Guida per l’utente

Manuale Utente

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1. Introduzione

L’attuale contesto socio-economico spinge il sistema universitario a ricercare strumenti di governance tali da affiancare i consolidati modelli di controllo a nuove modalità di valorizzazione della componente economica della gestione, delle risorse infrastrutturali e del capitale umano, nell’ottica dell’accountability interna ed esterna.
Secondo le richieste normative, i documenti obbligatori costituenti il quadro informativo di pianificazione degli atenei sono:

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• WebApp per la pianificazione e programmazione economico-finanziaria
• personalizzazione degli schemi e del processo di definizione del budget economico e degli investimenti di Ateneo
• gestione di scenari e fasi di pianificazione
• Workflow per l’attuazione del ciclo negoziale
• supporto alla programmazione attraverso evidenza di dati di consuntivo
• gestione avanzata delle security utenti e delle relazioni tra dimensioni di pianificazione
• reportistica operazionale e di sintesi integrata
• reportistica obbligatoria per legge
• gestione degli allegati al budget

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. Dimensioni uBudget e utenze

La profilazione dei dati avviene principalmente per componenti:

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La prima pagina a cui accede l’utenti finale si apre sui vari Scenari esistenti, che definiscono il triennio di budget.
Possono essere previsti più scenari per uno stesso triennio.
In alto esistono diversi tab che consentono di navigare sulle dimensioni di pianificazione, i principali sono:

• • Scenari
  • Budget
  • Workflow

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. Scenari e Fasi

Affinché l’utente possa lavorare su uno Scenario, lo stato deve essere impostato come “aperto” dall’amministratore; lo scenario “chiuso” sarà consultabile dagli utenti solamente in lettura, le modifiche di qualunque tipo saranno disabilitate, in base alla profilazione della UA di WF che l’utente ha assegnata nell’esercizio relativo allo scenario aperto.
Lo scenario è formato da diverse FASI, che rappresentano la sequenza temporale del processo di pianificazione del budget.

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Ad una data prefissata il Budget Administrator chiude la Fase 1, crea la Fase 2, copia tutti i dati della Fase 1 nella Fase 2, apre la Fase 2. Gli utenti possono modificare i dati della sola Fase 2. In questo modo sono possibili analisi comparative tra Fase 1 e Fase 2.



Questa possibilità è stata pensata in vista di un processo di negoziazione in cui i vari attori lavorano sull’imputazione dei dati valutano e richiedono correzioni ed aggiustamenti.
Ciascuna fase prevede infatti un sotto-processo di revisione e negoziazione tra gli utenti del sistema, il quale termina con la redazione di una richiesta definitiva di fabbisogno da parte di tutti gli Utenti che partecipano alla negoziazione, ovvero un documento ufficiale preventivo finanziario gestionale e preventivo finanziario decisionale, preventivo finanziario triennale.

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. Schede di Budget

L’utente, selezionando uno scenario dalla colonna Azioni > Gestisci della prima maschera, passa alla gestione delle schede di budget.
Per creare una scheda è necessario selezionare un'Unità Analitica di Workflow dal pulsante "Seleziona un'Unità Analitica di Workflow" nell’immagine sotto.
Il sistema funziona in maniera gerarchica: è necessario contestualizzare a livello di UA e sotto UA.

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La ricerca prenderà in considerazione anche i campi testuali descrittivi, come la motivazione, e gli allegati.
Per azzerare poi i filtri della ricerca si andrà a cliccare sul tasto 

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5. Workflow

Passando poi all’ultimo tab Workflow, l’utente finale gestisce il flusso della sua UA di WF e delle sue UA figlie.

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Sempre nel workflow si può visualizzare col tasto azzurro “Vedi statistiche stati e schede”, una dashboard per una visione sintetica della Stato della Unità Analitiche di Workflow.

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6. Reports

uBudget integra un servizio di reporting, basato sulla piattaforma Pentaho di Ateneo.
L’accesso avviene attraverso il menù in alto a destra .

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