Guida per l’utente
1 Introduzione
L’attuale contesto socio-economico spinge il sistema universitario a ricercare strumenti di governance tali da affiancare i consolidati modelli di controllo a nuove modalità di valorizzazione della componente economica della gestione, delle risorse infrastrutturali e del capitale umano, nell’ottica dell’accountability interna ed esterna.
Secondo le richieste normative, i documenti obbligatori costituenti il quadro informativo di pianificazione degli atenei sono:
- Bilancio unico di previsione annuale autorizzatorio, composto da:
– Budget economico
– Budget degli Investimenti
- Bilancio unico di previsione triennale, al fine di garantire la sostenibilità di tutte le attività nel medio periodo, composto da:
– Budget economico
– Budget degli Investimenti
uBudget è un'applicazione web per la pianificazione e previsione di budget, orientato alle Università.
Questa soluzione si pone come obiettivi:
- Progettazione di un sistema informativo a supporto della stesura del bilancio preventivo di tipo annuale e pluriennale
- Informatizzazione del processo di raccolta dei fabbisogni e verifica della quadratura del bilancio di previsione
- Razionalizzazione della fase di definizione delle risorse, in un preciso ciclo di budget
- Verifica della sostenibilità delle attività future
I benefici attesi dalla soluzione uBudget possono essere così sintetizzati:
- WebApp per la pianificazione e programmazione economico-finanziaria
- personalizzazione degli schemi e del processo di definizione del budget economico e degli investimenti di Ateneo
- gestione di scenari e fasi di pianificazione
- Workflow per l’attuazione del ciclo negoziale
- supporto alla programmazione attraverso evidenza di dati di consuntivo
- gestione avanzata delle security utenti e delle relazioni tra dimensioni di pianificazione
- reportistica operazionale e di sintesi integrata
- reportistica obbligatoria per legge
- gestione degli allegati al budget
2 Dimensioni uBudget e utenze
La profilazione dei dati avviene principalmente per componenti:
▪ Unità Analitica di Workflow: a cui si associa una scheda di budget. E’ un sottoinsieme della gerarchia delle Unità Analitiche.
▪ Unità Analitica: è la gerarchia delle Unità Analitiche di UGOV. Si possono selezionare solo UA che siano uguali o figlie della UA di Workflow.
▪ Voce COAN: è la gerarchia delle Piano dei conti COAN di UGOV.
▪ Esercizio: triennio di budget.
Altre dimensioni opzionali, secondo le necessità dell’ateneo, sono:
- Voce COAN Correlata: è la gerarchia delle Piano dei conti COAN di UGOV. Può essere valorizzata solo quando si effettua la previsione di Costi con copertura e rappresenta la voce di Ricavo che copre i costi previsti; molto usato per i Progetti.
- Progetto: è la gerarchia dei Progetti di UGOV.
- COFOG: riclassificato Missioni e Programmi presente in UGOV, per specifici obiettivi (possono anche esserci figlie come COFOG ricerca di base e sotto COFOG potenziare VQR).
- Destinazione: dimensione che identifica la destinazione di utilizzo del budget.
- Fonte di finanziamento: per coprire gli investimenti.
- Linee Strategiche/Obiettivi/Azioni: rappresenta l’azione strategica ed è il livello foglia della gerarchia relativa al piano strategico. Deve essere una gerarchia locale a uBudget in quanto non esiste in UGOV.
- Dimensione analitica: è la gerarchia dimensioni analitiche di UGOV.
- Vincolo: grado di vincolo della previsione di budget (es. comprimibile/incomprimibile). Non esiste in UGOV, ma si tratta di gerarchia locale.
- Motivazione: campo testuale che descrive la motivazione della previsione di budget.
- Note: per appuntarsi riferimenti particolari (es. codici di contratto).
I ruoli utenti ammissibili in uBudget sono 3 :
- Amministratore o Budget Administrator: ha tutte le funzionalità di amministrazione e gestione uBudget. Tale ruolo ha anche un minimo di funzionalità di sistema orientato a gestire ed intervenire eventuali problematiche applicative come ad esempio una sincronizzazione dei dati delle anagrafiche e degli utenti.
- Utente di workflow o Reviewer: è definito un super utente di contesto. Le sue funzionalità principali sono gestire ed intervenire su tutti gli stati di workflow (per il dettaglio vedere la sezione dedicata). Inoltre visualizza tutti i dati di business ubudget. Non è soggetto a profilazione dati/utente
- Utente applicativo standard. L'utente è soggetto alla profilazione dei dati di gestione e visibilità delle informazioni di business configurate dall'amministratore.
La prima pagina a cui accede l’utenti finale si apre sui vari Scenari esistenti, che definiscono il triennio di budget.
Possono essere previsti più scenari per uno stesso triennio.
In alto esistono diversi tab che consentono di navigare sulle dimensioni di pianificazione, i principali sono:
- Scenari
- Budget
- Workflow