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Il modulo prevede la possibilità di definire processi specifici per ciascuna entità gestita. Sono previsti, per ciascuna di esse, dei processi di base definiti in base ai a partire dai requisiti generali espressi dal Gruppo di Lavoro AP1 Gestione assegnazione fondi. In generale, il singolo processo è costituito dall'avanzamento dell'entità attraverso una sequenza di stati relativi al proprio ciclo di vita. Ciascuna transizione di stato può essere effettuata da uno o più attori e può prevedere specifici criteri di validazione in base ai quali la singola entità può essere avanzata o meno.
In termini generali un processo generico è rappresentato dal diagramma seguente:
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