell'interfaccia di UP.

Lingua

Attualmente l'interfaccia di UP è fruibile sia in italiano che in inglese.

Gestire ruoli, utenti e contesti (solo per supervisori e amministratori)

L'accesso ad University Planner è regolato da due aspetti: ruoli e contesti. 

• I ruoli gestiscono cosa il singolo utente può fare e non fare, quali funzionalità può vedere e quali non sono di sua competenza. 
  I ruoli si assegnano dalla funzionalità Anagrafiche > Persone. 
• I contesti invece servono a ridurre la mole di dati sul quale il singolo utente può operare: quali corsi dovrà vedere, quali aule e docenti può gestire, quali risorse possono essere prenotate.
  I contesti si configurano dalla funzionalità Anagrafiche > Contesti. 

Proprio perché si tratta di configurazioni fondamentali per utilizzare con successo l'applicativo, solo gli utenti di tipo amministratore o supervisore possono impostarle.

I ruoli

Ogni utente censito su University Planner può avere uno o più ruoli a seconda dell'attività che deve svolgere sull'applicativo. Un utente privo di qualsiasi ruolo può accedere solo come spettatore, ossia può consultare i dati presenti in UP ma non ha alcuna possibilità di intervenire su di essi. Al fine di rendere più chiara la distinzione tra i vari ruoli assegnabili è stato inserito un allegato al manuale che consigliamo di stampare: "Appendice: Ruoli".

Dopo aver effettuato il login, cliccando sul proprio nome in alto a destra e successivamente sulla voce "I miei dati" ciascun utente può verificare quale ruolo gli è stato attribuito (dato in sola lettura).

Il supervisore invece, oltre a poter consultare il proprio ruolo, può intervenire sulle utenze dell'ateneo dalla funzionalità del menu principale Anagrafiche > Persone.

Se le persone sono state create manualmente su UP il supervisore ha pieni poteri (ossia può modificare qualsiasi dato, incluso il ruolo), se invece sono state importate da un sistema esterno (icona lucchetto chiusa) l'unica modifica possibile è intervenire sullo stato (attivo/disattivo), sui ruoli attribuiti e sulle credenziali (solo se l'autenticazione non è in SSO).

Per intervenire su tali dati basta andare in Anagrafiche > Persone e cliccare sulla ICONA MATITA posta in corrispondenza dell'utente che si vuole modificare oppure cliccare sulla riga dell'utente e successivamente su MODIFICA . Interventi sulle credenziali (ossia sulla password) servono unicamente quando l'autenticazione viene gestita da UP (non SSO) e vanno effettuate solo su richiesta scritta dell'utente.

Le modifiche sono applicate al momento del salvataggio. Se l'utente su cui si è intervenuti era già connesso ad UP al momento della modifica vedrà applicate le novità al successivo login.

E' possibile attribuire i ruoli in maniera massiva utilizzando la "Modalità selezione". Dopo aver attivato al selezione multipla e aver selezionato gli utenti ai quali attribuire uno o più ruoli è sufficiente cliccare sull'icona "Aggiungi ruolo" ed indicare quali ruoli si desidera assegnare alla selezione.

L'interfaccia avvisa immediatamente se tra le persone selezionate vi sono utenti privi di username che non verranno quindi modificati. Il messaggio non è bloccante ma solo informativo. Per proseguire basta quindi selezionare i ruoli da assegnare e cliccare su CONFERMA. UP fornirà immediatamente l'esito dell'operazione. Se tra gli utenti selezionati vi sono utenti che hanno un ruolo non compatibile con quanto richiesto non saranno modificati.

I ruoli attualmente previsti da UP sono i seguenti:

1. approvatoreSovrapposizioni: può gestire le sovrapposizioni creando eccezioni quando necessario.
2. confermatore: può gestire le prenotazioni delle aule del contesto di appartenenza (vedi paragrafo "I contesti" per la corretta configurazione).
3. configuratore: può intervenire sulle anagrafiche (eccetto Contesti e con limitazioni su Persone) del contesto di appartenenza.
4. configuratoreAule: si occupa unicamente della gestione delle aule del proprio contesto (non compatibile con CONFIGURATORE) e degli edifici.
5. consultaImpegniPersonali: vede in sola lettura tutti gli impegni di cui è docente.
6. creatoreEventi: può creare, modificare e pianificare eventi già esistenti e riceve le notifiche riguardo le variazioni del contesto di appartenenza. Può modificare qualsiasi link pubblico.
7. creatoreImpegniPersonali: può creare, modificare e pianificare eventi personali, non può intervenire su quelli altrui. Vede solo i propri eventi/impegni. (non compatibile con PIANIFICATORE e CREATORE EVENTI). Le tipologie di evento disponibili per il creatoreImpegniPersonali sono configurabili da Anagrafiche > Tipi evento (utilizzando l'opzione "Visibile a Creatore impegni personali").
8. creatoreIndisponibilità: può creare eventi di tipo "indisponibilità" legate al proprio contesto di appartenenza (eventualmente anche indisponibilità parziali legate a tutti i contesti - vedi paragrafo Configura UP).
9. pianificatore: può intervenire sulla pianificazione degli eventi del proprio contesto di appartenenza (non compatibile con CREATOREIMPEGNIPERSONALI). Può modificare qualsiasi link pubblico.
10. supervisore: può vedere e intervenire su tutto (vede tutti i contesti e anche le risorse "orfane" ossia assegnate a nessun contesto). Non può modificare contenuti provenienti da fonti autorizzative esterne (es. esse3, ugov, ...). Non è compatibile non altri ruoli.
11. utenteWebService: utente ad uso esclusivo del webservices

Per differenziare con maggiore chiarezza i ruoli consulta l'Appendice: Ruoli.

Gli utenti

Tutte le persone presenti in UP si trovano sotto Anagrafica > Persone.

Se si utilizza come contesto "QUALSIASI" vengono mostrate tutte le persone legate ad almeno un contesto (come docenti o come utenti).
Se si utilizza come contesto "ASSENTE" vengono mostrate tutte le persone che non sono legate ad alcun contesto quindi di fatto non possono operare su UP né essere utilizzate nella pianificazione.

Da Anagrafiche > Persone è possibile filtrare gli utenti anche per:

• ruolo/i assegnato/i (anche ruolo assente/qualsiasi);
• contesti di appartenenza;
• stato di docente (si/no).

Pur essendo informazioni in sola lettura, queste novità rendono l'anagrafica delle Persone molto utile sia per fornire supporto agli utenti in caso di problemi di autenticazione, sia per mantenere aggiornato il team di lavoro assegnato ad ogni contesto.

E' inoltre possibile, come per le altre funzionalità, esportare i dati mostrati a video (tenendo conto che in "Impostazioni personali" è indicato il numero massimo di righe esportabili).

Se si desidera modificare la visibilità delle colonne basta cliccare sull'icona "colonne" in alto a destra e selezionare i dati da mostrare.

Come disattivare/ri-attivare gli utenti

Nelle mani dei soli supervisori e configuratori c'è anche la possibilità di disabilitare/ri-attivare gli utenti presenti in UP.

La disattivazione di un utente ha tre conseguenze:

1. L'utente non potrà più accedere ad UP, quantomeno fino a successiva ri-attivazione. I ruoli assegnati all'utente e i contesti di appartenenza non subiranno modifiche, semplicemente ne sarà inibito l'accesso.
2. L'utente non sarà più utilizzabile come risorsa durante la pianificazione (fatta eccezione per gli import da UGOV/ESSE3 che se hanno eventi legati a tale utente continueranno ad importarli senza alcun problema).
3. Se già inserito come docente o responsabile, una volta eliminato non potrà essere aggiunto nuovamente. Le operazioni di trascinamento di EVENTI di cui l'utente è responsabile sul calendario saranno quindi bloccate da un messaggio di errore dedicato che indicherà la necessità di intervenire sulla configurazione prima di procedere con la pianificazione dell'evento.

La disattivazione può avvenire solo manualmente in quanto al momento non esiste un criterio univoco che consenta di attivare una procedura automatica di disattivazione. Se l'utente è disattivato compare la data e l'autore dell'ultima disattivazione.

I contesti

La gestione dei contesti è in mano al supervisore che può svolgerla dalla funzionalità del menu principale Anagrafiche > Contesti. I contesti nascono come scatole vuote. Compito del supervisore è riempirle con tutti i dati che gli utenti legati a quel determinato contesto devono poter vedere e/o modificare.

Per creare un nuovo contesto clicca su CREA (in basso a destra). Per prima cosa è necessario attribuirgli codice e una descrizione e procedere al salvataggio. E' fondamentale che sia il codice che la descrizione siano brevi e chiari in quanto compongono la stringa che viene mostrata in testata all'applicativo a tutti gli utenti che appartengono a più di un contesto.

I contesti Qualsiasi e Assente in realtà sono dei "non contesti" ossia sono frutto di impostazioni di sistema e sono visibili solo al supervisore per consentirgli di:

• spaziare su tutti i contenuti inseriti in UP independientemente dal loro contesto (Qualsiasi)
• identificare possibili contenuti "orfani", ossia salvati in UP ma attualmente non legati ad un contesto (Assente).

Una volta salvato, cliccando sul primo tab (Unità Organizzative) è possibile selezionare una o più strutture organizzative da assegnare al contesto. Questa assegnazione è molto utile in quanto agevola notevolmente tutte le configurazioni successive. Per selezionare una o più UO (unità organizzativa) clicca sul bottone tondo "+" posto in prossimità della stessa. Se desideri eliminare una UO inserita per errore clicca sul bottone tondo "-" accanto ad essa (se non compare il bottone "-" probabilmente hai già apportato modifiche cliccando sui INCLUDI/ESCLUDI posti accanto all'unità organizzativa).

Per ogni Unità Organizzativa inserita, sulla destra compaiono delle piccole icone in grigetto che permettono di associare a quel contesto tutte/nessuna risorse/a legate/a a quella unità organizzativa, in particolare:

• Icona evento: aggiunge/esclude tutti gli eventi non associati ad un Cds (eventi spot - questa icona abilita la possibilità di creare eventi spot nel contesto).
• Icona laureato: aggiunge/esclude tutti gli eventi legati ai corsi della UO.
• Icona aule: aggiunge/esclude tutte le aule associate alla UO.
• Icona valigia: aggiunge/esclude tutte le risorse mobili associate alla UO (è visibile solo se l'ateneo ha abilitato la gestione delle risorse mobili).
• Icona prenotazioni: rende prenotabili/esclude dalla prenotazione tutti le aule associate alla UO.
  
• Icona docenti: aggiunge/esclude tutti gli utenti associati alla UO (tutti gli utenti inclusi saranno associabili agli impegni e ricercabili come docenti).
• Icona utenti: aggiunge/esclude tutti gli utenti associati alla UO (gli utenti sono coloro che andranno ad utilizzare UP).

UP richiede conferma per ogni associazione massima effettuata e salva automaticamente le modifiche apportate al momento della conferma. Con queste operazioni la "scatola" del contesto è stata riempita di tutti i contenuti legati alla UO assegnata e il contesto è pronto per essere utilizzato.

Se invece si desidera aggiungere ulteriori contenuti al contesto non strettamente legati alla unità organizzativa basta cliccare sui tab successivi. Per ogni tab è presente, oltre alla possibilità di filtrare i dati, un bottone a scorrimento che abilita/disabilita la visualizzazione dei contenuti che sono già stati aggiunti automaticamente usando le icone citate poco fa. Attivare questo bottone è molto utile per capire cosa già il contesto comprende e cosa invece va aggiunto manualmente col pulsante AGGIUNTI (in alto a destra). Ogni tab prevede la possibilità di ESPORTARE il contenuto cliccando sul bottone dedicato.

E' possibile intervenire manualmente (con selezione multipla) nei seguenti ambiti: 

• CORSI: mostra tutti i CdS i cui eventi sono visibili agli utenti del contesto. 
• AULE: mostra tutte le aule attualmente visibili agli utenti del contesto. 
• AULE SU PRENOTAZIONE: mostra tutte le aule soggette a prenotazione. Se un utente con ruolo diverso da supervisore richiede una di queste aule per un impegno o una serie di impegni UP invia la richiesta di prenotazione al confermatore che valuterà se concedere l'utilizzo dell'aula oppure no. In entrambi i casi viene mandata una notifica. L'aula confermata è visibile sul calendario pubblico, l'aula rifiutata no. Attenzione: il rifiuto di una prenotazione NON implica la cancellazione della risorsa dall'impegno ma interviene solo sul suo stato che diventa da "DA CONFERMARE" a "RIFIUTATA".
• RISORSE MOBILI: mostra tutte le risorse mobili disponibili per il contesto (è mostrato solo se è stata attivata la gestione delle Risorse Mobili da "Configurazione generale").
• DOCENTI: mostra tutti coloro che saranno utilizzabili come docenti in fase di pianificazione.
• UTENTI: mostra tutti gli utenti appartenenti al contesto, ossia che possono utilizzare quanto configurato nei passi precedenti. 

I contesti: casi particolari

La configurazione di un contesto è una operazione piuttosto semplice ed intuitiva ma prevede alcune casistiche particolari che necessitano di una particolare attenzione. La prima tra queste è la gestione delle aule sotto prenotazione.

Come è illustrato nel paragrafo precedente, se alcune aule legate ad una struttura organizzativa in realtà sono gestite da più dipartimenti contemporaneamente o se vi sono situazioni in cui si preferisce valutare con maggior rigore l'assegnazione di un aula è possibile prevedere un sistema di prenotazione con conferma. Il procedimento per funzionare correttamente deve rispettare le seguenti regole:

1. nel tab AULE devono essere inserite tutte le aule gestite dal contesto, sia quelle sotto prenotazione, sia quelle a libero accesso. Questo è necessario in quanto il tab AULE determina esclusivamente la visibilità delle aule, non ha invece effetto sullo stato delle stesse.
2. nel tab AULE SU PRENOTAZIONE devono essere inserite solo le aule che necessitano di essere confermate. Se tutte le aule sono sotto prenotazione allora è consigliabile utilizzare il bottone includi/escludi presente nel tab UNITA' ORGANIZZATIVE in corrispondenza della struttura di riferimento.
3. nel tab UTENTI devono essere inseriti tutti gli utenti che utilizzeranno quel contesto. Saranno quindi presenti sia coloro che potranno prenotare le aule (es. coloro con ruolo creatoreEventi o creatoreImpegniPersonali) sia coloro che si occuperanno della loro conferma (ossia utenti con ruolo confermatore).

Nel punto 3) però c'è una limitazione molto importante che riguarda proprio gli utenti con ruolo confermatore. Affichè un confermatore possa occuparsi di gestire le prenotazioni è necessario che appartenga almeno ad un contesto in cui tali aule sono a libero accesso.

Ecco alcuni esempi pratici:

ESEMPIO 1: DUE STRUTTURE CON AULE CONDIVISE

L'utente l.bianchi lavora per il Dipartimento di lettere. Il dipartimento di lettere ha in gestione tre aule: Aula_1L, Aula_2L, Aula_3L.
L'utente s.rossi lavora per il Dipartimento di storia. Il dipartimento di storia ha in gestione due aule: Aula_4S e Aula_5S.
Il dipartimento di lettere spesso non riesce a coprire tutte le lezioni utilizzando le sue tre aule così ogni tanto chiede di poter appoggiarsi all'Aula_4S e all'Aula_5S del Dipartimento di storia che invece non ha mai problemi di spazio.

Per gestire questa situazione è necessario avere 2 contesti:

• Dip_STORIA in cui:
  > nel tab AULE sono incluse tutte le aule della struttura (Aula_4S, Aula_5S);
  > nel tab AULE SU PRENOTAZIONE non ha nulla;
  > nel tab UTENTI è presente l'utente s.rossi che ha tra i suoi ruoli anche "confermatore".
  
  
• Dip_LETTERE in cui:
  > nel tab AULE sono incluse tutte le aule della struttura (Aula_1L, Aula_2L, Aula_3L) + le due aule che talvolta chiede in prestito al Dipartimento di storia (Aula_4S, Aula_5S);
  > nel tab AULE SU PRENOTAZIONI ha le due aule che talvolta chiede in prestito al Dipartimento di storia (Aula_4S, Aula_5S);
  > nel tab UTENTI è presente l'utente l.bianchi.

In questo modo l'utente s.rossi potrà pianificare l'orario del Dipartimento di storia utilizzando le proprie aule senza alcuna limitazione (non vi sono aule nel tab AULE SU PRENOTAZIONE).

Se l'utente l.bianchi avrà bisogno per pianificare l'orario del Dipartimento di lettere delle aule Aula_4S e Aula_5S, essendo queste presenti nel tab AULE del priorio contesto le potrà vedere e utilizzare con la limitazione che ogni sua richiestra dovrà essere vagliata dall'utente s.bianchi che potrà rifiutare o confermare la prenotazione. 

ESEMPIO 2: UNA STRUTTURA CON SOLO ALCUNE AULE SOTTO PRENOTAZIONE

L'utente l.bianchi lavora per il Dipartimento di lettere. Il dipartimento di lettere ha in gestione tre aule: Aula_1L, Aula_2L, Aula_3L. Di queste tre però l'Aula_1L è spesso utilizzata dalla segreteria del dipartimento per effettuare delle attività interne. Per questo motivo il dipartimento vuole controllarne l'occupazione e la concede solo su prenotazione.

Per gestire questa situazione è necessario avere 2 contesti:

• Dip_LETTERE in cui:
  > nel tab AULE sono incluse tutte le aule della struttura (Aula_1L, Aula_2L, Aula_3L);
  > nel tab AULE SU PRENOTAZIONI è inserita solo l'Aula_3L;
  > nel tab UTENTI è presente l'utente l.bianchi assieme a tutti coloro che si occuperanno della pianificazione (ossia principalmente gli utenti con ruolo creatoreEventi e creatoreImpegniPersonali).
  
  
• Dip_LETTERE_COMPLETO in cui:
  > nel tab AULE sono incluse tutte le aule della struttura (Aula_1L, Aula_2L, Aula_3L);
  > nel tab AULE SU PRENOTAZIONE non ci sono risorse;
  > nel tab UTENTI è presente l'utente l.bianchi che ha tra i suoi ruoli anche "confermatore".

Il primo contesto è necessario affinché gli utenti (incluso l.bianchi) possano procedere a pianificare impegni disponendo di tutte le aule del dipartimento, anche di quella soggetta a prenotazione.

Il secondo contesto è necessario affinché la segreteria di dipartimento, nella figura dell'utente confermatore l.bianchi, possa vagliare tutte le prenotazioni dell'Aula_3L.

Se non esistesse il secondo contesto l'utente l.bianchi non avrebbe modo di confermare o rifiutare le prenotazioni in quanto facente parte di un contesto in cui quell'aula può solo essere prenotata (il contesto "vince" sempre sul ruolo).

Attivare/gestire le integrazioni (solo per supervisori)

University Planner è predisposto per essere integrato e alimentato con sistemi esterni quali, ad esempio, ESSE3 ed U-GOV. Tutte le integrazioni attive/utilizzate sono visualizzabili dal supervisore nella funzionalità "Integrazioni".

La funzionalità Integrazioni mostra tutte le integrazioni presenti in UP e da la possibilità al supervisore di:

• lanciarle manualmente cliccando sul bottone "Esegui",
• sapere se l'integrazione è stata programmata per attivarsi automaticamente. Nel caso sia attiva la schedulazione viene riportato anche l'orario e la frequenza di aggiornamento.
• consultare le elaborazioni eseguite o in corso cliccando sull'integrazione stessa oppure sull'icona di dettaglio.

Per ogni integrazione è riportato il tipo di integrazione, la sua descrizione, se è prevista una schedulazione automatica e quando è stata utilizzata l'ultima volta.

Cliccando sull'integrazione si raggiunge la pagina LISTA ELABORAZIONI che raccoglie tutte le volte che tale integrazione è stata utilizzata. Da questa pagina è possibile verificare se l'elaborazione è in corso (pallino giallo), terminata (pallino verde) oppure se è andata in errore senza arrivare a conclusione (pallino rosso). In caso di errore è riportato lo stato "Errore" cliccando sul quale viene mostrato cosa non ha funzionato correttamente.

Se l'elaborazione è già conclusa e ha apportato modifiche ai dati presenti in UP cliccando sull'icona "fumetto" viene proposto un riepilogo di quanto processato.

Cliccando invece su ogni elaborazione in corso o conclusa senza errori o interventi straordinari (es. interruzione forzata da parte di Cineca) oppure cliccando sulla corrispondente icona di dettaglio UP mostra la lista di tutti i dati processati dall'integrazione.  Anche in questo caso si utilizza un colore per ogni esito:

• il pallino verde significa che tutto è andato a buon fine (Esito OK). Cliccando sul dettaglio (icona fumetto) posso vedere esattamente quali dati sono stati creati o aggiornati o cancellati.

• il pallino giallo significa che c'è una situazione che necessita di essere verificata nel POST-IMPORT. Il messaggio presente nell'esito è cliccabile. In questo caso il flusso ha cancellato un evento che già aveva degli impegni a calendario e quindi è necessario verificare nel post-import come gestire gli impegni già pianificati (eliminarli, sospenderli, spostarli sotto un altro evento). Questo accade quando viene modificata l'offerta formativa eliminando alcune attività o convertendole in attività di tipo diverso.

• il pallino rosso significa che l'elaborazione per quel contenuto è andata in errore e cliccando sull'errore è possibile verificare cosa è accaduto. In questo caso non è riuscito ad aggiornare un utente in quanto già processato da un altra fonte esterna. Si tratta di un caso raro di errore che però vi consiglio di segnalare prontamente all'Helpdesk tramite ticket incollando esattamente quanto mostrato nello screenshot sottostante in modo da poter accertarne la causa e provvedere a sanare la situazione in maniera collaborativa (talvolta la causa è un dato non corretto inserito in U-GOV/ESSE3 quindi è necessario il vostro intervento).

In questo momento sono previste le seguenti tipologie di integrazione:

1. Importazione dell'Offerta dal gestionale della Didattica (UGOV/ESSE3/ALTRO);
2. Importazione da ESSE3 del dato relativo all'utenza prevista per gli eventi di tipo AD (i dati, se presenti, vengono ricavati dall'anno precedente).
3. Importazione da ESSE3 del dato relativo all'obbligatorietà degli insegnamenti (utile solo a chi gestisce l'offerta in UGOV e le regole di scelta in ESSE3).
4. Importazione/esportazione degli Appelli di Esame (ESSE3);
5. Invio della pianificazione e della gestione degli spazi a Student Booking (SBK);
6. Invio dati a SDA (solo UNIBOCCONI);
   
7. Importazione delle festività italiane;
8. Importazione degli spazi (unità organizzative, edifici, piani, aule, tipi aule) da Archibus (solo UNIBO);
9. Copia settimana template da un anno accademico all'altro;
10. Spostamento massivo impegni tra aule.
    

Integrazione per l'importazione dell'Offerta Didattica (U-GOV, ESSE3, ALTRO)

I TIPI di contenuto importati con questa integrazione sono i seguenti:

• Anno accademico.
• Calendario.
• Corsi di studio.
• Evento.
• Fattore di partizione/Partizione.
• Percorso.
• Persona (utenti e docenti).
• Sede.
• Tipo corso.
• Tipo evento.
• Unità organizzativa.

Le operazioni svolte durante l'importazione sono le seguenti:

• Inserimento.
• Aggiornamento.
• Cancellazione.

L'integrazione che importa l'offerta didattica da UGOV (Importazione da Ugov), da ESSE3 (Importazione da ESSE3) o da GDA (Importazione da GDA) gestiscono ed elaborano allo stesso modo l'offerta.

Se il sistema che gestisce l'offerta didattica è il medesimo in cui vengono impostate le regole di scelta l'integrazione può automaticamente importare anche l'informazione legata all'obbligatorietà degli insegnamenti in modo che possa essere utilizzata ai fini della pianificazione (il parametro di cui chiedere l'attivazione via ticket è "importaDatoObbligatorieta").

Se il sistema che gestisce l'offerta didattica invece non è lo stesso in cui vengono impostate e mantenute aggiornate le regole di scelta (ossia l'offerta è gestita da UGOV ma le regole vengono aggiornate solo in ESSE3) è possibile importare tale informazione da ESSE3 con una integrazione dedicata la cui attivazione è da richiedere via ticket (Importa obbligatorietà eventi da ESSE3).

A tale proposito, se si pianifica l'orario partendo dalla settimana template, UP evidenzia eventuali sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori in real-time. In questo caso può essere bloccata la pubblicazione e anche la ripetizione di impegni con sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori (in Configurazione Generale è sufficiente abilitare l'opzione "Rendi bloccanti i controlli di obbligatorietà").

Se invece la pianificazione avviene esclusivamente su settimana reale, viene di volta in volta mostrato un avviso qualora si generano sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori ma non vi è alcun blocco né alcuna evidenza in real-time. Per verificare la pianificazione su settimana reale/template è presente uno strumento apposito di "Verifica obbligatorietà" che può essere utilizzato secondo necessità e che produce un report delle difformità esportabile dalla funzionalità "Verifiche obbligatorietà".

Oltre al dato relativo all'obbligatorietà è possibile importare il dato legato all'utenza prevista per singola Attività Didattica da ESSE3 (se il dato è stato censito) prendendo come valore i dati legati all'anno precedente. Tale dato viene importato con una integrazione dedicata (Importa utenza prevista da ESSE3). Lo stesso dato può essere inoltre valorizzato manualmente usando lo strumento "Importa utenza prevista da xls" presente nella funzionalità "Eventi".

Per maggiori informazioni riguardo queste cinque integrazioni potete consultare l'Appendice: Offerta Didattica (UGOV, ESSE3, GDA). 

Integrazione per la gestione degli Appelli di Esame (ESSE3)

Attualmente l'integrazione con ESSE3 per la gestione degli appelli prevede due processi distinti:

1. Importazione degli appelli di esame da ESSE3.
2. Esportazione degli appelli di esame (con aule e turni) verso ESSE3.

Questi due processi di integrazione possono essere schedulati automaticamente (se non l'avete ancora fatto chiedetelo via ticket). Se non è stata attivata la schedulazione automatica, il primo processo andrebbe eseguito ogni volta che si desidera importare nuovi appelli da Esse3 (es. a inizio/fine giornata) e il secondo ogni volta che si è terminata la loro pianificazione e pubblicazione (es. a inizio/fine giornata). Consigliamo di eseguire queste integrazioni almeno una volta al giorno in modo da non rendere la mole di dati da processare molto gravosa. 

Il funzionamento di queste due integrazioni è analogo a quello utilizzato per l'offerta didattica (tasto esegui, dettaglio, esiti).

I TIPI di contenuto importati da ESSE3 con questa integrazione sono i seguenti: 

• Calendario.
• Corso di studio.
• Evento (con eventualmente Note).
• Impegno (con eventualmente Aula). 
• Persona (docente).
• Tipo evento/attività.

Le operazioni svolte durante l'importazione/esportazione sono le seguenti:

• Inserimento.
• Aggiornamento (vengono aggiornati SEMPRE i dati dell'EVENTO, gli interventi sugli IMPEGNI sono notificati nel POST-IMPORT).
• Cancellazione (è automatica solo se l'EVENTO non ha alcun IMPEGNO pianificato, altrimenti è necessario verificare il POST-IMPORT).

Per maggiori informazioni riguardo queste cinque integrazioni potete consultare l'Appendice: Appelli di Esame (ESSE3).

Copia settimana template in altro anno accademico

Tra le integrazioni è stata inserita la funzione "copia-settimana-template" che permette di copiare da un anno all'altro i contenuti della settimana template specificando alcuni parametri.

I criteri utilizzati per per individuare l'evento di destinazione quando si copia un evento da un anno accademico sono SEMPRE i seguenti:

• anno accademico
• tipo evento
• codice attività (Es. LEZ)
• codice evento (del primo dettaglio)

In aggiunta è possibile introdurre anche questi criteri:

• codice AF (del primo dettaglio)
• anno corso (del primo dettaglio)
• corso (del primo dettaglio)
• sede  (del primo dettaglio)
• fattore di partizione  (del primo dettaglio)
• percorso (del primo dettaglio)

E' possibile modificare tale impostazione aprendo un ticket di tipo "Help" indicando quali tra i seguenti dettagli didattici avete necessità di utilizzare per le copie da un anno accademico all'altro: Corso, Anno corso, Codice AF, Codice Attività, Fattore di partizione, Percorso, Sede.

Le opzioni previste sono:

• specificare l'anno accademico di partenza e destinazione (dato obbligatorio)
• specificare l'unità organizzativa degli impegni template (dato obbligatorio)
• indicare se prima della copia va verificato che l'impegno template non sia già presente nell'anno di destinazione.
• indicare se va copiato o meno l'intervallo di ripetizione (in tal caso l'anno sarà aumentato di 1)
• indicare se vanno copiati solo gli impegni con un determinato calendario nell'anno di partenza (la ricerca avviene sulla DESCRIZIONE del calendario o su parte di essa).
  Es. Primo, Annuale copierà solo gli impegni template nella cui descrizione del calendario compare la stringa "primo" oppure "annuale".
• non eseguire la copia se il calendario tra l'anno di partenza e quello di destinazione varia (il match viene fatto sulla DESCRIZIONE del calendario).

Accanto ad ogni esecuzione è sempre possibile visualizzare quali sono i parametri impostati prima di attivarla.

Al termine della copia è prodotto un riepilogo dell'esito dell'integrazione.

Accendendo al dettaglio dell'elaborazione rimane sempre possibile consultare, come per tutte le integrazione, la lista delle singole operazioni effettuate sia che esse siano andate a buon fine sia che siano stati prodotti errori. 

Gli errori più comuni sono:

• eventoNonTrovato: l'evento non è presente nell'anno accademico futuro.
• impegnoGiàCopiato: l'impegno esiste già nella settimana template dell'anno di destinazione.
• modificaCalendario: l'evento futuro ha un calendario diverso rispetto all'evento dell'anno di partenza.
• impegnoConRisorseDisabilitate: una o più risorse assegnate all'impegno nell'anno di partenza non sono più utilizzabili nell'anno di destinazione (aula/docente disattivato).
• impegnoConAulaNonUtilizzabile: una o più aule assegnate all'impegno nell'anno di partenza non sono più assegnate al proprio contesto di appartenenza.

Spostamento massivo impegni tra aule

Tra le integrazioni è stata inserita la funzione "spostamento-massivo-impegni-aule" che permette, dato un set di criteri iniziali, di spostare massivamente da un aula A ad un aula B tutti gli impegni pianificati in un periodo massimo di 6 mesi in stato diverso da PUBBLICATO/ANNULLATO. I parametri richiesti per procedere sono:

• Data inizio: data dalla quale verranno recuperati gli impegni da modificare
• Data fine: data entro la quale verranno recuperati gli impegni da modificare
• Aula di partenza: aula che devono avere assegnata gli impegni da modificare
• Aula di destinazione: aula che dovrà essere assegnata in sostituzione della precedente.

Si tratta di una modifica massiva, è quindi opportuno svolgerla solo in casi eccezionali e in orari in cui non si sta lavorando sulla pianificazione. 

Importa festività italiane

Attivare questa integrazione consente di avere anno dopo anno già pianificate come indisponibilità totale applicate a tutti i contesti tutte le festività nazionali italiane. L'integrazione può essere attivata manualmente cliccando su ESEGUI oppure schedulata affinché aggiorni automaticamente le indisponibilità in base all'anno di riferimento.

Il funzionamento è molto semplice. La prima importazione come default importa tutte le festività italiane partendo dal mese in corso fino ai due anni successivi (es. 01/01/2020 - 01/01/2022). Le importazioni successive verificano la presenza sul calendario delle indisponibilità totali precedentemente importate. Queste vengono ri-create unicamente se sono state eliminate o modificate di giorno/orario. E' quindi possibile modificare la causale di indisponibilità o i contesti di applicabilità o aggiungere delle note e procedere alla loro pubblicazione senza che queste vengano più re-importate.

Come per tutte le altre integrazioni è possibile vedere per ogni elaborazione cosa è stato importato. Nella finestra informativa è sempre indicato il periodo di riferimento utilizzato dall'importazione.

Importazione degli spazi da Archibus

Le risorse importate/aggiornate da questa integrazione possono essere utilizzate per la pianificazione e assegnate ai contesti ma NON possono essere modificate, ad eccezione delle note legate all'anagrafica delle aule. Ogni aggiornamento riguardo aule, edifici, piani, tipi di aule e unità organizzative deve quindi essere gestito interamente da Archibus e arriverà in UP alla successiva elaborazione. In Archibus è gestita anche l'attivazione/disattivazione delle aule. 

L'avvio dell'integrazione, la possibilità di essere schedulata per funzionare ciclicamente, la consultazione degli esiti è esattamente identica alle precedenti integrazioni.

Al termine di ogni elaborazione è prodotto un riepilogo (click sull'icona a fumetto) e sarà possibile consultare la lista di tutti i dati elaborati cliccando sull'elaborazione stessa.

Integrazione con Student Booking (SBK)

Student Booking (SBK) è l'applicativo Cineca che consente di prenotazione i posti in aula, ma anche l'accesso a biblioteche, aule informatiche, aule studio o altro.

Le uniche tipologie di evento utilizzate ed esportate verso SBK sono AD (Attività Didattica), AA (Altre attività) e AS (Aula Studio). Per il momento sono stati esclusi gli eventi di tipo ES (Esami) in quanto già ESSE3 gestisce la procedura di iscrizione e "assegnazione" del turno. In aggiunta a queste vengono esportate tutte le modifiche fatte a livello di anagrafica dell'aula e dell'edificio in modo che i due programmi siano sempre allineati riguardo la capienza, la dotazione e la disposizione delle aule.

Come default vengono esportati ad SBK unicamente gli impegni in stato PUBBLICATO con almeno un aula assegnata o ANNULLATO . E' possibile però far esportare anche gli impegni in stato SOSPESO intervenendo in Configurazione Generale sull'opzione "Stati Student Booking" e attivando la spunta su "Sospeso". 

SBK riceverà quindi tutte le variazioni di stato che comportano un passaggio a PUBBLICATO/ANNULLATO ed eventualmente SOSPESO in modo da poter avvisare prontamente gli studenti iscritti alle lezioni in aula di eventuali modifiche di aula/giorno/orario.

Per attivare l'integrazione con SBK occorre fare richiesta via ticket. Dalla funzione integrazione è possibile monitorare lo stato (se attiva o non attiva), l'ultima data di aggiornamento, ed eventualmente i dettagli dell'elaborazione. L'integrazione è schedulata per girare ogni 10/15 minuti quindi il delay massimo tra una modifica e la sua ricezione in SBK è 15 minuti.

Al momento della prima attivazione è possibile richiedere di effettuare un invio massivo unatantum di tutti gli eventi, oppure attivare direttamente la modalità "incrementale" grazie a cui vengono inviati ad SBK solo gli eventi/impegni nuovi e/o modificati alla data/ora di esecuzione dell'integrazione. 

Come tutte le altre integrazioni, per ogni elaborazione vengono registrati gli esiti che è possibile consultare entro 3 giorni circa. Le elaborazioni concluse con successo ma prive di esiti vengono eliminate dall'interfaccia in modo da rendere più efficace la consultazione degli esiti.

Gestire il Post Import (solo per supervisori e pianificatori)

Ogni operazione di integrazione con sistema esterno può comportare la presenza di alcuni aspetti che necessitano di essere verificati dal pianificatore in quanto presuppongono un intervento sulla pianificazione già inserita.

A tale proposito per il momento sono previste quattro casistiche:

1. l'attività didattica/esame X non è più presente nell'Offerta Didattica
   Se ci sono già degli impegni a calendario legati a tale attività è compito del pianificatore decidere se questi vanno sospesi, eliminati oppure se vanno spostati sotto un nuovo EVENTO. In caso si tratti di un errore nella pianificazione didattica il pianificatore può decidere di lasciare la situazione com'è, correggere il dato alla fonte (es. UGOV) per poi richiedere al supervisore di effettuare un nuovo travaso.
   Se non ci sono impegni esistenti invece automaticamente UP elimina il vecchio evento dalla lista degli eventi.
   
   
2. l'attività didattica Y ha come responsabili/coperture dei docenti diversi da quelli attualmente assegnati agli impegni pianificati
   Se ci sono già degli impegni a calendario legati a tale attività è compito del pianificatore decidere se i docenti legati a questi devono essere sovrascritti dal nuovo dato, coesistere col nuovo dato (ossia i nuovi docenti vengono aggiunti a quelli già presenti) oppure semplicemente vanno lasciati invariati. 
   Se non ci sono impegni esistenti invece UP si limita ad aggiornare l'evento. 
   
   
3. l'attività didattica Z ha un calendario diverso da quello utilizzato per la pianificazione 
   Se ci sono già degli impegni a calendario legati a tale attività è compito del pianificatore decidere se gli impegni vanno sospesi, eliminati oppure lasciati invariati.
   Se non ci sono impegni esistenti invece UP si limita ad aggiornare l'evento.
   
   
4. l'attività didattica di tipo esame W, in ESSE3 ha apportato una modifica alle note (questo tipo di importazione avviene solo se si è chiesto di attivare la gestione delle note per gli appelli di esame in ESSE3).
   In questo caso non è necessario alcun intervento, semplicemente vengono evidenziate le note nel post-import in modo che il pianificatore possa leggerle e valutare se è necessario intervenire sulla pianificazione.
   Se non ci sono impegni esistenti invece UP si limita ad aggiornare l'evento.

Tutti questi interventi sono gestiti dalla funzionalità Post Import. 

Come in tutte le funzionalità di Up è possibile filtrare i dati mostrati in base ad alcuni criteri tra cui:

• archiviato (si/no),
• calendario,
• con impegni,
• con impegni template,
• corso,
• evento, 
• motivo,
• note private (esami),
• responsabili/docenti, 
• tipo evento.

Come default la funzionalità mostra solo i casi NON ARCHIVIATI e riguardanti EVENTI con almeno un IMPEGNO PIANIFICATO (vedi colonna "N. impegni"). 

Se nel post import sono presenti impegni template viene valorizzata la colonna "N. template". E' possibile filtrare per i soli post-import legati ad impegni template impostato il filtro "Con impegni template: si".

ATTENZIONE: Come default la funzionalità Post Import imposta un filtro per "Con impegni: si" e "Archiviato: no". Se per il vostro contesto utilizzate molto la settimana template è opportuno togliere il filtro "Con impegni: si" in modo da vedere anche le righe di Post import che riguardano esclusivamente impegni template.

Per ogni evento che necessita di attenzione, cliccando sull'icona a forma di calendario è possibile consultare tutti gli impegni su cui è necessario intervenire. Per visualizzare gli impegni della settimana template (viene riportato un contatore apposito per capire se ve ne sono) è necessario abilitare l'opzione "visualizza impegni template". Questa opzione se attiva mostrerà solo i casi da verificare legati alla settimana template, per questo motivo di default è disattivata. 

Come per tutte le funzionalità di UP è possibile filtrare i risultati sia usando i filtri del menu a tendina, sia usando quelli posti sotto ad ogni intestazione di colonna. Gli impegni sono mostrati in ordine cronologico dal meno recente al più recente. Se si desidera modificare la visibilità delle colonne basta cliccare sull'icona "colonne" in alto a destra.

Una volta identificati gli impegni che necessitano di un intervento per procedere è necessario cliccare in alto a destra sull'icona "scelta multipla", procedere alla selezione (si può intervenire su tutti gli eventi oppure solo su alcuni) e successivamente cliccare sull'azione che si desidera compiere.

Modifica responsabili 

In caso il motivo di post-import sia "Modifica responsabili", cliccando come azione su "Allinea Docenti" vengono mostrate le operazioni possibili:

• Aggiungi docenti: aggiunge i docenti elencati nella colonna "Responsabile" a quelli già presenti nella colonna "Docente".
• Sovrascrivi docenti: cancella i docenti elencati nella colonna "Docente" e li sostituisce con quelli presenti nella colonna "Responsabile".
• Lascia inalterati i docenti: non fa nulla.
  
  

Nel caso in cui ci siano degli impegni già pubblicati attivando l'opzione "pubblicare gli impegni (solo già pubblicati)?" UP provvederà a sospendere gli impegni, modificare i docenti come deciso, ripubblicare gli impegni. Se l'aver modificato i docenti ha introdotto delle sovrapposizioni la ripubblicazione non potrà essere eseguita e sarà notificato nel messaggio di feedback finale.

Modifica Calendario

Nel caso in cui il motivo di post-import sia "Modifica calendario" e ci siano degli impegni già pianificati le uniche operazioni possibili sono

• la sospensione parziale o totale degli impegni,
• l'eliminazione parziale o totale degli impegni,
• l'archiviazione dell'informazione (ossia non faccio nulla e non desidero vedere più questa informazione nel post-import).

Evento eliminato

Nel caso in cui il motivo di post-import sia "Evento eliminato" significa che l'evento indicato non è più presente nell'offerta didattica o ha subito modifiche tali da essere considerato un evento diverso.

Se sono presenti degli impegni già pianificati riguardo tale evento le operazioni possibili sono:

• l'eliminazione parziale o totale degli impegni,
• lo spostamento parziale o totale degli impegni sotto un nuovo evento presente nell'offerta formativa,
• l'archiviazione dell'informazione (ossia non faccio nulla e non desidero vedere più questa informazione nel post-import).

Modifica note

Nel caso in cui la riga di post-import è relativa ad un esame che in ESSE3 ha aggiornato le note interne non è necessario effettuare alcuna azione specifica. Semplicemente sarà compito del supervisore leggere le note e valutare se è necessaria una modifica nella pianificazione dell'appello.

Per snellire la gestione del post import, quando tutti gli impegni coinvolti in una segnalazione sono stati gestiti (es. eliminati, spostati...) la riga di Post-import viene automaticamente archiviata.

I webservices di UP

La documentazione inerente ai WS di Univesity Planner è consultabile direttamente dallo swagger sostituendo la prima parte del link con i riferimenti del proprio ateneo:

https://cineca.pp.up.cineca.it/app/swagger-ui/#/ (per la preproduzione)

https://cineca.prod.up.cineca.it/app/swagger-ui/#/ (per la produzione)