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La prima pagina a cui accede l’utenti finale si apre sui vari Scenari esistenti, che definiscono il triennio di budget.
Possono essere previsti più scenari per uno stesso triennio.
In alto esistono diversi tab che consentono di navigare sulle dimensioni di pianificazione, i principali sono:

• • Scenari
  • Budget
  • Workflow

3    Scenari e Fasi

Affinché l’utente possa lavorare su uno Scenario, lo stato deve essere impostato come “aperto” dall’amministratore; lo scenario “chiuso” sarà consultabile dagli utenti solamente in lettura, le modifiche di qualunque tipo saranno disabilitate, in base alla profilazione della UA di WF che l’utente ha assegnata nell’esercizio relativo allo scenario aperto.
Lo scenario è formato da diverse FASI, che rappresentano la sequenza temporale del processo di pianificazione del budget.

L’amministratore definirà quale rendere attiva, in ciascun momento del processo di previsione.
All’interno di uno stesso scenario può essere attiva solo una fase, nella quale ci lavoreranno contemporaneamente tutti gli utenti.

La fase chiusa verrà quindi congelata ad una certa data e ne verrà aperta una nuova su cui lavorare, in modo da tenere tracciato un ciclo di approvazione del budget.
In sintesi, il Budget Administrator crea lo Scenario A e apre la Fase 1. Gli utenti imputano dati sulla Fase 1 e promuovono le richieste di fabbisogno al Reviewer.

Ad una data prefissata il Budget Administrator chiude la Fase 1, crea la Fase 2, copia tutti i dati della Fase 1 nella Fase 2, apre la Fase 2. Gli utenti possono modificare i dati della sola Fase 2. In questo modo sono possibili analisi comparative tra Fase 1 e Fase 2.



Questa possibilità è stata pensata in vista di un processo di negoziazione in cui i vari attori lavorano sull’imputazione dei dati valutano e richiedono correzioni ed aggiustamenti.
Ciascuna fase prevede infatti un sotto-processo di revisione e negoziazione tra gli utenti del sistema, il quale termina con la redazione di una richiesta definitiva di fabbisogno da parte di tutti gli Utenti che partecipano alla negoziazione, ovvero un documento ufficiale preventivo finanziario gestionale e preventivo finanziario decisionale, preventivo finanziario triennale.

4     Schede di Budget

L’utente, selezionando uno scenario dalla colonna Azioni > Gestisci della prima maschera, passa alla gestione delle schede di budget.
Per creare una scheda è necessario selezionare un'Unità Analitica di Workflow dal pulsante "Seleziona un'Unità Analitica di Workflow" nell’immagine sotto.
Il sistema funziona in maniera gerarchica: è necessario contestualizzare a livello di UA e sotto UA.

Una volta selezionata la UA di WF, si possono visualizzare le schede già create, associate alla UA selezionata e alle sue figlie, all’interno della prima tipologia disponibile (nella figura sotto vengono mostrate le schede della tipologia Funzionamento).
Le righe già presenti sono le contabilizzazioni attuali, con dati provenienti da UGOV Contabilità.



Si può scegliere il task relativo alle schede in cui si intende lavorare e solitamente si troverà una distinzione per tipologia con le voci:

❖      Costi di esercizio / Funzionamento

❖      Investimenti

❖      Progetti (divisi in più tab se di nature diverse)

❖      Ricavi

Le tipologie saranno personalizzate al loro interno nell’organizzazione delle diverse dimensioni.
A differenza di come viene trattato il Budget a livello di UA/Voci COAN, quando si ha una scheda di previsione fatta a partire dal Progetto, non interessa la natura specifica dei costi, ma si possono ripartire a piacimento gli importi fino al totale del budget del progetto. 

4.1      Livello del PdC

La previsione viene generalmente effettuata su conti aggregati al livello di controllo del budget, in specifici casi è comunque possibile effettuare previsioni a livelli inferiori.
Le voci di previsione sono ricavabili dal piano dei conti COAN di Ateneo.

E’ importante quindi tenere in considerazione il livello di controllo del piano dei conti stabilito in UGOV Contabilità dall’Ateneo, su cui viene fatto il controllo di disponibilità di budget.
Con un disponibile di 1.101.000 di euro, nella Voce COAN al livello stabilito, si potranno spendere ripartizioni diverse del budget per livelli inferiori a quello stabilito (assegni di ricerca 150.000 di euro), poiché verrà verificato il pareggio delle aggregazioni dei valori imputati ai diversi sottoinsiemi.

4.2       Creazione Scheda di Budget

A partire ad esempio dalla tipologia “Funzionamento”, cliccando sul più  si può creare una nuova scheda di budget, che sarà sempre riferita alla UA di Workflow selezionata, ad uno Scenario e ad una Fase.