L'utente in fase di censimento di una nuova pubblicazione ha la possibilità di eseguire il riconoscimento degli autori interni: cioè stabilire chi tra gli autori della pubblicazione appartiene all'Ateneo.  Attraverso un algoritmo elaborato ad hoc, il sistema esegue il confronto tra i nominativi indicati dall'utente come autori della pubblicazione e i dati presenti nell'anagrafica di IRIS per individuare eventuali corrispondenze e avviare il riconoscimento automatico.

All'interno della pagina di inserimento di un nuovo prodotto è presente il campo destinato ad accogliere i nomi degli autori della pubblicazione (o contributor, personale, ecc. a seconda dell'etichetta scelta dall'Ateneo per il campo in esame), dopo aver inserito i nomi degli autori nell'apposito campo occorre attivare l'elaborazione dei dati cliccando il pulsante 'Elabora stringa autori'.

Oltre alla funzione di 'Elabora stringa autori', è possibile configurare la funzionalità 'mostra opzioni' che permette di definire alcuni criteri di interpretazione dei attraverso l'algoritmo di riconoscimento degli autori. Cliccando il tasto 'mostra opzioni' si visualizzano due campi in cui è possibile definire i nuovi criteri: 'stile' e 'separatore persone'.

Di seguito il dettaglio dei campi visualizzati al clic sul pulsante 'mostra opzioni':

• campo 'stile': indica lo stile citazionale da utilizzare per il riconoscimento degli autori. È possibile scegliere tra:
  • MLA (Modern Language Association, per maggiori informazioni sulle caratteristiche di tale stile citazione si prega di visitare il sito http://www.bibme.org/citation-guide/mla/);
  • APA (American Psychological Association, per maggiori informazioni sulle caratteristiche di tale stile citazionale, si prega di  visitare http://www.bibme.org/citation-guide/apa/);
  • auto riconoscimento, in questo caso la determinazione degli autori avviene attraverso il metodo base dell'algoritmo di IRIS. Questa opzione è da utilizzare nel caso si valorizzi la stringa autori con un "copia-incolla" da una citazione in formato MLA o APA. Selezionando la voce opportuna, il sistema sarà in grado di interpretare con maggiore precisione la stringa autori.
• campo 'separatore persone': in questo campo è possibile indicare il carattere che deve essere usato dall'algoritmo come separatore dei nomi; i caratteri più diffusi sono ',' (virgola), ';' (punto e virgola); inoltre, è possibile utilizzare delle stringhe come ad esempio 'and'.

Si riporta a seguire un esempio di elaborazione della stringa autori con e senza configurazione del campo 'separatore persone', mostrando in che modo vengo interpretati dal sistema i dati inseriti.  Il caso prevede la valorizzazione del campo autori con soli due cognomi separati dal ';' (punto e virgola, es. 'Rossi ; Bianchi'). 

a) elaborazione della stringa autori senza aver configurato nel campo 'separatore persone' il carattere corretto ';' (punto e virgola). Il sistema interpreta i due cognomi come coppia di 'nome e cognome' di una autore. 

b) elaborazione della stringa autori con configurazione nel campo 'separatore persone' il carattere corretto ';' (punto e virgola). Il sistema applica alla coppia di cognomi il separatore ';' (punto e virgola,  indicato nel campo 'separatore persona'), interpretando i due cognomi come due persone distinte.

Elabora stringa autori

Il risultato dell'elaborazione dei dati dipende dall'individuazione di potenziali autori interi all'Ateneo e dalla presenza di più autori con stesse caratteristiche che potrebbero rendere ambiguo il riconoscimento. 

All'avvio dell'elaborazione dei dati (pulsante 'Elabora stringa autori') si possono delineare diversi scenari, illustrati negli esempi negli esempi indicati sotto. Nell'esempio abbiamo utilizzato una stringa autori strutturata nel seguente modo "E. Verdi; M. Rossi; I. Bianchi", dove Elisa Verdi non risulta appartenere all'Ateneo, Mario Rossi  e Irene Bianchi afferiscono all'Ateneo, ma quest'ultima potrebbe essere confusa con Bianchi Italo, anche esso afferente all'Ateneo.

Dopo aver elaborato i dati , il sistema mostra nel campo autori (o contributor, ecc.) i risultati diversificati per colore. 

Legenda colori autori pubblicazione

 Si riporta di seguito legenda della colorazione di sfondo ai nomi degli autori:

 - Verde, indica che il sistema ha individuato il nominativo tra gli autori dell'Ateneo ed ha eseguito il riconoscimento;

 - Arancione, indica che il sistema ha individuato più di un potenziale autore interno, quindi e necessario selezionare un nome per rimuove le ambiguità;

 - Grigio: indica che non è stata rilevata alcuna corrispondenza con i dati presenti nell'anagrafe di IRIS, oppure l'autore è stato disconosciuto come autore interno.

Elenco autori e filtri

L'elenco degli autori interni (riconosciuti, da disambiguare e disconosciuti) è preceduto da una sezione in cui sono presenti diversi filtri di ricerca che interessano sia l'elenco degli autori sia la stringa autori (campo autori/contributor).

Di seguito è spiegato il significato di ciascun filtro.

• Cerca: permette la ricerca mirata all'interno della tabella degli autori. Digitando il nome dell'autore o anche solo una parte di esso, il sistema filtra all'interno della tabella mostrando solo dati corrispondenti a quanto cercato.

• Filtra anche sulla stringa autori: impostando il flag sul campo, il sistema esegue la ricerca anche nel campo della stringa autori, visualizzando solo i dati corrispondenti a quanto cercato.

• Item per pagina: in presenza di molti autori interni, è possibile stabilire quanti visualizzarne all'interno della tabella. Le possibili scelte sono 10 25, 50 e 100. 

Sotto i filtri descritti sopra, si visualizza una barra orizzontale con ulteriori criteri di filtro.

• Mostra tutti gli autori: vengono mostrati tutti gli autori trovati all'interno della stringa autori, indipendentemente se riconosciuti oppure no;
• Mostra Autori interni: impostando il flag sul campo, vengono mostrati solo gli autori riconosciuti;
• Mostra autori esterni: impostando il flag sul campo, vengono mostrati solo gli autori che non afferiscono all'Ateneo;
• Mostra autori da disambiguare: impostando il flag sul campo, vengono mostrati solo gli autori con corrispondenze multiple e sui bisogna agire per eliminare le ambiguità.

Si forniscono di seguito i dettagli sui dati esposti nella tabella dei risultati ottenuti dall'elaborazione dell'algoritmo di riconoscimento.

• Posizione, indica la posizione dell'autore all'interno del campo autori/contributo 

• Autore, viene riproposto il nome dell'autore applicando la stessa formattazione proposta nella stringa autori;
• Afferenza,  se presenti nell'anagrafica utente vengono mostrati i dettagli dell'afferenza dell'autore:  nome e cognome (per esteso), ruolo, dipartimento SSD, settore concorsuale, matricola, facoltà, email. Inoltre se richiesta l'attivazione sarà visibile anche la data dell'ultimo rapporto di lavoro. 

• Attributo di responsabilità: il flag sul campo 'Corresponding' indica che l'autore si occupa delle relazioni con l'editore. E' possibile configurare tale informazione solo per autori dell'Ateneo.
• Tipo, indica il tipo d contributo dato dall'autore al prodotto scientifico, attraverso una definizione di ruoli ripotati nella tendina del campo. Ulteriori dettagli riguardo la classificazione CRedit sono disponibili al seguente indirizzo https://casrai.org/credit/. Il dettaglio di ciascun ruolo è disponibile alla seguente pagina https://casrai.org/term/contributor-roles/.

È possibile modificare l'etichetta di ciascun elemento della tendina, tale intervento può essere fatto attraverso l'interfaccia di gestione etichette accessibile all'amministratore in visione completa. Per maggiori dettagli sull'utilizzo del tool di gestione delle etichette si rimanda alla seguente pagina del manuale Gestione Etichette

Nella tabella a seguire l'elenco delle scelte presenti nel menu a tendina e le corrispondenti chiavi da utilizzare nel tool di gestione etichette.

• Percentuale ( ): se presente, indica la percentuale di contribuzione dell'autore al prodotto. 

Di seguito le regole di compilazione che valgono per entrambe le configurazioni: 

• la % di contribuzione totale deve essere < 100 se nella stringa autori sono presenti autori esterni
• la % di contribuzione totale deve essere =100 se nella stringa autori sono presenti solo autori riconosciuti.

La scelta dell'Ateneo di visualizzare la colonna "% di contribuzione" ha impatti anche sull'iter di approvazione delle richieste di riconoscimento. Per maggiori dettagli si rimanda alla pagina del manuale Pulsantiera in scheda prodotto, sezione Pulsante "Valida Riconoscimenti". 

• Posizione autore: indica la rilevanza che si vuole dare all'autore della pubblicazione (il campo è disponibile per autori interni ed esterni). I possibili valori sono: Primo, Co-primo, Secondo, Penultimo, Ultimo, Co-ultimo. La scelta fatta in questa colonna non ha impatti sulla posizione attribuita all'autore all'interno della stringa autori della pubblicazione (colonna 'Posizione'). 

All'interno di un prodotto con più autori non possono coesiste le scelte 'primo' e 'co-primo' (anche solo una), è possibile configurare per più autori la scelta 'co-primo'. Lo stesso algoritmo è valido per le voci ultimo e co-ultimo. Inoltre, è possibile scegliere quali valori visualizzare nella tendina; per tale necessità occorre inviare una richiesta all'Help Desk di IRIS attraverso il sistema di ticketing customerportal.

• Disconosci: presente solo per autori interni riconosciuti. E' possibile agire in modo massivo su tutti gli autori interni riconosciuti cliccando il pulsante posizionato in alto nella colonna; in alternativa si può disconoscere il sinolo autore cliccando l'icona  posizionata a destra di ogni nominativo.

Oltre alla procedura descritta sopra, è possibile disconoscere un autore interno riconosciuto cliccando sul nominativo presente all'interno della stringa autori e selezionare la voce 'Esterno'  tra le scelte proposte nel menu a tendina.

Come disambiguare un autore

Come anticipato sopra, al termine dell'elaborazione della stringa autori, il sistema potrebbe aver individuato più di un potenziale autore interno. Non potendo definire in modo univoco l'autore, viene mostrato, al termine dell'elaborazione dei dati, un messaggio che avvisa l'utente della presenza di autori da disambiguare, evidenziando in arancione il nominativo interessato.

In presenza di autori multipli, subito dopo l'elaborazione il sistema mostra una finestra di dialogo che avverte della presenza di autori da disambiguare.

L'associazione dell'autore corretto alla pubblicazione è attuabile da due punti differenti dell'interfaccia utente; la modalità è la stessa.
a) Stringa autori ( campo autore/contributor, ecc): occorre cliccare sul nominativo presente nel campo e selezionare uno dei nominativi proposti all'interno della tendina.

b) Tabella risultati: anche in questo caso occorre cliccare sul nominativo evidenziato in arancione e selezionare uno dei nominativi proposti all'interno della tendina

Un autore non disambiguato al completamento del censimento sarà trattato come autore esterno. È possibile effettuare la disambiguazione in un secondo momento, riaprendo il prodotto in modifica.

Modifica stringa autori

Se lo si ritiene opportuno, è possibile modificare la stringa autori per effettuare correzioni o modifiche. Per farlo occorre cliccare sul tasto Modifica stringa autori e il campo 'autori (o contributor, ecc.) sarà di nuovo editabile. Ogni volta che viene modificata la stringa autori è necessario rieseguire l'elaborazione in modo che il sistema effettui il ricalcolo degli autori. Modificando la stringa autori e poi rilanciando l'elaborazione della stringa autori qualsiasi operazione fatta sugli autori precedentemente (riconoscimento, disconoscimento, etc) verrà persa.