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- "Data registrazione documento" - è possibile filtrare per data di registrazione del documento contabile, impostando anche un intervallo di date.
- "Handle" - se al documento contabile è stata agganciata la pubblicazione, è possibile eseguire una ricerca puntuale attraverso l'handle.
- "Descrizione" - campo di testo a libera composizione per consentire la ricerca all'interno del testo visualizzato all'interno dell'omonima colonna presente nella tabella dei risultati.
- "Struttura Ordinante" - si tratta della struttura su cui grava effettivamente la spesa (dato recuperato dalla contabilità). In alcuni casi potrebbe non coincidere con la struttura destinataria della richiesta di pagamento.
- "Affiliazione del richiedente" - Il filtro permette di restringere la ricerca alla sola unità organizzativa a cui afferisce il richiedente. Questo filtro non è presente quando è attiva la visione personale.
- "Matricola"- si tratta della matricola assegnata al personale dell'ateneo strutturato, e viene recuperata, se presente, dal sistema UGOV-Contabilità. Per gli atenei che hanno scelto di utilizzare questo campo è possibile eseguire una ricerca puntuale utilizzando la matricola associata all'autore/autori.
- "ID contabile UGOV"- identificativo attribuito dal sistema contabile UGOV al documento gestionale registrato. L'avvio di una registrazione di una spesa può avvenire in presenza di uno dei seguenti documenti contabili: RDA (Richiesta di acquisto), Contratto passivo, Ordine, Documento consegna entrata, Fattura. I documenti contabili citati prima sono sequenziali e vanno a costituire i documenti dell'intero ciclo acquisiti di una specifica spesa. Il ciclo di acquisto di una spesa non è necessariamente composto da da tutti i documenti contabili citati prima; pertanto, può esserci ad esempio la RDA ma non il documento consegna entrata oppure potrebbe esserci soltanto la fattura ma non i documenti che la precedono. E' possibile eseguire la ricerca puntuale indicando in questo campo l'identificativo di un qualsiasi documento del ciclo acquisiti della spesa.
- "Cod. richiesta"- si riferisce al codice univoco associato ad ogni richiesta di pagamento creata in IRIS (Vedi "Nuova richiesta") e visualizzato nell'omonima colonna dei risulti. Indicando l'identificativo della richiesta in questo campo è possibile eseguire una ricerca puntuale.
- "Richiedente Iris" - Nominativo del soggetto che ha fatto richiesta di pagamento delle spese.
- "Status"- è possibile filtrare i soli documenti contabili che non hanno una richiesta di pagamento IRIS, oppure i soli documenti contabili con richiesta di pagamento IRIS agganciata, oppure i soli documenti contabili con pubblicazione agganciata.
- "Stato documento contabile"- gli stati possibili sono "Completato" e "Annullato"; pur esistendo lo stato "Bozza" questo non viene preso in considerazione e pertanto non vengono mostrati in elenco i documenti contabili in questo stato.
- "Tipo documento" - nel menu a tendina sono presenti le seguenti scelte "Richiesta di acquisto (RDA)", "Contratto passivo", "Ordine", "Documento consegna entrata", "Fattura d'acquisto", “Pre-generico di spesa”, “Generico di spesa”, "Contratto a persona” e “Compenso”.
- Sezione "Elenco documenti contabili"
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- "Handle" - consente una ricerca puntuale per handle tra le pubblicazioni presenti in archivio;
- "Tipologia" - nel campo sono presenti le tipologie configurate per il singolo ateneo. Se nella richiesta di pagamento è presente la tipologia del prodotto, il campo filtro "Tipologia" si presenta prevalorizzato e viene mostrato l'elenco dei prodotti della tipologia indicata nel filtro.
- "DOI" - consente una ricerca puntuale per DOI.
- "Id prodotto" - consente una ricerca puntuale per identificativo interno associato alla pubblicazione.
- "Autore interno" - permette la ricerca per nominativo di un autore.
- "Titolo": permette di attivare la ricerca attraverso il titolo della pubblicazione presente in IRIS;
- "Anno di pubblicazione" - anno di pubblicazione del prodotto.
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- "ID contabile UGOV" - si tratta dell'identificativo univoco associato dal sistema di contabilità al documento registrato. In questo campo viene esposto soltanto l'identificativo del documento senza predecessore, ovvero il documento che ha dato inizio al ciclo di acquisto.
- "Tipo documento" - i valori possibili sono RDA (Richiesta di acquisto), contratto passivo, Ordine, Documento consegna entrata, Fattura d'acquisto, Pre-generico di spesa, Generico di spesa, Contratto a persona, Compenso.
- "Struttura Ordinante" - struttura a cui è stato associato il costo.
- "Descrizione" - descrizione contenuta nella registrazione contabile e riferita al documento registrato.
- "Data registrazione documento" - data in cui è avvenuta la registrazione del documento.
- "Fornitore"
- "Stato documento contabile" - i possibili valori sono "Completo" e "Annullato".
- "Handle" - il campo è visibile solo se è agganciata al documento contabile una pubblicazione.
- "Imponibile" - imponibile indicato nel documento gestionale
- "Nota" - viene esposta la nota a corredo della registrazione avvenuta sul sistema di contabilità
- "Identificativi ciclo acquisti" - sono elencati tutti gli identificativi associati ai documenti contabili che costituiscono il ciclo acquisti della spesa.
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Lista colonne comuni a entrambi i reports:
- "Anno fatturadocumento" - si tratta dell'anno esposto sul documento.
- "Identificativo fatturadocumento" - si tratta dell'identificativo interno attribuito dal sistema di contabilità al documento contabile.
- "Numero fatturadocumento" - numero attribuito al documento.
- "Data registrazione fatturadocumento" - data di registrazione del documento gestionale all'interno del sistema contabilità.
- "Identificativo unità organizzativa" - identificativo interno attribuito all'unità organizzativa.
- "Descrizione unità organizzativa" : descrizione estesa dell'unità organizzativa.
- "Descrizione fatturadocumento" - viene esposto quanto indicato nell'omonimo campo presente nel sistema contabile.
- "Note fatturadocumento" - anche questo è un campo proveniente dal sistema contabile.
- "Attività fattura (Istituzionale/commerciale)": si riferisce al tipo di attività fatturata che può essere istituzionale o commerciale.
- "Numero riga di dettaglio"- come già indicato nelle regole esposte sopra che sono alla base della procedura di elaborazione di entrambi i reports, ad ogni fattura registrata può corrispondere una o più righe di dettaglio.
- "Descrizione riga di dettaglio" - viene esposto quanto presente in contabilità come descrizione per la singola riga di dettaglio.
- "Codice fornitore" - codice interno attribuito al fornitore dal sistema contabile.
- "Descrizione fornitore" - descrizione estesa del fornitore.
- "Data richiesta IRIS" - data di invio della richiesta di pagamento delle spese per APC inviata attraverso la funzione "Nuova richiesta" (vedi sopra).
- "Identificativo IRIS della pubblicazione" -si tratta dell'identificativo interno attribuito alla pubblicazione associata alla spesa.
- "Handle" - Identificativo associato alla pubblicazione.
- "Titolo" - titolo della pubblicazione associata alla spesa.
- "Tipologia IRIS" - Tipo collection associata alla pubblicazione.
- "ISSN"- se presente, è un dato recuperato dalla pubblicazione agganciata alla spesa.
- "ISBN" - se presente, è un dato recuperato dalla pubblicazione agganciata alla spesa.
- "Rivista" - se presente, è un dato recuperato dalla pubblicazione agganciata alla spesa.
- "Serie" - se presente, è un dato recuperato dalla pubblicazione agganciata alla spesa.
- "Editore" - se presente, è un dato recuperato dalla pubblicazione agganciata alla spesa.
- "DOI" - se presente, è un dato recuperato dalla pubblicazione agganciata alla spesa.
- "fulltext: totale file caricati" - indica il numero di fulltext presenti.
- "Rivista: DOAJ (si/no)" - indica se la rivista è presente nella banca dati di DOAJ.
- "Tipo documento" - sono presenti solo le seguenti scelte: Fattura", "Generico di spesa”, “Compenso".
Di seguito sono descritte le colonne presenti solo nel report sintetico:
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Attraverso l'azione "Esporta" (in alto e a sinistra della tabella dei risultati) l'utente ha la possibilità di esportare i risultati della ricerca nel formato excel. L'azione è presente per entrambi i report (sintetico e analitico)
