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La pagina è strutturata  due sezioni: nella parte centrale della pagina web è presente la sezione dedicata al caricamento file; a destra della pagina sono esposte le informazioni sulle policy ci accesso, definite dagli editori,  recuperate dalle diverse banche dati esterne.

Sezione upload file. 

In questa sezione è possibile eseguire l'upload dei file attraverso il metodo 'drag&drop' che consiste nel cliccare su un file e, tenendo premuto il tasto del mouse, trascinarlo nella area 'grigia' di destinazione. Questa rappresenta una novità funzionale rispetto alla precedente versione di IRIS. In alternativa è possibile eseguire il caricamento del file utilizzando la classica procedura che prevede la selezione del file da una finestra di dialogo che si apre cliccando sulla scritta 'Seleziona un file o trascinalo in questo box...'. Una barra di stato di colore verde mostra lo stato di avanzamento della procedura di upload. Quando la procedura di caricamento giunge a termine, sono disponibili all'utente i campi di dettaglio delle policy da attribuire al file.

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• Trasferimento sito docente: il campo è visibile solo per i file in formato .pdf. Sono possibili solo due scelte alternative 'SI'/'NO', attraverso le quali si può stabilire se inviare oppure no il pdf al portale 'LoginMIUR'. La dimensione del file non può essere maggiore di 10 Mb. 
• Descrizione file: è un campo di testo in cui inserire una breve descrizione aggiuntiva a corredo del file allegato.
• Note: campo di testo libero in cui inserire ulteriori informazioni riguardanti l'allegato.
• Publisher copyright: questo campo è presente solo se l'Ente ha scelto di utilizzare la coverpage. Per maggiori dettagli si rimanda alla sezione dedicata Cover PageCoverpage. 

Sezione policy degli editori - SHERPA/RoMEO, SCOPUS e DOAJ

Sulla parte destra della pagina, sono presenti i box informativi che riportano informazioni sulle policy editoriali ricavate dalle banche dati di Sherpa/Romeo, Scopus e DOAJ. Lo scopo è quello di fornire all'utente, che sta eseguendo il censimento della pubblicazione, un supporto immediato sulla scelta delle policy da associare al file della pubblicazione. 

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Come scegliere le opzioni corrette per i file allegati

In questa sezione vengono fornite le indicazioni sulle opzioni ( tipologia/policy/licenza) da scegliere per i file allegati.

Tipologia file:

Versione Pre-print

La versione pre-print può essere chiamata 'prima bozza'. Si tratta di un prodotto non ancora pubblicato o di un articolo inviato all'editore ma non ancora sottoposto al processo di peer reviewing.

Può essere depositato prima del peer reviewing o dopo l'accettazione dell'articolo. Va tenuto presente che alcuni editori chiedono di essere informati se l'articolo è stato depositato contestualmente all'invio del manoscritto. Nel caso della verisione pre-print l'autore detiene tutti i diritti.

Versione Post-Print

Chiamata anche Author's Post-print o Accepted Author Manuscript (AAM). È la bozza finale dell'articolo non andata in stampa, prodotta dall'autore in seguito al processo di referaggio (post-refereeing) e include pertanto le modifiche richieste dai revisori. Tale versione NON presenta il layout grafico e impaginazione dell'editore.  Alcuni editori permettono all'autore il download del file dalla propria piattaforma editoriale.

Versione editoriale

Si tratta della versione finale pubblicata dall'editore. Presenta layout, paginazione e marchio dell'editore (chiamata anche 'Publisher's version' o 'Layout editoriale'). Può essere pubblicata in modalità Open Access nei seguenti casi:

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• contributi in monografie cartacee (saggi, atti di convegno etc.) La versione editoriale deve riportare anche i dati della monografia di riferimento e deve comprendere: 
  • il frontespizio
  • l'indice
  • tutte le pagine preliminari
  • tutte le pagine conclusive.

Policy di accesso

Attraverso le policy di accesso vengono definiti i permessi di visibilità per gli allegati esposti in internet. Di seguito solo alcune indicazioni di massima, per le diverse opzioni configurabili si rimanda alla 'Sezione upload file' della corrente pagina: 

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• Post print: solitamente per questa tipologia è prevista la policy 'Open Access' oppure con 'Embargo', nel caso questo sia previsto dall'editore;
• Versione editoriale: tipicamente viene richiesta la policy 'solo gestori archivio', in alcuni casi è possibile definire come policy 'Open Access' o 'Embargo' se previsto dall'editore.
• Pre-print: per tale tipologia è possibile scegliere la policy 'Open Access'.

Licenza di distribuzione

Di seguito le licenze di distribuzione associate alle differenti tipologie di file: 

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